Visão geral dos metadados gerenciados
Aplica-se a: SharePoint Server 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
Os metadados gerenciados são uma coleção hierárquica de termos com gerenciamento centralizado que você pode definir e usar como atributos para os itens no Microsoft SharePoint Server 2010.
Este artigo apresenta os conceitos fundamentais sobre metadados gerenciados e descreve o modo de utilizá-los. Um exemplo é usado ao longo do artigo para ilustrar os conceitos. A seção final apresenta vários benefícios decorrentes da incorporação de metadados gerenciados à sua solução do SharePoint Server 2010.
Neste artigo:
Compreendendo os metadados gerenciados
Trabalhando com metadados gerenciados
Benefícios de utilização dos metadados gerenciados
Compreendendo os metadados gerenciados
Esta seção define vários conceitos importantes relacionados a metadados gerenciados.
Termos e conjuntos de termos
Um termo é uma palavra ou frase que pode ser associada a um item no SharePoint Server 2010. Um conjunto de termos é uma coleção de termos relacionados. É possível especificar que determinada coluna do Microsoft SharePoint Server contenha um termo que pertença a um conjunto específico. Os metadados gerenciados são um modo de se referir ao fato de que termos e conjuntos de termos podem ser criados e gerenciados independentemente das colunas propriamente ditas.
Conjuntos de termos locais são criados no contexto de um conjunto de sites. Por exemplo, se você adicionar uma coluna a uma lista em uma biblioteca de documentos e criar um conjunto de termos definido para ser vinculado à coluna, o novo conjunto de termos será local para o conjunto de sites que contém a biblioteca de documentos.
Conjuntos de sites globais são criados fora do contexto de um conjunto de sites. Por exemplo, o administrador do repositório de termos poderia criar um grupo de conjuntos de termos chamado "Recursos Humanos" e designar uma pessoa para gerenciá-lo. O gerente do grupo criaria conjuntos de termos relacionados a Recursos Humanos, como cargos e níveis salariais no grupo de conjuntos de termos de Recursos Humanos.
Os usuários podem ver apenas conjuntos de termos globais e conjuntos de termos que são locais em relação ao conjunto de sites do usuário.
Por exemplo, imagine que você esteja organizando uma conferência. Cada sessão da conferência é atribuída a uma sala, e as grandes sessões também são atribuídas a uma sala para o público excedente, em que os participantes para os quais não há lugar na sala principal podem assistir à transmissão da sessão em telões. Você decide acompanhar todas as sessões e seus detalhes associados em uma lista do SharePoint Server.
Para acompanhar as sessões e suas salas de conferências, você faria o seguinte:
Criar um conjunto de termos chamado "Salas de conferências" para representar todas as salas disponíveis.
Adicionar um termo ao conjunto de termos para cada sala de conferências.
Criar um tipo de conteúdo chamado “Sessão”.
Adicionar duas novas colunas ao tipo de conteúdo: “Sala” e “Sala para público excedente”.
Especificar que o valor de cada uma dessas colunas deve vir do conjunto de termos "Salas de conferências".
Criar uma lista de sessões.
Neste exemplo, sempre que adiciona uma sessão à lista, você fornece valores para Sala e Sala para público excedente. Se, posteriormente, reservar uma sala adicional no centro de conferências, você adicionará um novo termo ao conjunto de termos Salas de conferências, e ele se tornará um valor válido para as duas colunas.
Termos gerenciados, palavras-chave corporativas e o repositório de termos
Os termos se dividem em dois tipos:
Termos gerenciados, normalmente, estão predefinidos e podem ser criados apenas por usuários com as permissões apropriadas; muitas vezes, aparecem organizados em uma hierarquia.
Palavras-chave corporativas são, simplesmente, palavras ou frases que foram adicionadas aos itens do SharePoint Server 2010. Todas as palavras-chave corporativas compõem um único conjunto de termos não hierárquico denominado conjunto de palavras-chave.
