Apenas um subconjunto dos seus itens de caixa de correio do Exchange é sincronizado no Outlook
Sintomas
Considere o seguinte exemplo:
Está a utilizar o Microsoft Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 ou Outlook 2013 ou Outlook para Microsoft 365.
Está conectado a uma caixa de correio do Exchange Server.
Notas
Se estiver a executar o Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 ou Outlook para Microsoft 365, esta conta pode ser a sua caixa de correio principal ou outra caixa de correio para a qual tenha delegado o acesso ou dado outra permissão. Pode tratar-se de uma caixa de correio adicional, uma caixa de correio partilhada ou mapeada automaticamente ou de pastas públicas.
Para obter mais informações sobre este assunto no Outlook 2019, Outlook 2016 ou Outlook para Microsoft 365 relacionados com caixas de correio partilhadas ou pastas públicas, consulte o seguinte artigo na base de dados da Microsoft:
3140747 Apenas um subconjunto de itens é sincronizado em caixas de correio partilhadas ou pastas públicas no Outlook 2016
Se está a executar o Outlook 2013, a conta deve ser sua conta principal.
A sua conta de e-mail do Exchange está configurada para usar o Modo de Exchange em cache.
Neste cenário, as pastas de e-mail destas caixas de correio podem mostrar contagens de itens inferiores ao esperado. Além disso, itens mais antigos podem parecer estar em falta, e pode receber a seguinte mensagem e hiperligação na parte inferior da lista de itens:
Existem mais itens nesta pasta no servidor
Clique aqui para ver mais no Microsoft Exchange
Esta mensagem é apresentada na captura de ecrã seguinte.
Além disso, se procurar itens de e-mail na sua caixa de correio, os resultados da pesquisa podem exibir o seguinte texto na parte inferior dos resultados:
A mostrar resultados recentes... Mais
Se clicar no link Mais, itens adicionais que atendam aos seus critérios de pesquisa são exibidos nos resultados da pesquisa. Isso ocorre porque o Outlook recupera os itens adicionais da sua caixa de correio no servidor que está executando o Exchange Server.
Nota
Esse comportamento também pode ocorrer na pasta RSS Feeds na sua caixa de correio Exchange. Além disso, apenas um subconjunto de itens pode ser sincronizado em grupos no Outlook 2016 ou Outlook para o Microsoft 365.
Causa
Este comportamento ocorre porque a definição do modo Exchange em Cache Correio para manter offline está configurado para um valor diferente de Todos. Por exemplo, a captura de ecrã a seguir mostra um perfil configurado para usar o Modo Exchange em Cache e a definição Correio para manter offline está configurada para um valor predefinido de 12 meses.
Nota
Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook para Microsoft 365 oferecem as opções de 1, 3, 6, 12 ou 24 meses, ou Todos. O Outlook LTSC 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 e Outlook para Microsoft 365 fornecem as opções adicionais de 3 dias, 1 semana, 2 semanas, 3 anos e 5 anos. Além disso, versões posteriores do Outlook renomearam a configuração Correio a manter offline para Transferir e-mails dos(as) últimos(as).
Na configuração padrão, dependendo do tamanho do seu disco rígido, o Outlook sincroniza apenas 1, 3 ou 12 meses de e-mail para o seu ficheiro Offline Outlook Data (.ost) do servidor Exchange.
Se a sua configuração Correio para manter offline estiver definido para 12 meses e tiver itens de e-mail na caixa de correio Exchange que tenham mais de 12 meses, esses itens residem apenas na sua caixa de correio no servidor. Portanto, se não puder estabelecer ligação ao servidor Exchange, pode não ser capaz de recuperar itens fora do intervalo especificado pela configuração de sincronização do Modo de Exchange em cache até voltar a estabelecer ligação ao servidor.
Nota
Essa configuração não afeta o número de itens sincronizados com pastas dos seguintes tipos:
- Calendário
- Contatos
- Tarefas
- Diário
- Notas
- Caixa de saída
- Partilhado ou delegado (apenas para o Outlook 2013)
Nota
As pastas dos grupos sincronizam apenas um máximo de 1 ano. As configurações Mail para manter offline que são inferiores a 1 ano são honradas.
Mais informações
Para reduzir o efeito do ficheiro de dados offline do Outlook (.ost), o número padrão de meses configurados para o seu perfil varia pelo tamanho do seu disco rígido. A tabela a seguir fornece os diferentes valores padrão para diferentes tamanhos de disco rígido.
| Tamanho do disco rígido | Valor padrão para "Correio para manter offline" |
|---|---|
| Menos ou igual a 32 GB | 1 mês |
| Maior que 32 GB, mas menos de 64 GB | 3 meses |
| Igual ou superior a 64 GB | 12 meses |
Se tiver de alterar o número de meses selecionados de e-mail para sincronizar com o seu ficheiro ".ost" em modo em cache, siga estes passos:
Inicie o Outlook.
