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Criar um fluxo para gerir aprovações de projetos

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Nota

Este artigo faz parte de uma série de tutoriais sobre a utilização do Power Apps, Power Automate e Power BI com SharePoint Online. Garanta que lê a introdução da série para obter o panorama geral, bem como as transferências relacionadas.

Nesta tarefa, vamos criar um fluxo que determina o processo de aprovação de projetos. O Power Automate está integrado no SharePoint, pelo que é fácil criar um fluxo diretamente a partir de uma lista. O fluxo que vamos criar é acionado quando for adicionado um item à lista Pedidos de Projeto. O fluxo envia um e-mail para o aprovador de projeto, que aprova ou rejeita o pedido diretamente no e-mail. Em seguida, o fluxo envia um e-mail de aprovação ou rejeição para o requerente do projeto e atualiza as listas em conformidade.

Passo 1: configurar o modelo de fluxo

  1. Na lista Pedidos de Projeto, clique ou toque em Fluxo e, em seguida, em Criar um fluxo.

    Criar um fluxo.

  2. No painel direito, clique ou toque em Iniciar aprovação quando for adicionado um novo item.

    Criar um fluxo de aprovação.

  3. Se ainda não tem sessão iniciada, inicie sessão no SharePoint e no Outlook e, em seguida, clique ou toque em Continuar.

    Iniciar sessão para utilizar o modelo.

    Pode agora ver o modelo deste fluxo, pronto para ser concluído. As caixas no fluxo representam passos. Utilizam os dados dos passos anteriores, bem como aqueles fornecidos por si. Cada passo pode então fornecer a saída para os passos subsequentes.

    Modelo de aprovação.

  4. Na caixa Atribuído a, introduza um nome válido no seu inquilino.

    Contacto do e-mail de aprovação.

    A caixa seguinte no fluxo de responde à decisão do aprovador de projeto e encaminha o fluxo para uma de duas ramificações: Se sim ou Se não.

    Condição de aprovação.

Passo 2: criar ações para Aprovação = sim

Por predefinição, esta ramificação envia um e-mail de aprovação para o requerente. Vamos também atualizar a lista Pedidos de Projeto e adicionar um item à lista Detalhes do Projeto devido ao projeto ter sido aprovado.

  1. Na ramificação Se sim, clique ou toque em Informar o criador do item da aprovação e, em seguida, em Editar para ver as opções predefinidas para o e-mail enviado para o requerente.

    Editar definições do e-mail.

  2. Por predefinição, é enviado um e-mail para a pessoa que criou o item de lista, com a linha de assunto e o corpo da mensagem que pode ver. Pode atualizar estes campos se assim o desejar.

    Alterar predefinições de e-mail.

  3. Clique ou toque em Adicionar uma Ação.

    Adicionar uma ação.

  4. Em Escolher uma ação, procure "SharePoint" e, em seguida, clique ou toque em SharePoint – Atualizar item.

    Ação de atualização do item.

  5. Introduza o URL do site do SharePoint e o nome da lista.

    Parâmetros de atualização do item.

  6. Selecione a caixa Id e, em seguida, clique ou toque em ID na caixa de diálogo Conteúdo dinâmico.

    Conteúdo dinâmico do ID da lista.

    O conteúdo dinâmico está disponível em todo o fluxo, com base nos passos anteriores. Neste caso, as informações da lista estão disponíveis e podemos utilizá-las nas ações que criamos.

  7. Selecione a caixa Título, procure "Título" na caixa de diálogo do conteúdo dinâmico e, em seguida, clique ou toque em Título.

    Conteúdo dinâmico do título da lista.

  8. Na caixa Aprovado, introduza "Sim". Esta parte do fluxo deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.

    Aprovada.

  9. Clique ou toque novamente em Adicionar uma Ação. Desta vez, vamos adicionar um item à lista Detalhes do Projeto do projeto que foi aprovado.

    Adicionar uma ação.

