Gerar relatórios e fechar um pedido
Depois de concluir a revisão de dados de um pedido de direitos do requerente, a próxima fase consiste em gerar os relatórios necessários para satisfazer o pedido. Priva irá criar relatórios e recolher os ficheiros marcados como Incluir durante o processo de revisão de dados. Os ficheiros selecionados destes pacotes de dados podem ser submetidos ao titular dos dados para concluir o pedido.
Compreender os relatórios
Depois de selecionar Concluir revisão na fase Rever dados do pedido de direitos do requerente, os relatórios finais do pedido começarão a ser gerados automaticamente. No separador Relatórios da página de detalhes dos pedidos de direitos do requerente, a coluna Estado indica quando a geração do relatório está em curso e quando um relatório está Pronto para transferir. A criação dos relatórios pode demorar até 30 minutos.
Os relatórios estão divididos em duas secções:
Relatórios do titular dos dados: estes relatórios contêm informações que podem ser devolvidas ao titular dos dados como parte do cumprimento do pedido. É aqui que encontrará o pacote de dados que contém ficheiros para enviar para o titular dos dados.
Importante
Um pacote de dados só será gerado se marcar itens como Incluir durante a revisão de dados.
Importante
Um pacote de dados só será gerado para os tipos de pedidos Exportar e Acesso . Não será gerado um pacote de dados para uma lista Etiquetada para pedido de seguimento. Reveja os detalhes sobre os tipos de pedido de direitos do requerente.
Relatórios de utilização interna: estes relatórios destinam-se aos registos internos da sua organização relacionados com o pedido de direitos do requerente. Incluem um registo de auditoria e uma lista de todos os ficheiros a que aplicou etiquetas durante a revisão de dados para dar seguimento ou tomar medidas adicionais.
Nota
Quando os relatórios são gerados, a organização conclui o pedido enviando os relatórios adequados de forma segura para o titular dos dados para satisfazer o pedido de direitos do requerente.
Sugestão
Os pedidos de eliminação geram um relatório exclusivo que explica os resultados do fluxo de trabalho de eliminação. Obtenha detalhes em Relatório de registo de execução de ações.
Pacote de dados
O pacote de dados do pedido de direitos do requerente contém itens marcados como Incluir durante a fase de revisão de dados do processo. O pacote de dados é gerado como um ficheiro zip. Quando estiver pronto para transferência, selecione a linha do relatório no separador Relatórios da página de detalhes do pedido de direitos do requerente. Será aberto um painel de lista de opções com um botão para Transferir o relatório. As instruções a seguir sobre o Que fazer no painel de lista de opções fornecem uma referência rápida sobre como trabalhar com os conteúdos.
Quando estiver pronto para transferir o pacote de dados, selecione Transferir, localize a transferência e, em seguida, abra o ficheiro zip transferido.
Conteúdo do pacote de dados
O ficheiro zip do pacote de dados contém os seguintes itens:
- Uma pasta com o nome Azure: esta pasta contém os principais materiais para o titular dos dados. Veja a explicação detalhada abaixo.
- Ficheiros fora da pasta do Azure : estes podem incluir duas folhas de cálculo denominadas Resultados e Resumo. Estes ficheiros fora da pasta do Azure são fornecidos para referência e devem ser utilizados principalmente pelos administradores da sua organização.
Quando Priva identifica e obtém ficheiros para um pedido de direitos de requerente, os ficheiros exportados neste processo são mudados com identificadores exclusivos para ajudar a proteger os dados pessoais. Pode fazer referência cruzada aos nomes exclusivos com os nomes de ficheiro originais através do ficheiro Export_load_file.csv . Uma vez que os nomes de ficheiro originais podem incluir informações confidenciais, deve seguir as políticas que se aplicam a essas informações.
Nota
Recomendamos que reveja cuidadosamente o conteúdo desta pasta e envie apenas os ficheiros necessários para o titular dos dados. Deve avaliar a sua resposta para se certificar de que está adaptada para cumprir os requisitos da lei aplicável.
Conteúdo da pasta do Azure
Abra a pasta do Azure e, em seguida, abra o ficheiro AEDExport.zip , que contém outra pasta de ficheiros com um nome longo composto por números e letras. Abra a pasta com o nome longo para revelar os conteúdos descritos abaixo:
- Extracted_text_files pasta: contém texto extraído dos ficheiros nativos (onde suportado).
