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Configurar aprovações predefinidas

  • Artigo

O kit de aprovações empresariais permite predefinir fluxos de trabalho de aprovação para que não precise de configurar cada aprovador manualmente.

Para configurar aprovações predefinidas, deve configurar:

  • O Processo de Aprovações
  • Os Dados da Aplicação
  • A Fase
  • A Condição (Opcional)
  • O Nó
  • O Aprovador

Definir processos

A primeira etapa da configuração de aprovações predefinidas é configurar Processos. Os processos são onde todas as informações relacionadas com o processo de aprovação específico são definidas.

  1. Aceda a Power Apps.

  2. Selecione Aplicações, em seguida, escolha Gestão de Aprovações Empresariais.

    Nota

    Quando abre a aplicação pela primeira vez, pede-lhe que dê consentimento para o conector do Office 365.

  3. Mude para o Estruturador de Aprovações no canto inferior esquerdo do ecrã.

  4. Selecione Processos.

  5. Selecione Novo (Estruturador de Processos).

  6. Introduzir o Nome do processo, a Categoria (opcional) e a Descrição (opcional).

  7. No Aprovador Predefinido, comece a digitar o nome e selecione na lista.

  8. Selecione Guardar.

Definir os dados da aplicação

Num pedido de aprovação típico, muitas vezes também precisa de enviar informações sobre a aprovação. Por exemplo, valor, categoria do projeto, departamento, acomodação, número do plano de contas, código do centro de custo, etc.

O kit de aprovações permite usar estes tipos de dados do Power Platform, outros aplicações e sistemas. Use dados recuperados através de conectores ou introduza-os manualmente ao fazer o pedido. Para usar os dados no seu processo de aprovação, defina-os em Dados da Aplicação.

  1. Introduza o Nome do Campo

  2. Selecione o Tipo de Dados a partir do seguinte:

    • Texto
    • Número
    • Booleano
    • Data/Hora
    • Utilizador (E-mail) - Pode ser usado como utilizador de aprovação

  3. (Opcional) Introduza o Valor Predefinido.

  4. (Opcional) Introduza a Descrição.

  5. Selecione + Adicionar.

  6. Repita estes passos até adicionar todos os dados obrigatórios da aplicação.

    Captura de ecrã do Estruturador de Processos no Power Apps.

Definir fases e nós do fluxo de trabalho

No Kit de aprovações, pode definir fases num processo de fluxo de trabalho. É necessário no mínimo uma fase, mesmo para um fluxo de trabalho simples. Cada fase inclui pelo menos um nó. O nó é onde define quem será o aprovador real. Pode definir vários nós numa fase e cada nó é executado sequencialmente.

Após a definição da primeira fase, pode adicionar mais fases com condições, o que permite ramificar para diferentes nós para cenários sofisticados.

Definir a primeira fase do fluxo de trabalho

  1. Selecione Fluxo de trabalho>Nova Fase.
  2. Introduza um Nome e Descrição.
  3. Selecione Guardar & Anterior.

Definir o primeiro nó

Depois de definir a sua primeira fase, poderá adicionar opcionalmente o primeiro nó.

  1. Selecione o sinal +.

  2. Introduza um Nome e Descrição.

  3. Selecione o Tipo de Aprovação.

    Tipo de aprovação Descrição
    Aprovar/Rejeitar – Todos têm de aprovar Cada pessoa incluída neste nó deve aprovar para prosseguir para os próximos passos.
    Aprovar/Rejeitar – Primeiro a responder Apenas um única pessoa incluída neste nó deve aprovar para prosseguir para os próximos passos.
    Respostas Personalizadas – Aguarde por todas as respostas Defina múltiplas respostas além de Aprovar/Recusar. Cada pessoa incluída neste nó deve responder para prosseguir para os próximos passos.
    Respostas Personalizadas – Aguarde por uma resposta Defina múltiplas respostas além de Aprovar/Recusar. Apenas um única pessoa incluída neste nó deve responder para prosseguir para os próximos passos.

  4. Selecione Utilizador ou Dinâmico.

    • Utilizador: pode selecionar um utilizador/colaborador específico.
    • Dinâmico: as informações do utilizador são obtidas automaticamente e definido como aprovador.

  5. Selecione Notificação.

    1. Predefinido
    2. Nenhum

  6. Selecione uma Regra de Delegação.

    Regra de delegação Descrição
    Nenhum Nenhuma definição de delegação definida pelo aprovador é aplicada a este fluxo de trabalho.
    Tempo limite (excedido) As definições de delegação definidas pelo aprovador serão aplicadas automaticamente se o aprovador atribuído não responder dentro do número de dias definido.
    Fora do Escritório As definições de delegação definidas pelo aprovador serão aplicadas automaticamente se o aprovador estiver ausente no momento em que a aprovação for recebida
    Tempo limite (excedido) ou Ausente As definições de delegação definidas pelo aprovador serão aplicadas automaticamente se o aprovador atribuído não responder dentro do número de dias definido ou se o aprovador estiver ausente no momento em que a aprovação for recebida.

