Fluxo de trabalho de aprovação: um cenário (SharePoint Foundation 2010)
Aplica-se a: SharePoint Foundation 2010
Tópico modificado em: 2011-03-10
O exemplo mais comum de fluxo de trabalho humano na maioria das organizações é alguma variação do tipo aprovação: um grupo de pessoas precisa aprovar ou rejeitar um documento e, talvez, adicionar comentários para explicar suas decisões. Este artigo mostra como é a aparência de um fluxo de trabalho do tipo aprovação criado no SharePoint Designer 2010 ou no Designer de Fluxo de Trabalho do Visual Studio 2010, hospedado usando o SharePoint Foundation 2010. Antes de ler este exemplo, será útil definir as funções exercidas pelas diferentes pessoas.
Autor do fluxo de trabalho O desenvolvedor ou profissional de informações que cria um modelo de fluxo de trabalho.
O administrador do SharePoint Foundation 2010 A pessoa que instala um modelo de fluxo de trabalho e o associa a uma lista ou biblioteca de documentos.
Iniciador do fluxo de trabalho A pessoa que inicia um fluxo de trabalho, fazendo com que uma instância de fluxo de trabalho seja criada a partir de uma associação de fluxo de trabalho específica.
Participantes do fluxo de trabalho As pessoas que interagem com uma instância de fluxo de trabalho para concluir o processo empresarial ao qual ele oferece suporte.
Conforme descrito na próxima seção, as pessoas em cada uma dessas funções têm seus próprios papéis no sentido de criar, instalar, iniciar e usar um fluxo de trabalho.
Criando um fluxo de trabalho
A Microsoft oferece duas opções para a criação de fluxos de trabalho no SharePoint Foundation 2010. Os desenvolvedores usam o Visual Studio 2010 e o Designer de Fluxo de Trabalho, enquanto os operadores de informações usam a abordagem baseada em regras que o SharePoint Designer 2010 oferece. Em ambos os casos, o resultado é um modelo de fluxo de trabalho que deve ser implantado em um servidor que executa o SharePoint Foundation 2010. Esse cenário pressupõe que um modelo de fluxo de trabalho já tenha sido criado.
Associando um fluxo de trabalho
Antes de poder usar um fluxo de trabalho, você deve instalar um modelo de fluxo de trabalho em um servidor que esteja executando o SharePoint Foundation 2010 e deve associar esse fluxo de trabalho a uma determinada biblioteca de documentos, lista, tipo de conteúdo ou (no caso de um fluxo de trabalho de site) site. Dessa forma, é possível iniciar o fluxo de trabalho de qualquer documento ou item dessa biblioteca ou lista. Embora os fluxos de trabalho não possam ser explicitamente iniciados a partir de tipos de conteúdo, um fluxo de trabalho associado a um deles pode ser iniciado a partir de um documento ou item de lista ao qual o tipo de conteúdo está anexado. Como os fluxos de trabalho operam da mesma maneira em itens e documentos, um modelo de fluxo de trabalho normalmente pode ser anexado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo. Você também pode criar um modelo que possa ser associado somente a uma lista ou biblioteca específica.
Tanto a instalação quanto a associação são realizadas automaticamente para fluxos de trabalho implantados com o SharePoint Designer 2010. No entanto, quando você usa o Visual Studio para implantar fluxos de trabalho, um administrador do servidor deve instalar explicitamente o modelo de fluxo de trabalho. Opcionalmente, o autor do fluxo de trabalho pode permitir que a pessoa responsável pela criação da associação defina opções para o comportamento do fluxo de trabalho, como uma lista padrão de pessoas que sempre podem participar do processo. O mesmo modelo pode ser associado a várias bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo, e cada associação pode ser personalizada como necessário. Depois que a associação for criada e que qualquer opção disponível for definida, um iniciador de fluxo de trabalho poderá criar uma instância de fluxo de trabalho a partir dessa associação, conforme descrito na seção a seguir.
Associando um fluxo de trabalho a um site
Fluxos de trabalho de site são associados ao próprio site. Um item não precisa ser iniciado para que o fluxo de trabalho seja executado.
