Utilizar modelos do Word no Dynamics 365

 

Aplica-se A: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM Online, Dynamics CRM 2016

Esta funcionalidade foi introduzida na Atualização do CRM Online 2016 e no CRM 2016 (no local).

Está interessado em obter esta funcionalidade? Contacte o administrador do Dynamics 365 ou o suporte técnico.

Depois de criar e importar os modelos do Microsoft Office Word para o Microsoft Dynamics 365, com um clique os utilizadores podem gerar documentos padronizados povoados automaticamente com dados do Dynamics 365. Esta funcionalidade necessita que algumas considerações especiais que deve conhecer sobre como criar com êxito modelos do Word.

Nota

Veja o seguinte vídeo: Criar documentos diretamente a partir do Dynamics CRM através de modelos do Word e do Excel (2:38)

Aviso

Existe um problema conhecido ao criar modelos no Word. Este tópico contém informações sobre como evitar interações que possam potencialmente desestabilizar o Word. Consulte: Importante! Um problema conhecido e como evitá-lo

Seguem-se as versões suportadas do Word.

Área	Versão do Word
Criar um modelo do Word	2013, 2016
Utilizar um documento do Word gerado no Dynamics 365	2010, 2013, 2016

Seguir os passos neste tópico para criar e utilizar com êxito modelos do Word no Dynamics 365.

Passo 1: Criar um modelo do Word

Onde poderá criar um modelo

São três os locais no Dynamics 365 onde poderá criar um modelo do Word:

• Na página Definições. Vá para Definições > Modelos > Modelos de Documento > Novo(). Precisa de permissões suficientes para aceder à página Definições, como Administrador de Sistema ou Personalizador de Sistema.

• A partir de um registo. Abra um registo, como uma conta em Vendas. Vá para Vendas > Contas de Cliente > As Minhas Contas Ativas. Clique numa conta para a abrir e, em seguida clique em Mais (…) > Modelos do Word > Criar Modelo do Word. Os modelos aqui criados são pessoais estão disponíveis apenas para o utilizador que cria o modelo.

• A partir de uma lista de registos. Por exemplo, vá para Vendas > Contas de Cliente > As Minhas Contas Ativas. Selecione uma conta individual e, em seguida, clique em Mais (…) > Modelos do Word > Criar Modelo do Word.

  

Nota

Para eliminar modelos de documentos pessoais, faça o seguinte:

1. Clique em Localização Avançada ().

2. Para Procurar, selecione Modelos de Documentos Pessoais.

3. Clique em Resultados (!).

4. Selecione o modelo de documento pessoal a eliminar e clique em Eliminar ().

Depois de clicar em Criar Modelo do Word, selecione uma entidade pela qual pretende filtrar e, em seguida, clique em Modelo do Word > Selecionar Entidade.

É apresentada a página de seleção da relação.

O que são relações 1:N, N:1 e N:N?

Este ecrã exige um conhecimento da sua estrutura de dados do Dynamics 365. O seu administrador ou personalizador do Dynamics 365 pode fornecer informações sobre as relações entre entidades. Para o conteúdo de administração, consulte: TechNet: Criar e editar relações entre entidades.

Seguem-se algumas relações de exemplo para a entidade Conta.

Relação	Descrição
	Uma conta pode ter vários contactos.
	Uma oportunidade potencial, conta ou contacto pode ter várias contas.
	Uma conta pode ter vários listas de marketing. Uma lista de marketing pode ter várias contas.

As relações que selecionar neste ecrã determinam as entidades e os campos que estão disponíveis posteriormente ao definir o modelo Word. Só determinadas relações às quais precisa de adicionar dados do Dynamics 365 ao modelo do Word.

Nota

Para assegurar a transferência dos documentos de forma atempada, existe um limite superior de 100 para o número de registos relacionados devolvidos para cada relação. Por exemplo, se for exportar um modelo para uma conta e pretender incluir uma lista dos respetivos contactos, o documento devolverá, no máximo, 100 dos contactos da conta.

Transferir o modelo

Clique em Transferir Modelo na página Selecionar Entidade para criar um ficheiro do Word no seu computador local com a entidade exportada incluída como dados XML.

Passo 2: Ativar o separador Programador

Abra o ficheiro de modelo do Word. Neste momento, o documento é apresentado vazio.

Para ver e adicionar dados XML do Dynamics 365, é necessário ativar o separador Programador do Word.

