Inserindo o trabalho e salvando no Project Web Access
Atualizado: fevereiro de 2009
Tópico modificado em: 2009-01-29
As organizações têm seu próprio conjunto de requisitos e processos para controlar os intervalos de tempo na página Minhas Tarefas, nos Quadros de Horários e no suplemento do Microsoft Office Project 2007 do Outlook.
Os membros da equipe podem inserir o tempo após a configuração do suplemento do Outlook ser determinada e as atribuições serem importadas. As atribuições podem ser acessadas nas Tarefas do Outlook ou no Calendário do Outlook.
Após a abertura da atribuição, uma descrição detalhada da agenda pode ser exibida pelos seguintes campos:
Nome da Tarefa
Nome do Projeto
Hierarquia de Tarefas
Uma descrição da seção de detalhes das tarefas é fornecida como padrão quando as atribuições importadas são abertas no Outlook. No entanto, as configurações de tempo do Project Web Access (PWA) e o gerenciamento de tarefas influenciam o modo pelo qual as atribuições são exibidas no Outlook, como o trabalho é inserido e como é salvo no PWA. Essas configurações afetam especificamente as seguintes opções:
Gerenciamento de Tarefas
Quadro de Horários
Horas trabalhadas por dia
Gerenciamento de Tarefas
O Gerenciamento de Tarefas é equivalente à página Minhas Tarefas do Project Web Access, onde os usuários informam seu progresso nas atribuições. A tarefa é então enviada ao Gerente de Projeto para que seja feita uma Atualização da Tarefa, que se refletirá no plano do projeto.
Quando os usuários selecionam o Método de Controle no suplemento do Outlook para obter informações da Porcentagem de trabalho concluído ou do Trabalho concluído e trabalho restante reais, tanto a guia Gerenciamento de Tarefas como a guia Quadro de Horários podem ser exibidas.
Método de porcentagem de trabalho concluído
Os campos que compõem esse método de controle são Condições da Tarefa, Porcentagem de trabalho concluído, Trabalho remanescente, Trabalho Estimado e Trabalho Real. Os usuários informam o percentual de trabalho já concluído.
Em uma tarefa de cinco dias (trabalho total = 5d), se metade das atribuições tiver trabalhado e 50% das atribuições tiverem sido informadas, o Trabalho Remanescente corrigirá automaticamente o cálculo para 2,5 dias.
Método de trabalho real e trabalho remanescente
Os campos que compõem esse método de controle são Condições da Tarefa, Trabalho Real, Trabalho Remanescente, Trabalho Estimado e Porcentagem de Trabalho Concluído. O volume de trabalho a ser atribuído é informado no campo Trabalho Real. O trabalho remanescente é recalculado, embora possa ser modificado.
Em uma tarefa de 2 dias (Trabalho Estimado = 2d), se 1 dia de trabalho for executado e informado no campo Trabalho Real, o Trabalho Remanescente será recalculado automaticamente para 1 dia, e a Porcentagem de Trabalho Concluído será de 50%.
Horas de trabalho concluídas por períodos
As Horas de Trabalho Concluídas por Dia consistem na terceira opção de suplemento para o Outlook controlar o andamento da atribuição das tarefas e a utilização do tempo administrativo. Os usuários podem selecionar este método de controle e qualquer uma das opções de exibição do Outlook nas Configurações e Padrões do Quadro de Horários, combinando o Gerenciamento de Tarefas e o Quadro de Horários no suplemento do Outlook como uma única opção.
Os campos que compõem esse método de controle são Integridade, Porcentagem de trabalho concluído, Trabalho Remanescente e Trabalho Estimado. Os usuários informam o volume de trabalho em horas no período apropriado. Os outros campos podem ser modificados.
As seguintes opções também estão disponíveis quando a opção Horas de Trabalho Concluídas por Dia é usada:
Copiar da Agenda Planejada. – Se o trabalho for concluído de acordo com a agenda de planejamento do projeto, os usuários poderão selecionar essa opção para preencher as datas. Isto resultará em um número menor de entradas de dados feitas manualmente pelos usuários.