Você pode usar fluxos de trabalho de site para processos que não possuem um contexto de item de lista. Por exemplo, pode criar um fluxo de trabalho para solicitar permissões para o site, um fluxo de trabalho para solicitar e provisionar um novo site ou um fluxo de trabalho que use um contexto armazenado fora do site do SharePoint, sem precisar criar um item de lista do SharePoint correspondente para iniciar o fluxo de trabalho.
Fluxos de trabalho de site podem ser associados a um site por meio das configurações deste, onde podem ser iniciados. O SharePoint Designer 2010 também pode implantar fluxos de trabalho de site diretamente em um site.
Fluxos de trabalho de site funcionam da mesma maneira que itens de lista, conforme descrito anteriormente neste artigo, com a exceção de que esses fluxos não podem ser iniciados a partir de um documento ou de um item em uma biblioteca ou lista.
Para obter mais informações, consulte Add a workflow association (SharePoint Foundation 2010).
Iniciando um fluxo de trabalho
O SharePoint Foundation 2010 oferece três opções para iniciar uma instância de um fluxo de trabalho. Todas elas sempre executam o fluxo de trabalho desde o início (se uma instância de um fluxo de trabalho criada a partir de uma determinada associação já estiver em execução em um determinado documento ou item de lista, não será possível iniciar outra instância do fluxo de trabalho no mesmo documento ou item). Estas são as opções para iniciar um fluxo de trabalho:
Um usuário do SharePoint Foundation 2010 pode iniciar manualmente um fluxo de trabalho.
Você pode configurar um fluxo de trabalho para ser executado automaticamente quando um usuário cria um documento ou item.
Você pode configurar um fluxo de trabalho para ser executado automaticamente quando um usuário altera um documento ou item.
Por exemplo, um usuário do Microsoft Word pode carregar um novo documento na biblioteca de documentos do site. Isso fará com que seja iniciada uma instância de um fluxo de trabalho associada a essa biblioteca.
Esse cenário usa a primeira dessas três opções: iniciar manualmente um fluxo de trabalho de Aprovação para um documento. Para iniciar uma instância de fluxo de trabalho a partir de um documento de uma biblioteca de documentos, um usuário do SharePoint Foundation 2010 faz o seguinte:
Aponta para o documento e seleciona Fluxos de Trabalho no menu suspenso.
Seleciona o fluxo de trabalho a ser iniciado.
Este exemplo pressupõe que tenha sido criado um fluxo de trabalho que roteará o documento para aprovação.
Quando um fluxo de trabalho é iniciado (ou seja, quando uma instância de um fluxo de trabalho é criada), também pode exibir uma tela que permite a um usuário especificar informações relevantes. Para um fluxo de trabalho que roteia um documento para aprovação, as informações podem incluir o nome de cada pessoa que deve aprovar o documento, uma indicação do vencimento de cada aprovação e uma lista de pessoas a serem notificadas. Depois que as informações são fornecidas, o usuário clica em Iniciar. O fluxo de trabalho começa a ser executado e solicita que cada participante examine o documento na ordem em que os nomes foram inseridos na tela.
Quando um fluxo de trabalho é iniciado, ele também pode opcionalmente enviar uma mensagem de email para a pessoa que o iniciou. Da mesma forma, um fluxo de trabalho pode informar seu criador por email assim que for terminado. Você também pode configurar o fluxo de trabalho para notificar por email os participantes do fluxo de trabalho — neste exemplo, as pessoas que estão aprovando o documento — de que o fluxo de trabalho tem alguma tarefa para eles.
Interagindo com um fluxo de trabalho
O conceito de tarefas modela a interação entre uma pessoa e um fluxo de trabalho em execução. Uma tarefa é uma unidade de trabalho atribuída a um indivíduo. Por exemplo, cada pessoa na lista de aprovação deste fluxo de trabalho receberá uma tarefa que solicita aprovação do documento. O SharePoint Foundation 2010 pode ter uma lista de tarefas para cada site, e um fluxo de trabalho em execução pode adicionar tarefas a essa lista que especifiquem a quem cada tarefa será atribuída. Os usuários desse site podem ver o trabalho que os aguarda acessando sua lista de tarefas em um navegador da Web. Como opção, você pode ter uma lista personalizada apenas para as suas tarefas de fluxo de trabalho.
