Trabalhar com equipes técnicas, instalações e pools
É importante que as organizações possam agendar recursos para atender a todos os cenários possíveis de agendamento. Para ajudar nisso, o Agendamento de Recursos Universal fornece vários tipos de recursos. Você pode usá-los para lidar com tudo, desde reservar um quarto até cenários mais avançados, nos quais precisamos de vários tipos de recursos para o mesmo trabalho. Além disso, ele define recursos para usuários, contas, contatos ou peças de equipamento específicos. Os recursos também podem ser definidos para representar instalações, equipes técnicas ou pools de recursos.
Definir recursos de instalações
Ao criar recursos, podemos defini-los como Instalações. Os recursos de instalação são úteis quando você precisa reservar um espaço físico, como uma sala para um evento ou uma área de reparos em uma oficina mecânica. As instalações também são úteis quando você precisa agendar um compromisso com uma pessoa em uma instalação, como alguém para consertar um notebook em uma loja de varejo autorizada da Microsoft ou uma consultoria de gestão de investimentos em um banco.
Como as instalações representam um local físico, por exemplo, uma sala de conferência ou de reuniões, elas precisam ser associadas a uma Unidade Organizacional com um endereço válido de Latitude e Longitude. Os locais inicial e final de uma instalação precisam ser definidos como o endereço da unidade organizacional.
Equipes técnicas
As equipes técnicas são um tipo de recurso usado quando você precisa representar um grupo predefinido de pessoas que pode ser agendado para itens. Por exemplo, uma empresa pode usar uma equipe que fornece serviços de limpeza para representar e definir as equipes de limpeza individuais que são enviadas para trabalhos. As equipes técnicas aparecem no painel de agendamento como qualquer outro recurso. Os membros de uma equipe técnica podem ser exibidos no painel de agendamento para que você possa ver a disponibilidade geral de todos eles. Quando uma equipe técnica é agendada, todos os membros dela também são agendados.
Quando a equipe é selecionada como o tipo de recurso, você precisa definir os membros específicos dela. Defina os membros da equipe técnica selecionando a guia relacionada no registro de recursos da equipe técnica e selecionando Elementos Secundários do Recurso. Ao contrário dos outros registros no Dynamics 365, quando você define um membro da equipe técnica, todos os campos do formulário são obrigatórios.
Para cada membro da equipe que você define, é necessário fornecer:
Nome: o nome do recurso que aparece como parte da equipe técnica. Por exemplo, Equipe de instalação 1 – Dave.
Recurso pai: define o nome da equipe à qual associar o recurso. (É preenchido previamente por padrão.)
Recurso filho: define o recurso reservável que você deseja associar à equipe técnica.
Data inicial: a primeira data em que o recurso está disponível como membro da equipe.
Data final: a última data em que o recurso está disponível como membro da equipe.
Importante
Um recurso apenas pode ser associado a uma equipe técnica ou um pool de recursos por um período específico. Por exemplo, se Ashley foi atribuída à equipe técnica de serviço de limpeza de 1/1/2019 a 31/1/2019, ela não pode estar em outra equipe ou pool de recursos durante esse período.
Quando você tenta agendar uma equipe para uma data específica, apenas os recursos que pertencem a essa equipe nas datas e horários especificados são exibidos e podem ser agendados.
Por exemplo: uma organização definiu uma nova equipe técnica chamada Maid Crew 1. Ela adicionou os recursos filhos a seguir à equipe técnica.
Líder da Equipe Técnica 1: Ashley Chinn – De 1º de junho a 31 de dezembro.
Membro 1 da Equipe Técnica 1: Bernadette Foley – De 1º de junho a 31 de dezembro.
Membro 2 da Equipe Técnica 1: Clarence Desimone – De 1º de junho a 31 de outubro.
Substituto 1 da Equipe Técnica 1: Dawn Phelps – De 1º de setembro a 31 de dezembro.
Se um expedidor tentar agendar a equipe para um trabalho em 4 de setembro, toda a equipe será exibida e agendada, pois todos estão definidos como membros da equipe para essa data. No entanto, se um dispatcher tentar agendar a equipe técnica para um trabalho no dia 12 de dezembro, somente Ashley, Bernadette e Dawn serão exibidos e agendados porque Clarence não foi definida como membro da equipe técnica após o dia 31 de outubro.
Pools de recursos
Os pools de recursos permitem que os agendadores definam os requisitos de reserva para um pool genérico sem a necessidade de decidir qual recurso realizará de fato o trabalho. Desse modo, podemos reagendar essas reservas para os membros do pool em uma data posterior.
A definição de pools de recursos pode ser útil por vários motivos:
Evitar excesso de comprometimento: quando você agenda trabalhos, os pools de recursos podem servir como espaços reservados. Use-os para bloquear e marcar o tempo como confirmado até que os recursos reais possam ser fornecidos.
Auxiliar na expedição regional: permita que os dispatchers centrais que supervisionam várias regiões os utilizem como espaços reservados, até que os detalhes específicos possam ser fornecidos por um gerente local de recursos.
Planejamento da capacidade: talvez ainda não tenhamos certeza sobre o recurso específico, mas é possível estabelecer a capacidade de um pool e designar os recursos futuramente. Os agendadores ainda podem agendar, pois a capacidade do pool pode ser definida como se fosse um recurso nomeado.
Habilitar intencionalmente reservas em excesso para cancelamentos esperados: com os pools de recursos, podemos reservar recursos em excesso sabendo que os clientes podem cancelar.
Os pools de recursos são criados da mesma forma que os outros recursos. Ao selecionar o pool como tipo de recurso, você precisa definir o tipo do pool de recursos. Os pools de recursos devem ser recursos homogêneos, o que significa que todos devem ser do mesmo tipo. Por exemplo, você pode ter um pool de recursos composto de eletricistas ou um pool de salas com a mesma capacidade de agendamento. Os pools de recursos também podem calcular automaticamente sua capacidade, o que significa a quantidade de recursos disponíveis no pool.
Um tipo de pool de recursos pode ser:
Instalações: representam edifícios ou locais.
As instalações devem ter uma unidade organizacional definida.
O local inicial e final deve ser definido como a unidade organizacional selecionada.
Contas/Contatos/Usuários: representam pessoas e itens individuais que podem ser agendados.
Equipamento: peças de equipamento.
Importante
Um recurso apenas pode ser associado a uma equipe técnica ou um pool de recursos por um período específico. Por exemplo, se Ashley foi atribuída à equipe técnica de serviço de limpeza de 1/1/2019 a 31/1/2019, ela não pode estar em outra equipe ou pool de recursos durante esse período.