Noções Básicas Sobre Dicas de Email

Artigo
05/13/2016

Aplica-se a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Tópico modificado em: 2015-03-09

Dicas de Email são mensagens informativas exibidas aos usuários enquanto eles compõem uma mensagem. O Microsoft Exchange Server 2010 analisa a mensagem, incluindo a lista de destinatários a que ela é endereçada. Se um problema potencial for detectado, o usuário será notificado com Dicas de Email antes do envio da mensagem. Com a ajuda das informações fornecidas pelas Dicas de Email, os remetentes podem ajustar a mensagem que estão escrevendo para evitar situações indesejáveis ou notificações de falha na entrega.

Os seguintes cenários de mensagens improdutivos são comuns em qualquer ambiente de sistema de mensagens:

Notificações de falha na entrega de mensagens que violam as restrições configuradas em uma organização, como restrições de tamanho da mensagem ou número máximo de destinatários por mensagem.
Notificações de falha na entrega de mensagens enviadas a destinatários que não existem, com restrição ou a usuários cujas caixas de correio estão cheias.
Enviar mensagens a usuários com Respostas automáticas configuradas.

Todos esses cenários envolvem o envio de uma mensagem pelo usuário, a sua entrega e, em vez de essa entrega ocorrer, o usuário recebe uma resposta informando que a mensagem não foi entregue. Mesmo no melhor dos cenários, como a resposta automática, esses eventos resultam em perda de produtividade. No caso de uma notificação de falha na entrega, esse cenário poderá resultar em uma chamada dispendiosa ao suporte técnico.

Há também vários cenários em que o envio de uma mensagem não resultará em erro, mas poderá ter consequências indesejáveis, até mesmo desagradáveis:

Mensagens enviadas a grupos de distribuição muito grandes.
Mensagens enviadas a grupos de distribuição inadequados.
Mensagens enviadas inadvertidamente a destinatários fora da organização.
Seleção de Responder a Todos para uma mensagem que foi recebida como destinatário Cco.

Todos esses cenários problemáticos poderão ser atenuados se os usuários forem informados sobre o resultado possível do envio da mensagem à medida que eles compuserem essa mensagem. Por exemplo, se os remetentes souberem que o tamanho da mensagem que estão tentando enviar excede a diretiva da empresa, eles não tentarão enviar a mensagem. Da mesma forma, se os remetentes forem notificados de que a mensagem sendo enviada será entregue a pessoas fora da organização, eles estarão mais propensos a garantir que o conteúdo e o tom da mensagem sejam apropriados.

Ao abordar os cenários listados anteriormente, as Dicas de Email poderão ajudá-lo a:

Reduzir o custo de processamento e armazenamento de mensagens, impedindo as notificações de falha na entrega.
Reduzir o volume de chamadas ao suporte técnico feitas devido às notificações de falha na entrega.
Aumentar a produtividade, evitando as formas de comunicação que não terão êxito, rompendo o ciclo de envio de uma mensagem de email, recebendo uma resposta automática e redirecionando a mensagem.
Informar os usuários, à medida que eles compuserem as mensagens de email, sobre as várias diretivas configuradas em sua organização que impõem limites às mensagens enviadas.
Direcione os usuários aos grupos de distribuição corretos.
Reduza o risco de divulgar informações inadvertidamente a pessoas fora de sua organização.

Importante

As Dicas de Email não foram projetadas para impor diretivas específicas. Elas simplesmente informam os remetentes sobre a natureza da mensagem que estão compondo, para que possam fazer os ajustes necessários.

Procurando tarefas de gerenciamento relacionadas a Dicas de Email? Consulte Gerenciando MailTips.

Dicas de Email no Exchange 2010

A tabela a seguir fornece uma lista de Dicas de Email no Exchange 2010.

