Instalação e configuração
Para que uma organização possa agendar itens com o URS (Agendamento de Recursos Universal), há vários componentes que você precisa configurar primeiro para garantir que possa agendar itens de forma eficaz com base nas necessidades da organização.
As organizações devem considerar itens como os seguintes:
Que tipo de item estamos agendando?
- Os recursos podem ser agendados para vários itens em um único dia (reparos, compromissos etc.) ou tendem a funcionar somente em um item para vários dias de cada vez (projetos)?
Como é um item não agendado?
- É possível haver vários status para um item não agendado?
Como é um item agendado?
Há alguma diferença entre agendar e trabalhar com algo?
E quanto a itens como pausas e tempo de viagem? Como isso afeta os status de reservas?
Você está usando informações de GPS?
- De onde os recursos são expedidos? (Um escritório central, sua casa, depende)
Que fatores podem afetar o agendamento de um recurso?
- Local? Habilidades ou certificações?
Embora esta lista não esteja completa, ajuda a identificar os tipos de itens que você precisa considerar. Ela ajuda a garantir que, ao definir as configurações de URS, você considere tudo o que pode afetar como os itens são agendados.
Onde começar
A primeira coisa que você deseja configurar antes de fazer qualquer outra coisa no URS é a funcionalidade de mapeamento. Por padrão, o URS não se conecta a nenhum provedor de mapeamento específico. Você pode modificá-lo em Configurações>Administração>Parâmetros de Agendamento. Com base nos parâmetros de programação, é possível controlar itens como a frequência com que o quadro de agendamento é atualizado (30 segundos, por padrão) e a unidade e o raio que são usados pelo assistente de programação ao oferecer recomendações. Por exemplo, definir a unidade de raio padrão para milhas e o valor de raio padrão para 20 significaria que, quando os recursos são sugeridos, apenas recursos qualificados dentro de um de raio de 20 milhas serão sugeridos. Dedique um tempo para refletir o que é necessário aqui para garantir o sucesso ideal ao configurar outros componentes.
Por padrão, o campo conectar a mapas é definido como Não. Você precisará defini-lo como Sim para garantir que o painel e o assistente de agendamento usem mapas para agendar itens. Por padrão, ele usa o Bing Mapas, mas você pode configurá-lo para funcionar com qualquer provedor de mapeamento. Forneça um valor de Chave de API de Mapa específico para o provedor de mapeamento que você deseja usar no campo Chave de API de Mapa. Além disso, as organizações podem configurar uma entidade de mapeamento personalizada para preencher itens como longitude e latitude, se necessário.
Unidades organizacionais
As unidades organizacionais são usadas para agrupar diferentes recursos em contêineres. As unidades organizacionais podem ser usadas quando você tem recursos localizados em um local específico. Por exemplo, uma empresa de software pode ter recursos na França, nos Estados Unidos e na Alemanha. Uma Unidade organizacional poderia ser criada para cada um desses locais onde os recursos estão armazenados. Este modelo é normalmente usado quando o URS é aplicado para mais agendamentos baseados em projeto.
Outra opção em que as Unidades organizacionais costumam ser usadas são como locais de onde os recursos podem ser expedidos. Por exemplo, uma organização pode ter escritórios em Seattle, Tacoma e Portland. As Unidades organizacionais poderiam ser criadas para cada um desses locais. Quando uma Unidade organizacional é usada para definir um local de expedição, ela precisa ter configurações de latitude e longitude válidas definidas. Você pode especificar essas configurações na guia Agendamento da Unidade Organizacional.
Observação
A entidade da unidade organizacional não é geocodificada como outras entidades. Você precisará usar um provedor de mapeamento (por exemplo, o Bing) para encontrar o endereço do local físico e copiar as informações de latitude e longitude para a unidade organizacional.
Habilidades do recurso, funções e modelos de proficiência
Alguns itens que serão agendados podem exigir que o recurso tenha uma determinada função ou que possua uma habilidade ou certificação específica para trabalhar. Por exemplo, para executar uma instalação do sistema de segurança em uma marca específica da câmera de segurança, a pessoa que está sendo agendada deve ser um instalador certificado e ser altamente experiente na instalação da marca específica da câmera de segurança. Para ajudar nesses cenários, o URS permite que as organizações definam essas opções no aplicativo:
Funções: especifica certas funções em uma organização que podem ser associadas a recursos distintos. As funções podem ser adicionadas a recursos específicos e itens agendáveis, como uma ordem de serviço, para garantir que apenas os recursos com essa função sejam sugeridos para trabalhar em um item.