Salvar no Project Web Access. Os usuários podem confirmar o tempo informada ao Project Web Access das seguintes maneiras:
Uma atualização em massa é executada após o andamento ter sido informado, salvo e fechado no Outlook. Os usuários podem clicar na opção Atualizar o Project Web Access na barra de ferramentas do Outlook para executar uma atualização em massa. As atribuições que contêm alterações não confirmadas para o Project Web Access são atualizadas na barra de ferramentas do Outlook.
Os usuários podem clicar em Salvar no Project Web Access para informar o tempo de uma atribuição individual.
E enviar para o Gerente de Projeto. Quando uma Atualização de Tarefas é salva, o usuário pode especificar se a entrada será enviada automaticamente para o Gerente de Projeto. O usuário escolhe a opção E enviar para o Gerente de Projeto para que a entrada seja enviada automaticamente. A opção é habilitada por padrão. Se a opção for desabilitada, será dos membros da equipe a responsabilidade de enviar uma atualização ao Gerente de Projeto, por meio da página Minhas Tarefas.
Esta caixa de diálogo também contém as seguintes opções:
Opções. Abre a página de Opções do Outlook.
Ir para o Espaço de Trabalho do Projeto. Abre o site do WSS do espaço de trabalho do projeto para permitir que os usuários vinculem documentos, questões e riscos.
Ir para o Quadro de Horários da Web.
Ir para Meu Trabalho. A atribuição está acessível para revisão no PWA antes do usuário informar o progresso ou depois de confirmar uma tarefa. O usuário deve clicar em Ir para Meu Trabalho para acessar a atribuição. Uma janela do Internet Explorer conecta a URL do Project Server especificado no suplemento das propriedades do PWA do Outlook.
Ajuda. Ajuda do Outlook.
Quadro de horários
O novo recurso de Quadro de Horários do PWA permite que os usuários controlem sua mão-de-obra por períodos. O mesmo recurso está disponível no suplemento do Outlook para registrar as horas de trabalho não-projetadas das atribuições. Os usuários informam o esforço convertido em horas na guia Quadro de Horários do suplemento do Outlook. Dependendo dos critérios de exibição do Outlook em relação às Configurações e Padrões do Quadro de Horários do PWA, uma organização pode especificar que os usuários informem seus horários da seguinte maneira:
Horas Reais e Horas Agendadas
Horas Reais, Horas Extras e Horas Agendadas
Horas Faturáveis, Não Faturáveis, Horas Extras e Horas Agendadas. Estas são habilitadas por padrão.
As horas que são inseridas no Outlook para as atribuições de tarefas, Período Administrativo (trabalhado ou não trabalhado) e Itens de Linha Nova no Quadro de Horários do PWA equivalem à utilização total do período designado. Os Itens de Linha Nova não podem ser criados no suplemento do Outlook.
Quadro de Horários versus Gerenciamento de Tarefas
O tempo informado no Gerenciamento de Tarefas registra o esforço, em horas, das atribuições de tarefas. As horas inseridas no Quadro de horários podem incluir o Período Administrativo que irá contribuir para a utilização global do recurso por um período específico. Uma organização pode também considerar as opções adicionais para auxiliar os membros da equipe quando estes atualizam o Quadro de Horários do PWA.
Entrada de tempo apenas pelo Quadro de Horários
O tempo inserido para a atribuição de uma tarefa em Gerenciamento de Tarefas e a mesma atribuição de tarefa adicionada ao Quadro de Horários poderá variar. Por exemplo, durante uma atribuição, um membro da equipe poderá informar o período de oito horas no Quadro de Horários e de seis horas no Gerenciamento de Tarefas. As oito horas incluem as seis horas para concluir o trabalho e duas horas de pré-trabalho, organização e elaboração.
A opção Entrada de tempo apenas pelo Quadro de Horários na Exibição e Configurações das Tarefas assegura que os usuários irão relatar sempre os mesmos intervalos do quadro de horários como da tarefa executada. As informações passam a ser sincronizadas para atualizar as tarefas quando esta opção é habilitada.
Quadro de Horários de importação do PWA
As horas que são inseridas no Quadro de Horários para as atribuições de tarefas do Outlook não são atualizadas automaticamente ao plano de projeto. Depois que um usuário salva ou atualiza as modificações em uma atribuição de tarefa para o Quadro de Horários do PWA do Outlook, o Quadro de Horários deve ser importado para a página Minhas Tarefas e enviado para o Gerente do Projeto para uma Atualização da Tarefa.
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