Artigo
11/02/2016

Configurar opções de Espaço de Trabalho de Reunião no Outlook 2007

Atualizado: abril de 2009

Aplica-se a: Office Resource Kit

Tópico modificado em: 2015-03-09

Neste artigo:

Usando diretivas para definir listas de servidores e outras opções do usuário
Configurando a integração do Espaço de Trabalho de Reunião ao usar um servidor POP
Exibindo logs de mensagem de erro

O Espaço de Trabalho de Reunião é um site para centralização de informações e materiais de reunião. Antes da reunião, você usa um espaço de trabalho para publicar a pauta, a lista de participantes e os documentos que você planeja discutir. Após a reunião, você usa o espaço de trabalho para publicar os resultados da reunião e controlar as tarefas. Você envia uma solicitação de reunião do Microsoft Outlook convidando pessoas para a reunião. Na mensagem, você inclui um hiperlink que aponta para o espaço de trabalho onde os convidados podem obter detalhes e ver os materiais da reunião.

Observação:
Este tópico destina-se aos administradores do Outlook.

Você pode definir várias opções para configurar e gerenciar sua implantação do Espaço de Trabalho de Reunião com o Microsoft Office Outlook 2007. Pode-se gerenciar como os usuários escolhem servidores do Espaço de Trabalho de Reunião e outras opções quando eles criam espaços de trabalho a serem incluídos em solicitações de reunião do Outlook. Você pode configurar os Espaços de Trabalho de Reunião ao usar um servidor POP como servidor de mensagens. Você também pode exibir as mensagens de erro do Espaço de Trabalho de Reunião em um arquivo de log para solucionar problemas nas configurações do Espaço de Trabalho de Reunião.

Observação:
Por padrão, um servidor Microsoft Exchange deve ser configurado como servidor de mensagens quando você usa Espaços de Trabalho de Reunião com o Outlook.

O Espaço de Trabalho de Reunião é um tipo especial de site do Microsoft Windows SharePoint Services criado sob um site de nível superior do SharePoint. Está disponível uma Ajuda para o Espaço de Trabalho de Reunião e uma Ajuda geral do SharePoint no espaço de trabalho.

Observação:
Se os serviços do SharePoint Windows estiverem instalados na rede, os usuários da empresa podem convidar outros usuários que compartilham a mesma floresta do Microsoft Windows NT para um espaço de trabalho. Para obter mais informações sobre domínios e florestas, consulte as informações sobre o Active Directory na Ajuda do Windows.

Usando diretivas para definir listas de servidores e outras opções do usuário

Você pode configurar opções ao usar diretivas para aplicar configurações do Espaço de Trabalho de Reunião para grupos de usuários de sua organização. Por exemplo, você pode definir a lista de servidores do Espaço de Trabalho de Reunião que os usuários podem escolher. Você pode desabilitar o acesso ao Espaço de Trabalho de Reunião se não desejar que os usuários usem esse recurso.

Na lista de servidores, você pode especificar como preencher as listas suspensas exibidas aos usuários quando eles trabalham com Espaços de Trabalho de Reunião no Outlook. Você acessa o recurso de Espaço de Trabalho de Reunião clicando em Espaço de Trabalho de Reunião em uma solicitação de reunião do Outlook. No painel de tarefas do Espaço de Trabalho de Reunião, clique em Alterar configurações. No próximo painel de tarefas do Espaço de Trabalho de Reunião, escolha um servidor na lista suspensa Selecione um local:.

No mesmo painel, você pode criar um novo espaço de trabalho escolhendo um idioma de modelo e um tipo de modelo na lista suspensa. Você também pode criar um link para um espaço de trabalho existente na lista suspensaSelecionar um espaço de trabalho.

Você usa uma Diretiva de Grupo para definir as listas e as configurações desejadas para o Espaço de Trabalho de Reunião. Quando você carrega os arquivos ADM do sistema Microsoft Office 12 na Diretiva de Grupo, as diretivas relacionadas ao Espaço de Trabalho de Reunião estão localizadas em Configuração do Usuário\Modelos Administrativos\Microsoft Office Outlook 2007\Espaço de Trabalho de Reunião. Esse também é o local onde você cria uma nova diretiva para listar servidores de Espaço de Trabalho de Reunião e outros itens nas listas suspensas do painel de tarefas do Espaço de Trabalho de Reunião.

Configurando o comportamento da lista de servidores para organizadores de reunião

Você pode configurar como as listas de servidor do Espaço de Trabalho de Reunião são apresentadas aos organizadores de reunião no Outlook. Por exemplo, as listas de servidores podem mostrar uma lista com os servidores usados mais recentemente (MRU) e modelos que podem ser novamente preenchidos a partir da lista padrão sempre que um espaço de trabalho é criado. Você também pode ajudar a impedir o acesso ao Espaço de Trabalho de Reunião desabilitando a opção Espaço de Trabalho de Reunião para solicitações de reunião do Outlook.

