Partilhar via

Usando um arquivamento de registros versus o gerenciamento de registros in-loco (SharePoint Server 2010)

  • Artigo

 

Aplica-se a: SharePoint Server 2010

Tópico modificado em: 2016-11-30

Antes do Microsoft SharePoint Server 2010, você gerenciava registros criando um site da Central de Registros para servir como arquivamento e, em seguida, copiando documentos para esse arquivamento quando eles se tornavam registros. Um documento era determinado como sendo ou não registro pelo fato de residir no arquivamento ou em outro lugar.

No Microsoft SharePoint Server 2010, é possível gerenciar registros em um arquivamento ou no mesmo repositório de documentos usado por documentos ativos. Com a abordagem in-loco do Microsoft SharePoint Server 2010, quando você declara que um documento se tornou um registro, esse registro é mantido in-loco, mas o Microsoft SharePoint Server 2010 passa a gerenciá-lo como um registro. Por exemplo, um documento pode ter uma política retenção diferente quando é declarado como um registro, ou talvez os usuários não consigam editá-lo.

Uma abordagem híbrida também é possível. Por exemplo, você poderia manter registros in-loco com documentos ativos por dois anos e então movê-los para um arquivamento de registros quando um projeto é concluído.

Enquanto você se decide se é melhor gerenciar registros em uma central de registros separada ou no mesmo site de colaboração onde os documentos foram criados, considere as seguintes perguntas:

  • O controle do site de colaboração é apropriado para gerenciar registros? Seu setor está sujeito a exigências normativas que determinam que registros devam ser mantidos à parte de documentos ativos? O administrador de um site de colaboração deve ser confiável para gerenciar um site que contenha registros? Convém armazenar registros em um site com acesso mais restrito do que o site de colaboração ou em um site cujo backup se baseie em um cronograma diferente.

  • Por quanto tempo o site de colaboração será usado? Se for necessário manter os registros por um tempo além do andamento do projeto, escolher uma estratégia de gerenciamento de registros in-loco significa que você terá que manter o site de colaboração mesmo depois que ele não for mais usado ativamente.

  • Os membros do projeto precisarão de acesso frequente aos documentos depois que eles se tornarem registros? Se você usar uma abordagem in-loco, os membros do projeto poderão acessar documentos da mesma maneira, independentemente de eles estarem ativos ou serem registros.

  • Os gerentes de registros na sua organização são responsáveis apenas por registros ou por todas as informações, independentemente de essas informações estarem ativas ou serem registros? Se eles forem responsáveis apenas por registros oficiais, talvez seja mais fácil para eles ter uma central de registros à parte.

A tabela a seguir descreve as diferenças entre o que você pode fazer com registros em uma central de registro e com registros que são gerenciados in-loco em um site de colaboração. As diferenças são apresentadas sob o ponto de vista dos gerentes de registros e dos funcionários que colaboram em uma equipe de projeto.

Diferenças entre um arquivamento de registros e de registros in-loco

Fator Arquivamento de registros Registros in loco

Gerenciando a retenção de registros

O organizador de conteúdo coloca os novos registros automaticamente na pasta correta do plano de arquivo do arquivamento, com base em metadados.

Pode haver diferentes políticas para registros e documentos ativos, com base no tipo de conteúdo atual ou no local.

Restringir quais usuários podem exibir registros

Sim. O arquivamento especifica as permissões para o registro.

Não. As permissões não mudam quando um documento se torna um registro. No entanto, você pode restringir quais usuários podem editar e excluir registros.

Facilidade de localização de registros (para gerentes de registros)

Mais fácil. Todos os registros estão em um único local.

Mais difícil. Os registros estão espalhados em vários sites de colaboração.

Manter todas as versões de documentos como registros

O usuário deve enviar explicitamente cada versão de um documento para o arquivamento.

Automático, partindo do princípio de que o controle de versão esteja ativado.

Facilidade de localizar informações (para parceiros da equipe)

Mais difícil, embora um link para o documento possa ser adicionado ao site de colaboração quando o documento se torna um registro.

Mais fácil.

Desorganização do site de colaboração

O site de colaboração contém apenas os documentos ativos.

O site de colaboração contém documentos ativos e inativos (registros), embora você possa criar modos de exibição para exibir somente os registros.

Capacidade de auditar registros

Sim.

Depende da política de auditoria do site de colaboração.

Escopo do eDiscovery

Documentos ativos e registros são pesquisados separadamente.

A mesma pesquisa do eDiscovery inclui registros e documentos ativos.

Segurança administrativa

Um gerente de registros pode gerenciar o arquivamento de registros.

Os administradores do site de colaboração têm permissão para gerenciar registros e documentos ativos.

A tabela a seguir descreve as diferenças entre as duas abordagens de gerenciamento de registros que podem afetar como você gerencia os recursos de TI.

Diferenças de recursos entre um arquivamento de registros e registros in-loco

Fator Arquivamento de registros Registros in loco

Número de sites para gerenciar

Mais sites; ou seja, há um arquivamento separado além de sites de colaboração.

Menos sites.

Escalabilidade

Reduz a pressão de tamanho do banco de dados nos sites de colaboração.

Tamanho máximo do conjunto de sites atingido mais cedo.

Facilidade de gerenciamento

Site ou farm separado para registros.

Nenhum trabalho adicional de provisionamento de site, além daquele que já é necessário para sites com documentos ativos.

Armazenamento

Pode armazenar registros em meios de armazenamento diferentes.

Documentos ativos e registros armazenados juntos.