Dicas de Email do Exchange 2010

Dica de Email	Cenário
Destinatário interno inválido	A Dica de Email de destinatário interno inválido será exibida se o remetente adicionar um destinatário que aparenta fazer parte da organização, mas não existe no Active Directory. Isso poderá ocorrer se o remetente enviar mensagem a um usuário que não está mais na empresa, mas seu endereço continuar válido no cache de resolução de nomes ou ainda estiver na pasta Contatos do remetente. Isso também poderá ocorrer se o remetente digitar um endereço SMTP com um domínio para o qual o Exchange tem autorização, mas o endereço não resultar em um destinatário existente. A Dica de Email indica o destinatário inválido e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem.
Caixa de correio cheia	A Dica de Email de caixa de correio cheia será exibida se o remetente adicionar um destinatário cuja caixa de correio esteja cheia e sua organização tiver implementado uma restrição de recebimento proibido para caixas de correio de um determinado tamanho. A Dica de Email indica o destinatário com a caixa de correio cheia e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem. A Dica de Email é precisa no momento da exibição. Se a mensagem não for enviada imediatamente, a Dica de email será atualizada a cada duas horas. Isso também se aplica às mensagens que foram salvas na pasta Rascunhos e reabertas após duas horas.
Respostas automáticas	A Dica de email de Respostas automáticas é exibida se o remetente adicionar um destinatário que tiver habilitado as Respostas automáticas. A Dica de email indica que o destinatário está com as Respostas automáticas habilitadas e também mostra os primeiros 250 caracteres da resposta automática configurada pelo destinatário. A Dica de Email é precisa no momento da exibição. Se a mensagem não for enviada imediatamente, a Dica de email será atualizada a cada duas horas. Isso também se aplica às mensagens que foram salvas na pasta Rascunhos e reabertas após duas horas. Se parte de suas caixas de correio de usuário estiverem hospedadas no Exchange Online e você estiver em coexistência com o cenário do Exchange Online, a configuração no objeto de domínio remoto que representa a parte remota de sua organização possuirá efeito direto em como essa Dica de email é processada. No Exchange 2010, os usuários podem configurar Respostas automáticas diferentes para remetentes internos e externos. Se o domínio remoto estiver configurado como um domínio interno (ao configurar o parâmetro IsInternal no objeto de domínio remoto para `$true`), a resposta automática interna será retornada a todos os usuários na organização, independentemente de onde a caixa de correio resida. Contudo, se o domínio remoto não estiver configurado como um domínio interno, a resposta automática interna será retornada a todos os usuário cujas caixas de correio estejam no domínio local, e a resposta automática externa será retornada aos usuário cujas caixas de correio estejam no domínio remoto.
Personalizar	Uma Dica de Email personalizada será exibida se o remetente adicionar um destinatário para o qual uma Dica de Email personalizada está configurada. Uma Dica de Email personalizada pode ser útil para o fornecimento de informações específicas sobre um destinatário. Por exemplo, você pode criar uma Dica de Email personalizada para um grupo de distribuição, explicando sua finalidade para reduzir o uso indevido. Por padrão, as Dicas de Email personalizadas não serão exibidas se o remetente não tiver permissão para enviar a esse destinatário. Nesse caso, a Dica de Email de destinatário restrito é exibida. Entretanto, você pode alterar essa configuração e exibir também a Dica de Email personalizada. Para obter mais informações sobre como configurar Dicas de Email personalizadas, consulte Configurar MailTips Personalizados para Destinatários.
Destinatário restrito	A Dica de Email de destinatário restrito será exibida se o remetente adicionar um destinatário com restrições de entrega configuradas, impedindo esse remetente de enviar mensagens. A Dica de Email indica o destinatário ao qual o remetente não tem permissão para enviar mensagens e dá ao remetente a opção de remover o destinatário da mensagem. Ela também informa claramente o remetente de que a mensagem não será entregue se enviada. Se o destinatário restrito for externo ou for um grupo de distribuição com destinatários externos, essas informações também serão fornecidas ao remetente. No entanto, as seguintes Dicas de Email, se aplicável, serão suprimidas: Respostas automáticas Caixa de correio cheia Dica de Email personalizada Destinatário moderado Mensagem com tamanho excessivo