Ao especificar a lista de servidores, você pode garantir que ela seja novamente preenchida com servidores e modelos padrão. Você também pode ajudar a controlar se os usuários poderão acessar servidores diferentes dos especificados. Remova o botão Espaço de Trabalho de Reunião das solicitações de reunião do Outlook com a diretiva de botão Desabilitar Espaço de Trabalho de Reunião. Clique duas vezes na diretiva para abrir a caixa de diálogo Propriedades e selecione Habilitado. Em seguida, selecione o botão Marcar para desabilitar Espaço de Trabalho de Reunião.

Você configura opções para o Espaço de Trabalho de Reunião. Selecione uma lista suspensa de locais com a diretiva Desabilitar entradas do usuário para lista de servidores. Clique duas vezes na diretiva para abrir a caixa de diálogo Propriedades e selecione Habilitado. Na lista suspensa Marcar para impedir que usuários adicionem entradas à lista de servidores, selecione uma das seguintes opções:

Publicar padrão, permitir outros— Você especifica uma lista de servidores padrão que aparecem na lista suspensa. Os usuários podem usar a caixa de diálogo pop-out Outro servidor de espaço de trabalho para especificar outros servidores. Além disso, outros sites do Windows SharePoint Services e de espaço de trabalho de documentos que os usuários visitarem aparecerão na lista de servidores. Nenhuma lista MRU de usuário é criada com essa configuração.
Publicar padrão, desautorizar outros — A lista de servidores padrão que você especifica é bloqueada para os usuários. Os usuários não podem acessar a caixa de diálogo pop-out Outro servidor de espaço de trabalho para especificar servidores que não estão na lista fornecida. Com essa configuração, nenhuma lista MRU de usuário é criada.

Especificando uma lista de servidores e modelos padrão

Você pode configurar a lista de servidores e modelos de Espaço de Trabalho de Reunião correspondentes que aparecem em uma lista suspensa quando o usuário clica em Espaço de Trabalho de Reunião em uma solicitação de reunião. Uma única chave do Registro ou diretiva armazena todas as entradas da lista de servidores do Espaço de Trabalho de Reunião.

Observação:
Você pode usar a Ferramenta de Personalização do Office (OCT) para implantar a chave do Registro que especifica a lista de servidores do Espaço de Trabalho de Reunião para seus usuários. Para obter mais informações sobre como usar a OCT, consulte Definir configurações de usuário para o sistema 2007 Office. Para obter detalhes sobre a implantação de chaves do Registro usando a OCT, consulte Ferramenta de Personalização do Office no 2007 Office system.

Você pode usar a Ferramenta de Personalização do Office (OCT) para implantar a chave do Registro que especifica a lista de servidores do Espaço de Trabalho de Reunião para seus usuários. Para obter mais informações sobre como usar a OCT, consulte Definir configurações de usuário para o sistema 2007 Office. Para obter detalhes sobre a implantação de chaves do Registro usando a OCT, consulte Ferramenta de Personalização do Office no 2007 Office system.

A diretiva da lista de servidores tem um formato específico que deve ser seguido. Os nomes de servidores são separados uns dos outros por barras verticais (|) sem retorno de carro (CRS) ou alimentações de linha (LFs). Há seis campos por registro, conforme descrito abaixo. A diretiva tem de um a cinco registros. Isso é uma lista MRU. O primeiro registro de servidor (por exemplo, o Servidor1) é o servidor usado mais recentemente e o registro do quinto servidor (por exemplo, Servidor5) é a referência de servidor mais antigo.

O campo OrganizerName é ignorado quando você usa uma diretiva para especificar a lista de servidores. Os outros campos sempre devem ter conteúdo válido.

Observação:
Você pode examinar a seguinte chave do Registro para ver as configurações atuais da lista de servidores em qualquer computador que foi utilizado para criar Espaços de Trabalho de Reunião: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Meetings\Profile\MRUInternal

Você especifica a lista de servidores para o Espaço de Trabalho de Reunião com a diretiva Servidores e dados padrão para Espaços de Trabalho de Reunião. Como a sequência de caracteres da diretiva é complexa, você deve primeiro digitar as entradas em um editor de texto (como o Bloco de Notas) e, em seguida, colar a sequência de caracteres inteira na diretiva. Ao criar a sequência de caracteres da lista de servidores após a sintaxe descrita abaixo, clique duas vezes na diretiva para abrir a caixa de diálogo Propriedades e selecione Habilitado. No campo Padrão, cole a sequência de caracteres da lista de servidores que você criou.

