Modelar fluxos do processo empresarial

 

Publicado: novembro de 2016

Aplicável a: Dynamics CRM 2015

Um fluxo de processo empresarial permite criar processos de vendas, serviços e outros processos empresariais mais eficientes e simplificados. Ter processos de alto desempenho definidos ajudará a aumentar os números de ganhos, melhorar a satisfação do cliente e aumentar a receita.

Um fluxo de processo empresarial cria uma visualização do processo empresarial colocando controles especiais na parte superior dos formulários de entidade. Os usuários serão guiados em vários estágios dos processos de vendas, marketing ou serviços até a sua conclusão. Cada processo oferece suporte a vários estágios e etapas. É possível adicionar ou remover etapas, alterar a ordem dos estágios ou adicionar novas entidades ao fluxo de processos empresarial.

Vídeo: Processo comercial no Microsoft Dynamics CRM 2015

Neste tópico

O que um fluxo de processo empresarial executa e como você pode se beneficiar dele

Exemplo de um fluxo do processo empresarial que usa vários estágios e entidades

Implementação do fluxo do processo empresarial no código

Número máximo de processos, etapas e estágios

Use o script do lado do cliente para automatizar a interação com fluxos de processos empresariais

O que um fluxo de processo empresarial executa e como você pode se beneficiar dele

• Um fluxo de processo empresarial o orienta em vários estágios do processo empresarial, do começo ao fim. Cada estágio contém etapas predefinidas e logicamente conectadas. O foco do paradigma é alterado de centrado em formulários para processos. Não é mais necessário se lembrar de todos os formulários que precisam ser usados e em qual ordem. O fluxo de processo informará o estágio atual do processo, o estágio anterior e as próximas ações a serem executadas. Você pode monitorar de forma contínua o seu próprio progresso.

• O fluxo de processo garante precisão e eficiência. Ele o mantém na tarefa e não permitirá que você se desvie dela. As etapas de um estágio não precisam ser concluídas em uma ordem específica, mas todas as etapas necessárias devem ser concluídas em um estágio antes de continuar para o próximo estágio.

  Observação

  Nem todas as etapas do estágio são marcadas como necessárias. As etapas que não são necessárias podem ser ignoradas. Não existe uma maneira programática de marcar uma etapa como necessária. Isto será feito na interface do usuário (UI), ao criar ou editar o fluxo de processos empresarial.

• É possível criar vários fluxos de processo para uma entidade. Por exemplo, você pode criar um fluxo de processo para um pedido extenso de computadores e um processo diferente para um pedido pequeno.

• Um fluxo de processo é portátil. É possível exportar e importar um fluxo de processo como uma solução.

• Você pode criar um fluxo de processo para um tipo de entidade ou estender o processo para várias entidades, como cliente potencial, conta e entidades do contato.

• No fluxo de processo de vários registros, é possível fechar com qualquer entidade que participa do processo. Por exemplo, é possível iniciar com uma oportunidade e mudar para uma cotação e, em seguida, mudar para um pedido e, por último, fechar o último estágio ganhando a oportunidade.

• Um fluxo de processo é altamente personalizável. Você pode facilmente adicionar ou remover estágios, etapas ou entidades.

• Um fluxo de processo ajuda-o a se adequar às políticas de segurança da organização. Você pode escolher direitos de acesso específicos para o fluxo de processo. Somente os usuários com esses direitos de acesso poderão alternar o processo por um registro ou associar o processo ao registro.

• É possível alternar um processo por um registro ou associar um processo a um novo registro. Por exemplo, você tem uma oportunidade para vender um pequeno número de suprimentos médicos. Escolha o fluxo de processo “Oportunidade pequena” para a oportunidade. Entretanto, posteriormente você descobre que esta oportunidade tem o potencial de se tornar um pedido muito maior. Você pode facilmente alternar para um fluxo de processo “Grande oportunidade”.

  Observação

  O fluxo de processo sempre é iniciado no início, ao alternar para outro processo.

• As categorias de estágios podem ser usadas para vincular estágios pelos fluxos de processo para fins de relatórios.

• Os fluxos de processo estão disponíveis no aplicativo Web do Microsoft Dynamics 365 e no Microsoft Dynamics CRM para Tablets.

• É possível acionar um fluxo de trabalho automático a partir do fluxo de processo (para ser executado em segundo plano) quando um valor de campo de um registro que participa do fluxo de processo é alterado. Por exemplo, você pode acionar um fluxo de trabalho para ser executado em um CEP ou número de telefone para alterações em uma conta.

Exemplo de um fluxo do processo empresarial que usa vários estágios e entidades

Este exemplo mostra que você poderá facilmente alternar os processos de vendas, mover por meio de vários registros, de oportunidades a ocorrências e de volta às oportunidades. Ele também mostra que você pode incluir um processo de aprovação no fluxo do processo empresarial.

Sua empresa vende serviços de Internet para domicílio e empresas. Uma equipe típica inclui um representante de vendas, um gerente de vendas e um técnico de campo. Um representante de vendas trabalha com as oportunidades de vendas que vendem serviços de Internet para domicílio e empresas.

O administrador do sistema define dois processos de vendas:

• Serviços de Internet para domicílio.

• Serviços de Internet para empresas.