Destinatários externos	A Dica de Email de destinatários externos será exibida se o remetente adicionar um destinatário externo ou adicionar um grupo de distribuição que tenha destinatários externos. Essa Dica de Email informará os remetentes se uma mensagem que estiverem compondo for enviada para fora da organização, ajudando-os a tomar as decisões corretas a respeito do estilo, do tom e do conteúdo. Por padrão, essa Dica de Email fica desabilitada. É possível habilitá-la usando o cmdlet Set-OrganizationConfig. Para detalhes, consulte Definir Configurações Organizacionais para MailTips. Se parte de suas caixas de correio de usuário estiverem hospedadas no Exchange Online e você estiver em coexistência com o cenário do Exchange Online, a configuração no objeto de domínio remoto que representa a parte remota de sua organização possuirá efeito direto em como essa Dica de email é processada. Se o domínio remoto estiver configurado como um domínio interno (ao configurar o parâmetro IsInternal no objeto de domínio remoto para `$true`), quaisquer destinatários nesse domínio remoto serão tratados como internos e, portanto, a Dica de email dos Destinatários externos não será exibida. Contudo, se o domínio remoto não estiver configurado como um domínio interno, os destinatários naquele domínio serão considerados externos e essa Dica de email será exibida quando uma mensagem estiver sendo redigida para aqueles destinatários. Dica Essa Dica de email não é avaliada quando uma mensagem é redigida para um grupo de distribuição no domínio remoto.
Grande público	A Dica de Email de grande público será exibida se o remetente adicionar um grupo de distribuição com contagem maior do que o tamanho de público configurado em sua organização. Por padrão, Exchange exibe a Dica de Email de mensagens para grupos de distribuição que tenham mais de 25 membros. Para obter informações sobre a configuração de tamanho de público grande para a sua organização, consulte Definir Configurações Organizacionais para MailTips. O tamanho dos grupos de distribuição não é calculado sempre. Em vez disso, as informações do grupo de distribuição são lidas a partir de dados de medição de grupo. Para obter mais informações sobre medição de grupo, consulte Entendendo as Medições de Grupo.
Destinatário moderado	A Dica de Email de destinatário moderado será exibida se o remetente adicionar um destinatário moderado. A Dica de Email mostra qual destinatário é moderado e informa o remetente que isso pode resultar em atraso da entrega. Se o remetente for também é o moderador, essa Dica de Email não será exibida. Ela também não será exibida se o remetente tiver permissão para enviar mensagens ao destinatário (adicionando o nome do remetente à lista Aceitar mensagens somente de, para o destinatário).
Responder a Todos com Cco	A Dica de Email Responder a Todos com Cco será exibida se o remetente receber uma cópia oculta de uma mensagem e selecionar Responder a Todos. Quando o usuário seleciona Responder a Todos para essa mensagem, o fato é que o usuário que recebeu uma Cco dessa mensagem será revelado ao restante do público a que a mensagem foi enviada. Em quase todos os casos, essa é uma situação indesejável, e esta Dica de Email informa o usuário sobre essa condição. Dica Essa Dica de email é suportada somente no Microsoft Office Outlook Web App.
Mensagem com tamanho excessivo	A Dica de Email de mensagem com tamanho excessivo será exibida se a mensagem composta pelo remetente for maior do que os limites de tamanho de mensagem configurados em sua organização. A Dica de Email será exibida se o tamanho da mensagem violar uma das seguintes restrições de tamanho: Configuração de tamanho máximo de envio na caixa de correio do remetente Configuração de tamanho máximo de recebimento na caixa de correio do destinatário Restrição de tamanho máximo da mensagem para a organização Configuração de comprimento máximo de solicitação (para Outlook Web App somente) Dica Devido à complexidade da implementação, os limites de tamanho da mensagem nos conectores de sua organização não são levados em consideração. Dica Essa Dica de email não é exibida no Outlook Web App.

