Visão geral do gerenciamento de registros (SharePoint Server 2010)
Aplica-se a: SharePoint Server 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
Neste artigo:
Elementos de um sistema de gerenciamento de registros
Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros
Elementos de um sistema de gerenciamento de registros
Um registro é um documento ou outra entidade eletrônica ou física em uma organização que atua como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização e que requer retenção por algum tempo. O gerenciamento de registros é o processo pelo qual uma organização:
Determina quais tipos de informações devem ser considerados como registros.
Determina como os documentos ativos que se tornarão registros deverão ser administrados quando em uso e como devem ser coletados depois de serem declarados registros.
Determina de que maneira e por quanto tempo cada tipo de registro deve ser mantido para atender requisitos legais, comerciais ou reguladores.
Pesquisa e implementa soluções tecnológicas e processos de negócios para ajudar a assegurar que a organização siga suas obrigações de gerenciamento de registros de uma forma econômica e não invasiva.
Executa tarefas relacionadas a registros, como descartar registros expirados ou localizar e proteger registros relacionados a eventos externos, como ações legais.
Determinar quais documentos e outros itens físicos ou eletrônicos na organização são registros é de responsabilidade dos escritórios de compatibilidade corporativos, dos gerentes de registros e dos advogados. Com a categorização atenta de todo o conteúdo empresarial na sua organização, é possível assegurar que os documentos sejam mantidos durante o período apropriado. Um sistema de gerenciamento de registros bem projetado ajuda a proteger uma organização legalmente, ajuda a organização a demonstrar conformidade com obrigações reguladoras e aumenta a eficiência organizacional promovendo o descarte de itens desatualizados que não são registros.
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O sistema de gerenciamento registros inclui os seguintes elementos:
Uma análise de conteúdoque descreve e categoriza conteúdo na empresa que pode ser transformado em registros, fornece locais de origem e descreve como o conteúdo será movido para o aplicativo de gerenciamento de registros.
Um plano de arquivoque indique, para cada tipo de registro na empresa, onde eles devem ser mantidos como registros, as políticas que se aplicam a eles, por quanto tempo eles devem ser mantidos, como devem ser descartados e quem é responsável por gerenciá-los.
Um documento de requisitos de conformidadeque define as regras que os sistemas de TI da organização devem seguir para assegurar a conformidade e os métodos que são usados para assegurar a participação dos membros da equipe da empresa.
Um método para coletar registros que não estão mais ativosde todas as fontes de registros, como servidores de colaboração, servidores de arquivos e sistemas de email.
Um método para auditar registrosquando eles estão ativos.
**Um método para capturar metadados de registro,**auditar históricos e mantê-los.
Um processo para manter registros (suspendendo seu descarte) quando ocorrem eventos, como litígios.
Um sistema para monitorar e reportar a administração de registrospara assegurar que os funcionários estejam preenchendo, acessando e gerenciando esses registros, de acordo com políticas e processos definidos.
O Microsoft SharePoint Server 2010 inclui recursos que podem ajudar as organizações na implementação de sistemas e processos de gerenciamento integrado de recursos.
Visão geral do planejamento de gerenciamento de registros
Este tópico descreve as etapas de planejamento que você deve executar para ajudar a assegurar que o sistema de gerenciamento de registros implementado com base no SharePoint Server 2010 alcançará as metas de gerenciamento de registros da organização. Veja uma prévia do processo de planejamento de gerenciamento de registros:
Identificar as funções de gerenciamento de registros O gerenciamento bem-sucedido de registros requer funções especializadas, incluindo:
Gerentes de registros e os funcionários de conformidade para categorizar os registros na organização e executar o processo de gerenciamento de registros.
Pessoal de TI para implementar os sistemas que aceitam eficientemente o gerenciamento de registros.
Gerentes de conteúdo para localizar onde as informações da organização são mantidas e garantir que suas equipes sigam práticas de gerenciamento de registros.
Analisar o conteúdo da organização Antes de criar um plano de arquivo, os gerentes de registro e de conteúdo pesquisam o uso de documentos na organização para determinar quais documentos e outros itens podem se tornar registros.
Desenvolver um plano de arquivo Depois que você analisar o conteúdo da organização e determinar as agendas de retenção, preencha o restante do plano de arquivo. Os planos de arquivo são diferentes de uma organização para outra, mas em geral descrevem os tipos de itens que a empresa reconhece como registros, indica onde eles estão armazenados, descreve seus períodos de retenção e fornece outras informações, como quem é responsável pelo gerenciamento deles e a qual categoria mais ampla de registros eles pertencem.
Desenvolver agendas de retenção Para cada tipo de registro, determine quando ele não está mais ativo (em uso), por quanto tempo ele deve ser mantido depois disso e como deve ser descartado definitivamente.
Avaliar e aperfeiçoar as práticas de gerenciamento de documentos Verifique se as políticas apropriadas estão sendo aplicadas nos repositórios de documentos. Por exemplo, verifique se o conteúdo está sendo devidamente auditado, de modo que as auditorias adequadas sejam mantidas junto com registros.
Projetar a solução de gerenciamento de registros Determine se deseja criar um arquivo morto de registros, gerenciar os registros locais ou utilizar uma combinação dessas duas abordagens. Com base no seu plano de arquivo, projete o arquivo morto de registros ou determine como usar os sites existentes para manter os registros. Defina tipos de conteúdo, bibliotecas, políticas e, quando for necessário, os metadados que determinam o local ao qual o documento deve ser encaminhado.
Planejar como o conteúdo se torna registro Se você estiver usando o SharePoint Server 2010 para o gerenciamento de registros e de documentos ativos, poderá criar fluxos de trabalho personalizados para mover documentos para um arquivo morto de registros. Se estiver usando o SharePoint Server 2010 ou um sistema de gerenciamento de documentos externos, poderá planejar ou desenvolver interfaces que movem o conteúdo desses sistemas para o arquivo morto de registros ou que declaram um documento como registro, sem movê-lo. Também é possível criar um plano de treinamento para ensinar os usuários a criar e trabalhar com registros.
Planejar integração de email Determine se deseja gerenciar registros de email no SharePoint Server 2010 ou no próprio aplicativo de email.
Planejar conformidade para conteúdo social Se a sua organização utiliza mídias sociais como blogs, wikis ou Meus Sites, determine como esse conteúdo deverá se tornar registros.
Planejar o relatório e a documentação de conformidade Para verificar se a sua organização está executando as práticas necessárias de gerenciamento de recursos e comunicar essas práticas, você deve documentar seus planos e processos de gerenciamento de recursos. Se a sua empresa se envolver em algum litígio relacionado a registros, talvez seja necessário gerar as diretrizes de gerenciamento desses registros, os planos de implementação e a métrica de efetividade.
See Also
Concepts
Criar um planejamento de arquivos para gerenciar registros no SharePoint Server 2010
Planejar como os registros são coletados (SharePoint Server 2010)