Introdução
Os usuários às vezes recebem um número enorme de emails, o que acaba sendo uma distração que os impede de se concentrar em uma única tarefa. O Microsoft Power Automate pode ajudar a resolver esse problema ao oferecer aos usuários a capacidade de monitorar as linhas De, Para e Assunto dos emails e criar um fluxo de trabalho automatizado para executar ações com base em condições.
Fluxos de gatilhos
Atualmente, há quatro gatilhos disponíveis para os fluxos do Power Automate. Esses gatilhos são do conector padrão do Microsoft Office 365 Outlook e podem ser usados para monitorar novos emails:
Quando um novo email é recebido
Quando um email é sinalizado
Quando um novo email é recebido em uma caixa de correio compartilhada
Quando um novo email que me menciona é recebido
Cada gatilho vai monitorar todo email que chegar na pasta que você especificar nele. A caixa de entrada padrão é uma dessas pastas. Você pode ter um monitoramento mais específico ainda, com a descrição do destinatário do email, se alguém foi adicionado à linha Cc, quem enviou o email, uma cadeia de caracteres específica no assunto e se os anexos foram adicionados.
Salvar metadados em lista do SharePoint
Os metadados são definidos como um conjunto de dados que descreve e apresenta informações relevantes sobre outros dados. Por exemplo, com os emails chegando na sua caixa de entrada do Outlook, você se concentra principalmente nos metadados principais, como o conteúdo De, Para, Assunto e Corpo da mensagem. No entanto, vários outros itens de metadados estão disponíveis, como Importância, que podem ser capturados para uso futuro. Salvar metadados simplifica a tarefa de pesquisar informações no futuro.
Se quiser capturar somente os metadados de emails específicos, você poderá usar uma combinação de opções que já estão disponíveis para definir esse parâmetro. Por exemplo, você só poderá acionar um fluxo se o email tiver sido enviado a você, se você estiver incluído na linha Cc em um endereço de email de grupo específico e se o assunto da mensagem contiver as palavras "relatório de estoque mensal".
Você pode salvar os metadados do email nas colunas de uma lista do SharePoint como um item novo.
Itens de metadados que estão disponíveis no momento:
De – o proprietário da caixa de correio e remetente da mensagem.
Para – Destinatários da mensagem.
Assunto – Assunto da mensagem.
Corpo da mensagem – Corpo da mensagem.
Importância – Importância da mensagem, como baixa, normal e alta.
Cc – Destinatários que recebem uma cópia da mensagem para fins informativos.
Cco – destinatários que recebem uma cópia oculta da mensagem, cujos nomes e endereços de email não são exibidos aos outros destinatários da mensagem.
Responder a – os endereços de email usados ao responder a uma mensagem.
Visualização do corpo da mensagem – visualização da mensagem do email.
ID da mensagem – Identificador exclusivo da mensagem.
ID da mensagem da Internet – A ID da mensagem no formato especificado pelo Request for Comments (RFC) ou RFC 2822.
ID da conversa – A ID da conversa à qual o email pertence.
Horário de recebimento – Data e hora em que a mensagem foi recebida.
Anexos, ID de anexos – Adiciona os anexos ou a ID de anexos.
Nome do anexo – Informa o nome do anexo.
Conteúdo do anexo – Informa o conteúdo do anexo.
Tipo de conteúdo dos anexos – Indicada o tipo de conteúdo dos anexos.
Data e horário da última modificação nos anexos – Indica a data mais recente em que os anexos foram modificados pela última vez.
ID de conteúdo dos anexos – Informa o ID de conteúdo dos anexos.
Tem anexo – Indica se a mensagem tem anexos.
Foi lida – Indica se a mensagem foi lida.
É HTML – Indica se o corpo do email tem um formato HTML.
Tamanho dos anexos – O tamanho, em bytes, dos anexos.
Salvar anexos nas bibliotecas de documentos do SharePoint
Uma biblioteca de documentos do SharePoint é um local excelente para salvar os anexos dos seus emails. Com isso, esses documentos ficam acessíveis de qualquer lugar com acesso à Internet. Com o Power Automate, você pode criar um fluxo para monitorar emails de sua preferência e salvar os anexos em uma biblioteca de documentos.
Na página inicial do Power Automate, selecione Meus fluxos no menu de navegação à esquerda.
Selecione + Novo fluxo e, depois, Fluxo da nuvem automatizado.
Nomeie o fluxo como Salvar anexos no Sharepoint.
Selecione o gatilho Quando um novo email chegar (V3) do Office 365 Outlook.
