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Resolver problemas de arquivamento e exclusão de e-mails ao usar políticas de retenção

  • Artigo
  • Aplica-se a:
    Exchange Online, Microsoft Purview

Este artigo explora alguns problemas comuns que impedem o gerenciamento de registros de mensagens (MRM) de excluir ou arquivar corretamente mensagens de email no Exchange Online. Ele também fornece etapas para identificar a causa raiz e resolver os problemas.

Note

  • Essas etapas de solução de problemas também se aplicam a implantações híbridas do Exchange nas quais a caixa de correio principal está hospedada no local e a caixa de correio de arquivo morto está no Exchange Online. Nessas implantações, execute essas etapas usando o Shell de Gerenciamento do Exchange local.
  • No Exchange Online, o Assistente de Pasta Gerenciada (MFA) é definido para processar caixas de correio pelo menos uma vez a cada sete dias. Embora o MFA geralmente processe caixas de correio todos os dias, o processo pode levar até sete dias para ser concluído. Em vez de aguardar a execução do processo, você pode forçá-lo executando o Start-ManagedFolderAssistant <mailbox ID> cmdlet.
  • O MRM não processa caixas de correio com menos de 10 MB.
  • Se a conta estiver desativada e o tipo de caixa de correio for regular, o MRM não processará a caixa de correio. Portanto, quaisquer retenções subsequentes aplicadas não aparecerão nos logs de diagnóstico da Caixa de Correio de Controle de Retenção.

Causas comuns

Há várias razões pelas quais o MRM pode não processar uma caixa de correio conforme o esperado. Por exemplo:

  • A caixa de correio é colocada em retenção de retenção. Ou seja, a propriedade RetentionHoldEnabled da caixa de correio é definida como True. Por exemplo, a caixa de correio é migrada usando o serviço de importação PST.
  • A propriedade ElcProcessingDisabled da caixa de correio é definida como True. Essa configuração impede que o MFA processe a caixa de correio.
  • A caixa de correio tem uma marca de retenção aplicada, mas a marca está desabilitada no momento. Portanto, as mensagens na caixa de correio nunca serão arquivadas ou excluídas.
  • A caixa de correio a ser processada é grande e contém muitos itens. Isso pode fazer com que o MFA arquive ou exclua conteúdo a uma taxa mais lenta.
  • A política de retenção aplicada à caixa de correio inclui apenas marcas pessoais. Se o usuário não aplicar manualmente essas tags, o MRM pode não processar a caixa de correio.

Resolução de Problemas

Verifique a propriedade RetentionHoldEnabled da caixa de correio

Use o cmdlet Get-Mailbox para recuperar a propriedade RetentionHoldEnabled da caixa de correio. Se a propriedade estiver definida como True, defina-a como False.

Verifique a propriedade ElcProcessingDisabled da caixa de correio

Use o cmdlet Get-Mailbox para recuperar a propriedade ElcProcessingDisabled da caixa de correio. Se a propriedade estiver definida como True, defina-a como False. Para obter mais informações sobre essa propriedade, consulte Diferença entre ElcProcessingDisabled e RetentionHoldEnabled.

Revise as políticas de retenção e as tags aplicadas à caixa de correio

Use os cmdlets Get-RetentionPolicyTag, Get-RetentionPolicy e Get-Mailbox para verificar as políticas de retenção e as marcas atribuídas à caixa de correio afetada.

Seguem-se alguns exemplos:

  • Para recuperar todas as políticas de retenção em seu locatário do Exchange Online, execute o seguinte cmdlet:

    Get-RetentionPolicy

  • Para verificar quais marcas de política são adicionadas à política de MRM atribuída à caixa de correio, execute o seguinte cmdlet:

    Get-RetentionPolicy -Identity <Name of the retention policy assigned to the mailbox> | select -ExpandProperty RetentionPolicyTagLinks

  • Para recuperar a propriedade RetentionHoldEnabled da caixa de correio e a política de retenção atribuída, execute o seguinte cmdlet:

    Get-Mailbox <MailboxID> | fl *Retention*

  • Para verificar quais marcas de retenção pessoais o usuário optou, além daquelas que já estão incluídas na política de retenção atribuída, execute o seguinte cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag -Mailbox <MailboxID> -OptionalInMailbox

  • Para revisar os detalhes de uma marca de política de retenção específica, execute o seguinte cmdlet:

    Get-RetentionPolicyTag <Name of the tag> | fl

Preste atenção às tags de retenção que estão desativadas ou que têm as ações definidas para nunca mover para arquivar ou nunca excluir. A duração atribuída a uma tag é um fator-chave para determinar sua prioridade. Portanto, verifique se há tags que tenham a maior duração de tempo, como nunca mover para arquivar ou nunca excluir, porque essas tags têm precedência sobre outras tags aplicadas.

Note

A marca de política de arquivamento padrão que se aplica a toda a caixa de correio também se aplica ao Calendário, Tarefas e Anotações. Não é possível aplicar uma marca de arquivo pessoal que tenha a ação nunca mover para arquivar nessas pastas. Exceção: Você pode aplicar marcas de texto ao Notes usando o Outlook na Web. Para obter mais informações, consulte Pastas padrão que oferecem suporte a tags de política de retenção.