Termos gerenciados e palavras-chave corporativas são usados de modo diferente. Para obter mais informações, consulte a seção "Usando termos" mais adiante neste tópico.
Observação
O adjetivo "gerenciado(a)(s)" é, muitas vezes, omitido nas referências aos termos gerenciados, quando o significado fica evidente no contexto.
Os termos gerenciados e as palavras-chave corporativas são armazenados em um banco de dados conhecido como repositório de termos.
Trabalhando com metadados gerenciados
As seções a seguir descrevem como criar e utilizar os termos. O exemplo de sala de conferências é usado em todas as seções para ilustrar os conceitos.
Criando termos
O SharePoint Server 2010 inclui a Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos, usada para criar e gerenciar conjuntos de termos. Com as permissões apropriadas, é possível usar essa ferramenta para:
Criar ou excluir um conjunto de termos
Adicionar, modificar ou excluir termos.
Organizar os termos gerenciados de um conjunto em uma hierarquia
Definir sinônimos
Importar termos.
Transformar palavras-chave corporativas em termos gerenciados movendo-as para um conjunto de termos.
Exemplo:
Para organizar as sessões da conferência, primeiro, use a Ferramenta de Gerenciamento de Repositório de Termos para definir um conjunto de termos que represente todas as salas de conferências. Em seguida, use a ferramenta novamente para adicionar um termo ao conjunto de termos para cada sala. Comece definindo o conjunto e os termos a seguir:
Salas de conferências (conjunto de termos)
Salão La Nouvelle
Sala 256
Sala 270
Salão Mardi Gras
Sala 287
Sala 391
Sala 348b
Saguão C
Saguão D
Sala 348a
Auditório C
Auditório D
Auditório E
Sala 354
Sala 355
Sala 293
O conjunto de termos está se tornando difícil de manejar; você terá que percorrer uma lista demasiado longa ao selecionar uma sala de conferências. Você decide reorganizá-lo com base nas alas do centro de conferências onde estão localizadas as salas. O novo conjunto e os novos termos têm, agora, a seguinte estrutura:
Salas de conferências (conjunto de termos)
Auditórios
Auditório C
Auditório D
Auditório E
Saguões
Saguão A
Saguão B
Saguão C
Saguão D
Salões
Salão La Nouvelle
Salão Mardi Gras
Segundo andar
Sala 256
Sala 270
Sala 287
Sala 293
Terceiro andar
Sala 348a
Sala 348b
Sala 354
Sala 355
Sala 391
Como os termos "Auditórios", "Saguões", "Segundo andar" e "Terceiro andar" são usados apenas para agrupar outros termos e não representam salas reais em que podem ser realizadas sessões, você não disponibiliza esses termos para seleção pelos usuários.
Usando termos
A coluna é um local em uma lista que se destina ao armazenamento das informações sobre um item do SharePoint Server. Ao defini-la, forneça um nome para ela, especifique seu tipo e outras informações adicionais relacionadas ao tipo especificado.
O SharePoint Server 2010 introduz um novo tipo de coluna denominado metadados gerenciados. Ao criar uma coluna desse tipo, você especifica o conjunto de termos de origem do valor da coluna. Sempre que desejar que os usuários forneçam informações para as listas de termos (inclusive, documentos) e os valores válidos para as informações estiverem contidos em um conjunto de termos, use uma coluna de metadados gerenciados. Crie um novo tipo de conteúdo ou modifique o preexistente e adicione a coluna de metadados gerenciados a esse tipo de conteúdo.