- Pasta NativeFiles: contém todos os itens marcados durante a revisão de dados como Incluídos, no formato de ficheiro nativo. É atribuído um nome de ficheiro exclusivo a cada item nesta pasta para proteger os dados pessoais. Pode fazer referência cruzada a estes nomes exclusivos com o respetivo nome de ficheiro original através do ficheiro Export_load_file.csv, explicado abaixo.
- Os ficheiros que foram redigidos com a função Anotar durante o processo de revisão de dados estão na pasta NativeFiles e têm o sufixo "_burn.pdf".
- Export_load_file.csv ficheiro: contém os nomes de ficheiro originais para que possa fazer referência cruzada aos mesmos com os nomes de ficheiro exclusivos fornecidos na pasta NativeFiles.
- Ficheiro de texto de resumo: fornece um resumo dos tipos de ficheiros no pacote de dados, do número de ficheiros e do respetivo tamanho.
O que fazer com o conteúdo da pasta
Abra a pasta do Azure e os ficheiros zip, conforme explicado acima. A sua próxima tarefa consiste em rever os itens, determinar o que enviar para o titular dos dados e modificar o conteúdo do ficheiro zip, se necessário.
Por exemplo, para um pedido de exportação em que o titular dos dados quer receber uma cópia de todos os itens que contêm os respetivos dados pessoais mantidos pela organização, é recomendável rever de perto os itens na pasta NativeFiles e remover qualquer item que não queira enviar de volta para o titular dos dados.
Para um pedido de acesso em que o titular dos dados quer receber um resumo de todas as informações pessoais da organização, deverá concentrar-se no ficheiro de texto Resumo .
Modifique o ficheiro zip para remover qualquer conteúdo que não pretenda incluir no pacote final. Depois de concluído, envie o ficheiro zip de forma segura para o titular dos dados que efetuou o pedido de direitos do requerente.
Registo de auditoria
O registo de auditoria é um ficheiro CSV que fornece um registo da progressão das fases para cada pedido de direitos do requerente. Lista cada fase do processo juntamente com a data e hora concluídas e o nome de utilizador do indivíduo que concluiu o passo.
Relatórios de ficheiros etiquetados
Os relatórios identificados como Ficheiros marcados como... são ficheiros CSV que listam os itens de conteúdo aos quais as etiquetas foram aplicadas durante o processo de revisão de dados. As etiquetas são utilizadas para sinalizar itens de conteúdo para maior atenção ou ação por parte da organização. Saiba mais sobre as definições das etiquetas.
Períodos de retenção para relatórios e dados
Os relatórios gerados por Pedidos de Direitos do Requerente e dados associados, como ficheiros anotados guardados no Azure, são armazenados durante um período de tempo especificado. O período de retenção predefinido é de 30 dias a partir da data em que um pedido de direitos de requerente é fechado.
O período de retenção de dados é definido nas Definições de Privação e aplica-se a todos os pedidos de direitos do requerente. Para ver ou alterar o período de retenção de dados, siga os passos abaixo:
- Em qualquer parte dos Pedidos de Direitos do Requerente de Privação, selecione Definições (o ícone de engrenagem) no canto superior direito do ecrã.
- Selecione Períodos de retenção de dados no painel de navegação esquerdo.
- No menu pendente Dados recolhidos e relatórios , selecione 30 dias ou 90 dias como o período de retenção.
- Selecione Guardar para guardar as suas definições.
Certifique-se de que verifica se os períodos de retenção de dados escolhidos cumprem as políticas e as obrigações legais da sua organização.
Fechar o pedido
Quando tiver efetuado todas as ações necessárias relacionadas com o pedido de direitos do requerente, marque o pedido como fechado ao selecionar Fechar o pedido no canto superior direito da página de detalhes do pedido. Um pedido fechado significa que já não está ativo e indica que não é necessário mais trabalho para satisfazer o pedido original do titular dos dados à sua organização.
Os pedidos fechados não podem ser reabertos, mas pode voltar ao pedido para ver os detalhes e as notas do pedido. Os relatórios do pedido são mantidos de acordo com o período de retenção estabelecido.