Verificar se há arquivamento padrão e retenção padrão na caixa de correio

Verifique se uma marca de política de Arquivo Morto Padrão ou Retenção Padrão é aplicada à caixa de correio. Em caso afirmativo, certifique-se de que:

  • Nenhum arquivo pessoal ou marcas de retenção foram aplicadas anteriormente a pastas que têm a ação de nunca mover para arquivar ou nunca excluir .
  • Nenhuma marca de retenção ou arquivamento desabilitada ou padrão foi aplicada a toda a caixa de correio.
  • A tag Default Archive (ou qualquer outra marca de política que tenha sido aplicada) existe na lista de tags de política de retenção contidas na propriedade PR_ROAMING_XMLSTREAM. Se alguma tag estiver faltando, exclua o IPM. Mensagem Configuration.MRM que contém a propriedade PR_ROAMING_XMLSTREAM e use o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant junto com a -FullCrawl opção para a caixa de correio afetada. Ao fazê-lo, regenera o MIP. Configuration.MRM mensagem oculta e atualiza o PR_ROAMING_XMLSTREAM para ter a nova tag de política.

Você pode usar MFCMAPI para verificar a propriedade PR_ROAMING_XMLSTREAM seguindo estas etapas:

  1. Configure a caixa de correio afetada no Outlook.
  2. Baixar MFCMAPI. Se você usar a versão de 64 bits do Outlook, baixe a compilação de 64 bits. Caso contrário, faça o download da compilação de 32 bits.
  3. Abra MFCMAPI, selecione Opções de Ferramentas> e, em seguida, selecione MAPI_NO_CACHE e MDB_ONLINE.
  4. Selecione Logon de sessão>, selecione o perfil que contém a caixa de correio afetada e selecione OK.
  5. Clique duas vezes na caixa de correio afetada, expanda Contêiner Raiz>Parte Superior do Armazenamento de Informações.
  6. Em Parte superior do Armazenamento de Informações (ou equivalente, se a caixa de correio do usuário estiver definida para um idioma diferente do inglês), clique com o botão direito do mouse em Caixa de Entrada e selecione Abrir tabela de conteúdo associado.
  7. Ordene o painel superior pela coluna Classe de Mensagem e, em seguida, selecione IPM. Configuração.MRM.
  8. No painel inferior, classifique pela coluna Nome e localize a propriedade PR_ROAMING_XMLSTREAM .
  9. Clique duas vezes em PR_ROAMING_XMLSTREAM, copie o XML na seção Texto, cole-o no Bloco de Notas e salve o conteúdo como um arquivo .xml.
  10. Abra o arquivo de .xml em um navegador da Web para ver as marcas de política de retenção reais aplicadas à caixa de correio.

Verifique se há tags pessoais aplicadas a pastas ou itens individuais

Você também pode usar MFCMAPI para verificar se as marcas de retenção ou arquivo pessoal são aplicadas corretamente às pastas. Para fazer isso, use etapas semelhantes mencionadas acima, selecione a pasta afetada e verifique suas propriedades para marcas de arquivo ou marcas de retenção. Você também pode fazer isso para mensagens de e-mail individuais.

Se você estiver lidando com uma política de Arquivo Morto Padrão que se aplica a toda a caixa de correio, não verá nenhuma propriedade de política de arquivamento, como:

  • PR_ARCHIVE_TAG
  • PR_ARCHIVE_PERIOD
  • PR_ARCHIVE_DATE
  • PR_POLICY_TAG
  • PR_RETENTION_DATE

Essas propriedades só serão visíveis se uma marca de arquivo pessoal, uma marca de retenção de pasta padrão ou uma marca de retenção pessoal for aplicada.

Coletar as estatísticas da caixa de correio principal e da pasta de caixa de correio de arquivo morto

Para coletar informações sobre os itens e políticas mais antigos aplicados, execute os seguintes comandos:

  • Para a caixa de correio principal:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity <primary mailbox ID> -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\primaryfolderstats.csv

  • Para a caixa de correio de arquivo:

    Get-MailboxFolderStatistics -Identity  <primary mailbox ID> -Archive -IncludeOldestAndNewestItems | Export-CSV -NoTypeInformation -Path .\archivefolderstats.csv

Na saída do comando, procure o item que tem a data de recebimento mais antiga em qualquer pasta. Use as seguintes orientações:

  • Verifique a OldestItemReceivedDate de todas as pastas localizadas em Top of Information Store, incluindo Caixa de Entrada, Itens Enviados, Lixo Eletrônico e qualquer uma das subpastas criadas pelo usuário. Exclua Itens Excluídos, Contatos, Calendário (somente reuniões recorrentes) e Tarefas (somente tarefas recorrentes). Em seguida, compare o valor OldestItemReceivedDate com o valor Idade de retenção especificado na política não funcional.

    Note

    • Para obter mais informações sobre itens excluídos, itens de calendário recorrentes e tarefas, consulte Determinando a idade de diferentes tipos de itens.
    • Os contatos não são processados por políticas de retenção porque não têm um carimbo de data de início ou expiração.