Para um usuário do SharePoint Foundation 2010, a lista de tarefas em espera é simplesmente outra lista. Neste exemplo, o usuário navega até o site do SharePoint da equipe e seleciona a opção para exibir a lista de Tarefas a ele atribuída. Para trabalhar em uma tarefa, esse usuário clica no nome da tarefa.
A maneira como um fluxo de trabalho interage com participantes pode variar, portanto o próprio fluxo de trabalho define a tela exibida para o usuário. Neste exemplo, o fluxo de trabalho oferece opções para aprovar ou rejeitar o documento e uma caixa de texto na qual os participantes podem digitar comentários.
Outras opções disponíveis permitem que os usuários reatribuam a tarefa a outra pessoa ou que solicitem uma alteração. Aqui, o usuário poderia digitar um comentário e clicar em Aprovar. Em seguida, o fluxo de trabalho cria uma tarefa na lista de tarefas da próxima pessoa na sua lista de aprovadores. Quando cada participante tiver respondido, o fluxo de trabalho será finalizado.
Fluxos de trabalho do SharePoint Foundation 2010 também oferecem outras opções, incluindo as seguintes:
O iniciador de um fluxo de trabalho pode verificar o status do fluxo de trabalho.
Por exemplo, no cenário descrito aqui, o iniciador poderia verificar o andamento do processo de aprovação.
Um fluxo de trabalho pode ser modificado enquanto está em execução.
O autor do fluxo de trabalho determina as modificações permitidas, se houver. Um fluxo de trabalho de Aprovação, por exemplo, pode permitir a inclusão de um novo aprovador enquanto está em andamento. A capacidade de modificar fluxos de trabalho em andamento é importante, porque reflete como as pessoas realmente trabalham. Como a alteração espontânea de processos empresariais faz parte da vida de qualquer empresa, os fluxos de trabalho do SharePoint Foundation 2010 foram projetados para permitir que os usuários lidem com isso.
Resumindo o processo
Quando um modelo de fluxo de trabalho é instalado em um site e associado a uma biblioteca de documentos, a uma lista, a um site ou a um tipo de conteúdo, um usuário do site pode iniciar uma instância de fluxo de trabalho.
O processo começa quando o iniciador do fluxo de trabalho seleciona um documento e inicia uma instância de um fluxo de trabalho.
O iniciador cria uma instância de fluxo de trabalho a partir dessa associação.
O usuário personaliza essa nova instância e a inicia.
A instância em execução do fluxo de trabalho adiciona uma tarefa à lista de tarefas de um participante.
O fluxo de trabalho de aprovação usado neste cenário atribui essas tarefas em sequência. No entanto, você pode atribuir tarefas a vários participantes ao mesmo tempo, permitindo que elas sejam executadas em paralelo.
Os participantes do fluxo de trabalho podem conhecer as tarefas que o fluxo de trabalho atribuiu a eles verificando suas listas de tarefas.
Cada participante interage com a instância em execução do fluxo de trabalho para concluir as tarefas atribuídas.
No exemplo descrito aqui, essa interação exigia a aprovação de um documento, mas ela pode ser qualquer tarefa que o autor do fluxo de trabalho queira.
Vale a pena notar que o documento no qual um fluxo de trabalho é executado não é enviado de pessoa para pessoa. Em vez disso, ele permanece no site, e cada participante do fluxo de trabalho recebe um link para ele. Na verdade, não é necessário que o fluxo de trabalho utilize o documento ou o item ao qual está associado. Também vale a pena enfatizar que o SharePoint Foundation 2010 define o que é exibido para o iniciador do fluxo de trabalho e seus participantes nas etapas 1, 2 e 5. No entanto, o autor do fluxo de trabalho define e cria as páginas da Web ASPX que são usadas nas etapas 3 e 6. Isso permite que o autor controle como os usuários personalizam o fluxo de trabalho e interagem com ele.