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Responder a pedidos de DSR para registos gerados pelo sistema no Power Apps, Power Automate e no Microsoft Dataverse

  • Artigo

A Microsoft oferece-lhe a capacidade de aceder, exportar e eliminar registos gerados pelo sistema, que podem ser considerados pessoais de acordo com a definição de norma de privacidade de dados pessoais. Exemplos de registos gerados pelo sistema que podem ser considerados pessoais de acordo com as normas de privacidade incluem:

  • Dados de utilização de produtos e serviços, tais como registos de atividade de utilizador
  • Pedidos de pesquisa de utilizadores e consultas de dados
  • Dados gerados por produto e serviços como produto de funcionalidade do sistema e interação por utilizadores ou outros sistemas

Tenha em atenção que a capacidade de restringir ou corrigir dados em registos gerados pelo sistema não é suportada. Os dados existentes em registos gerados pelo sistema constituem ações factuais efetuadas na nuvem da Microsoft, e os dados de diagnóstico, incluindo modificações a esses dados, comprometem o registo de histórico de ações e aumentam a fraude e os riscos de segurança.

Pré-requisitos

Este artigo foca-se em responder a pedidos de DSR para registos gerados pelo sistema em inquilinos geridos e não geridos. Para determinar se pertence ou não a um inquilino gerido ou não gerido, consulte a secção Determinar o Tipo de Inquilino seguinte.

Aceder e exportar registos gerados pelo sistema para Inquilinos Geridos

Os administradores podem aceder a registos gerados pelo sistema associados ao uso dos serviços e aplicações do Power Apps, Power Automate e Dataverse do utilizador.

Para aceder a registos gerados pelo sistema e exportá-los, consulte as orientações em Obtenha informações sobre Pedidos de Titulares de Dados Priva.

  1. Aceda ao portal Microsoft Priva e inicie sessão como membro do grupo da função de Administradores de Pedidos de Titulares de Dados. Começar a utilizar o Priva fornece mais informações.

  2. Consulte Como aceder para obter mais informações sobre o acesso a pedidos de titulares de dados de acesso para dados no Microsoft 365.

    Depois de criar um novo pedido, a solicitação é listada na página Exportação de Registo de Dados, onde pode monitorizar o respetivo estado. Depois de concluído o pedido, pode selecionar uma hiperligação para aceder aos registos gerados pelo sistema, que serão exportados para a localização de armazenamento do Azure da sua organização dentro de 30 dias após a criação do pedido. Os dados são guardados em formatos de ficheiro comuns, legíveis pela máquina, como XML, CSV ou JSON. Se não tiver uma conta do Azure e um local de armazenamento do Azure, terá de criar uma conta do Azure e/ou um local de armazenamento do Azure para a sua organização, para que a ferramenta de exportação de registo de dados possa exportar os registos gerados pelo sistema. Para mais informações, consulte Introdução Armazenamento do Azure.

A tabela que se segue resume o acesso e exportação de registos gerados pelo sistema para inquilinos geridos:

Pergunta Resposta
Quanto tempo a ferramenta de exportação de dados da Microsoft leva para concluir um pedido? Depende de vários fatores. Na maioria dos casos, este deve ser concluído em um ou dois dias, mas pode demorar até 30 dias.
Em que formato será apresentado o resultado? O resultado tem a forma de ficheiros estruturados e legíveis por computadores, tais como XML, CSV ou JSON.
Quem tem acesso à ferramenta de Exportação de Registo de Dados para submeter pedidos de acesso aos registos gerados pelo sistema? Os membros do grupo da função de Administradores de Pedidos de Titulares de Dados têm acesso à ferramenta Gestor de Registos de privacidade.
Que dados são devolvidos pela ferramenta de Exportação de Registo de Dados? A ferramenta de Exportação de Registo de Dados devolve registos gerados pelo sistema que a Microsoft armazena. Os dados exportados abrangem vários serviços da Microsoft, incluindo o Microsoft 365, Azure, Dynamics, Power Apps, Power Automate e o Dataverse.
Como são devolvidos os dados ao utilizador? Os dados são exportados para a localização de armazenamento do Azure da sua organização; é da responsabilidade de um grupo de administradores na sua organização determinar como os dados serão mostrados/devolvidos aos utilizadores.
Qual será o aspeto dos registos gerados pelo sistema? Exemplo de um registo de registo gerado pelo sistema no formato JSON:
[{
"DateTime": "2017-04- 28T12:09:29-07:00",
"AppName": "SharePoint",
"Action": "OpenFile", "IP": "154.192.13.131",
"DevicePlatform": "Windows 1.0.1607"
}]

Nota

Para fins de segurança e auditoria, algumas funcionalidades não lhe permitem exportar ou eliminar registos gerados pelo sistema para manter a integridade das informações pessoais.