Arquitetura de Dicas de Email

As Dicas de Email são implementadas como um serviço Web no Exchange 2010. Quando um remetente compõe uma mensagem, o software cliente faz uma chamada do serviço Web do Exchange ao servidor que executa o Exchange 2010 com a função de servidor de Acesso para Cliente instalada para obter a lista de Dicas de Email. O servidor Exchange 2010 responde com a lista de Dicas de Email aplicáveis a essa mensagem, e o software cliente exibe as Dicas de Email ao remetente.

Os seguintes clientes de mensagens são compatíveis com Dicas de Email:

Outlook Web App
Microsoft Outlook 2010

As seguintes ações do remetente disparam as Dicas de Email a serem avaliadas ou atualizadas.

Adicionar um destinatário
Adicionar um anexo
Responder ou responder a todos
Abrir uma mensagem, que já está endereçada aos destinatários, na pasta Rascunhos

O cliente armazena em cache as Dicas de Email, portanto, remover e adicionar o mesmo destinatário não resultará no cliente executando o servidor de Acesso para Cliente novamente.

Quando o servidor de Acesso para Cliente é consultado, ele compila a lista de Dicas de Email aplicáveis e as retorna em um lote. Como consequência, todas as Dicas de email serão exibidas para o usuário ao mesmo tempo e não chegarão uma por vez, distraindo o remetente.

Esse servidor usa as seguintes fontes para compilar as Dicas de Email de uma mensagem específica:

Active Directory
Caixas de correio do destinatários
Dados de medição de grupo local

Toda vez que um remetente adicionar um destinatário à mensagem, uma sequência de eventos ocorre para avaliar as Dicas de Email, como indicado na figura a seguir.

Avaliação de Dicas de Email

Fluxo de trabalho da avaliação de Dicas de Email

Conforme a figura anterior:

O cliente de email consulta o serviço Web no servidor de Acesso para Cliente para as Dicas de Email que se aplicam aos destinatários da mensagem.
O servidor de Acesso para Cliente reúne dados de Dicas de Email:
1. O servidor de Acesso para Cliente consulta o Active Directory e lê dados de medição de grupo.
2. Se o destinatário estiver em uma caixa de correio localizada em um servidor de Caixa de Correio no site local, o servidor de Acesso para Cliente consultará o servidor de Caixa de Correio para reunir as respostas automáticas e as Dicas de Email de caixa de correio cheia. Se a caixa de correio do destinatário estiver em outro site, o servidor de Acesso para Cliente solicitará as informações de Dicas de Email ao servidor de Acesso para Cliente no site remoto.
3. O servidor de Acesso para Cliente no site remoto consulta o servidor de Caixa de Correio local em busca dos dados de Dicas de Email.
4. O servidor de Acesso para Cliente remoto usa proxy para enviar os resultados de volta ao servidor de Acesso para Cliente solicitante.
O servidor de Acesso para Cliente devolve os dados de Dicas de Email ao cliente.

Limites em Dicas de Email

As Dicas de Email estão sujeitas às seguintes restrições:

Não são suportadas quando se trabalha no modo offline com o Outlook.
Quando uma mensagem é endereçada a um grupo de distribuição, as Dicas de Email de destinatários individuais pertencentes a esse grupo de distribuição não são avaliadas. Entretanto, se algum dos membros for um destinatário externo, a Dica de Email de destinatários externos será exibida, que mostra ao remetente o número de destinatários externos no grupo de distribuição.
Se a mensagem for endereçada a mais de 200 destinatários, as Dicas de Email de caixa de correio individuais não serão avaliadas por motivos de desempenho.
As Dicas de Email têm um limite de 250 caracteres.
Se o remetente começar a redigir uma mensagem e deixá-la aberta por um longo período, as Dicas de email de Respostas automáticas e de Caixa de correio cheia serão avaliadas a cada duas horas.

