Criar uma estratégia de gerenciamento de mudanças para o Microsoft Teams
Uma estratégia de gerenciamento de mudanças para a conscientização dos usuários finais e a adoção de novas tecnologias é fundamental para a distribuição bem-sucedida de qualquer nova tecnologia em uma organização. A conclusão com êxito desse esforço assegurará a adoção e a satisfação dos usuários da nova experiência. Os passos identificados abaixo podem ser alterados consoante o tamanho da sua organização, mas garantir um nível sustentado de comunicação com intervenientes, campeões, administradores de TI e utilizadores é fundamental para conseguir uma alteração bem-sucedida.
Boas práticas de gerenciamento de mudanças para os Teams:
Identifique os principais participantes, defensores e perfis de usuários
Identifique e selecione os cenários comerciais
Realize um piloto que inclua usuários comerciais, defensores e profissionais de TI.
Crie, inicie e faça a gestão da sua campanha de adoção. Baixe o nosso Kit de Sucesso do Cliente para começar. Uma boa campanha de adoção, inclui:
a. Materiais de conscientização interna, como pôsteres, painéis digitais e eventos.
b. Informações de autoajuda e treinamentos em um só local
c. Um mecanismo de comentário definido
d. Medidas de sucesso predefinidas (adoção de soluções, vistas de materiais-chave, participação em cursos)
Crie um programa de defensores em conjunto com a implantação do serviço
Oferecer um método de feedback padrão
Mensurar e compartilhar o sucesso
Ajustar suas mensagens e métodos baseados em feedback, repetir.
Identifique os principais participantes, defensores e perfis de usuários
A primeira regra de uma adoção bem-sucedida é criar uma equipe dinâmica composta pelos principais participantes e pessoas certas capazes de motivar e produzir mudanças em outras. Uma estratégia de adoção bem-sucedida começa com uma equipe de indivíduos comprometidos que representam uma seção transversal da sua organização. As funções dos participantes incluem um patrocinador executivo, proprietários de serviços, profissionais de TI e defensores.
| Ícone | Descrição |
|---|---|
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Os Patrocinadores executivos são líderes importantes dentro da organização e a participação deles é essencial para direcionar a adoção pelos funcionários. Eles têm a maior influência na cultura da empresa e conseguem comunicar ativamente o valor e os benefícios de uma nova tecnologia e de um novo caminho. |
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Os proprietários de serviços são responsáveis por garantir que as pessoas usem o serviço e obtenham valor dele. Definir Proprietários de Serviços na sua organização é importante para garantir que os objetivos empresariais definidos para o Microsoft 365 ou Office 365 são concretizados. |
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Obter a aceitação de todos os usuários de uma organização é um desafio. Os campeões podem ajudar a aliviar este desafio e desempenhar um papel importante na adoção do Microsoft 365 ou do Office 365. Eles são conhecedores, empenhados em promover a sua experiência e estão dispostos a fornecer coaching e assistência em pares. Ajudam a traduzir o Microsoft 365 ou o Office 365 para a realidade do respetivo departamento ou equipa. |
Recomendamos a realização de uma reunião regular dessas partes envolvidas para mantê-las atualizadas sobre o progresso do seu programa. Iniciar um "conselho de colaboração" para permitir feedback e debate pode ser uma ferramenta útil consoante a sua cultura empresarial.
Sugestão
As pessoas que podem ser os maiores obstáculos de mudança podem se tornar seus melhores aliados em uma implantação desse tipo. Recomendamos que você se envolva com esses membros da organização o quanto antes e com bastante frequência para ouvir suas preocupações e problemas. Muitas vezes, eles têm feedbacks valiosos que aumentarão o sucesso da sua campanha.
Perfis de usuários
É igualmente importante compreender os tipos de utilizadores no seu ambiente. Você tem usuários trabalham muito externamente? Há alguns que estão constantemente em reuniões ou que fazem apresentações? Você sabe quais dos seus usuários têm mais dificuldades com as suas soluções de colaboração existentes? A segmentação da sua comunidade de usuários pode ajudar você a encontrar grupos que estão mais abertos para mudanças. Muitas vezes, são os melhores alvos para os seus pilotos empresariais iniciais e o seu feedback é valioso.
Compreender o cotidiano na vida dos seus usuários ajudará você a priorizar seus resultados comerciais, projetar metas de adoção apropriadas para a sua implantação e manter o uso ao longo do tempo.
Defensores
Identificar os indivíduos que podem se tornar seus defensores de colaboração lhe proporciona uma equipe de suporte avançada para a sua implementação. Crie uma comunidade ao fornecer-lhes informações e comentários antecipados aos seus planos. Qualquer investimento que faça nesta comunidade, quer seja tempo, atenção ou recompensas, é devolvido à sua implementação através do seu suporte e evangelismo.
Para saber como construir um programa de defensores, obtenha o Programa de construção de defensores.
Identifique e selecione os cenários comerciais
Depois de identificar os principais intervenientes e segmentos de utilizador, identificar os seus cenários empresariais será assim tão mais fácil. Seguem alguns exemplos de resultados comerciais:
Simplifique o processo de venda
Acelere a solução dos problemas dos clientes
Aumente a participação do funcionário
Diminua os ciclos de desenvolvimento de produto
O pessoal de vendas está com problemas de se coordenar para proporcionar uma excelente experiência? Você precisa ter uma coordenação melhor da entrega do seu produto ou serviço? E as experiências relacionadas com o Recursos Humanos (RH) para os seus próprios funcionários? Cada organização encontrará suas próprias prioridades. Recomendamos selecionar não mais do que três problemas para serem abordados nos seus pilotos iniciais e incluir usuários e profissionais comerciais destas organizações específicas.
