Criar e gerir pedidos de dados para além do Microsoft 365 (pré-visualização)
Os pedidos de direitos do requerente para dados para além do Microsoft 365 (pré-visualização) suportam dois tipos de pedidos:
Exportação: uma exportação dos dados pessoais de um titular dos dados encontrados no panorama dos dados da organização.
Eliminar: a eliminação de todos os dados pessoais de um titular dos dados localizados no panorama dos dados da organização.
Os pedidos podem ser criados por dois meios:
Um titular dos dados pode concluir e submeter um formulário de pedido online criado pela sua organização.
Um utilizador na sua organização pode criar manualmente um pedido em nome de um titular dos dados.
Este artigo explica como os pedidos podem ser criados, quais são as fases de progresso de um pedido e como gerir pedidos até ao cumprimento.
Pedidos criados a partir de um formulário de pedido
Um titular de dados fora da sua organização , por exemplo, um cliente ou um antigo funcionário, pode fazer um pedido de titular de dados diretamente à sua organização através de um formulário de pedido online que cria e aloja.
Enquanto os Pedidos de Informações Sobre Assuntos para dados para além do Microsoft 365 estão em pré-visualização, sugerimos a criação de pedidos de direitos do requerente através de dados de teste ou artificiais para impedir a recolha ou eliminação desnecessária de informações pessoais.
Criar manualmente um pedido
Um utilizador na sua organização pode criar um pedido quando, por exemplo, um titular dos dados contacta a sua organização a pedir uma exportação ou eliminação dos respetivos dados pessoais. Para criar um pedido, um utilizador introduz um construtor de pedidos para introduzir detalhes básicos sobre o titular dos dados e, em seguida, liga o pedido a um modelo, que determina a forma como o pedido é cumprido. Todos os modelos podem ser encontrados no separador Modelos da página Formulários de pedido e modelo .
Sugestão
Antes de poder criar um pedido, primeiro tem de criar um modelo.
Para criar um pedido de direitos de requerente manualmente:
Na página Gestão de pedidos , selecione Novo pedido para abrir o construtor de pedidos.
Na página Detalhes básicos , selecione o modelo a utilizar para o pedido e, em seguida, selecione Seguinte.
Na página Formulário de pedido , introduza os detalhes necessários sobre o titular dos dados.
Selecione Submeter.
Para receber um pedido de direitos do requerente a partir do portal:
Na página Formulários de pedido , selecione o modelo a utilizar para o pedido.
Selecione a ligação Portal de privacidade para aceder ao portal de privacidade online da sua organização.
Introduza os detalhes necessários e conclua o desafio CAPTCHA.
Selecione Submeter.
O pedido é criado no sistema e chega à página de detalhes do pedido. O pedido está agora na fase de processo de Validação da identidade. Visite Ver progresso da fase para compreender as fases do pedido.
Página de gestão de pedidos e página de detalhes do pedido
A página Gestão de pedidos lista todos os seus pedidos com informações básicas, como o nome, status, a fase atual, as ações seguintes necessárias, o prazo de resposta e o contacto do pedido ou proprietário. Pode filtrar a tabela para ver pedidos por tipo, estado, prazo ou contacto de modelo.
Cada pedido tem a sua própria página de detalhes. A página de detalhes do pedido é onde controla e gere o fluxo de trabalho do pedido. Selecione um pedido na lista na página Gestão de pedidos para abrir a página de detalhes do pedido.
Ver o progresso da fase e status básicos no separador Descrição geral
Cada pedido passa por diferentes fases à medida que avança para a conclusão. Na página de detalhes de um pedido, o separador Descrição geral apresenta uma barra de progresso que mostra as fases do pedido. Uma marca de verificação verde indica uma fase concluída, o ícone de carregamento azul indica que a fase está em curso e um círculo cinzento com uma linha na mesma indica que a fase não se aplica. As fases são detalhadas abaixo:
Não iniciado: todos os pedidos começam nesta fase; indica que o sistema está a iniciar o processo de validação da identidade.