Dicas de Email em topologias complexas

As Dicas de Email que contam com os dados da caixa de correio dos destinatários serão avaliadas com uma conexão aos servidores de Caixa de Correio que hospedam esses destinatários. As Dicas de Email de respostas automáticas e caixa de correio cheia estão nessa categoria. Para essas Dicas de Email, o servidor de Acesso para Cliente consulta diretamente o servidor de Caixa de Correio que usa RPC (chamada de procedimento remoto), mas apenas se os destinatários estiverem no mesmo site. Para destinatários que residem em outros sites ou florestas, essas informações são reunidas por meio de solicitações Web de servidor-para-servidor entre servidores de Acesso para Cliente.

Dicas de email nas relações organizacionais

O Microsoft Exchange Server 2010 Service Pack 1 (SP1) permite configurar relações organizacionais com o Exchange Online ou outras organizações. Estabelecer uma relação organizacional permite o aprimoramento da experiência do usuário ao lidar com outras organizações com recursos que incluem compartilhamento de dados de disponibilidade entre as duas organizações, configuração do fluxo seguro de mensagens e habilitação de rastreamento de mensagens nas duas organizações. Para informações adicionais sobre as relações organizacionais, consulte Noções Básicas Sobre Federação.

Quando as Dicas de email estão habilitadas em uma relação organizacional, os servidores de Acesso para Cliente usarão um proxy dos servidores de Acesso para Cliente na organização remota. O comportamento é similar a como as Dicas de email específicas de caixa de correio são manipuladas para usuários em sites remotos do Active Directory. A única diferença é que os servidores de Acesso para Cliente usarão um proxy de todos os tipos de Dicas de email em uma relação organizacional, não apenas nas Dicas de email específicas de caixa de correio.

Você possui controle granular sobre quais tipos de Dicas de email são retornados em uma relação organizacional, além de apenas permitir ou impedir o retorno das Dicas de email. As duas seções a seguir explicam essas configurações em detalhes.

Controlar o nível de acesso às Dicas de email

Pode haver várias razões para estabelecer uma relação organizacional. Dependendo da situação específica, talvez você queira restringir certos tipos de Dicas de email. Especificamente, você pode permitir que todas as Dicas de email sejam retornadas ou somente um conjunto limitado que impediria NDRs. É possível definir essa configuração com o parâmetro MailTipsAccessLevel do cmdlet Set-OrganizationRelationship. A tabela a seguir mostra quais Dicas de email são retornadas na relação organizacional.

Dica de Email	Todas	Limitadas
Grande público	Sim	Não
Respostas automáticas	Sim Se o domínio remoto do destinatário for especificado como interno, a resposta automática interna será exibida. Caso contrário, a resposta automática externa será exibida.	Sim A resposta automática externa é exibida.
Destinatário moderado	Sim	Não
Mensagem com tamanho excessivo	Sim	Sim
Destinatário restrito	Sim	Sim
Caixa de correio cheia	Sim	Não
Dicas de email personalizadas	Sim	Não
Destinatários externos	Sim Se o domínio remoto do destinatário for especificado como interno, essa Dica de email é suprimida. Caso contrário, a Dica de email externa é retornada.	Sim Se o domínio remoto do destinatário for especificado como interno, essa Dica de email é suprimida. Caso contrário, a Dica de email externa é retornada.

Para etapas detalhadas sobre como configurar níveis de acesso a Dicas de email, consulte Definir Configurações Organizacionais para MailTips.

Controlar o escopo de acesso às Dicas de email

Quando você habilita as Dicas de email em uma relação organizacional e define o nível de acesso como All, as Dicas de email, a Caixa de correio cheia, as Respostas automáticas e as Dicas de email personalizadas específicas do destinatário são retornadas para todos os usuários. Contudo, talvez você queira permitir essas Dicas de email somente para um conjunto específico de usuários. Por exemplo, se você configurar uma relação organizacional com um parceiro, talvez queira permitir essas Dicas de email somente para os usuários que trabalham com esse parceiro.

