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Recomendações para formalizar tarefas de rotina e não rotineiras

  • Artigo

Aplica-se a esta Power Platform recomendação de lista de verificação de Excelência Operacional bem arquitetada:

OE:02 Formalize a maneira como você executa tarefas operacionais de rotina, conforme necessário e de emergência usando documentação, listas de verificação ou automação. Procure consistência e previsibilidade para os processos e entregas da equipa adotando práticas e abordagens líderes do setor, como uma abordagem de "mudança para a esquerda".

Este guia descreve as recomendações para formalizar tarefas de rotina e não rotineiras. A formalização de tarefas de rotina e não rotineiras é crucial para práticas eficientes e bem-sucedidas de gestão da carga de trabalho. A adoção de ferramentas e práticas comprovadas pelo setor ajuda as equipas de carga de trabalho a otimizar a eficiência e a consistência e automatizar processos quando possível. Esta prática ajuda a minimizar o risco de não estar preparado quando surgem problemas e assegura que o suporte da carga de trabalho é eficiente. Ao serem consistentes relativamente à forma como as tarefas de rotina, improvisadas e de emergência são processadas, os membros da equipa de carga de trabalho podem minimizar o risco de erros e reforçar um senso comum de propriedade.

Principais estratégias de design

Os processos consistentes tornam a qualidade do seu trabalho previsível e a qualidade previsível do trabalho torna o suporte da carga de trabalho mais fluido. Para obter consistência nos seus processos, precisa de padronizar os processos e documentar os procedimentos operacionais padrão. A padronização ajuda as equipas de carga de trabalho a manter e melhorar continuamente a sua carga de trabalho sob a governação geral da organização. Utilize estratégias como a automatização e abordagens de desvio para a esquerda para minimizar possíveis áreas de imprevisibilidade.

A padronização dos processos assume muitas formas. Eis algumas recomendações gerais:

  • Os processos padronizados devem abranger todos os aspetos da gestão da carga de trabalho: fiabilidade, segurança, desempenho, experiência e processos operacionais. A equipa de carga de trabalho deve ter tanta propriedade dos processos quanto precisa para manter e melhorar continuamente a carga de trabalho sob a governança geral da organização.

  • A documentação que produz captura os seus procedimentos operacionais padrão e dita como as coisas são feitas, mas a documentação nunca é final. Os procedimentos devem evoluir à medida que a sua carga de trabalho e a sua equipa evoluem. Reveja e desafie regularmente as normas para garantir que são as normas certas para a sua equipa no momento. Sua documentação deve ser modelada e controlada por versão para garantir a consistência nos formatos de documentação e que haja um registro de revisões e atualizações.

  • Divida as tarefas de rotina, improvisadas e de emergência em itens de lista de verificação que sejam fáceis de entender para que as equipas de carga de trabalho possam alcançar consistência nos seus processos e minimizar as potenciais áreas de imprevisibilidade.

Um exemplo de uma tarefa de rotina é o processo de aplicação de uma atualização a uma solução que está no ambiente de produção. Quando determinar que necessita de efetuar uma atualização da solução, a equipa de carga de trabalho poderá criar uma lista de verificação que inclua itens como:

  • Testar a atualização em ambientes de teste.

  • Criar um pedido de gestão de alterações para implementar a atualização na produção.

  • Atualizar a documentação, como um wiki ou a base de dados de conhecimento, para refletir as informações mais recentes.

  • Revise a janela de interrupção para minimizar a interrupção para os usuários.

    Concentre cada item da lista de verificação numa tarefa discreta que esteja claramente definida.

  • As tarefas improvisadas e de emergência são específicas do cenário, mas os operadores devem ainda compreender claramente as suas funções e responsabilidades. Precisam de saber como interagir com a equipa de carga de trabalho e com outras equipas na organização para trabalhar com eficiência nesses tipos de tarefas.