Também é aconselhável considerar os usuários que estão incorporados nesses cenários. Eles estão abertos a mudanças? Eles são usuários externos ou que trabalham nas suas instalações? Qual a proximidade deles com os patrocinadores executivos e defensores que lhes darão suporte? Eles têm alguma comunidade e métodos de comunicação existentes que você pode usar para zelar essa mudança?
Os projetos de tecnologia se tornam um desafio quando pouca ou nenhuma atenção é dada às necessidades humanas de gerenciamento de mudanças. Ao seguir essas recomendações, você aumentará suas chances de sucesso!
Projetar, lançar e gerenciar a adoção da sua campanha
Para os seus pilotos iniciais e para a sua distribuição final na empresa, suas comunicações internas devem ser uma prioridade. Elas incluem:
Materiais de conscientização interna, como pôsteres, sinalização digital e eventos.
Incorporar informações de autoajuda e treinamentos em um só local.
Para as suas fases pilotos, estes são as etapas mais básicas de sucesso:
Conduzir reuniões agendadas regulares com as partes envolvidas do seu projeto para tratar das atualizações.
Escolha um método de feedback para coletar informações das pessoas que estão participando do piloto. As empresas menores podem usar um canal público dentro do Teams para permitir que os usuários entrem e deem feedback. Em organizações maiores, considere lançar uma comunidade Viva Engage para fornecer suporte ao produto.
Disponibilize a documentação de autoajuda, incluindo vídeos dos produtos.
Faça uma reunião inicial com os usuários do piloto para que eles se animem por estar participando. Criar um sentimento de comunidade com entusiasmo não pode ser subestimado.
Depois de ter trabalhado nas fases iniciais do piloto, as etapas acima podem ser expandidas para abranger toda a organização. Dependendo do porte, isso pode levar tempo e ser abordado em fases por região, perfil de usuário ou organização. Dentro desta escala maior, aumentar a distribuição aproveitando o talento profissional dos comunicadores da sua organização é extremamente útil. Recomendamos que esses indivíduos se envolvam o quanto antes e com bastante frequência conforme você utiliza os materiais de adoção disponíveis ou projete os seus próprios.
Se a sua empresa tiver um portal de intranet central para notícias, informações ou suporte, você pode utilizá-lo como um hub para obter informações sobre essa distribuição. Oferecer as informações, os treinamentos e as orientações por escrito de auto ajuda disponíveis permitirá que os usuários se integrem rapidamente no produto. Muitos usuários entrarão de cabeça assim que ele for disponibilizado e nós incentivamos isso. Também sabemos que cada pessoa aprende de uma forma diferente; então, ter um portal central de informações dará suporte a todos os estilos de aprendizagem dentro da sua organização.
Assim como acontece em qualquer campanha de comunicação e adoção, você desejará identificar suas medições de sucesso antecipadamente. Considere medições como:
Usuários ativos do produto
Número de visualizações das suas páginas da web informativas
Perguntas na sua comunidade de usuários
Número de visualizações dos seus vídeos de treinamento
Presença nos eventos de aprendizagem
Mensure e compartilhe o sucesso
A equipe do projeto deve incluir administradores de TI da sua empresa. Estas pessoas terão acesso aos relatórios de utilização do Microsoft 365 ou do Microsoft Teams do Office 365 incorporados na experiência do centro de administração do Microsoft 365. Esta informação pode mostrar o uso do Microsoft Teams em sua empresa. Recomendamos também que você obtenha feedback diretamente dos usuários sobre sua experiência com o Teams e outras ideias que eles têm para uso. Compartilhar exemplos reais de sua própria empresa é muito importante para viabilizar uma mudança contínua ao longo do tempo na comunidade de usuários.
Saiba mais sobre os relatórios de utilização do Microsoft Teams no centro de administração do Microsoft 365 Relatórios de utilização do Microsoft Teams no centro de administração do Microsoft 365.
Sugestão
Utilize a sua equipa pública ou a comunidade Viva Engage para recolher informações de utilização. Compartilhe-as usando a hashtag #TeamStories para uma fácil localização. Compartilhe uma #TeamsStory por mês na intranet para destacar funcionários que estão abraçando a mudança para aumentar a produtividade e colaboração no seu ambiente.
Adoção contínua
Impulsionar a mudança em uma empresa é uma atividade contínua, não é um evento. A reunião inicial é só o começo da capacitação das pessoas para elas colaborarem de maneira mais efetiva. É importante planear momentos neste percurso que realcem os seus sucessos, introduzam novas funcionalidades e se liguem à sua estratégia de serviço global do Microsoft 365 ou Office 365 - que o seu departamento de TI irá elaborar. Assegurar-se de que os usuários estão envolvidos, em vez de sobrecarregados, reduzirá o cansaço provocado pelas mudanças e os auxiliará a abandonar os velhos hábitos, como anexos de e-mails, para abraçar algo novo, como armazenar documentos na nuvem.
Partilhe as suas perguntas sobre a adoção de serviços do Teams e do Microsoft 365 ou do Office 365 na comunidade de Adoção De Condução no site da Comunidade Técnica da Microsoft. É sempre bom ouvir a sua opinião e ajudá-lo na jornada de adoção.