Fluxos separados em processos automatizados mais pequenos
Quando estiver a criar uma automatização, tente arquitetar os seus fluxos para que não tenha uma única automatização que cubra todo o processo. Existem várias razões pelas quais deve fazer fluxos múltiplos e menores:
A manutenção é mais fácil.
O processamento de erros não precisa de ser tão sofisticado.
Várias pessoas podem trabalhar na automatização.
Não há necessidade de reiniciar a automatização desde o início se um passo falhar.
No exemplo abaixo, foi criada uma automatização para um processo de aprovação, abrangendo vários processos com uma única automatização.
Diagrama que mostra um processo empresarial onde é criado um relatório de despesas. Todo o processo empresarial é configurado como uma única automatização longa com dez passos a completar.
Se, por exemplo, o processo de reembolso em dinheiro falhar, toda a automatização será considerada uma falha. Se um requisito ou especificação para procurar detalhes bancários dos empregados mudar, todo o processo terá de ser suspenso até que as atualizações estejam em vigor.
Em vez disso, pode separar a automatização em módulos, como mostra a imagem seguinte.
A segunda automatização começa quando o estado é atualizado para a Verificação de conformidade concluída. Se aprovado, o resultado é enviado por e-mail e o estado é definido para aprovado. Se o pedido for recusado, solicitará correções. A terceira automatização começa quando o estado é atualizado para aprovado. O sistema irá automaticamente analisar os dados bancários dos colaboradores e reembolsar o dinheiro ao empregado, e também arquivar o relatório de despesas.
Neste exemplo, a Automatização n.º 2 depende da automatização anterior para definir o estado do relatório de despesas como "Verificação de conformidade concluída". No entanto, se houver um problema com o sistema de correio e a Automatização n.º 2 falhar, as tarefas na Automatização n.º 1 continuarão a ser concluídas. Apenas as tarefas na Automatização n.º 2 terão de ser reiniciadas.