Planejando a Descoberta Eletrônica (SharePoint Server 2010)
Aplica-se a: SharePoint Server 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
A Descoberta Eletrônica é o processo de localizar e produzir informações eletrônicas para oferecer suporte a eventos como litígios, auditorias ou investigações. Se você usa o Microsoft SharePoint Server 2010 para gerenciar informações eletrônicas, convém considerar a Descoberta Eletrônica ao planejar a sua solução do SharePoint Server. Auditoria, políticas de expiração e pesquisa são considerações que você deve avaliar. Suas decisões de planejamento com relação a essas áreas devem ser tomadas com antecedência, antes que surjam necessidades decorrentes do uso da Descoberta Eletrônica.
Nesta seção:
Como o SharePoint Server 2010 oferece suporte para a Descoberta Eletrônica
Auditoria
Expiração
Pesquisa
Como o SharePoint Server 2010 oferece suporte para a Descoberta Eletrônica
A Descoberta Eletrônica no SharePoint Server compreende duas partes: localizar documentos relevantes e restringir o que os usuários podem fazer com os documentos após sua identificação.
Uma isenção é um conjunto de documentos que pode ser gerado como parte de uma solicitação de Descoberta Eletrônica. No SharePoint Server, o recurso Isenção e Descoberta Eletrônica pode ser habilitado ou desabilitado no nível de um site individual. Por padrão, esse recurso está habilitado em um site da Central de Registros e desabilitado em todos os outros tipos de sites. O recurso Isenção e Descoberta Eletrônica permite que você crie e gerencie isenções, adicione itens a uma isenção e use a pesquisa para descobrir conteúdo e copiar esse conteúdo em outro local, ou bloquear o conteúdo no local para que ele não possa ser modificado ou excluído.
Ao realizar uma pesquisa de Descoberta Eletrônica, você pode executar uma de duas ações. Copiar todos os documentos recuperados em um organizador de conteúdo, que os encaminha ao local apropriado com base em seus metadados, ou deixar esses documentos no local, mas bloqueá-los. O bloqueio de um documento proíbe os usuários de modificá-lo ou excluí-lo.
Para oferecer suporte à Descoberta Eletrônica no SharePoint Server, habilite o recurso Isenção e Descoberta Eletrônica em todos os conjuntos de sites que possam conter informações relevantes. Em seguida, configure o serviço de pesquisa de forma a rastrear os sites para os quais a Descoberta Eletrônica está habilitada.
Quando surgirem circunstâncias que exijam que a sua organização produza documentos relevantes, será possível iniciar um processo de Descoberta Eletrônica. Um gerente de registros, um advogado ou outro indivíduo pode executar as seguintes ações para produzir os documentos necessários.
Criar uma isenção para conter os documentos relevantes.
Iniciar uma pesquisa de Descoberta Eletrônica em busca de documentos relevantes.
A pesquisa de Descoberta Eletrônica é executada em um horário que é controlado pelo trabalho de timer de Pesquisa e Processo. Por padrão, o horário é 22:30h, todos os dias. Os resultados da pesquisa são adicionados à isenção automaticamente.
Examinar os itens na isenção e criar pesquisas de Descoberta Eletrônica adicionais.
Localizar documentos manualmente e adicioná-los à isenção.
Executar relatórios com base na isenção.
Relatórios de isenção são executados em um horário que é controlado pelo trabalho de timer de Processamento e Relatório de Isenções. Por padrão, o horário é 23:30h, todos os dias.
Revisar os documentos na isenção e remover os irrelevantes.
Identificar documentos específicos na isenção para os quais informações adicionais são necessárias e rever o log de auditoria desses documentos.
Distribuir todos os documentos associados à isenção.
Auditoria
Ao enviar um documento a um organizador de conteúdo, seu histórico de versão é apagado. Para manter um histórico de quem alterou um documento e quando a alteração foi feita, você precisará de um log de auditoria. Convém habilitar a política de auditoria em todos os conjuntos de sites que contenham bibliotecas de documentos ativas. Para obter mais informações sobre a política de auditoria, consulte Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010).
Expiração
Qualquer informação armazenada por uma organização está sujeita a descobertas. Além disso, documentos eletrônicos consomem espaço em disco. Considere a implementação de uma política de expiração para excluir documentos automaticamente quando eles não forem mais necessários. Para obter mais informações sobre a política de expiração, consulte Visão geral sobre governança (SharePoint Server 2010).
Pesquisa
Quando uma organização precisa produzir documentos em um cenário de litígio, muitas vezes ela deve fazer isso rapidamente ou então pagar uma multa. Verifique se a Pesquisa está configurada corretamente antes que você precise usar a Descoberta Eletrônica pela primeira vez. Em particular, certifique-se de que a Pesquisa esteja configurada para rastrear todos os sites nos quais você talvez precise descobrir conteúdo.
Em geral, os mecanismos de pesquisa são otimizados para retornar apenas alguns resultados relevantes. Na Descoberta Eletrônica, a meta da pesquisa é retornar todos os resultados que correspondem a uma consulta e não apenas aqueles que são mais relevantes. A pesquisa no SharePoint Server 2010 foi aprimorada para atender melhor às necessidades da Descoberta Eletrônica.
Para ajudar na proteção contra ataques mal-intencionados comuns, as pesquisas do SharePoint Server 2010 que são executadas por mais do que um tempo específico são interrompidas. Se for possível que a sua pesquisa de Descoberta Eletrônica seja executada por um longo tempo, considere as opções a seguir:
Crie uma pesquisa com escopo mais restrito. Por exemplo, se estiver procurando documentos relacionados a uma possível parceria com a Contoso, Ltd., procure documentos que contenham a palavra “Contoso” e que tenham sido criados em um intervalo de datas específico, em vez de simplesmente procurar a palavra “Contoso”.
Execute várias pesquisas mais restritas. Por exemplo, suponha que você esteja procurando documentos relacionados ao recrutamento de um novo Diretor Executivo da Fabrikam, Inc. Em vez de executar uma pesquisa em busca de “Fabrikam (CEO, “Diogo Andrade”, recrutar)”, execute três pesquisas separadas para “Fabrikam CEO”, “Fabrikam “Diogo Andrade”” e “Fabrikam recrutar”.