  • Para itens que estão na pasta Itens Recuperáveis, verifique OldestItemLastModifiedDate e compare-o com a propriedade RetainDeletedItemsFor definida na caixa de correio afetada.

Na saída, verifique também quais políticas são aplicadas às pastas e determine se as tags pessoais desabilitadas, as tags pessoais ativas ou até mesmo as políticas de conformidade de retenção substituem a política esperada. Analise as seguintes colunas:

  • ExcluirPolítica
  • ArquivoPolítica
  • Política de Conformidade
  • RetentionFlags

Essas colunas indicam se uma marca de retenção de pasta padrão, uma marca de retenção pessoal ou uma marca de arquivo pessoal é aplicada às pastas. A coluna RetentionFlags também pode mostrar:

  • Se uma marca de retenção explícita ou uma tag de arquivo morto é aplicada (tags explícitas indicam que as políticas são aplicadas manualmente e não herdadas)
  • Se a pasta tem de ser novamente verificada pelo MFA

Note

As diretivas aplicadas a pastas na caixa de correio de arquivo morto geralmente são herdadas das pastas na caixa de correio principal. No entanto, os usuários podem aplicar uma marca pessoal diferente a uma pasta dentro da caixa de correio de arquivamento. Para obter mais informações, consulte Aplicar uma marca de retenção a uma pasta no arquivo.

Verifique os logs de diagnóstico do MRM

Para coletar o log de diagnóstico do MRM, execute o seguinte comando do PowerShell:

Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ComponentName MRM

Revise o log para determinar se ocorreram erros quando o MFA processou a caixa de correio. Verifique a data do último erro para determinar a sua relevância para o problema atual.

Note

Se o log contiver mensagens de erro "recurso não íntegro", isso significa que o processamento da caixa de correio está limitado. Devido ao tamanho da caixa de correio e ao número de itens que ela contém, o MRM está processando a caixa de correio muito lentamente. Infelizmente, a limitação é inevitável quando você trabalha com caixas de correio grandes.

Se você não vir nenhum log e receber uma mensagem de erro dizendo "nenhum log foi encontrado", isso significa que o MRM processou a caixa de correio sem erros.

Você também deve verificar as seguintes propriedades adicionais que podem indicar se o MFA processou o conteúdo da caixa de correio:

  • ElcLastRunUpdatedItemCount: O número de itens individuais que foram marcados ou não marcados pelo MFA em sua última execução
  • ElcLastRunTaggedWithArchiveItemCount: O número de itens que o MFA atualizou com uma marca de arquivo em sua última execução
  • ElcLastRunTaggedWithExpiryItemCount: o número de itens que o MFA atualizou com uma marca de expiração (excluir) em sua última execução
  • ElcLastRunDeletedFromRootItemCount: O número de itens da pasta Itens Excluídos que expiraram e foram movidos automaticamente para a pasta Itens Recuperáveis
  • ElcLastRunDeletedFromDumpsterItemCount: O número de itens que o MFA excluiu da pasta Itens Recuperáveis em sua última execução
  • ElcLastRunArchivedFromRootItemCount: O número de itens que foram movidos da Caixa de Entrada ou da Parte Superior do Armazenamento de Informações da caixa de correio principal para a Caixa de Entrada ou Topo do Armazenamento de Informações da caixa de correio de arquivo morto
  • ElcLastRunArchivedFromDumpsterItemCount: O número de itens que foram movidos da pasta Itens Recuperáveis da caixa de correio principal para a pasta Itens Recuperáveis da caixa de correio de arquivo morto
  • ElcLastSuccessTimestamp: A última vez que o MFA processou a caixa de correio sem erros (No caso de limitação de MRM, esses erros podem ser temporários. Isso significa que os itens continuarão a ser movidos ou excluídos, mas a uma taxa mais lenta do que o normal.)

Para recuperar essas propriedades, execute os seguintes comandos do PowerShell. Esses comandos analisam o XML e retornam as propriedades relacionadas ao ciclo de vida do e-mail que começam com "Elc".

$logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <mailboxID> -ExtendedProperties
$xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
$xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}

Se ainda não conseguir resolver o problema, contacte o Suporte da Microsoft.

Melhores práticas

Recomendamos que você habilite a caixa de correio de arquivo morto para uma conta imediatamente após ela ser colocada em Retenção de Litígio. Isso é especialmente verdadeiro se o usuário tiver muito tráfego de e-mail. Isso pode ajudar a evitar que a pasta Itens Recuperáveis fique cheia e permitirá que os usuários continuem a poder excluir itens da caixa de correio principal. Além disso, recomendamos que você habilite o arquivamento de expansão automática, dependendo da licença do Microsoft 365 do usuário.

Observe que a pasta Itens Recuperáveis da caixa de correio principal não deve estar na cota máxima, pois também pode impedir que o MRM mova itens para o arquivo. Para obter mais informações sobre limites de pasta de caixa de correio e limites de armazenamento de caixa de correio, consulte Limites do Exchange Online.