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Libertar espaço de armazenamento no Microsoft Dynamics 365

 

Publicado: fevereiro de 2017

Aplica-se A: Dynamics 365 (online), Dynamics 365 (on-premises), Dynamics CRM 2016, Dynamics CRM Online

Nota

As informações aqui fornecidas destinam-se às versões do Dynamics 365 anteriores ao Dynamics 365 (online), versão 9.0. Para obter a documentação mais recente, consulte Libertar espaço de armazenamento.

Estas são formas de reduzir a quantidade de espaço de armazenamento utilizado removendo ou eliminando diferentes tipos de informações do Microsoft Dynamics 365. Utilize um ou mais destes métodos para controlar a utilização de armazenamento de dados total com o Microsoft Dynamics 365. Pode eliminar determinadas categorias de dados à medida que for necessário, ou pode configurar tarefas de eliminação em massa para serem executadas a intervalos definidos.

Aviso

As sugestões neste tópico incluem a eliminação de notas, anexos, históricos de importação e outros dados. Antes de eliminar dados, certifique-se de que os dados já não são necessários porque não pode recuperar dados eliminados. Não existe nenhuma funcionalidade “anular” para restaurar dados depois de ter sido eliminado. Isto significa que poderá fazer mais sentido aumentar a quantidade de espaço de armazenamento que tem com a sua subscrição do Subscrição do Microsoft Dynamics 365, em vez de reduzir a quantidade de espaço de armazenamento utilizado.

Nota

Excetuando os métodos 3 e 5, todos os métodos requerem que tenha um direito de acesso de administrador de Microsoft Dynamics 365, tais como o administrador de sistema. Isto da - lhe permissão para eliminar registos em massa e para eliminar tarefas de sistema.

Neste Tópico

Método 1: Eliminar instâncias de correio eletrónico em massa e fluxos de trabalho utilizando uma tarefa de eliminação em massa

Método 2: Avaliar e eliminar os fluxos de trabalho suspensos

Método 3: Remover anexos de correio eletrónico utilizando a Localização Avançada

Método 4: Remover mensagens de correio eletrónico com anexos utilizando uma tarefa de eliminação em massa

Método 5: Remover notas com anexos utilizando a Localização Avançada

Método 6: Remover notas com anexos utilizando uma tarefa de eliminação em massa

Método 7: Remover tarefas de detecção em massa de duplicados e as cópias associadas de registos duplicados

Método 8: Eliminar instâncias de importação em massa utilizando uma tarefa de eliminação em massa

Método 9: Eliminar instâncias de tarefas de eliminação em massa utilizando uma tarefa de eliminação em massa

Método 10: eliminar registos de auditoria

Método 1: Eliminar instâncias de correio eletrónico em massa e fluxos de trabalho utilizando uma tarefa de eliminação em massa

Aviso

Se eliminar estes dados, deixará de poder identificar se uma mensagem de correio eletrónico foi enviada em massa ou se uma regra de fluxo de trabalho foi executada contra um registo. As mensagens de correio eletrónico que foram enviadas e as acções executadas contra o registo no fluxo de trabalho irão permanecer.

  1. Aceda a Definições > Gestão de Dados. (Como é que chego lá?)

  2. Selçecione Eliminação de Registos em Massa. Na barra de menus, selecione Novo. Isto abre o Assistente de Eliminação em Massa.

  3. Escolha Seguinte.

  4. Na lista de Procurar, selecione Tarefas de sistema.

  5. Na área de critérios de procura, adicione critérios semelhantes aos seguintes:

    Tipo de tarefa de sistemaÉ Igual ACorreio eletrónico em massa; Fluxo de trabalho;

    Razão do estadoÉ Igual ACom êxito

    Concluído emCom mais de X meses – 1

  6. Agrupe as três linhas de critérios:

    1. Selecione a seta junto a cada linha de critérios e, em seguida, escolha Selecionar Linha.

    2. Com as três linhas selecionadas, selecione Agrupar E.

  7. Escolha Seguinte.

  8. Na caixa de texto Nome, escreva um nome para a tarefa de eliminação em massa.

  9. Seleccione uma data e hora para início da tarefa; de preferência, uma altura em que os utilizadores não estejam no Microsoft Dynamics 365.

  10. Selecione a caixa de verificação de Executar esta tarefa após cada e, na lista de dias, selecione a frequência de pretende que a tarefa seja executada.