O fluxo será aberto no Novo Designer do Power Automate. Salve o fluxo e desative o Novo Designer no canto superior direito.
Selecione o gatilho para analisar suas propriedades. Defina a propriedade Somente com Anexos como Sim.
Selecione + Nova Etapa e procure Obter Anexo (V2).
No campo ID da Mensagem, selecione a propriedade ID da Mensagem de Conteúdo Dinâmico.
No campo Attachment Id, selecione a propriedade de Conteúdo Dinâmico.
No Endereço da Caixa de Correio Original, insira o endereço de email usado para o gatilho.
Observação
A adição das informações do anexo adicionará automaticamente a ação Obter Anexo a uma ação Aplicar a cada. Isso significa que cada anexo será salvo no SharePoint.
Sob a ação Obter Anexo, selecione + Adicionar uma Ação novamente, procure o SharePoint e selecione Criar arquivo.
Observação
Você pode se perguntar por que precisamos criar um arquivo se o arquivo já existe e acabamos de recuperá-lo. O SharePoint não sabe sobre o anexo do Outlook, portanto, devemos usar a ação Criar arquivo e passar o conteúdo do anexo do Outlook.
Selecione o Endereço do site e o caminho da pasta da sua biblioteca do SharePoint.
Observação
O caminho da pasta é para a biblioteca em que você deseja salvar os anexos.
Selecione o campo Nome do Arquivo. Selecione Conteúdo Dinâmico e procure Attachments Name. Essa propriedade provém da saída do gatilho.
Selecione o campo Conteúdo do Arquivo. Selecione Conteúdo Dinâmico e procure Content Bytes. Essa propriedade provém da saída da ação Obter Anexos.
Neste ponto, seu fluxo deve ser semelhante à imagem abaixo:
Em seguida, será necessário confirmar que os arquivos foram salvos com êxito e, caso contrário, você precisará ser notificado.
Dentro do loop Aplicar a Cada e abaixo da ação Criar Arquivo, selecione + Adicionar uma Ação e adicione uma ação Condição.
No lado esquerdo da condição, selecione Adicionar conteúdo dinâmico, selecione Expressions e adicione o seguinte:
outputs('Create_file')['statusCode']No lado direito da condição, adicione 403.
Na ramificação Se sim (verdadeiro), selecione Adicionar uma ação e adicione uma ação Enviar um email (V2).
Selecione o campo Para na ação. A caixa Conteúdo Dinâmico é aberta. Selecione a propriedade Para nas saídas do gatilho.
Observação
O email de notificação de erro é enviado ao mesmo endereço de email que recebeu o email original do qual o anexo deve ser salvo.
Agora, quando os emails recebidos tiverem algum anexo, os anexos serão salvos na biblioteca de documentos do SharePoint. Se ocorrer um erro ao criar o arquivo por algum motivo, o endereço de email será notificado por email. Cada ação Aplicar a Cada deve ser semelhante ao seguinte:
Postar a mensagem no Microsoft Teams
Quando emails do tipo de consulta são enviados a um endereço geral, você pode criar um fluxo do Power Automate para monitorar esses tipos de mensagem para, depois, enviá-las a uma equipe no Microsoft Teams. Essa abordagem ajudará a disponibilizar o conteúdo do email a um público-alvo mais abrangente e acelerará o tempo e/ou a qualidade da resposta.
Pense, por exemplo, em emails novos, que são enviados de uma caixa de correio específica usada para enviar notificações de um formulário para clientes. Você pode usar esse endereço de email no campo Para. Se todos os emails vierem com o mesmo assunto, você também poderá adicionar essa linha de assunto ao filtro Assunto.
Fora de Aplicar a Cada, selecione + Nova Etapa e procure Teams.
Selecione a ação Postar uma mensagem em um chat ou canal.
Em Postar como, selecione Bot de Fluxo.
Para o campo Postar em, selecione Canal.
Selecione a Equipe em que deseja postar a mensagem.
No campo Mensagem, adicione uma combinação de texto e conteúdo dinâmico. O conteúdo dinâmico é proveniente do Assunto e Corpo do novo email.
Parabéns. Agora, quando um email é recebido com anexos, o anexo é armazenado no SharePoint e uma mensagem é postada em um canal do Teams com o assunto e as informações do corpo do email original. Se for recebido um email que não tenha anexos, ainda há uma postagem para uma equipe. Esta é uma imagem do fluxo final:
Sinta-se à vontade para expandir esta unidade. Por exemplo, no corpo do email, você pode adicionar um link para os anexos do email no SharePoint.