Validação de identidade: se o pedido for criado com um modelo que designa uma validação de identidade manual, é criada uma tarefa de validação de identidade para um engenheiro de dados e um ícone de carregamento azul é apresentado até que a tarefa seja concluída por um engenheiro de dados. É apresentada uma marca de marcar verde quando a tarefa de validação de identidade manual é concluída. Se o pedido for criado manualmente e o modelo não necessitar de validação de identidade manual, presume-se que o criador do pedido validou a identidade do titular dos dados e este passo apresenta um círculo cinzento com uma linha na mesma.
Analisar dados: independentemente da classificação ou do tipo de informações confidenciais (SIT) que selecionou no formulário ou modelo de pedido, o sistema procura correspondências com essas classificações ou SITs dentro dos recursos no Mapa de Dados. Quando os recursos são identificados, são listados na secção Âmbito , no separador Descrição geral , mostra os valores dos titulares dos dados para as classificações e SITs necessárias. Quando os recursos são identificados, são criados como tarefas para o proprietário do recurso e listados no separador Tarefa . O proprietário do ativo tem agora de rever o recurso para localizar as informações pessoais do titular dos dados com o recurso.
Trabalhar em tarefas: as tarefas foram atribuídas e estão em curso.
Aprovar tarefas: todas as tarefas estão concluídas e prontas para aprovação.
Pronto para responder: todas as tarefas são aprovadas e o pedido está pronto para ser encaminhado de volta para o titular dos dados.
Nota
Responder ao titular dos dados ocorre fora de Priva por um método determinado pela sua organização.
Tarefas
Quando a análise de dados determina que foi encontrada uma classificação ou SIT relacionado com um pedido num recurso do Mapa de Dados, uma tarefa é atribuída ao proprietário do recurso, que é normalmente um engenheiro de dados na sua organização. O proprietário recebe um e-mail a notificá-lo de que lhes foi atribuída uma tarefa relacionada com um pedido de direitos do requerente.
A tarefa do proprietário do ativo é agora analisar o recurso para ver se contém os dados pessoais do titular dos dados relacionados com o pedido. A secção Âmbito no separador Descrição Geral do pedido indica os dados pessoais específicos que o proprietário deve procurar.
Nota
A análise de um recurso de dados para os dados pessoais do titular dos dados ocorre fora da Priva.
Alguns recursos não listam um proprietário. Se for criada uma tarefa para um recurso sem um proprietário, pode atribuir um proprietário. Na página Tarefas , selecione uma tarefa para abrir a respetiva página de detalhes. No separador Proprietários de dados , selecione Editar proprietários de dados, pesquise por utilizadores para selecionar um utilizador e, em seguida, selecione Confirmar.
Página Tarefas
Todas as tarefas estão listadas na página Tarefas com propriedades básicas e informações de status. As colunas podem ser filtradas para personalizar a sua vista ou procurar tarefas específicas; por exemplo, para mostrar todas as tarefas atribuídas a determinados proprietários ou tarefas com um determinado estado de status, como Não iniciada ou Em curso. As tarefas para cada pedido também são encontradas no separador Tarefas da página de detalhes do pedido.
Trabalhar em tarefas
Para começar a trabalhar numa tarefa, o proprietário acede à página Tarefa e procura a tarefa atribuída. Selecione o nome da tarefa para abrir um painel de lista de opções com detalhes sobre a tarefa.
O primeiro passo é o proprietário reclamar a tarefa. No separador Detalhes do painel de lista de opções, selecione Tarefa de afirmação. O status da tarefa muda de Não iniciado para Em curso. O proprietário está agora pronto para começar a trabalhar na tarefa ao seguir estes passos:
No painel de lista de opções da tarefa, aceda ao separador Âmbito para ver quais os recursos e os valores dos titulares dos dados que estão no âmbito do pedido.
Recursos no âmbito: cada recurso listado é hiperligado. Selecione a ligação do elemento para aceder diretamente ao elemento no Catálogo unificado do Microsoft Purview.