Para isso, é preciso primeiro criar um grupo e adicionar todos os usuários com os quais você deseja compartilhar Dicas de email específicas do destinatário. É possível então especificar esse grupo na relação organizacional.

Após implementar essa restrição, os servidores de Acesso para Cliente verificarão primeiro se o destinatário para o qual eles receberam uma consulta de Dicas de email faz parte desse grupo. Se o destinatário for membro desse grupo, os servidores de Acesso para Cliente retornarão um proxy de todas as Dicas de email, incluindo as Dicas de email específicas do destinatário. Caso contrário, eles não incluirão na resposta as Dicas de email específicas do destinatário.

Para etapas detalhadas sobre como configurar níveis de acesso a Dicas de email, consulte Definir Configurações Organizacionais para MailTips.

Desempenho e escalabilidade

A tabela a seguir lista algumas questões de desempenho comuns relacionadas às Dicas de Email e como essas questões são abordadas.

Questões de desempenho comuns para Dicas de Email

Questões de desempenho	Redução de questões
Descobrir o tamanho dos grupos de distribuição e grupos de distribuição dinâmicos e se eles têm destinatários externos parece ser uma operação cara.	Os grupos de distribuição e grupos de distribuição dinâmicos não são avaliados quando uma mensagem está sendo composta. Essas informações são calculadas diariamente pelo serviço de geração de medição de grupo e distribuídas a todos os servidores de Acesso para Cliente. Para mais informações, consulte Entendendo as Medições de Grupo.
Descobrir restrições de entrega de todos os destinatários de uma mensagem com um grande número de destinatários pode exigir o uso de muitos recursos.	As restrições de entrega não serão avaliadas se uma mensagem tiver mais de 200 destinatários. Além disso, as restrições não são avaliadas para os membros de grupos de distribuição e grupos de distribuição dinâmicos Isso é feito apenas para os destinatários adicionados à mensagem. Se um usuário expandir um grupo de distribuição, as restrições de entrega de todos os membros serão avaliadas, contanto que o número total de destinatários não exceda 200.
A coleta de informações de vários sites em topologias complexas pode levar um bom tempo.	Se as informações solicitadas não forem retornadas dentro de 10 segundos, a operação atingirá o seu tempo limite. O Exchange não exibirá nenhuma Dica de email nova para o remetente após 10 segundos.

Descobrir o tamanho dos grupos de distribuição e grupos de distribuição dinâmicos e se eles têm destinatários externos parece ser uma operação cara.

Os grupos de distribuição e grupos de distribuição dinâmicos não são avaliados quando uma mensagem está sendo composta. Essas informações são calculadas diariamente pelo serviço de geração de medição de grupo e distribuídas a todos os servidores de Acesso para Cliente. Para mais informações, consulte Entendendo as Medições de Grupo.

Descobrir restrições de entrega de todos os destinatários de uma mensagem com um grande número de destinatários pode exigir o uso de muitos recursos.

As restrições de entrega não serão avaliadas se uma mensagem tiver mais de 200 destinatários. Além disso, as restrições não são avaliadas para os membros de grupos de distribuição e grupos de distribuição dinâmicos Isso é feito apenas para os destinatários adicionados à mensagem.

Se um usuário expandir um grupo de distribuição, as restrições de entrega de todos os membros serão avaliadas, contanto que o número total de destinatários não exceda 200.

A coleta de informações de vários sites em topologias complexas pode levar um bom tempo.

Se as informações solicitadas não forem retornadas dentro de 10 segundos, a operação atingirá o seu tempo limite. O Exchange não exibirá nenhuma Dica de email nova para o remetente após 10 segundos.

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