Exemplo:
Crie um novo tipo de conteúdo chamado "Sessão" para representar cada sessão. Como as sessões da conferência terão uma sala associada e sala para público excedente, adicione colunas para cada um desses atributos. Em seguida, adicione uma coluna chamada "Sala", escolha Metadados Gerenciados como tipo de coluna, selecione o conjunto de termos "salas de conferências" para fornecer valores para a coluna "Salas" e indique que a coluna só poderá conter um único valor. Crie uma coluna adicional chamada "Sala para público excedente" e mapeie-a para o mesmo conjunto de termos. Como nem todas as sessões têm uma sala para público excedente, a coluna não precisa conter informações. Já que pode haver várias salas para público excedente, permita que haja vários valores.
As definições das duas colunas estão resumidas na tabela a seguir:
| Nome da coluna | Conjunto de termos | Exigir um valor? | Permitir valores múltiplos? |
|---|---|---|---|
Sala |
Salas de conferências |
Sim |
Não |
Sala para público excedente |
Salas de conferências |
Não |
Sim |
Finalmente, crie uma lista de sessões.
Inserindo termos
Ao criar ou carregar um novo item do SharePoint Server cujo tipo inclua colunas que exijam um valor, caberá ao usuário fornecê-lo. Se a coluna for de metadados gerenciados, o controle de metadados gerenciados será exibido e o usuário terá de interagir com ele para inserir o valor.
O controle dos metadados gerenciados permite que o usuário digite um valor ou o selecione navegando pela hierarquia do conjunto de termos associado à coluna. Se o usuário começar a digitar um valor, o controle exibirá todos os termos no conjunto associado que iniciam com os caracteres digitados. O nome do conjunto e a posição do termo na hierarquia são indicados junto com o termo.
Se a definição da coluna permitir valores múltiplos, o usuário poderá selecionar mais de um termo. Se o conjunto de termos e a definição da coluna permitirem a inclusão de novos termos, o usuário também poderá criar um novo termo e inseri-lo no lugar apropriado dentro da hierarquia do conjunto de termos.
Exemplo:
Um administrador de conferência adiciona uma nova sessão. O SharePoint Server exibe um formulário que contém um campo para cada coluna que está associada ao tipo de conteúdo da Sessão. Quando o administrador cria a sessão de abertura, no campo Sala, o administrador mostra a hierarquia dos termos no conjunto de termos Salas de conferências e seleciona Salão La Nouvelle.
O administrador não se lembra de qual auditório está sendo usado para o público excedente da sessão de abertura, mas sabe que é o do meio. O administrador digita aud e os seguintes termos são exibidos como opções:
Auditório C [Salas de conferências: Auditórios]
Auditório D [Salas de conferências: Auditórios]
Auditório E [Salas de conferências: Auditórios]
O administrador seleciona Auditório D.
Digitando palavras-chave corporativas
O SharePoint Server 2010 inclui uma coluna predefinida chamada Palavras-chave Corporativas. Você pode adicionar essa coluna aos tipos de conteúdo. Quando um usuário adiciona um valor à coluna Palavras-chave Corporativas, o controle de palavra-chave corporativa é exibido, e o usuário interage com ele para inserir o valor. Esse controle se comporta como o controle de metadados gerenciados, exceto pelo fato de que permite que os usuários selecionem tanto palavras-chave corporativas quanto termos gerenciados.
Assim que o usuário começa a digitar um valor, o controle exibe os termos que começam com os caracteres que o usuário digitou, dos conjuntos de termos globais e dos conjuntos de termos que são locais ao conjunto de sites do usuário. Também são exibidos o conjunto em que o termo existe e a posição do termo na hierarquia. Normalmente, há a opção para inserir uma nova palavra-chave corporativa. Quando o usuário digita uma nova palavra-chave corporativa, ela é adicionada ao conjunto de palavras-chave.
A coluna Palavras-chave Corporativas permite vários valores por padrão.
Exemplo:
Um administrador de conferência adiciona uma nova sessão para representar a festa de boas-vindas para todos os participantes. A festa de boas-vindas está sendo realizada no Mardi Gras World, que é um local externo. Como o Mardi Gras World não é membro do conjunto de termos Salas de conferências, o administrador não pode selecioná-lo como valor do campo Sala. No entanto, o administrador deseja incluir o local, para que outros administradores encontrem essa sessão quando pesquisarem a frase “Mardi Gras World”. O administrador nota que o tipo de conteúdo Sessão inclui a coluna Palavras-chave Corporativas e decide adicionar o local como uma palavra-chave corporativa.