Eliminar registos gerados pelo sistema para Inquilinos Geridos

Para eliminar registos gerados pelo sistema obtidos através de um pedido de acesso, tem de remover o utilizador do serviço e eliminar permanentemente a sua conta do Microsoft Entra. Para obter instruções sobre como eliminar permanentemente um utilizador, consulte a secção Eliminar um utilizador na documentação de privacidade do Pedido de Titulares de Dados do Azure que pode ser encontrada no Portal de Confiança do Serviço do Microsoft 365. É importante que note que a eliminação permanente de uma conta de utilizador é irreversível depois de iniciada.

A eliminação permanente de uma conta de utilizador remove os dados do utilizador de registos gerados pelo sistema dos serviços do Power Apps, Power Automate e Dataverse em 30 dias.

Aceder e exportar registos gerados pelo sistema para Inquilinos Não Geridos

Os utilizadores podem aceder a registos gerados pelo sistema associados ao seu uso dos serviços e aplicações do Power Apps, Power Automate e Dataverse do utilizador.

Para aceder e exportar registos gerados pelo sistema, efetue o seguinte procedimento:

  1. Aceda ao Portal de Privacidade Trabalho e Escola.
  2. Na página Meus pedidos de dados, um utilizador pode pedir uma exportação de dados clicando no botão Novo pedido de exportação.
  3. Quando clicar neste botão, é-lhe pedido para confirmar o pedido. Selecione Sim para continuar.
  4. Os novos pedidos de exportação podem demorar até um mês para serem concluídos. Durante este período de tempo, irá ver o estado A executar.
  5. Quando concluído, a coluna Data de Conclusão é preenchida e é fornecida uma hiperligação para os registos gerados pelo sistema.
  6. Selecione esta hiperligação para transferir os seus dados. Pode utilizar um editor de texto para ver estes dados.
  7. Observe também que a Data de Expiração para este conteúdo está a ser preenchida na coluna Data de Expiração. Tem até este momento para obter os registos gerados pelo sistema.

A tabela que se segue resume o acesso e exportação de registos gerados pelo sistema para inquilinos não geridos:

Pergunta Resposta
Quanto tempo a ferramenta de exportação de dados da Microsoft leva para concluir um pedido? Isto depende de vários fatores. Na maioria dos casos, este deve ser concluído em um ou dois dias, mas pode demorar até 30 dias.
Em que formato será apresentado o resultado? O resultado tem a forma de ficheiros estruturados e legíveis por computadores, tais como XML, CSV ou JSON.
Quem tem acesso à ferramenta de Exportação de Registo de Dados para submeter pedidos de acesso aos registos gerados pelo sistema? Os utilizadores que são membros de um inquilino não gerido têm acesso para submeter pedidos.
Que dados são devolvidos pela ferramenta de Exportação de Dados? A ferramenta de Exportação de Dados devolve registos gerados pelo sistema que a Microsoft armazena. Os dados exportados abrangem vários serviços da Microsoft, incluindo o Microsoft 365, Azure, Dynamics, Power Apps, Power Automate e o Dataverse.
Como são devolvidos os dados ao utilizador? Os dados são exportados para um site da Microsoft onde será fornecida uma hiperligação segura para o utilizador que fez o pedido de DSR.
Qual será o aspeto dos registos gerados pelo sistema? Exemplo de um registo de registo gerado pelo sistema no formato JSON:
[{
"DateTime": "2017-04- 28T12:09:29-07:00",
"AppName": "SharePoint",
"Action": "OpenFile", "IP": "154.192.13.131",
"DevicePlatform": "Windows 1.0.1607"
}]

Nota

Para fins de segurança e auditoria, algumas funcionalidades não lhe permitem exportar ou eliminar registos gerados pelo sistema para manter a integridade das informações pessoais.

Eliminar registos gerados pelo sistema para Inquilinos Não Geridos

Para eliminar registos gerados pelo sistema obtidos através de um pedido de acesso, tem de fechar a sua conta, o que irá eliminar os registos gerados pelo sistema e remover os seus dados nos serviços do Power Apps, Power Automate e Dataverse dentro de 30 dias.

Para eliminar registos gerados pelo sistema, efetue o seguinte procedimento:

  1. Aceda ao Portal de Privacidade Trabalho e Escola.
  2. Na página Meus pedidos de dados, um utilizador pode pedir a eliminação dos respetivos dados clicando no botão Fechar conta.
  3. Quando clicar neste botão, é-lhe pedido para confirmar o pedido. Selecione Sim para continuar.
  4. Quando a conta tiver sido fechada, não terá acesso ao Power Apps, Power Automate e Dataverse.

Determinar o Tipo de Inquilino

Para determinar se é ou não um utilizador de um inquilino gerido ou não gerido, efetue as seguintes ações:

  1. Abra o seguinte URL num browser, certificando-se de que substitui o seu endereço de e-mail no URL:https://login.microsoftonline.com/common/userrealm/name@contoso.com?api-version=2.1.

  2. Se for membro de um inquilino não gerido,** irá ver um "IsViral": true na resposta.

       {
   ...
   "Login": "name@unmanagedcontoso.com",
   "DomainName": "unmanagedcontoso.com",
   "IsViral": **true**,
   ...
   }

  3. Caso contrário, pertence a um inquilino gerido.