  11. Se pretender de notificação por correio eletrónico, selecione a caixa de verificação de Enviar-me (email@domain.com) quando esta tarefa estiver concluída.

  12. Selecione Seguinte, reveja a tarefa de eliminação em massa e selecione Submeter para criar a tarefa periódica.

Método 2: Avaliar e eliminar os fluxos de trabalho suspensos

Por vezes, os fluxos de trabalho entram num estado suspenso porque existe uma condição que nunca será satisfeita ou qualquer outra razão que não permite que o fluxo de trabalho continue.

Aviso

Alguns fluxos de trabalho estarão num estado suspenso porque estão a aguardar por uma condição que ainda não tenha sido satisfeita, o que é esperado. Por exemplo, um fluxo de trabalho poderá estar a aguardar a conclusão de uma tarefa.

  1. Selecione Localização Avançada.

  2. Na lista de Procurar, selecione Tarefas de sistema.

  3. Na área de critérios de procura, adicione critérios semelhantes aos seguintes:

    Tipo de tarefa de sistemaÉ Igual AFluxo de trabalho

    Razão do estadoÉ Igual AEm espera

  4. Agrupe as duas linhas de critérios:

    1. Selecione a seta junto a cada linha de critérios e, em seguida, escolha Selecionar Linha.

    2. Com as três linhas selecionadas, selecione Agrupar E.

  5. Escolha Localizar.

  6. Na janela de resultados, poderá abrir cada item para determinar se o fluxo de trabalho pode ser eliminado.

Método 3: Remover anexos de correio eletrónico utilizando a Localização Avançada

Aviso

Se eliminar estes dados, os anexos deixarão de estar disponíveis no Microsoft Dynamics 365. No entanto, se os tiver guardado no Microsoft Office Outlook, eles permanecerão lá.

  1. Selecione Localização Avançada.

  2. Na lista de Procurar, selecione Mensagens de correio eletrónico.

  3. Na área de critérios de procura, adicione critérios semelhantes aos seguintes:

    Anexos de Correio Eletrónico (Item)

    Tamanho do ficheiro (bytes)É superior a – - na caixa de texto, escreva um valor em bytes, tal como 25000.

  4. Escolha Resultados.

  5. Em Atividades, tem uma lista de mensagens de correio eletrónico com anexos maiores do que "X" bytes. Reveja as mensagens e elimine os anexos conforme necessário.

Método 4: Remover mensagens de correio eletrónico com anexos utilizando uma tarefa de eliminação em massa

Aviso

Se eliminar estes dados, as mensagens de correio eletrónico e os anexos associados deixarão de estar disponíveis no Microsoft Dynamics 365. No entanto, se os tiver guardado no Microsoft Office Outlook, eles permanecerão lá.

  1. Aceda a Definições > Gestão de Dados. (Como é que chego lá?)

  2. Escolha Eliminação de Registos em Massae, na barra de menus, selecione Novo. Isto abre o Assistente de Eliminação em Massa.

  3. Escolha Seguinte.

  4. Na lista de Procurar, selecione Mensagens de correio eletrónico.

  5. Na área de critérios de procura, adicione critérios semelhantes aos seguintes:

    Razão do estadoÉ Igual AConcluído

    Fim realCom mais de X meses – 1

    Anexos de Correio Eletrónico (Item)

    Tamanho do ficheiro (bytes)É maior que – na caixa de texto, escreva um valor em bytes, tal como 25000.

  6. Agrupe as duas primeiras linhas de critérios:

    1. Selecione a seta junto a cada linha de critérios e, em seguida, escolha Selecionar Linha.

    2. Com ambas selecionadas, selecione Agrupar E.

  7. Escolha Seguinte.

  8. Na caixa de texto Nome, escreva um nome para a tarefa de eliminação em massa.

  9. Seleccione uma data e hora para início da tarefa; de preferência, uma altura em que os utilizadores não estejam no Microsoft Dynamics 365.

  10. Selecione a caixa de verificação de Executar esta tarefa após cada e, na lista de dias, selecione a frequência de pretende que a tarefa seja executada.

  11. Se pretender notificação por correio eletrónico, selecione a caixa de verificação de Enviar uma mensagem de correio eletrónico para mim (email@domain.com) quando esta tarefa estiver concluída.