O administrador começa a digitar o nome do local no campo de palavra-chave corporativa. Quando ele digita Mar, as seguintes opções são exibidas:
Salão Mardi Gras [Salas de conferências: Salões]
Criar novo
O administrador seleciona Criar novo e cria a palavra-chave corporativa Mardi Gras World, que é então adicionada à coluna Palavras-chave Corporativas do item de lista e ao conjunto de palavras-chave.
Benefícios de utilização dos metadados gerenciados
Esta seção descreve vários benefícios de se usar metadados gerenciados.
Uso mais consistente da terminologia
Os metadados gerenciados possibilitam o uso mais consistente dos termos e das palavras-chave corporativas adicionadas aos itens do SharePoint Server. É possível predefinir termos e permitir que apenas usuários autorizados adicionem novos termos. Também é possível impedir que os usuários adicionem suas próprias palavras-chave corporativas aos itens e forçá-los a usar as existentes. Os metadados gerenciados também fornecem maior exatidão, apresentando apenas uma lista de termos corretos para que os usuários selecionem os valores. Como as palavras-chave corporativas também são um tipo de metadados gerenciados, mesmo as palavras-chave corporativas aplicadas pelos usuários aos itens podem ser mais consistentes.
Como os os metadados são usados com maior consistência, é possível ter um grau de confiança maior quanto à sua exatidão. Ao utilizá-los para automatizar processos de negócios (colocando, por exemplo, documentos em arquivos diferentes no centro de registros com base no valor do atributo departamento), você pode se sentir confiante de que os metadados foram criados por usuários autorizados e de que o valor do atributo departamento sempre será um dos valores válidos.
Resultados de pesquisa melhores
Uma pesquisa simples poderá prover resultados mais relevantes se os itens tiverem atributos consistentes.
Quando os usuários aplicam termos gerenciados e palavras-chave corporativas aos itens, são conduzidos aos termos que já foram usados. Em alguns casos, talvez nem possam inserir um novo valor. Como os usuários estão concentrados em um conjunto de termos específico, é mais provável que tais termos (em vez de seus sinônimos) sejam aplicados aos itens. Assim, a pesquisa por um termo gerenciado ou uma palavra-chave corporativa provavelmente recuperará os resultados mais relevantes.
Dinâmico
Nas versões anteriores do SharePoint Server, para restringir o valor de um atributo a determinado conjunto de valores, era necessário criar uma coluna do tipo "opção" e fornecer uma lista de valores válidos. Para adicionar um novo valor ao conjunto de opções, você tinha de modificar cada coluna que usasse o mesmo conjunto de valores.
Usando os metadados gerenciados no SharePoint Server 2010, é possível separar o conjunto de valores válidos das colunas cujo valor deva pertencer a determinado conjunto. Quando for necessário incluir um novo valor, basta adicionar um termo ao conjunto de termos e todas as colunas que mapearem esse termo apresentarão o conjunto de opções atualizado.
Os termos podem ajudá-lo a manter os itens do SharePoint Server em sincronia com os negócios à medida que estes mudam. Por exemplo, suponha que o novo produto da sua empresa tenha ganhado um nome de código provisório, na fase de desenvolvimento, e um nome oficial um pouco antes do lançamento ao mercado. Você incluiu um termo para o nome de código no conjunto de termos "produto", e os usuários usaram esse termo para identificar todos os documentos relacionados ao produto. Quando o nome do produto mudou, foi possível editá-lo e alterá-lo para o nome oficial do produto. O termo continuou aplicado aos mesmos itens, mas, agora, seu nome está atualizado.