    Por exemplo, uma tarefa improvisada pode envolver ativar uma nova configuração ou recurso de ambiente ou usar componentes de código para experiências de desenvolvedor. Pode não haver uma lista de verificação totalmente definida para o teste deste tipo de recurso. No entanto, deverão existir listas de verificação gerais para adicionar novos recursos ou funcionalidades aos seus ambientes e normas que abranjam testes de desempenho, segurança e fiabilidade em cada fase.

    Da mesma forma, o seu plano de resposta a emergências deve definir claramente as funções e responsabilidades e os processos e procedimentos gerais. Deve cumprir este plano em situações de emergência para garantir que as gere de forma eficiente.

    Operações improvisadas e de emergência também são boas oportunidades para aprender a melhorar os seus procedimentos operacionais padrão. Peça à equipa de carga de trabalho para refletir sobre como as operações poderiam ter sido mais fluidas e determine se uma atualização dos processos existentes poderia ser benéfica no futuro.

  • Adotar práticas comprovadas do setor para minimizar o tempo que a sua equipa gasta na invenção de processos e padrões. Seguir Práticas Agile com o Scrum, organizar o seu trabalho através de quadros Kanban e adotar um ethos de desvio para a esquerda são exemplos de práticas que são eficazes para organizações de qualquer tamanho. Muitas organizações maduras utilizam procedimentos operacionais padrão controlados por versão, wikis, manuais para novos colaboradores e manuais de operações para impor consistência.

    Confie na experiência da sua equipa para decidir quais práticas se adequam ao gerenciamento do ciclo de vida da sua carga de trabalho. Aprenda com outras equipes sobre os padrões que implementaram com sucesso para entender como determinadas práticas se encaixam em sua estrutura organizacional.

  • Incorporar requisitos organizacionais e funções transversais nos seus procedimentos operacionais padrão. A sua organização poderá ter normas para alguns processos que deve adotar, tais como a gestão de alterações e o suporte. No entanto, também pode dar-lhe condições para desenvolver as suas próprias normas para outros processos, portanto, procure maneiras de incorporar as normas necessárias nos seus processos. É provável que os processos que possui se cruzem com os processos de outras equipas, por isso, esforce-se por alinhar as normas de forma prática.

    Documente onde os processos da equipa de carga de trabalho e de outras equipes divergem para garantir que a equipa de carga de trabalho possa trabalhar melhor com outras equipes quando há pontos de interseção. As equipas de segurança central podem utilizar ferramentas e procedimentos diferentes dos da equipa de carga de trabalho e podem colaborar mais facilmente se estiverem conscientes dessas diferenças.

  • Utilizar a automatização para obter consistência. Automatize tarefas que são repetitivas e propensas a erros humanos para aliviar a carga de gestão da sua equipa. Procure oportunidades para automatizar processos, como gerar pedidos de suporte de gestão de serviços de TI. Saiba mais em Recomendações para implementar automação.

Compensação: A codificação de procedimentos operacionais normalizados pode acarretar o risco de conduzir à estagnação ou à complacência. As normas devem ser seguidas, mas não devem ser rígidas nem estáticas. Esforce-se por encontrar um equilíbrio entre a adesão rigorosa e a permissão para a inovação para que os seus processos possam evoluir com segurança ao longo do tempo.

Facilitação do Power Platform

Embora não Power Platform existam produtos que facilitem diretamente a formalização de processos e procedimentos, Microsoft publica orientações abrangentes sobre o assunto. Utilize esta orientação para compreender as melhores práticas e as práticas comprovadas pelo setor e para considerar como as aplicar à sua carga de trabalho.

Power Platform O Well-Architected também fornece orientações detalhadas sobre os processos e procedimentos que devem ser codificados para garantir que sua carga de trabalho e sua equipa de carga de trabalho sejam executadas de acordo com os padrões do setor:

Próximos passos

Lista de verificação de Excelência Operacional