  12. Selecione Seguinte, reveja a tarefa de eliminação em massa e selecione Submeter para criar a tarefa periódica.

Método 5: Remover notas com anexos utilizando a Localização Avançada

Aviso

Se eliminar estes dados, as notas e os anexos associados deixarão de estar disponíveis no Microsoft Dynamics 365.

  1. Selecione Localização Avançada.

  2. Na lista de Procurar, selecione Notas.

  3. Na área de critérios de procura, adicione critérios semelhantes aos seguintes:

    Tamanho do ficheiro (bytes)É maior que – na caixa de texto, escreva um valor em bytes, tal como 1048576.

  4. Escolha Resultados.

  5. Terá agora uma lista de anexos com um tamanho superior ao especificado.

  6. Selecione um ou vários anexos e, em seguida, selecione Eliminar (X).

Método 6: Remover notas com anexos utilizando uma tarefa de eliminação em massa

Aviso

Se eliminar estes dados, as notas e os anexos associados deixarão de estar disponíveis no Microsoft Dynamics 365.

  1. Aceda a Definições > Gestão de Dados. (Como é que chego lá?)

  2. Escolha Eliminação de Registos em Massae, na barra de menus, selecione Novo. Isto abre o Assistente de Eliminação em Massa.

  3. Escolha Seguinte.

  4. Na lista de Procurar, selecione Notas.

  5. Na área de critérios de procura, adicione critérios semelhantes aos seguintes:

    Tamanho do ficheiro (bytes)É maior que – na caixa de texto, escreva um valor em bytes, tal como 1048576.

    Criado emCom mais de X meses – 1

  6. Agrupe as duas linhas de critérios:

    1. Selecione a seta junto a cada linha de critérios e, em seguida, escolha Selecionar Linha.

    2. Com as três linhas selecionadas, selecione Agrupar E.

  7. Escolha Seguinte.

  8. Na caixa de texto Nome, escreva um nome para a tarefa de eliminação em massa.

  9. Seleccione uma data e hora para início da tarefa; de preferência, uma altura em que os utilizadores não estejam no Microsoft Dynamics 365.

  10. Selecione a caixa de verificação de Executar esta tarefa após cada e, na lista de dias, selecione a frequência de pretende que a tarefa seja executada.

  11. Se pretender notificação por correio eletrónico, selecione a caixa de verificação de Enviar uma mensagem de correio eletrónico para mim (email@domain.com) quando esta tarefa estiver concluída.

  12. Selecione Seguinte, reveja a tarefa de eliminação em massa e selecione Submeter para criar a tarefa periódica.

Método 7: Remover tarefas de detecção em massa de duplicados e as cópias associadas de registos duplicados

Sempre que uma tarefa de detecção de duplicados é executada, uma cópia de cada registo duplicado é armazenada na base de dados como parte da tarefa de detecção de duplicados. Por exemplo, se tiver 100 registos duplicados, sempre que executar uma tarefa de detecção de duplicados que localize estes duplicados, quer seja manual ou periódica, esses 100 registos duplicados serão armazenados na base de dados sob essa instância dessa tarefa de detecção até serem intercalados ou eliminados, ou até que a instância dessa tarefa de detecção de duplicados seja eliminada.

  1. Aceda a Definições > Gestão de Dados. (Como é que chego lá?)

  2. Selecione Tarefas de Deteção de Duplicados.

  3. Seleccione as instâncias das tarefas de deteção de duplicados que pretende eliminar e selecione Eliminar (X).

Para evitar desperdiçar espaço de armazenamento, certifique-se de que os duplicados são resolvidos com a maior prontidão possível, para que não sejam comunicados em várias tarefas de detecção de duplicados.

Método 8: Eliminar instâncias de importação em massa utilizando uma tarefa de eliminação em massa

Sempre que efectuar uma importação em massa, existe uma tarefa de sistema associada a essa importação. Os detalhes da tarefa de sistema mostram os registos que foram importados com êxito e os que falharam.

Aviso

Depois de eliminar estas tarefas de importação em massa, não poderá ver os dados que foram importados e não poderá reverter a importação.

  1. Aceda a Definições > Gestão de Dados. (Como é que chego lá?)

  2. Escolha Eliminação de Registos em Massae, na barra de menus, selecione Novo. Isto abre o Assistente de Eliminação em Massa.

