Compreendendo o Gerenciamento de Registros de Mensagens

 

Aplica-se a: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

Tópico modificado em: 2007-07-19

Gerenciamento de registros de mensagens (MRM) é a tecnologia de gerenciamento de registros do Microsoft Exchange Server 2007 que ajuda as organizações na redução dos riscos legais associados a emails e outras comunicações. O MRM facilita manter as mensagens necessárias para estar em conformidade com a diretiva da empresa, as normas governamentais ou as necessidades legais, e remover conteúdo que não tenha valor legal ou comercial. Isso é feito com o uso de pastas gerenciadas, que são as pastas da caixa de correio do usuário às quais foram aplicadas as configurações de conteúdo gerenciado. O administrador ou o usuário coloca essas pastas gerenciadas na caixa de correio do usuário, e o usuário classifica mensagens individuais ou pastas inteiras nas pastas gerenciadas de acordo com as diretivas da organização. As mensagens nas pastas gerenciadas são periodicamente processadas pelo Exchange de acordo com as configurações de conteúdo de pasta. Quando uma mensagem atinge um limite de retenção, ela é arquivada, excluída, sinalizada para atenção do usuário, ou o evento é simplesmente registrado.

Processo de gerenciamento de registros de mensagens

Estratégia de gerenciamento de registros de mensagens

As diretivas de gerenciamento de mensagens ajudam as organizações a cumprir os requisitos legais e a conservar recursos de tecnologia da informação. No entanto, no passado, a aplicação dessas diretivas muitas vezes era uma tarefa desafiadora e ineficaz. Monitorar a conformidade do usuário era uma tarefa difícil e cumprir as solicitações de descoberta legal era um processo caro e demorado. As tentativas de automatizar o processo de gerenciamento de mensagens tiveram sucesso limitado. A funcionalidade MRM no Exchange 2007 trata e reduz esses desafios.

A estratégia usada para tornar a aplicação de diretivas e o gerenciamento de mensagens do Exchange 2007 mais confiável, eficaz e fácil de usar é baseada em três princípios:

• Usuários classificam suas próprias mensagens.

• Mensagens obsoletas são removidas.

• Mensagens necessárias são retidas.

Usuários classificam suas próprias mensagens

Com o Exchange 2007, os usuários participam do processo de MRM, classificando suas próprias mensagens e organizando-as em pastas especiais de caixa de correio denominadas pastas gerenciadas. Esse processo garante que as mensagens sejam classificadas de acordo com os desejos dos usuários e as necessidades da organização, e ajuda a eliminar o tratamento incorreto de mensagens que pode ocorrer com uma solução de gerenciamento de mensagens completamente automatizada.

As pastas gerenciadas são semelhantes às outras pastas das caixas de correio dos usuários; no entanto, elas não podem ser movidas, renomeadas nem excluídas (na maior parte dos casos). Os usuários podem arquivar itens colocando-os na pasta gerenciada apropriada ao tipo de conteúdo em questão. As mensagens também podem ser organizadas na pasta adequada por meio de regras.

As pastas gerenciadas podem ser adicionadas às caixas de correio dos usuários pelos administradores do sistema (por meio do Console de Gerenciamento do Exchange ou do Shell de Gerenciamento do Exchange). Se a organização cria um site de serviços da Web com esse objetivo, os usuários podem adicionar ou remover pastas gerenciadas de suas caixas de correio nesse site. Para obter mais informações sobre como usar serviços da Web com o Exchange 2007, consulte Serviços da Web (página em inglês).

Pastas gerenciadas para usuários do Microsoft Office Outlook 2007 podem ter limites de armazenamento e exibir uma descrição da diretiva de gerenciamento de mensagens que se aplica a elas. Pastas gerenciadas com limites de tamanho e descrições de pasta não podem ser atribuídas a caixas de correio acessadas pelas versões anteriores do Outlook.

As diretivas de MRM podem ser aplicadas por pasta e de acordo com o tipo de conteúdo, fornecendo aos administradores controle detalhado sobre o processo de gerenciamento.

Para obter informações sobre como criar pastas gerenciadas personalizadas, consulte Como criar uma pasta gerenciada.

Mensagens obsoletas são removidas

As diretivas de caixa de correio de pasta gerenciada permitem que você processe e remova conteúdo desatualizado das caixas de correio dos usuários. Essas diretivas podem ser configuradas pela idade do conteúdo e pelo tipo de mensagem (por exemplo, mensagem de voz ou compromissos), e podem ser aplicadas a qualquer uma das pastas das caixas de correio dos usuários.

Estas são algumas das ações que podem ser tomadas ao aplicar as diretivas de MRM:

• Excluir conteúdo permanentemente, ou excluir conteúdo de modo que ele ainda possa ser recuperado com o comando Recuperar Itens Excluídos no Outlook 2007.

• Mover o conteúdo para uma pasta gerenciada configurada para análise do usuário antes da exclusão do item. Isso dá aos usuários a oportunidade de revisar os itens antes que eles sejam removidos permanentemente.

• Marcar mensagens como além da data de retenção na caixa de correio do usuário do Outlook 2007, solicitando que o usuário execute a ação necessária.

Para obter mais informações sobre como gerenciar mensagens obsoletas, consulte Como criar configurações de conteúdo gerenciado.

Mensagens necessárias são retidas

Você pode reter qualquer conteúdo que deseje manter, criando uma diretiva de pasta gerenciada que copie o conteúdo para outro local. Esse local pode ser qualquer localidade com um endereço de email SMTP, incluindo outra caixa de correio do Exchange. Os dados enviados para um repositório como esse são carimbados com um rótulo para preservar as informações de classificação.

As configurações de retenção podem ser configuradas no nível de pasta e de acordo com o tipo de mensagem (por exemplo, mensagem de voz ou compromissos).

Para obter mais informações sobre como definir configurações de retenção, consulte Como criar configurações de conteúdo gerenciado.

Licenças e MRM de Acesso para Cliente

Com o Exchange 2007 Service Pack 1 (SP1), você pode aplicar o MRM às pastas gerenciadas padrão de um servidor Exchange que tenha uma licença de acesso para cliente (CAL) do Exchange Standard. (Pastas gerenciadas padrão são pastas que, por padrão, aparecem na caixa de correio de um usuário do Microsoft Office Outlook, como a Caixa de Entrada.) Isso mantém a paridade com a funcionalidade do Gerenciador de Caixa de Correio do Exchange 2000 Server e Exchange Server 2003. Você pode criar quantas pastas gerenciadas padrão você quiser no Exchange 2007 SP1.

Pastas gerenciadas personalizadas são um recurso premium do MRM, e cada caixa de correio que tem pastas gerenciadas personalizadas exige uma CAL Corporativa do Exchange Server.

Para obter mais informações

Para obter informações sobre como implementar e gerenciar o MRM, consulte Administrando o Gerenciamento de Registros de Mensagens (página em inglês).

Para saber mais sobre os vários termos associados ao MRM, consulte Terminologia de gerenciamento de registros de mensagens.