A sintaxe da sequência de caracteres da lista de servidores é descrita abaixo:

A lista continua com a mesma estrutura, com uma entrada para cada servidor que você deseja incluir.

Há seis campos em cada registro:

Campo 1: URL do servidor
Campo 2: nome amigável do servidor
Campo 3: TemplateLCID
Campo 4: TemplateID
Campo 5: TemplateName
Campo 6: OrganizerName

Cada campo é separado do próximo por uma barra vertical (|). Cada registro completo é separado do próximo por uma barra vertical (|) após o último campo (OrganizerName). Há um total de seis barras verticais em cada registro incluído na configuração.

Para o campo TemplateLCID, especifique um valor decimal que identifique o idioma do modelo, como 1033 (que representa o inglês).

Para os outros campos de modelo, você pode escolher um nome de modelo e a TemplateID correspondente da seguinte tabela dos modelos padrão.

TemplateName	TemplateID
Espaço de Trabalho de Reunião Básica	Mps#0
Espaço de Trabalho de Reunião em Branco	Mps#1
Espaço de Trabalho de Reunião de Decisões	Mps#2
Espaço de Trabalho de Reunião Social	Mps#3
Espaço de Trabalho de Reunião de Várias Páginas	Mps#4

Observação:
Não é possível usar um modelo personalizado para Espaços de Trabalho de Reunião do Outlook com o Windows SharePoint Services.

O exemplo seguinte refere-se a uma entrada de lista de servidores (OrganizerName está em branco):

http://server1/sites/design_team|The Juniper Project|1033|MPS#4|Multipage Meeting

Configurando a integração do Espaço de Trabalho de Reunião ao usar um servidor POP

Você pode configurar a integração do Espaço de Trabalho de Reunião do Outlook ao usar um servidor POP como servidor de mensagens. A configuração do servidor POP permite que o Outlook transporte e mantenha as propriedades do Espaço de Trabalho de Reunião para organizadores e participantes da reunião que usam um servidor POP.

Observação:
O uso de representantes do Outlook com o Espaço de Trabalho de Reunião não recebe suporte nas configurações do servidor POP.

Esta seção fornece um local de informações de referência que podem ajudar você a configurar seu servidor POP para usar o TNEF. Esta seção também inclui as etapas que organizadores de reunião devem seguir para garantir que as solicitações de reunião sejam enviadas por meio de transporte no formato Rich Text.

As seguintes condições são necessárias para o uso dos Espaços de Trabalho de Reunião com um servidor POP:

O servidor POP deve ser configurado para oferecer suporte ao TNEF (Transport-Neutral Encapsulation Format).
As solicitações de reunião do Outlook devem ser enviadas usando transporte no formato Rich Text.

O cenário abaixo descreve a experiência do usuário quando os Espaços de Trabalho de Reunião são incluídos nas solicitações de reunião e o Outlook é usado com um servidor POP.

O organizador da reunião inicia uma solicitação de reunião no Outlook e cria ou vincula a um Espaço de Trabalho de Reunião na solicitação.
O participante receberá a solicitação de reunião e verá uma tabela de Espaço de Trabalho de Reunião no corpo de mensagem. O formato correto da tabela deve incluir um link para o Espaço de Trabalho de Reunião.
As propriedades de Espaço de Trabalho de Reunião são mantidas no calendário do participante.
A resposta do participante é enviada para o servidor do Espaço de Trabalho de Reunião.

Mais informações sobre suporte TNEF

O TNEF é um formato para converter um conjunto de propriedades MAPI — uma mensagem MAPI — em um fluxo serial de dados. As funções TNEF são usadas principalmente por provedores de transporte que precisem codificar propriedades de mensagens MAPI para transmissão por um sistema de mensagens que não aceita diretamente essas propriedades. Por exemplo, o transporte baseado em SMTP usa o TNEF para codificar propriedades, tais como PR_SENT_REPRESENTING, que não possuem representações diretas na estrutura de uma mensagem SMTP.

Para obter mais informações sobre como usar o TNEF, consulte o apêndice sobre o TNEF (em inglês) na Messaging API SDK no TechNet.

O TNEF deve ser habilitado para que os Espaços de Trabalho de Reunião funcionem corretamente nas solicitações de reunião do Outlook quando um servidor POP é usado como servidor de mensagens. As propriedades do Espaço de Trabalho de Reunião são armazenadas em uma propriedade MAPI associada ao formulário de solicitação de reunião. O TNEF é necessário para transportar as propriedades do organizador da reunião para o participante da reunião. Quando o participante da reunião recebe as propriedades do Espaço de Trabalho de Reunião (depois que elas são transportadas pelo TNEF), o Outlook armazena as propriedades na solicitação de reunião do cliente do participante.