  10. Em Escolher uma ação, procure "SharePoint" e, em seguida, selecione SharePoint – Criar item.

    Ação de criação do item.

  11. Introduza o URL do site do SharePoint e o nome da lista.

    Parâmetros de criação do item.

  12. Selecione a caixa Título, procure "Título" na caixa de diálogo do conteúdo dinâmico e, em seguida, clique ou toque em Título.

    Conteúdo dinâmico do título da lista.

  13. Selecione a caixa RequestId e, em seguida, clique ou toque em ID na caixa de diálogo do conteúdo dinâmico.

    Conteúdo dinâmico do ID da lista.

  14. Na caixa PMAssigned, introduza "Não atribuído". Esta parte do fluxo deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.

    Criação do item concluída.

Passo 3: rever ação para Aprovação = não

Por predefinição, esta ramificação envia um e-mail de rejeição para o requerente. Vamos também atualizar a lista Pedidos de Projeto. O projeto não está a avançar, pelo que não adicionamos um item à lista Detalhes do Projeto.

  1. Na ramificação Se não, clique ou toque em Informar o criador do item da rejeição e, em seguida, em Editar para ver as opções predefinidas para o e-mail enviado para o requerente.

    Editar opções predefinidas para e-mail.

  2. Por predefinição, é enviado um e-mail para a pessoa que criou o item de lista, com a linha de assunto e o corpo da mensagem que pode ver. Pode atualizar estes campos se assim o desejar.

    Predefinições do correio eletrónico.

  3. Clique ou toque em Adicionar uma Ação.

    Adicionar uma ação.

  4. Em Escolher uma ação, procure "SharePoint" e, em seguida, clique ou toque em SharePoint – Atualizar item.

    Ação de atualização do item.

  5. Introduza o URL do site do SharePoint e o nome da lista.

    Parâmetros de atualização do item.

  6. Selecione a caixa Id e, em seguida, clique ou toque em ID na caixa de diálogo Conteúdo dinâmico.

    Conteúdo dinâmico do ID da lista.

  7. Selecione a caixa Título, procure "Título" na caixa de diálogo do conteúdo dinâmico e, em seguida, clique ou toque em Título.

    Conteúdo dinâmico do título da lista.

  8. Na caixa Aprovado, introduza "Não". Esta parte do fluxo deverá agora ser semelhante à imagem seguinte.

    Aprovado - Não.

  9. Na parte superior direita do ecrã, clique ou toque em Criar fluxo.

    O fluxo está agora concluído e deve ter o aspeto da imagem seguinte se fechar as caixas.

    Fluxo concluído.

  10. Na parte superior direita do ecrã, clique ou toque em Concluído.

    Botão Concluído.

Passo 4: executar o fluxo de aprovação

  1. Na lista Pedidos de Projeto, clique em Edição Rápida e adicione um item semelhante ao seguinte:

    • Título = "Novo monitor para a Megan"

    • Descrição = "A Megan precisa de um monitor de 24""

    • ProjectType = "Novo hardware"

    • RequestDate = "02/03/2017"

    • Requerente = "Megan Bowen"

    • EstimatedDays = "1"

    • Aprovado = "Pendente"

      Item adicionado à lista.

  2. Clique em Concluído na parte superior da página quando tiver terminado.

    Marca de verificação de concluído.

  3. Verifique a caixa de entrada da conta de e-mail do aprovador. Deve ter um e-mail semelhante ao seguinte.

    E-mail para Allan Deyoung.

  4. Depois de clicar em Aprovar ou Rejeitar, o fluxo executa outro processo e obtém comentários semelhantes ao seguinte diretamente no e-mail.

    Ação de aprovação concluída.

  5. O fluxo envia um e-mail para Megan com a resposta de Allan, como na imagem seguinte. Este e-mail vem da Megan porque ela é a proprietária do fluxo.

    E-mail para Megan Bowen.

Próximos passos

O passo seguinte nesta série de tutoriais consiste em criar uma aplicação para gerir projetos.

Consulte também

Nota

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