  3. Escolha Seguinte.

  4. Na lista de Procurar, selecione Tarefas de sistema.

  5. Na área de critérios de procura, adicione critérios semelhantes aos seguintes:

    Tipo de tarefa de sistemaÉ Igual AImportar

    Razão do estadoÉ Igual ACom êxito

    Concluído emCom mais de X meses – 1

  6. Agrupe as três linhas de critérios:

    1. Selecione a seta junto a cada linha de critérios e, em seguida, escolha Selecionar Linha.

    2. Com as três linhas selecionadas, selecione Agrupar E.

  7. Escolha Seguinte.

  8. Na caixa de texto Nome, escreva um nome para a tarefa de eliminação em massa.

  9. Seleccione uma data e hora para início da tarefa; de preferência, uma altura em que os utilizadores não estejam no Microsoft Dynamics 365.

  10. Selecione a caixa de verificação de Executar esta tarefa após cada e, na lista de dias, selecione a frequência de pretende que a tarefa seja executada.

  11. Se pretender notificação por correio eletrónico, selecione a caixa de verificação de Enviar uma mensagem de correio eletrónico para mim (email@domain.com) quando esta tarefa estiver concluída.

  12. Selecione Seguinte, reveja a tarefa de eliminação em massa e selecione Submeter para criar a tarefa periódica.

Método 9: Eliminar instâncias de tarefas de eliminação em massa utilizando uma tarefa de eliminação em massa

Quando está a eliminar dados em massa, tal como em muitos dos métodos descritos neste artigo, é criada uma tarefa de sistema de eliminação em massa que pode ser eliminada.

Aviso

Depois de eliminar estas tarefas, perderá o histórico das tarefas de eliminação em massa efectuadas anteriormente.

  1. Aceda a Definições > Gestão de Dados. (Como é que chego lá?)

  2. Escolha Eliminação de Registos em Massae, na barra de menus, selecione Novo. Isto abre o Assistente de Eliminação em Massa.

  3. Escolha Seguinte.

  4. Na lista de Procurar, selecione Tarefas de sistema.

  5. Na área de critérios de procura, adicione critérios semelhantes aos seguintes:

    Tipo de tarefa de sistemaÉ Igual AEliminação em massa

    Razão do estadoÉ Igual ACom êxito

    Concluído emCom mais de X meses – 1

    Nota

    Também poderá eliminar as tarefas que tenham falhado ou que tenham sido canceladas.

  6. Agrupe as três linhas de critérios:

    1. Selecione a seta junto a cada linha de critérios e, em seguida, escolha Selecionar Linha.

    2. Com as três linhas selecionadas, selecione Agrupar E.

  7. Escolha Seguinte.

  8. Na caixa de texto Nome, escreva um nome para a tarefa de eliminação em massa.

  9. Seleccione uma data e hora para início da tarefa; de preferência, uma altura em que os utilizadores não estejam no Microsoft Dynamics 365.

  10. Selecione a caixa de verificação de Executar esta tarefa após cada e, na lista de dias, selecione a frequência de pretende que a tarefa seja executada.

  11. Se pretender notificação por correio eletrónico, selecione a caixa de verificação de Enviar uma mensagem de correio eletrónico para mim (email@domain.com) quando esta tarefa estiver concluída.

  12. Selecione Seguinte, reveja a tarefa de eliminação em massa e selecione Submeter para criar a tarefa periódica.

Método 10: eliminar registos de auditoria

Quando a auditoria é activada, o Microsoft Dynamics 365 cria registos de auditoria para armazenar o histórico de auditoria dos registos. Quando deixarem de ser necessários, pode eliminar estes registos de auditoria para libertar espaço.

Aviso

Quando elimina um registo de auditoria, deixa de poder ver o histórico de auditoria do período abrangido por esse registo de auditoria.

  1. Aceda a Definições > Auditoria. (Como é que chego lá?)

  2. Na área Auditoria, selecione Gestão de Registos de Auditoria.

  3. Selecione o registo de auditoria mais antigo. Em seguida selecione Eliminar Registos.

  4. Na mensagem de confirmação, selecione OK.

Nota

Só pode eliminar o registo de auditoria mais antigo no sistema. Para eliminar mais de um registo de auditoria, tem de eliminar repetidamente o registo de auditoria mais antigo até serem eliminados registos suficientes.

Consulte Também

Gerir os seus dados
Encriptação de dados
Gerir instâncias do Microsoft Dynamics 365 (online)

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