No separador Ficheiro, clique em Definições da Conta e, em seguida, clique em Definições da Conta.
No separador e-mail, clique duas vezes na sua conta do Microsoft Exchange.
Na caixa de diálogo Mudar de Conta, arraste o controle deslizante Mail para manter offline para o número desejado de meses ou para Todos para sincronizar todas as mensagens de e-mail.
Clique em Seguinte.
Clique em OK quando for solicitado a reiniciar o Outlook para concluir a alteração de configuração.
Clique em Concluir.
Reinicie o Outlook.
Trabalhar offline
Se não tiver conectividade com o servidor Exchange, a seguinte mensagem é exibida numa pasta se houver itens mais antigos no servidor que não foram sincronizados com o seu ficheiro .ost:
Existem mais itens nesta pasta no servidor
Conecte-se ao servidor para os visualizar
Esta mensagem é apresentada na captura de ecrã seguinte.
Em condições semelhantes, se procurar itens na sua caixa de correio e não tiver conectividade com o servidor Exchange, a seguinte mensagem é exibida abaixo dos resultados da pesquisa:
Servidor indisponível. <x> meses de resultados apresentados.
Nesta mensagem, <x> representa o valor configurado para o modo em cache Correio para manter offline .
Um exemplo desta mensagem é apresentado na captura de ecrã que se segue.
Administração de Recursos através da Política de Grupo
A configuração do modo em cache Correio a manter offline é mantida nas configurações do perfil Outlook no registo do Windows. Se quiser administrar essa configuração usando a Diretiva de Grupo, pode usar os modelos de Diretiva de Grupo. Estes estão disponíveis nos seguintes sites da Microsoft, dependendo da sua versão do Office:
Office 2016, Office 2019, Office LTSC 2021 ou Outlook para Microsoft 365: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030
Office 2013: https://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=35554
Os ficheiros de modelo de Política de Grupo para o Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 e Outlook para Microsoft 365 são o Outlook16.admx e o Outllk16.adml. Os ficheiros do Outlook 2013 são o Outlk15.admx e o Outlk15.adml. Se você usar a Diretiva de Grupo para gerir esta configuração, os seguintes dados de registo são usados pelo Outlook:
Chave: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Cached Mode
DWORD: SyncWindowSetting
Valor: valor inteiro (Decimal) a especificar o número de meses (use apenas os seguintes valores) 0 = Todos (toda a caixa de correio)
1= 1 mês de itens de e-mail
3= 3 meses de itens de e-mail
6= 6 meses de itens de e-mail
12= 12 meses de itens de e-mail
24= 24 meses de itens de e-mail
36 = 3 anos de itens de e-mail
60 = 5 anos de itens de e-mail
Notas:
O <marcador de posição x.0> representa a sua versão do Office (16.0 = Office 2016, Office 2019 ou Outlook para Microsoft 365, Office 2019, Outlook LTSC 2021 ou Outlook para Microsoft 365, 15.0 = Office 2013).
A interface de utilizador (IU) do Outlook 2016, Outlook 2019, Outlook LTSC 2021 ou Outlook para Microsoft 365 permite que defina a configuração Correio para manter offline para os valores adicionais de três dias, 1 semana, 2 semanas, 3 anos e 5 anos. A atualização de 3 de maio de 2016 para o Outlook 2016 permite definir estes valores adicionais usando os dados de registo SyncWindowSettingDays. Para obter mais informações sobre como configurar o Outlook 2016 com estes valores adicionais, consulte o artigo seguinte na Base de Dados de Conhecimento Microsoft:
3115009 Actualização permite que os administradores definam janelas adicionais de sincronização de correio padrão e calendário para novas contas de Exchange no Outlook 2016.
Os administradores que alterarem os valores de GPO existentes devem estar cientes do potencial impacto no tráfego de rede ao elevar o valor de SyncWindowSetting. Quando o GPO mudar o SyncWindowSetting para qualquer valor mais alto, o Outlook fará uma ressincronização OST completa quando o novo valor se aplicar. Para um único cliente, isto não é problemático. Aplicar um valor mais alto a centenas ou mais clientes ao mesmo tempo poderia afetar negativamente a largura de banda disponível da rede. Diminuir o valor não terá esse impacto, pois o Outlook fará uma eliminação apenas local de dados em excesso que está armazenado nos ficheiros OST de todos os clientes para receber o valor mais baixo do SyncWindowSetting.
Uma vez que o Outlook sincroniza apenas um máximo de um ano para grupos, não conseguirá procurar mensagens mais antigas. Para contornar essa limitação do Outlook, use o Outlook na Web para visualizar e procurar mensagens mais antigas em grupos.