Garantindo o uso de um transporte no formato Rich Text

Os organizadores de reuniões que desejam usar o Espaço de Trabalho de Reunião com servidores de mensagens POP devem garantir que o transporte no formato Rich Text — e não o transporte em texto sem formatação — seja o usado para enviar a solicitação de reunião aos destinatários. O transporte no formato Rich Text garante que os atributos em RTF e as informações do iCalendar sejam incluídos no transporte. Isso garante que as propriedades do Espaço de Trabalho de Reunião anexadas à solicitação de reunião sejam mantidas no transporte do email do organizador para participante. O organizador da reunião deve seguir as seguintes etapas para garantir que o transporte no Rich Text seja usado na solicitação de reunião:

Usar Rich Text Format (RTF) quando a solicitação de reunião for enviada.
Não anexar um iCalendar (iCal) à solicitação de reunião. (O formato do iCalendar é um formato comum de calendários da Internet.)

Isso é necessário apenas se o servidor de mensagens for o servidor POP. Se o organizador estiver usando um servidor Exchange, essas opções não serão necessárias.

Definir o Rich Text Format

O Rich Text Format para solicitações de reunião no Outlook pode ser definido por solicitação de reunião ou como padrão para todas as mensagens do Outlook, incluindo solicitações de reunião.

Para definir o Rich Text Format para uma solicitação de reunião

Na solicitação de reunião, na caixa Para, clique duas vezes no nome de usuário.
Na caixa de diálogo Propriedades de email, em Formato da Internet, clique em Enviar em formato Rich Text do Outlook.

Você também pode configurar o Outlook para usar o formato RTF em todas as mensagens da Internet, incluindo solicitações de reunião.

Para definir o formato Rich Text como padrão para todas as mensagens da Internet

No Outlook, no menu Ferramentas , clique em Ferramentas e clique na guia Formato de email .
Clique em Formato da Internet.
Na lista suspensa da seção Opções de Rich Text do Outlook, selecione Enviar em formato Rich Text do Outlook.

Não enviar um anexo do iCalendar

Para especificar que um anexo do iCalendar não seja enviado com uma solicitação de reunião, desmarque a opção Enviar como iCalendar no menu Ferramentas na solicitação de reunião individual. Isso força as propriedades do iCalendar a serem transportadas no cabeçalho de mensagem MIME. Essa opção não estará disponível se o Outlook for usado com o servidor Exchange.

Exibindo logs de mensagem de erro

Alguns erros do Espaço de Trabalho de Reunião são suprimidos por padrão para evitar confusão para o usuário. No entanto, os erros do Espaço de Trabalho de Reunião são gravados no Log de Eventos do Windows, o que pode ajudar quando você estiver solucionando problemas.

Os usuários do Espaço de Trabalho de Reunião são alertados com uma mensagem de erro se houver algum problema durante ou após a criação do espaço de trabalho (por exemplo, se faltar espaço no servidor do espaço de trabalho de reunião). Se ocorrerem problemas fora do processo de iniciação de uma reunião e criação de um espaço de trabalho, os usuários poderão não entender o que saiu errado e o que poderão fazer em relação ao problema. Como esses erros ocorrem de forma assíncrona, em alguns casos talvez não seja óbvio que o erro foi disparado por uma ação de atualização de reunião.

Quando há etapas que os usuários podem seguir para corrigir o problema, as mensagens de erro sobre o problema sempre são mostradas para os usuários. As mensagens de erro que podem confundir os usuários são suprimidas por padrão.

Se você precisar depurar problemas do Espaço de Trabalho de Reunião, pode ser útil examinar o conteúdo do erro no log de eventos do Windows. Você pode exibir os arquivos de log usando o recurso Visualizar Eventos do Windows. Para abrir o recurso Visualizar Eventos, no Painel de controle, clique duas vezes em Ferramentas Administrativas e clique duas vezes em Visualizar Eventos. Você pode ver informações de log relacionadas ao Outlook, clicando em Log de Aplicativos no painel esquerdo.

Baixar este manual

Este tópico está incluído no seguinte manual baixável para facilitar a leitura e a impressão:

Guia de mensagens para a versão do Office 2007 (em inglês)

Consulte a lista completa de manuais disponíveis na seção de informações sobre o Office Resource Kit.

Consulte também

Outros recursos

Guia do Administrador do SharePoint 2003 - Gerenciando Espaços de Trabalho de Reunião (em inglês)

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