1. Vá para Ficheiro > Opções > Personalizar Friso e, em seguida, ative Programador.

   

2. Clique em OK.

Programador é agora apresentado no friso Word.

Importante! Um problema conhecido e como evitá-lo

Existe um problema conhecido com os modelos do Word gerados pelo Dynamics 365 e o Microsoft Office Word. Na secção seguinte, vai adicionar campos de controlo de conteúdo XML ao modelo do Word.

Aviso

O Word pode deixar de responder por vários motivos, o que exigirá a utilização do Gestor de Tarefas para parar o Word:

• Insira um controlo de conteúdo diferente de Imagem ou Texto Simples.

• Faça uma alteração textual, como alterar as maiúsculas ou minúsculas ou adicionar texto, a um controlo de conteúdo. Estas alterações podem ocorrer através da Correção Automática, bem como de edições do utilizador. Por predefinição, a Correção Automática do Microsoft Word coloca maiúsculas no início das frases. Quando adiciona um campo de controlo de conteúdo, o Word encara-o como uma nova frase e coloca-a em maiúsculas quando o foco se afasta do campo.

Para evitar problemas com os campos de controlo, faça o seguinte:

Só adicionar campos como Texto Simples ou Imagem

1. Utilize o Painel de Mapeamento XML para adicionar campos de entidade do Dynamics 365 ao seu modelo do Word. Certifique-se de que adiciona apenas campos como Texto Simples ou Imagem.

   

Não faça quaisquer alterações textuais ao controlo de conteúdo adicionado

1. Pode fazer alterações de formatação aos campos de controlo de conteúdo, tais como colocar o texto a negrito, mas não outras alterações textuais, incluindo alterações às maiúsculas.

   

Se o Word deixar de responder ou verificar uma degradação do desempenho, experimente desativar a Correção Automática.

Desativar Correção Automática

1. Com o ficheiro de modelo aberto no Word, vá para Ficheiro > Opções > Verificação Ortográfica > Opções de Correção Automática.

   

2. Anule a seleção de Primeira letra da frase em maiúscula e Utilizar automaticamente as sugestões do corretor ortográfico.

   

3. Anule a seleção de Hífenes (--) com tracejado (—) nos separadores Formatação Automática e Formatar ao Escrever.

4. Clique em OK.

Se seguir as recomendações anteriores, está pronto para definir o modelo do Word.

Passo 3: Definir o modelo do Word

Utilize o Painel de Mapeamento XML para definir o modelo do Word com os campos de entidade do Dynamics 365.

1. No modelo do Word, clique em Programador > Painel de Mapeamento XML.

   

   É selecionado o esquema XML predefinido.

   

2. Selecione o esquema XML do Dynamics 365. Começa por “urn:microsoft-crm/document-template/”.

   

   Importante

   Se ocorrerem várias edições acidentais que fazem o Word deixar de responder ou apresentar uma degradação do desempenho, certifique-se de que desativa as opções de Correção Automática de acordo com a secção: “Ocorreu um problema conhecido como e como evitá-lo”.

3. Expanda a entidade Dynamics 365, clique com o botão direito do rato no campo da entidade e clique em Inserir Controlo de Conteúdo > Texto Normal.

   

O campo da entidade do Dynamics 365 é adicionado ao modelo do Word.

Adicione mais campos de entidade, adicione texto e etiquetas descritivas, e formate o documento.

Um modelo concluído pode ter o seguinte aspeto:

Alguns campos de controlo de conteúdo introduzidos poderão ter várias linhas de dados. Por exemplo, as contas têm mais de um contacto. Para incluir todos os dados no modelo do Word, defina o campo de controlo de conteúdo para repetir.

Definir os campos de controlo de conteúdo para repetir

1. Coloque os campos com dados de repetição numa linha da tabela.

2. Selecione a linha da tabela completa no modelo.

   

3. No Painel de Mapeamento XML, clique com o botão direito do rato na relação que contém os campos de controlo de conteúdo e clique em Repetição.

   

Quando utiliza o modelo do Word no Dynamics 365 para criar um documento, a tabela será preenchida com várias linhas de dados.

Quando o modelo tem os campos e a formatação pretendidos, guarde o e carregue-o para o Dynamics 365.

Passo 4: Carregar o modelo do Word de novo para o Dynamics 365

‘Quando o modelo do Word está como pretende, guarde-o para poder carregá-lo para o Dynamics 365.