Para um processo de vendas, um processo de serviços de Internet poderia consistir nos seguintes estágios:

• Desenvolvimento de uma negociação. O representante de vendas começa com o desenvolvimento de uma oportunidade. Ele preenche um formulário da oportunidade com todas as informações necessárias para vender os serviços de Internet para uso domiciliar. Entretanto, no processo, o representante percebe que esta é uma oportunidade muito maior e decide ajustar a oportunidade para ser vendida para empresas. O representante de vendas alterna o fluxo de processo de venda de serviços de Internet para domicílio para venda de serviços de Internet para empresas.

• Proposta de uma negociação. O representante de vendas envia a proposta ao gerente de vendas para aprovação. O gerente de vendas aprova a proposta. O representante de vendas notifica o cliente que proposta foi aprovada.

• Instalação do serviço de Internet. O representante de vendas cria uma ocorrência para acompanhar a instalação e a atribui ao técnico de campo. Após a instalação, o técnico de campo notifica o representante de vendas. O representante de vendas fecha a ocorrência como resolvida.

• Fechamento de uma negociação. O representante de vendas preenche o formulário e fecha a oportunidade como ganha.

Implementação do fluxo do processo empresarial no código

O fluxo do processo empresarial é uma das categorias do (processo de) fluxo de trabalho. Outras categorias de processo inclui ação, fluxo de trabalho e diálogo. Para obter mais informações, consulte Categorias de fluxos de trabalho. Vários atributos têm suporte à funcionalidade de fluxo do processo empresarial. Dois atributos pertencem à entidade de (processo de) fluxo de trabalho e outros atributos, a qualquer entidade que participa deste fluxo de processo. As entidades personalizadas e as entidades que contêm formulários da interface do usuário atualizados podem participar do fluxo de processo. As entidades da interface do usuário atualizadas têm a propriedade IsAIRUpdated definida para true. Para habilitar uma entidade para usar o fluxo do processo empresarial, defina a propriedade IsBusinessProcessEnabled para true.

Importante

Habilitar uma entidade para usar o fluxo do processo empresarial é um processo unilateral. Não é possível revertê-lo.

Observação

Para exibir os metadados de entidade da sua organização, instale a solução Navegador dos Metadados descrita em Procurar os metadados da sua organização. Também é possível exibir os metadados de uma organização não personalizada no arquivo do Excel chamado EntityMetadata.xlsx, incluído na pasta de nível superior do download do SDK.

Antes de usar um fluxo de processo, é necessário ativá-lo. Para ativá-lo, você deve ter o privilégio de prvActivateBusinessProcessFlow da entidade de (processo de) fluxo de trabalho. Use a mensagem SetStateRequest para definir o estado do registro de (processo de) de fluxo de trabalho para Activated.

Os atributos que oferecem suporte ao fluxo do processo empresarial são listados na tabela a seguir.

Entidade	Nome do atributo	Descrição	Tipo
(processo de) fluxo de trabalho	ProcessRoleAssignment	Os direitos de acesso são atribuídos a este fluxo do processo empresarial. Somente os usuários com esses direitos de acesso poderão alternar um processo por um registro ou associar um processo a um novo registro.	Texto com várias linhas
(processo de) fluxo de trabalho	ProcessOrder	Ordem dos fluxos do processo empresarial de uma entidade. A ordem especificada é usada para exibir os fluxos do processo empresarial em uma lista. Dependendo de seus direitos de acesso, os usuários poderão não visualizar todos os fluxos do processo empresarial na lista.	Número inteiro
Entidade habilitada para o fluxo do processo empresarial	ProcessId	O ID do fluxo do processo empresarial do qual o registro da entidade participa.	GUID
Entidade habilitada para o fluxo do processo empresarial	StageId	O ID do estágio no fluxo do processo empresarial ao qual o registro da entidade é atribuído. O estágio consiste em etapas logicamente conectadas. Os estágios e as etapas são descritos no atributo Workflow.XAML.	GUID
Entidade habilitada para o fluxo do processo empresarial	TraversedPath	Somente para uso interno. A atualização deste valor não é compatível.	Cadeia de caracteres

Número máximo de processos, etapas e estágios

Por entidade, o valor padrão para o número máximo de fluxos de processo empresarial ativados é 10. Você pode especificar um valor diferente usando o atributo de Organization.MaximumActiveBusinessProcessFlowsAllowedPerEntity. Entretanto, se o valor for maior que 10, você poderá ver uma redução no desempenho do sistema ao alternar os processos ou abrir um registro com um fluxo do processo empresarial atribuído. Isso poderá ser particularmente perceptível se os processos abrangem várias entidades.

As seguintes configurações não são personalizáveis:

• O número máximo de estágios por entidade do processo é 30.

• O número máximo de etapas em cada estágio é 30.

• O número máximo de entidades que podem participar do fluxo de processo é 5.

Use o script do lado do cliente para automatizar a interação com fluxos de processos empresariais

Com o Atualização do Microsoft Dynamics CRM 2015 e Microsoft Dynamics CRM Online 2015 há um objeto do cliente que você pode usar para interagir com os fluxos de processos de negócios em seus scripts de formulário.Para obter mais informações:Criar scripts para fluxos de processos de negócios

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