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Criar um fluxo de cloud para ver dados retidos a longo prazo do Dataverse

  • Artigo

O Microsoft Dataverse suporta políticas de retenção personalizadas para reter de forma segura dados ilimitados a longo prazo de uma forma mais eficiente. Apesar de o Dataverse poder suportar o crescimento do negócio sem limite nos dados ativos, poderá considerar mover os dados inativos para o arquivo de retenção a longo prazo do Dataverse. Depois de fazer isto, pode criar um fluxo de cloud para ver linhas só de leitura na retenção de dados de longo prazo no Microsoft Dataverse.

O fluxo de cloud descrito aqui cria e envia um e-mail que inclui um ficheiro do Excel que contém os dados retidos. Se houver anexos retidos associados a linhas do Dataverse, eles também serão incluídos como ligações no ficheiro Excel. Para obter mais informações sobre os privilégios necessários para executar este fluxo, aceda a Ver dados retidos a longo prazo no Microsoft Dataverse

A criação do fluxo requer os seguintes passos de alto nível:

  1. Transmita parâmetros de consulta no FetchXML para criar um ficheiro Excel com dados retidos, usando uma ação do Dataverse chamada Criar Excel a partir de RetainedData.
  2. Defina uma condição para determinar se o ficheiro do Excel foi criado. Transferir o ficheiro do Excel. Transmita os parâmetros de critérios de obtenção necessários (tabela e FetchXML).
  3. Quando o ficheiro do Excel tiver sido criado:
    • Defina uma ação para transferir o ficheiro do Excel.
    • Defina uma ação para enviar um e-mail para destinatários com o ficheiro do Excel anexado.
    • Defina uma ação para eliminar o ficheiro do Excel da tabela de sistema do Dataverse. Este passo é recomendado para evitar que os documentos do Excel consumam armazenamento da base de dados.

Sugestão

Se não conseguir ver um e-mail depois de executar um fluxo com êxito, verifique a pasta de correio não solicitado.

Criar a consulta e transferir FetchXML

  1. Inicie sessão no Power Apps e, em seguida, selecione Definições>Definições avançadas.
  2. Na página Definições do Dynamics 365, selecione Localização Avançada (ícone de filtro) na barra de comandos.
  3. Na parte superior do painel Localização Avançada, selecione Alterar para dados retidos.
  4. Crie a consulta em que pretende obter os dados retidos. Mais informações: Localização avançada em aplicações condicionadas por modelo
  5. Na Localização Avançada, no separador Localização Avançada, selecione Transferir Fetch XML.

Criar o fluxo

Os seguintes passos mostram-lhe como utilizar um fluxo instantâneo para criar o ficheiro do Excel e enviá-lo como um anexo a alguém por e-mail. Também pode utilizar passos semelhantes para criar um fluxo de cloud agendado.

  1. Na home page do Power Apps, selecione Fluxos no painel de navegação esquerdo.

  2. Selecione Novo fluxo e, em seguida, selecione Fluxo de cloud instantâneo.

  3. Introduza um nome para o fluxo e, em seguida, selecione Acionar manualmente um fluxo.

  4. Selecione Criar.

  5. Selecione Novo passo e, em seguida, no passo Escolher uma operação, selecione Microsoft Dataverse.

  6. Para a ação, selecione Efetuar uma operação de fundo. Para a ação, selecione Efetuar uma operação de fundo.

  7. Introduza as informações seguintes:

    • Catálogo: Microsoft Dataverse Common
    • Categoria: Dados Retidos
    • Nome da tabela: (nenhum)
    • Nome da ação: selecione Introduzir valor personalizado e, em seguida, introduza Create Excel from RetainedData
    • FetchXml: cole no FetchXML criado anteriormente a partir da consulta de localização avançada.
    • LayoutXML: Deixar em branco Criar ação que inclua a consulta FetchXML de dados retidos

  8. Selecione Novo passo.

  9. Para Escolher uma operação, selecione Condição e, em seguida, selecione o separador Expressão.

  10. Adicione a seguinte expressão:

    • outputs('Perform_a_background_operation_(preview)')?['body/backgroundOperationStatusCode’]
    • é igual a: 30Adicionar expressão ao fluxo.

  11. Na caixa Se sim, selecione Adicionar uma ação.

  12. No separador Ações, selecione Transferir um ficheiro ou uma imagem.

  13. Selecione os seguintes valores:

    • Nome da tabela: RetainedData Excels
    • ID da Linha: selecione Adicionar conteúdo dinâmico e, em seguida, selecione ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID
    • Nome da coluna: ExcelContentAdicionar valores a ficheiro de transferência do Excel

  14. Selecione Adicionar ação para adicionar outra ação que envia um e-mail com o anexo de ficheiro do Excel.

  15. Para Escolher uma operação, selecione Office 365 Outlook e, para a ação, selecione Enviar um e-mail (V2).

  16. Introduza os seguintes valores necessários para o e-mail.

    • Para: introduza um endereço de e-mail válido para o destinatário do e-mail.
    • Assunto: introduza o assunto do e-mail, como Contas Retidas de 2020.
    • Corpo: introduza texto para o corpo do e-mail, como Seguem em anexo as contas retidas de 2020.
    • Nomes dos Anexos -1: introduza um nome para o anexo, como accountsretained2020.xls.
    • Conteúdo dos anexos: no separador Adicionar conteúdo dinâmico, selecione Conteúdo de ficheiro ou de imagem. Definir valores para e-mail com anexo do Excel

  17. Selecione Adicionar uma ação para eliminar o ficheiro do Excel criado e guardado na tabela do Dataverse RetainedData excels:

    • Selecione uma operação>Microsoft Dataverse.
    • Em Ações, selecione Eliminar uma linha.
    • Escolha um dos seguintes valores:
      • Nome da tabela: RetainedData Excels
      • ID da Linha: selecione Adicionar conteúdo dinâmico e, em seguida, selecione ExportRetainedDataResponse ExportedExcelID.

  18. Selecione Guardar

  19. Executar o fluxo.

Os destinatários de e-mail recebem um e-mail com a folha de cálculo do Excel anexada que contém as linhas de dados retidos.

Veja também

Descrição geral da retenção de dados a longo prazo do Dataverse