Exemplos de funções de recursos comuns incluem: Desenvolvedor, Arquiteto de Soluções, técnico e consultor funcional.
Um único recurso pode ter várias funções atribuídas. Por exemplo, um recurso pode ter uma função de desenvolvedor e técnico atribuída a ele.
Habilidades: especificam uma habilidade ou certificação que pode ser associada a recursos distintos. Também são referidos como características no Field Service. Cada característica deve ter um Tipo de Característica definido. Há duas opções disponíveis:
Habilidade:
Certificação:
Você também pode usar habilidades de recursos para dar suporte a cenários específicos em que os recursos podem precisar ter acesso específico a algo, como um edifício, ou precisam de um nível específico de autorização de segurança.
Exemplos de habilidades de recursos incluem:
Uma certificação como A+, MSCE, etc.
Um conjunto de habilidades como C#, Azure, Exchange etc.
Acesso ou autorização de segurança, como o acesso ao Edifício 12 ou autorização de segurança de nível 1.
É provável que um único recurso tenha várias habilidades atribuídas a ele.
Modelos de proficiência: são usados com habilidades de recursos para definir a proficiência de alguém em um item. Os modelos de proficiência podem ser usados para definir diferentes tipos de cenários.
Proficiência do Produto Autorização de segurança Familiar Autorização de Nível 1 Boa Autorização de Nível 2 Qualificada Autorização de Nível 3 Altamente qualificada Autorização de Nível 4 Mestre Autorização de Nível 4
Status de reserva
Os status de reserva são usados para comunicar o status de uma reserva. As organizações podem criar status específicos para refletir suas necessidades específicas. Por exemplo, depois que um item for agendado, ele poderá se enquadrar em um destes status:
Agendado
Viajando
Em Andamento
Conclusão feita
É possível definir cada um desses status no aplicativo, além disso, as organizações podem associar cada status a uma cor e imagem específicas. A cor e a imagem seriam exibidas no quadro de agendamento para qualquer item que esteja com esse status no momento.
Você deve considerar para quais tipos de itens deseja usar o quadro de agendamento e em quais status esses itens podem estar. Você pode criar vários status de reserva diferentes para refletir esses itens. Por exemplo, se você deseja exibir folgas no calendário, crie status de reserva para itens comuns de folgas, como férias, eventos de negócios ou tempo pessoal. Essa prática garante que tudo o que precisa ser mostrado seja preenchido conforme esperado.
Status dos requisitos
Os status dos requisitos são como status de reserva, mas estão associados ao requisito de agendamento. Normalmente, você não precisa de tantos status de requisitos, porque eles não têm o mesmo ciclo de vida. Um exemplo comum de status de requisitos pode incluir:
Ativo: um requisito que ainda não foi agendado no sistema
Concluído: um requisito que foi agendado com êxito e tem uma reserva relacionada criada.
Cancelado: um requisito que não precisa mais ser agendado por algum motivo.
Outras considerações
Como cada organização é única e pode ter suas necessidades de agendamento específicas, há outros itens que podem ser configurados, conforme a necessidade. Esses itens incluem:
Grupos de recursos: usados para agrupar vários recursos que podem ser agendados para trabalhar em um item.
Modelos de grupos de recursos: usados para criar modelos que podem ser usados para criar e implantar rapidamente grupos de recursos que são usados com mais frequência.
Preferências de processamento: ajudam a especificar como os itens podem ser agendados. Por exemplo, uma preferência atendida pode definir que, ao tentar agendar um item:
Ele deve usar intervalos de 60 minutos.
Deve ser agendado no início de cada hora.
Modelos de horas de trabalho: modelos que podem ser atribuídos a recursos para definir as horas em que estão disponíveis para serem agendados para trabalhar em um item. Por exemplo, digamos que você tenha vários técnicos em um fuso horário específico trabalhando das 8:00 às 17:00. É possível criar um modelo de horas de trabalho que é associado a cada um desses recursos.
Prioridades: usadas para indicar a prioridade do requisito. As prioridades podem ser levadas em consideração para garantir que itens com prioridades mais altas sejam agendados com itens que são considerados como tendo prioridades mais baixas.
Feriados comerciais: especifica quando uma organização não está aberta, como durante feriados.