Visão geral de gerenciamento de documentos (SharePoint Foundation 2010)
Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010
Tópico modificado em: 2011-05-23
Este artigo fornece uma descrição de alto nível dos vários elementos de uma solução de gerenciamento de documento com base no Microsoft SharePoint Foundation 2010.
Neste artigo:
Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentos
Processo de planejamento
O gerenciamento de documentos controla o ciclo de vida dos documentos na sua organização — como eles são criados, revisados e publicados e como são, por fim, descartados ou mantidos. Embora o termo "gerenciamento" implique que as informações são controladas a partir da alta gerência da organização, um sistema eficiente de gerenciamento de documentos deve refletir a cultura da organização que o utiliza. As ferramentas usadas para o gerenciamento de documentos devem ser suficientemente flexíveis para permitir que você tenha controle rígido sobre o ciclo de vida de um documentos, se isso estiver de acordo com a cultura e as metas da sua empresa, mas também para permitir que você implemente um sistema com uma estrutura mais flexível, se isso atender melhor às necessidades da sua empresa.
Os elementos de um sistema de gerenciamento de documentos
Uma solução de gerenciamento de documentos eficiente especifica o seguinte:
Quais tipos de documentos e outro conteúdo podem ser criados dentro de uma organização.
Qual modelo deve ser usado para cada tipo de documento.
Os metadados que devem ser fornecidos para cada tipo de documento.
Onde armazenar um documento em cada etapa do seu ciclo de vida.
Como controlar o acesso a um documento em cada etapa do do seu ciclo de vida.
Como mover documentos na organização à medida em que os membros da equipe contribuem na criação, análise, aprovação, publicação e disposição dos documentos.
O SharePoint Foundation 2010 inclui recursos que implementam todos esses aspectos do gerenciamento de documentos. Para garantir que os profissionais de informações possam aproveitar os benefícios desses recursos com facilidade, sem precisarem abandonar as ferramentas e as operações que utilizam diariamente, os aplicativos do o Microsoft Office system como Microsoft Outlook e Microsoft Word — também incluem recursos que oferecem suporte a cada estágio do ciclo de vida de um documento.
Processo de planejamento
O processo de planejamento de gerenciamento de documentos consiste nas seguintes etapas principais:
Identificar as funções de gerenciamento de documentos Verifique se seus planos incluem a opinião dos principais participantes da organização, se você tem a melhor equipe para a implementação da solução, e se você sabe quem participará nos processos de gerenciamento de documentos.
Analisar o uso de documentos Depois de identificar quem trabalhará com os documentos, determine os tipos de documentos utilizados no trabalho e como eles serão utilizados. Para obter mais informações, consulte Identificar usuários e analisar o uso de documentos (SharePoint Foundation 2010).
Planejar a organização de documentos Você pode organizar os documentos em conjuntos de sites, sites e bibliotecas. O SharePoint Foundation 2010 oferece vários recursos para ajudar na organização e no armazenamento de documentos, desde sites especializados até bibliotecas de documentos livremente estruturadas para a colaboração e a rápida criação de documentos. Em uma biblioteca, é possível organizar o conteúdo em pastas e subpastas. Para obter mais informações, consulte Planejamento de biblioteca de documentos (SharePoint Foundation 2010).
Planejar como o conteúdo deve ser movido de um local para outro Talvez seja necessário mover ou copiar um documento de um site ou de uma biblioteca para outro local, ao longo dos diferentes estágios do ciclo de vida. Por exemplo, o processo de publicação pode incluir a movimentação de um documento de um site de estadiamento para um site público da Internet. Para obter mais informações, consulte "Planejar o fluxo do conteúdo" em Planejamento de biblioteca de documentos (SharePoint Foundation 2010).
Planejar tipos de conteúdo Use tipos de conteúdo para organizar as informações sobre documentos, como metadados, modelos de documento e processos de fluxo de trabalho. Essa etapa é importante para ajudá-lo a organizar os documentos e garantir consistência na sua organização. Para obter mais informações, consulte Planejamento de tipos de conteúdo (SharePoint Foundation 2010).
Planejar fluxos de trabalho Ao planejar fluxos de trabalho para a organização, você pode controlar e acompanhar a forma como os documentos são movidos de um membro da equipe para outro conforme cada participante colabora no ciclo de vida de um documento. O SharePoint Foundation 2010 inclui fluxos de trabalho para tarefas comuns da equipe, como a revisão e a aprovação de documentos. O SharePoint Foundation 2010 também oferece suporte para a criação e a instalação de fluxos de trabalho personalizados. Para obter mais informações, consulte Planejamento de tipos de conteúdo (SharePoint Foundation 2010)).
Planejar o controle de conteúdo Você pode planejar o nível adequado de controle com base no tipo de conteúdo ou no local de armazenamento. Por exemplo, você pode exigir que um documento em uma biblioteca específica seja submetido ao check-out antes que possa ser editado. Para obter mais informações, consulte Planejamento de controle de versão, aprovação de conteúdo e check-out (SharePoint Foundation 2010).