Avaliação do impacto ao negócio da automatização
Depois de ter implementado com sucesso a sua automatização, pode avaliar o seu impacto comparando os seus processos empresariais originais e o novo processo, utilizando as métricas de sucesso que definiu. Os resultados da sua automatização são armazenados durante 30 dias, durante os quais pode vê-los para analisar o número total de ações e execuções num dia.
Para ver análises de fluxos
Aceda a Os meus fluxos.
Selecione o fluxo que quer analisar.
Selecione Análise.
Selecione o separador Utilização.
Obter o número de execuções de fluxos
O separador Utilização mostra quantas vezes num dia o fluxo foi utilizado para automatizar um determinado processo empresarial.
Para exportar dados de execução para uma folha de cálculo do Excel
Passe o rato por cima do gráfico que mostra os dados que pretende exportar.
Selecione Mais Opções.
Selecione Exportar dados.
Selecione o formato de ficheiro que pretende (livro do Excel ou CSV).
Selecione Exportar.
Obter a duração da execução de fluxo
Para ver a duração de cada execução de fluxo
Aceda a Os meus fluxos.
Selecione o fluxo que quer analisar.
No histórico de execuções de 28 dias, selecione Todas as execuções.
Se pretender exportar as informações, selecione Obter ficheiro .csv.
O ficheiro CSV inclui a hora de início e a hora de fim de cada execução. Pode utilizar o Excel para recalcular a duração e fazer análises adicionais (como encontrar a duração média). Para obter a duração em segundos, utilize a seguinte fórmula:
(Célula Hora de fim da execução − Célula Hora de início da execução) × 24 × 60 × 60
Para obter a duração média, obtenha o número total de durações e divida-o pelo número de execuções (n.º de linhas).
Agora que tem o número de execuções e a duração das execuções, poderá descobrir quanto tempo a sua automatização poupou comparando-a com o processo manual anterior.
Cenário de exemplo
Vejamos o cenário do reembolso em dinheiro como um exemplo.
Anteriormente, a equipa de contabilidade de Abhay tinha de introduzir em códigos contabilísticos, introduzir transações e pós-transações no sistema contabilístico com base nas informações recebidas no e-mail de aprovação anexado ao relatório de despesas. Digamos que na fase de planeamento da automatização, Abhay mediu o tempo que isto demora e registou que demorou três minutos a procurar os dados bancários do empregado e mais cinco minutos para reembolsar o requerente do site bancário online.
Com base na análise de execuções de fluxo, Abhay pode ver que a automatização correu entre 91 a 110 vezes por dia, para uma média de 107 execuções.
A duração da automatização obtida é de 40 segundos, em média. Por conseguinte, o tempo reduzido por execução é:
Tempo antes da automatização (3 minutos + 5 minutos) − tempo após a automatização (40 segundos) = 440 segundos
Como a automatização correu 3.226 vezes em 30 dias, o tempo total poupado é:
Tempo reduzido (440 segundos) × número de execuções (3.226 vezes) = 1.419.440 segundos = 394,28 horas