Definição do valor do negócio para resolver o problema
O valor do negócio enquadra-se numa de quatro categorias, facilmente memorizadas com a mnemónica REVO:
Receitas: esta solução obtém as receitas que de outra forma não seriam obtidas, através de uma nova linha de negócio ou de um serviço que nunca foi oferecido antes.
Eficiência: A eficiência é uma poupança de custos eficaz. Esta solução permite aos participantes que executam o processo fazê-lo mais rapidamente.
Volume: evitar custos é conseguido ao permitir aos utilizadores atuais processar mais transações, evitando, por sua vez, o custo dos recursos adicionais.
Outra: a solução ajuda a organização a cumprir os seus requisitos "obrigatórios", o que pode resultar em evitar penalizações financeiras.
Depois de definida a categoria, precisamos definir o valor que alcançaremos:
Receita
Determinar o que será cobrado pelo serviço
Determinar quantos clientes comprarão o serviço ou o produto
Determinar o horizonte temporal a medir (mensal, trimestral, anual)
Receitas = (preço × clientes) para o horizonte temporal
Eficiência
Determinar o número de pessoas que fazem o trabalho hoje
Determinar o espaço de tempo direto que demoram a fazer o trabalho hoje ("tempo antigo")
Determine o número de pessoas que farão o trabalho após a criação da solução Microsoft Power Platform
Determinar o espaço de tempo direto que demora até utilizar a nova solução ("novo tempo")
Poupança de tempo = tempo antigo – novo tempo (para converter isto em dólares, multiplique a poupança de tempo pelo custo totalmente carregado das pessoas para a unidade de tempo em que está a fazer a medição (por exemplo, horas).)
Volume
Determinar o volume de transações que uma única pessoa pode processar durante uma determinada unidade de tempo ("transações por pessoa")
Determinar o volume de transações que a nova solução poderá processar nesse período ("novas transações por pessoa")
Determinar o volume de transações que precisam de ser processadas nesse período ("volume")
Evitar custos = (volume ÷ transações por pessoa) – (volume ÷ novas transações por pessoa)
Isto calcula o número de pessoas que não terão de processar as transações para alcançar o volume processado pela solução.
Outro
- Determinar a penalização que pode ser evitada ao ter a informação capturada e disponível na solução
Se o valor do negócio que receberá ao automatizar o processo não tiver uma comparação favorável com o custo de nada fazer, terá de perguntar-se sobre se este é o o problema de negócio em que deve concentrar-se.
No entanto, se o valor do negócio que recebe ao resolver o problema do negócio for maior que o custo de nada fazer, acrescido do tempo de desenvolvimento e do custo mensal de qualquer licença de software, faz sentido automatizar o processo.
Exemplo: o valor do negócio de automatizar o processo de despesas
No caso da nossa aplicação de exemplo, a principal categoria do valor do negócio é a eficiência. A nova aplicação reduzirá o tempo que demora a processar o mesmo número de relatórios de despesas em cada semana, mês e ano. Revimos o novo processo e o que gostaríamos que a aplicação conseguisse com os nossos futuros utilizadores. Perguntámos-lhes quanto tempo esperam poupar com o novo processo e sobre a capacidade de integrar algumas das regras na aplicação do relatório de despesas.
Ainda teremos 140 relatórios de despesas a enviados todas as semanas; isso não mudou. No entanto, quando falámos com as pessoas que apresentaram relatórios, descobrimos que conseguiríamos reduzir o tempo que dedicam para 20 minutos ao conseguir introduzir a informação imediatamente e tirar fotografias dos recibos quando é necessário um recibo. O custo totalmente carregado também permanece o mesmo.
(140 relatórios de despesas por semana × 20 minutos) × $90/hr = $4158 por semana = $216.216 por ano
Nick irá rever os relatórios de despesas da equipa (cerca de 100 vendedores) e previu que demorará cerca de 5 minutos para rever cada relatório de despesas. A análise do Nick está limitada ao tipo de despesa que está a ser submetido, reconhecendo que a necessidade de recibos, e a necessidade de incluir os nomes dos hóspedes nas refeições e distribuir as despesas do hotel pelas categorias adequadas, será controlada pela aplicação.
(100 relatórios de despesas por semana × 5 minutos) × $90/hr = $750 por semana = $39.000 por ano
Outros gestores irão rever e aprovar os relatórios de despesas dos respetivos departamentos no futuro, pelo que os restantes 40 relatórios de despesas custarão $15.600 por ano.
O trabalho para Abhay e a respetiva equipa mudou agora para a verificação pontual dos relatórios. Não devem precisar de fazer qualquer trabalho de correção; de facto, a equipa de Abhay poderá ser incumbida de outras atividades devido à redução do esforço necessário para rever os relatórios de despesas.
Otimizámos o processo para associar o código contabilístico do razão geral a cada uma das categorias de despesa. Agora, Abhay e a respetiva equipa podem extrair os dados para criar o diário de pagamentos, reduzindo as 40,3 (16,5 para codificação + 23,8 para publicação) horas por semana para alguns minutos, poupando 188.604 $ (77.220 $ pela codificação e 111.384 $ pela publicação) por ano. Abhay pode incumbir alguém da sua equipa com outros trabalhos mais importantes no respetivo departamento.
Com o novo processo, Abhay e a equipa podem considerar a publicação dos relatórios de despesas todos os dias, o que proporcionará a Charlotte uma vista atualizada do orçamento todos os dias. Isto também permitirá que a Charlotte responda mais rapidamente à medida que as restrições orçamentais se aproximam.
O novo custo para a empresa que utiliza a aplicação automatizada é de aproximadamente:
$216.216 + $39.000 + $15.600 = $270.816 por ano
Poupança para a empresa de aproximadamente $777.738 por ano
Nota
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