Classificações no âmbito: veja as classificações que estão no âmbito do pedido e os valores de cada classificação que o proprietário precisa de procurar. Por exemplo, pode listar a classificação de "Todos os Nomes Completos" com um valor junto ao mesmo de "Desconhecida".
Para pedidos de exportação:
Aceda a cada recurso para encontrar os valores de cada classificação. Se os dados pessoais forem encontrados no elemento, extraia esses dados para um ficheiro CSV.
Em Dados relacionados no painel de falha da tarefa, selecione Carregar e carregue o ficheiro CSV. Pode ver o conteúdo do ficheiro CSV depois de o carregar ao selecionar o ícone de vista junto à data de carregamento. Selecione novamente o ícone de vista para ocultar o conteúdo.
Para pedidos de eliminação: aceda a cada recurso para localizar os valores de cada classificação. Se os dados pessoais forem encontrados no elemento, execute a eliminação desses dados.
Quando terminar de extrair e carregar o ficheiro CSV ou eliminar os dados, selecione Marcar como concluído para concluir a tarefa. O status da tarefa é alterado para ** Concluído; a aguardar aprovação**.
Se os dados pessoais do titular dos dados não forem encontrados
Se o proprietário do recurso não encontrar as informações do titular dos dados no recurso, selecione Não aplicável na parte inferior do painel de lista de opções do recurso. O status da tarefa muda para Não aplicável.
Aprovar tarefas após a conclusão
Quando o trabalho é concluído numa tarefa, o contacto do modelo tem agora de aprovar a tarefa. A aprovação de todas as tarefas avança o pedido para a fase final de resposta ao titular dos dados. Para aprovar uma tarefa:
Selecione um pedido na página Gestão de pedidos para abrir a respetiva página de detalhes.
No separador Tarefas , selecione a caixa junto ao nome da tarefa. O responsável pela privacidade deve inspecionar os dados para garantir que os dados recolhidos correspondem à identidade do titular dos dados e que não foram capturados inadvertidamente dados inadequados (como, por exemplo, informações de outro titular dos dados ou outras informações confidenciais) no ficheiro CSV.
Aprovar indica que o item de trabalho foi revisto e cumprido corretamente.
Rejeitar indica que o item de trabalho foi revisto e tem de ser atualizado antes de ser considerado aprovado. O proprietário da tarefa é notificado e o status da tarefa é alterado para Rejeitado. O engenheiro de dados deve voltar atrás e solicitar os dados corretos, recarregar um ficheiro CSV para a tarefa e, em seguida, Marcar como concluído. O responsável pela privacidade, ou proprietário do pedido, revê novamente a tarefa para aprovação.
Assim que todas as tarefas num pedido forem concluídas e aprovadas, o responsável pela privacidade (o proprietário listado como o contacto do pedido) recebe um e-mail a indicar que todas as tarefas do pedido estão concluídas e a aguardar aprovação. A fase do pedido muda para Pronto para responder.
Responder a pedidos e transferir pacotes de exportação
A resposta ao titular dos dados ocorre fora da Priva. O responsável pela privacidade responde ao titular dos dados ao transmitir os dados do pacote de exportação do requerente ou ao confirmar que os respetivos dados foram eliminados dos recursos de dados da organização.
Para pedidos de exportação:
- Na página de detalhes do pedido, aceda ao separador Pacotes .
- Selecione Transferir. O pacote é transferido como um ficheiro .zip que contém todos os ficheiros CSV que foram importados para cada tarefa.
- O responsável pela privacidade fornece o ficheiro de .zip ao titular dos dados para concluir o pedido de exportação.
Para pedidos de eliminação:
O responsável pela privacidade contacta o titular dos dados e informa-o de que todos os seus dados pessoais foram identificados e eliminados nos respetivos sistemas e que os pedidos de direitos do requerente foram concluídos.
Concluir um pedido
Quando todas as tarefas estiverem concluídas e aprovadas e o titular dos dados tiver sido notificado de que o pedido foi cumprido, abra a página de detalhes do pedido e selecione Marcar como concluído no canto superior direito. O pedido status está agora Concluído. A tarefa permanece no sistema durante 180 dias.