Exemplo: relatório de despesas
O exemplo a seguir mostra como uma aprovação típica de despesas baseadas em papel dentro da organização tem ineficiências para vários departamentos e funcionários.
Como pode ver pelo exemplo, cada pessoa tem os seus próprios problemas, mas a questão comum aqui é que o processo de aprovação das despesas é feito no papel, o que é aborrecido e difícil para Lee, Shawna e Rebecca quando criam os seus relatórios. O Nick é sobrecarregado com a papelada da equipa. Abhay tem de transcrever e colocar tudo em Excel para o relatório semanal do orçamento, para além de publicar no sistema financeiro. Demora até a Charlotte descobrir quanto tempo demoraram o Lee, a Shawna e a Rebecca.
Este é um problema ideal para o Microsoft Power Platform resolver, porque os formulários em papel podem ser recriados como ecrãs do Power Apps, a aprovação pode ser configurada no Power Automate e a análise de dados pode ser feita no Power BI. Voltaremos a este exemplo ao longo deste conjunto de artigos.
O problema do negócio que a equipa decidiu resolver é:
Relatório de despesas: criar um processo que seja eficiente para os colaboradores e para o departamento de gestão contabilística, permite um acompanhamento orçamental mais rápido e reduz a nossa exposição em auditorias.
Achamos que é bastante óbvio que vale a pena entrar na era digital. Como cálculo rápido, a equipa de auditoria disse-nos que processam cerca de 150 relatórios de despesas por semana, e que usamos $90/hora como o nosso custo padrão por empregado. Se pudermos poupar uma hora ao longo do ciclo de vida de cada relatório, pouparemos pelo menos $500 mil apenas pelo tempo desperdiçado. Teremos de compensar isso com os custos de licenciamento e o tempo de desenvolvimento de aplicações, mas o CFO mencionou que valia a pena investir na melhoria da visibilidade orçamental e da conformidade com os relatórios.
Durante todo o processo de planeamento de um projeto Power Apps, iremos referir este exemplo.
Nota
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