Relatório sobre compartilhamento de arquivos e pastas em um site do SharePoint
Pode criar um ficheiro CSV de cada ficheiro, utilizador, permissão e ligação exclusivos num determinado site do SharePoint ou oneDrive. Isso pode ajudá-lo a entender como o compartilhamento está sendo usado e se os arquivos ou pastas estão sendo compartilhados com os convidados. Tem de ser um administrador do site para executar o relatório. Estão disponíveis opções de relatórios adicionais com o Microsoft Graph Data Connect.
Quando executa o relatório, o ficheiro CSV é guardado numa localização à sua escolha no site. Se não quiser que os membros do site vejam o relatório, considere criar uma pasta com permissões diferentes onde apenas os proprietários do site podem aceder ao relatório.
Para executar o relatório (SharePoint):
- Abra o site onde pretende executar o relatório
- No menu Definições , selecione Utilização do site.
- Na secção Partilhado com utilizadores externos , selecione Executar relatório.
- Selecione uma localização para guardar o relatório e, em seguida, selecione Guardar.
Para executar o relatório (OneDrive):
- No iniciador de aplicações do Microsoft 365, selecione o mosaico OneDrive.
- No menu Definições , selecione Definições do OneDrive.
- Selecione Mais definições e, em seguida, selecione Executar relatório de partilha.
- Selecione uma localização para guardar o relatório e, em seguida, selecione Guardar.
O relatório pode demorar algum tempo a ser executado consoante o tamanho do site.
Quando o relatório terminar de ser executado, receberá um e-mail com uma ligação para o relatório.
Formato CSV
Para itens partilhados com acesso direto, o relatório contém uma linha para cada combinação de utilizador/item. Os grupos do SharePoint são apresentados no relatório, mas não são utilizadores individuais dentro dos mesmos.
Para itens partilhados com uma ligação, o relatório contém uma linha para cada utilizador com sessão iniciada que tenha utilizado a ligação ou que tenha sido enviada através da caixa de diálogo de partilha. As ligações foram e-mails diretamente que não foram clicadas e as ligações Qualquer pessoa não são incluídas no relatório.
O relatório contém as seguintes colunas:
| Coluna | Descrição |
|---|---|
| Caminho do recurso | O URL relativo do item |
| Tipo de item | O tipo de item (Web, pasta, ficheiro, etc.) |
| Permissão | O nível de permissão que o utilizador tem neste item |
| Nome do usuário | Nome amigável do utilizador ou grupo que tem acesso a este item. Se esta for uma ligação de partilha, o nome de utilizador é SharingLink |
| Correio Eletrónico do Utilizador | O endereço de e-mail do utilizador que tem acesso a este item. Isto está em branco para grupos do SharePoint. |
| Tipo de Utilizador ou Grupo | O tipo de utilizador ou grupo: Membro (interno), Convidado (externo), grupo do SharePoint, Grupo de segurança ou grupo do Microsoft 365. (Membro refere-se a um membro no diretório, não a um membro do site.) |
| ID da Ligação | O GUID da ligação de partilha se o nome de utilizador for Partilhar Ligação |
| Tipo de Ligação | O tipo de ligação (Anónimo, Organização, Pessoas Específico) se o nome de utilizador for Partilhar Ligação |
| AccessViaLinkID | O ID da Ligação utilizado para aceder ao item se a permissão de um utilizador para um item for através de uma ligação. |