  7. Selecione Definição de Tempo Limite.

    • Dias Reais: o cálculo do tempo limite é o número real de dias desde que o nó foi iniciado e não tem em consideração feriados.

    • Dias Úteis: o cálculo do tempo limite considera o número de dias úteis decorridos com base nas definições do perfil de trabalho dos aprovadores e nas definições de feriados da empresa.

  8. Selecione Guardar & Anterior.

Repita os passos se desejar adicionar mais nós na mesma fase.

Nota

Não precisa de especificar apenas um aprovador em cada nó e pode adicionar vários aprovadores num único nó.

Adicionar uma fase condicional com uma condição de troca

Depois de adicionar a primeira fase do fluxo de trabalho, pode adicionar aprovação condicional definindo condições em fases. Uma condição de troca permite que tenha de 2 a 5 caminhos diferentes que fluem dependendo da condição definida.

  1. Selecione Adicionar Fase.

  2. Introduza um Nome e Descrição.

  3. Altere a Condição para Troca.

  4. Selecione o número de Caminhos.

  5. Selecionar uma Origem.

    • Dados do Pedido: o sistema obtém automaticamente os dados da aplicação do pedido de aprovação para usar como condição.

    • Resultado do Nó Anterior: o sistema recupera automaticamente o resultado do nó anterior (como Aprovar/Rejeitar ou qualquer opção personalizada definida) para usar como condição.

  6. Preencha as opções para cada caminho.

    Selecione Valor estático ou Dados do Pedido.

    • Valor estático: deve definir a condição.
    • Dados do Pedido: o sistema compara os Dados do Pedido definidos no passo 5 com os dados do pedido que define aqui.

Exemplo de troca

O exemplo mostrado aqui é um cenário em que a aprovação de despesas se ramifica para nós diferentes, dependendo da categoria de reembolso de despesas selecionada no pedido original.

Captura de ecrã de uma condição de ramificação do Estruturador de Processos.'

Uma vez definido, o Configurador de Processos mostra três caminhos para adicionar nós. Abaixo mostra se foi selecionado Presente, Jamie dos Assuntos Gerais é o aprovador, e se Equipamento foi selecionado, Karen das Compras é a primeira aprovadora, seguida do seu gerente (Diretor de Compras). Se nenhuma opção for selecionada, passará para a próxima fase.

Captura de ecrã da condição de ramificação do Estruturador de Processos no formulário preenchido.

Adicionar uma fase condicional com uma Condição If/Else

Depois de adicionar a primeira fase do fluxo de trabalho, pode adicionar aprovação condicional definindo condições em fases. Uma condição If/Else permite descrever um requisito específico (por exemplo, um valor maior que 5.000 USD, um código de empresa começa com 10, etc.)

  1. Selecione Adicionar Fase.

  2. Introduza um Nome e Descrição.

  3. Altere a Condição para If/Else.

  4. Selecionar uma Origem.

    • Dados do Pedido: o sistema obtém automaticamente os dados da aplicação do pedido de aprovação para usar como condição.
    • Resultado do Nó Anterior: o sistema recupera automaticamente o resultado do nó anterior (como Aprovar/Rejeitar ou qualquer opção personalizada definida) para usar como condição.

  5. Selecione um operando.

    Nota

    Isto dependerá do tipo de dados que selecionar no passo 4.

  6. Preencha a condição.

    Selecione Valor Estático ou Dados do Pedido.

    • Valor Estático: deve definir a condição.
    • Dados do Pedido: o sistema compara os Dados do Pedido definidos no passo 4 com os dados do pedido que define aqui.

Exemplo If/Else

O exemplo apresentado aqui é um cenário em que a aprovação de despesas se ramifica em dois caminhos, dependendo do valor do reembolso de despesas pedido. A condição vale para despesas maiores ou iguais a 5.000 USD.

Captura de ecrã do Estruturador de Processos mostrando uma condição if.

Publicar fluxo de trabalho

Depois de concluir a configuração dos fluxos de trabalho, deverá publicá-los para os poder usar. O sistema verifica e valida automaticamente se o fluxo de trabalho não contém erros.

  1. Abra o processo que pretende publicar.
  2. Selecione Estruturador de Processos>Publicar.
  3. Para Ativar processo quando publicado, selecione Sim.
  4. Selecione Publicar.

Depois de selecionar publicar, uma nova versão será armazenada e o sistema iniciará o processo de publicação. Quando concluído, o sistema mostra o Estado de ativação como Ativo.

Agora está pronto para receber pedidos de aprovação.