O acesso ao modelo do Word criado recentemente depende da forma como o carregou e do acesso concedido ao direito de acesso. Certifique-se de que consulta Utilizar Direitos de Acesso para controlar o acesso aos modelos.

Os administradores do Dynamics 365 podem utilizar a página Definições para carregar o modelo do Word no Dynamics 365. Um modelo carregado em Definições está disponível para todos os utilizadores na sua organização do Dynamics 365.

Para administradores: Carregar o modelo do Word no Dynamics 365

1. No Dynamics 365, vá para Definições > Modelos > Modelos de Documento.

2. Clique em Carregar Modelo.

3. Arraste o ficheiro do Word na caixa de diálogo ou vá para o ficheiro.

   

4. Clique em Carregar.

Os utilizadores não administradores podem carregar um modelo para utilização pessoal a partir de uma lista de registos.

Para os não administradores ou os administradores que pretendem criar um modelo pessoal: Carregar o modelo do Word no Dynamics 365

1. No Dynamics 365, abra uma página com uma lista de registos, por exemplo, a lista de contas de cliente em Vendas.

2. Selecione um item individual, como uma conta, e clique em Mais (…) > Modelos do Word > Criar Modelo do Word.

3. Clique em Modelo do Word > Carregar.

   

4. Arraste o ficheiro do Word na caixa de diálogo ou vá para o ficheiro.

5. Clique em Carregar.

Passo 5: Gerar um documento a partir do modelo do Word

Para utilizar o modelo do Word que tenha criado, faça o seguinte:

1. Abra um registo com as informações que pretende para criar um documento. Por exemplo, abra um registo de conta de cliente em Vendas.

2. Clique em Mais (…) > Modelos do Word e, em Modelos do Word selecione o modelo que criou.

   Se o modelo que criou não estiver visível, existem duas possibilidades:

   1. Só os modelos compilados para o tipo de registo selecionado (entidade) serão apresentados. Por exemplo, se abrir um registo de oportunidade, não verá um modelo que criou com a entidade Conta.

   2. Tem de atualizar o Dynamics 365 para ver o modelo. Atualize o browser ou fechar e reabra o Dynamics 365.

Depois de selecionar o modelo do Word, o Dynamics 365 cria um documento do Word a partir do registo selecionado.

Experimente os modelos do Word de exemplo

Estão incluídos cinco modelos do Word no Microsoft Dynamics 365.

Os modelos do Word de exemplo foram criados com um tipo de registo específico (entidade). Só poderá aplicar o modelo aos registos do mesmo tipo de registo.

Nome	Entidade
Resumo da Oportunidade	Oportunidade (área Vendas)
Resumo da Campanha	Campanha (área Marketing)
Resumo do Incidente	Incidente (área Serviço)
Fatura	Fatura (área Vendas)
Resumo da Conta	Conta de Cliente (áreas Vendas, Serviço e Marketing)

Para aplicar um modelo do Word de exemplo

1. Abra um registo com informações com o tipo de entidade que corresponde ao modelo de exemplo. Por exemplo, abra um registo de conta do cliente em Vendas para aplicar o modelo Resumo da Conta.

2. Clique em Mais (…) > Modelos do Word e, em Modelos do Word selecione o modelo de exemplo.

Abra o modelo do Word criado recentemente e analise-o.

Nota

Pode rever mas não editar os modelos incluídos no Microsoft Dynamics 365.

Considerações adicionais

Utilizar Direitos de Acesso para controlar o acesso aos modelos

Os administradores do Dynamics 365 podem controlar o acesso aos modelos do Word com alguma granularidade. Por exemplo, pode conceder aos representantes o acesso de Leitura mas não de Escrita a um modelo do Word.

1. No Dynamics 365, clique em Definições > Segurança > Direitos de Acesso.

2. Selecione um direito e clique no separador Gestão de Negócio.

3. Selecione Modelo de Documento para definir o acesso aos modelos disponíveis para toda a organização. Selecione Modelo de Documento Pessoal para os modelos partilhados com os utilizadores individuais.

4. Clique nos círculos para ajustar o nível de acesso.

As listas nos documentos criadas não estão na mesma ordem que os registos

As listas de registos criados a partir de um modelo personalizado podem não ser apresentadas pela mesma ordem nos documentos do Word que no Dynamics 365. Os registos são listados pela ordem de hora e data em que foram criados.

Consulte Também

Analisar os dados com modelos do Excel