Identificar usuários e analisar o uso de documentos
Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Tópico modificado em: 2016-11-30
A primeira etapa do planejamento da solução de gerenciamento de documentos é identificar os usuários e analisar como os documentos são usados. Este artigo fornece orientação para identificar usuários e analisar o uso de documentos na sua solução baseada no Microsoft SharePoint Server 2010.
Neste artigo:
Identificar usuários
Analisar o uso de documento
Planilhas
Identificar usuários
Para determinar os interessados e os participantes na sua solução de gerenciamento de documentos, você pode usar uma pesquisa de opinião para coletar essas informações. Por exemplo, essa pesquisa pode conter as seguintes perguntas:
Quem na sua organização cria documentos?
Quais tipos de documentos são criados?
Quem analisa os documentos?
Quem edita os documentos?
Quem usa os documentos?
Quem aprova a publicação dos documentos?
Quem cria sites usados para hospedar documentos?
Quem define as diretrizes e as políticas para o gerenciamento de documentos?
Quem gerencia os registros na sua organização?
Quem implanta e mantém os servidores nos quais os documentos são armazenados?
| Ação de planilha |
|---|
Cada uma dessas perguntas pode gerar várias respostas. Registre as informações coletadas dessa pesquisa na Planilha de participantes do gerenciamento de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x416), como no exemplo a seguir. |
Exemplo de planilha de um participante do documento:
| Posição | Tipos de documentos | Função |
|---|---|---|
Analista financeiro Desenvolvedor técnico |
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro Página da Web |
Autor |
Analista financeiro Gerente |
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro |
Revisor |
Editor técnico |
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Página da Web |
Editor |
Cliente |
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro Página da Web |
Leitor |
Advogado corporativo Gerente |
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido Modelo financeiro Página da Web |
Aprovador de conteúdo |
Administrador de servidores |
Tudo |
Especialista de TI |
Gerente de banco de dados |
Tudo |
Especialista em banco de dados |
Responsável pela conformidade |
Tudo |
Especialista jurídico |
Gerente de registros |
Tudo |
Gerente de registros |
Gerente do site |
Tudo |
Editor de conteúdo |
Administrador do site |
Tudo |
Auditor de conteúdo |
A identificação de interessados em um conteúdo pode ajudar você a garantir que sua a solução de gerenciamento de documentos seja abrangente e a projetar sites e bibliotecas de documentos que atendam às necessidades de conteúdo e aos processos da sua empresa.
Analisar o uso de documento
Depois de identificar seus participantes de conteúdo, colete informações deles para ajudá-lo a analisar a forma como os documentos serão usados em sua organização. Esta é uma parte importante do processo de planejamento porque ajudará você a determinar:
Como as bibliotecas de documentos devem ser estruturadas.
Quais modelos de site serão usados.
De quantos sites você precisará.
Quais políticas de gerenciamento de informações aplicar a sites.
Qual topologia física de servidores será necessária para a implementação da sua solução.
As informações a serem coletadas incluem:
Tipo de documento, como notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido, análise do desempenho do funcionário, memorando interno ou especificação de produto.
Propósito de cada tipo de documento, como "fornece recomendações a clientes sobre patrimônio líquido junto com dados de suporte".
Autor de cada tipo de documento (é útil listar a função do autor — como "analista financeiro" ou "gerente de produtos" — em vez de nomes individuais).
Formato do documento. Se o documento tiver que ser convertido de um formato para outro em qualquer ponto do seu ciclo de vida útil, registre essas informações.
Os usuários de cada tipo de documento, como "clientes" ou "integrantes da equipe".
Outras funções que se aplicam ao ciclo de vida do documento, como "revisor técnico" ou "copidesque".
Local do documento, como "computador cliente", "servidor Web" ou "servidor de arquivos". Observe que essa pergunta pode ter várias respostas, como quando um documento é criado em um computador cliente e publicado em um servidor Web.
Como os leitores exibem o documento, como em uma página da Web ou de um compartilhamento de arquivo.
| Ação da planilha |
|---|
A Planilha de análise do uso de documentos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x416) é fornecida para registrar sua análise de uso de documentos. Os exemplos a seguir representam informações que podem ser coletadas e registradas na planilha de duas organizações diferentes de uma corporação. |
Exemplo de planilha de uso de documentos:
| Tipo | Finalidade | Autor | Usuário | Formato | Outras funções | Locais |
|---|---|---|---|---|---|---|
Notificação sobre pesquisa de patrimônio líquido |
Oferece aos principais clientes de um serviço financeiro diretrizes sobre a compra ou venda de uma ou mais ações |
Analista financeiro |
Cliente |
DOCX (para criação de páginas); PDF (para editoração) |
Revisor (técnico); revisor (legal); aprovador; copidesque; gerente de registros; administrador de site |
|
Análise Os formatos de criação e editoração separados requerem uma conversão de formato. O grande número de revisores requer um ou mais fluxos de trabalho (processos corporativos implementados no servidor). Os quatro sites (criação, testes, Internet e repositório de registros) requerem mecanismos para mover o conteúdo de um site para outro. A necessidade de arquivar o conteúdo em um repositório de registros corporativo e as implicações normativas da publicação de conselhos sobre patrimônio líquido exigem políticas corporativas e práticas recomendadas, como auditoria e retenção de conteúdo.
| Tipo | Objetivo | Autor | Usuário | Formato | Outras funções | Locais |
|---|---|---|---|---|---|---|
Análise do desempenho do funcionário |
Avalia o desempenho de um funcionário, incluindo a autoavaliação e a avaliação do gerente |
Operador de informações; gerente |
Gerentes; especialistas em recursos humanos |
.DOC |
Revisor (recursos humanos); revisor (legal); aprovador (gerência superior); gerente de registros |
|
Análise Dois autores e vários revisores exigem um ou mais fluxos de trabalho. O documento é manipulado por várias pessoas diferentes e reside em um servidor Web corporativo (aparentemente com alto nível de proteção) e é arquivado em um repositório de registros. A natureza confidencial desse conteúdo requer o IRM (Gerenciamento de Direitos de Informação) nas áreas de trabalho e servidores, além de políticas corporativas e práticas recomendadas (como auditoria) que protejam a privacidade do funcionário e a situação legal da corporação.
Planilhas
Use as planilhas a seguir para registrar as informações discutidas neste artigo: