Planear tópicos

Tem controlo sobre a experiência dos tópicos na sua organização. As suas decisões de planeamento para Tópicos garantem que os tópicos de alta qualidade são apresentados aos seus utilizadores e que têm as permissões certas para consumir e contribuir com conhecimentos.

Neste artigo, vamos examinar estas decisões de planeamento:

• Que sites do SharePoint pretende pesquisar para obter tópicos
• Que tópicos, se existirem, pretende excluir das experiências de tópicos
• Para que utilizadores pretende tornar os tópicos visíveis
• Que utilizadores pretende conceder permissões para gerir tópicos no centro de tópicos
• Que utilizadores pretende conceder permissões para criar ou editar tópicos no centro de tópicos
• Que nome quer dar ao seu centro de tópicos

A segurança e a privacidade dos seus dados são respeitadas e as experiências de tópicos não concedem aos utilizadores acesso adicional aos ficheiros aos quais não têm direitos. Recomendamos que leia também Tópicos de segurança e privacidade como parte do seu processo de planeamento.

Para saber mais sobre a tecnologia de IA por trás de Tópicos, leia Alexandria em Tópicos: desde macrodados a grandes conhecimentos.

Tenha em atenção que os Tópicos precisam de acesso aos sites e ficheiros que os seus utilizadores utilizam diariamente. A implementação de Tópicos num ambiente de teste ou desenvolvimento pode não produzir resultados úteis.

Nota

Os tópicos não suportam a Encriptação de serviços com a Chave de Cliente.

Requisitos

Tem de subscrever Tópicos e ser administrador do SharePoint e dos Grupos para aceder ao centro de administração do Microsoft 365 e configurar Tópicos.

A atribuição de licenças é abordada em Configurar Tópicos. Se planear atribuir licenças programaticamente, certifique-se de que os utilizadores já têm licenças para o Microsoft 365 (por exemplo, E3 ou E5).

Importante

Os tópicos pesquisam conteúdos nos idiomas suportados para tópicos de processamento.

Deteção de tópicos

As definições de deteção de tópicos especificam que sites do SharePoint são utilizados como origens para tópicos. Isto inclui sites clássicos e modernos, bem como sites associados ao Microsoft Teams e Grupos do Microsoft 365. Os sites do OneDrive não estão incluídos. Os tópicos pesquisam todos os ficheiros do Office, ficheiros de texto e as próprias páginas de site do SharePoint nos sites que especificar.

Pode optar por incluir todos os sites do SharePoint, uma lista específica de sites ou nenhum sites. Recomendamos que escolha todos os sites para que as experiências de tópico possam descobrir um grande número de bons tópicos para os seus utilizadores.

Ao configurar Tópicos, pode escolher uma das seguintes opções:

• Todos os sites: todos os sites do SharePoint na sua organização. Isto inclui sites atuais e futuros.
• Todos, exceto os sites selecionados: todos os sites, exceto os que especificar. Os sites criados no futuro serão incluídos como origens para a deteção de tópicos.
• Apenas sites selecionados: apenas os sites que especificar. Os sites criados no futuro não serão incluídos como origens para a deteção de tópicos.
• Sem sites: não inclua sites do SharePoint.

Recomendamos que selecione sites suficientes para incluir, pelo menos, 20 000 documentos para obter os melhores resultados dos Tópicos.

Se escolher Todos, exceto sites selecionados ou Apenas sites selecionados, pode carregar um ficheiro de .csv com uma lista de sites. Estas opções são úteis se estiver a fazer um piloto e quiser incluir um número limitado de sites para começar.

Pode copiar o modelo de .csv abaixo:

Site name,URL

Não recomendamos que escolha Não existem sites porque impede que os tópicos sejam criados ou atualizados automaticamente. No entanto, pode escolher esta opção se quiser configurar Tópicos e, em seguida, adicionar sites mais tarde.

Recomendamos que crie um processo para os utilizadores ou gestores de conhecimento pedirem que sites individuais sejam removidos da deteção de tópicos, se necessário na sua organização.

Informações do item

Os tópicos beneficiam das recolhas de IA de entrada dos sinais do Microsoft Graph. As informações dos itens são informações que a Microsoft calcula através de técnicas de machine learning e aplica-as como recomendações de conteúdo para si e para os seus colegas na sua organização. A Microsoft obtém informações da análise de atividades (como modificar, comentar ou partilhar) para capacitar experiências centradas no utilizador com recomendações para utilizadores do Microsoft 365. Ativar informações de itens no Microsoft 365 ajudará a sua organização a ter os resultados mais precisos em Tópicos.

Multigeográfico

Se a sua organização tiver implementado o Microsoft 365 Multi-Geo, os Tópicos respeitam a soberania dos dados ao garantir que os dados dos tópicos são sempre armazenados na localização geográfica correta. O centro de tópicos é aprovisionado na localização central e o conteúdo de todas as localizações geográficas é processado lá. Os tópicos detetados resultantes são armazenados na mesma localização geográfica que o conteúdo de origem. Se os dados de origem do tópico se moverem entre localizações geográficas, as propriedades do tópico correspondentes, como a descrição, também são movidas.

Permissões de utilizador

As permissões de utilizador que especificar determinam as pessoas na sua organização que interagem com tópicos e o que podem fazer.

Nota

Neste momento, os Tópicos não suportam o fornecimento de licenças ou permissões de utilizador para utilizadores Convidados (Externos).

Gerir tópicos

Os gestores de conhecimento supervisionam a qualidade das informações, a forma como são estruturadas e outras práticas recomendadas na sua organização. Podem confirmar e rejeitar tópicos.

Embora possa especificar gestores de tópicos individuais, recomendamos que crie um grupo de segurança (ou utilize um existente) que contenha as pessoas que pretende que sejam gestores de conhecimento. Pode especificar este grupo de segurança durante o processo de configuração.

Criar e editar tópicos

Os contribuidores do tópico são os peritos em assuntos e peritos na sua organização. Podem criar e editar tópicos.

Recomendamos que permita que todas as pessoas na sua organização criem e editem tópicos porque as experiências de tópico funcionam melhor quando todos os utilizadores podem partilhar informações.

Se quiser limitar a criação e edição de tópicos a pessoas ou grupos específicos, crie um grupo de segurança para os mesmos e especifique-o durante o processo de configuração.

Pode optar por não permitir que ninguém contribua para tópicos. No entanto, tal não é recomendado. Os gestores de conhecimento continuarão a poder editar e criar tópicos se escolher esta opção.

Visualizadores de tópicos

Os visualizadores de tópicos podem ver informações sobre páginas de tópicos, nos resultados da pesquisa e quando os tópicos são realçados nos conteúdos, como páginas do SharePoint. Os utilizadores só podem ver tópicos detetados quando têm acesso aos ficheiros e páginas em que o tópico foi detetado.

Ao configurar visualizadores de tópicos, pode escolher entre:

• Todas as pessoas na minha organização
• Apenas pessoas ou grupos de segurança selecionados
• Ninguém

Recomendamos Todos na minha organização, mas se estiver a fazer um piloto, poderá querer escolher apenas pessoas ou grupos de segurança selecionados. Também pode selecionar Ninguém se quiser configurar Tópicos, mas ainda não permitir que as pessoas vejam tópicos. (Os gestores de conhecimento continuarão a ter acesso para lhes permitir ver os tópicos e ajudar na decisão de tornar os Tópicos amplamente disponíveis.)

Regras de conhecimento

Como administrador, pode excluir determinados tópicos de experiências de tópicos. Isto é útil se quiser impedir que os dados confidenciais sejam apresentados em tópicos. Embora os gestores de conhecimento possam excluir tópicos no centro de tópicos, os tópicos excluídos pelo administrador nem sequer são visíveis para os gestores de conhecimento. (Os gestores de conhecimento também podem remover tópicos no centro de tópicos após a deteção.)

Se quiser excluir tópicos ao nível do administrador, tem de adicioná-los a um ficheiro .csv e carregar o ficheiro. Pode fazê-lo durante a configuração ou posterior.

O ficheiro .csv tem de conter os seguintes parâmetros:

• Nome: escreva o nome do tópico que pretende excluir. Existem duas formas de o fazer:

• MatchType-Exact/Partial: escreva se o nome que introduziu era um tipo de correspondência exato ou parcial .

  • Correspondência exata: pode incluir o nome exato ou acrónimo (por exemplo, Contoso ou ATL).
  • Correspondência parcial: pode excluir todos os tópicos que tenham uma palavra específica. Por exemplo, o arco irá excluir todos os tópicos com a palavra arco no mesmo, como Círculo de arco, soldadura em arco plasma ou Arco de preparação. Tenha em atenção que não excluirá tópicos em que o texto seja incluído como parte de uma palavra, como Arquitetura.

• Significa (opcional): (também conhecido como expansão) Se quiser excluir um acrónimo, escreva as palavras que o acrónimo representa.

  

Pode copiar o modelo csv:

Name (required),Expansion,MatchType- Exact/Partial (required)

Administração

Quando configura tópicos, como parte do processo de configuração, é criado automaticamente um centro de tópicos. Pense no nome que pretende atribuir ao centro de tópicos e no que pretende que o URL seja. Pode definir o nome e o URL como parte do processo de configuração e pode alterar o nome (mas não o URL) mais tarde no centro de administração do Microsoft 365. Só pode ter um centro de tópicos.

Lista de verificação de configuração

Quando configurar experiências de tópicos, precisará dos seguintes itens à medida que percorre o assistente de configuração:

• Lista de sites a incluir ou excluir se não incluir todos os sites para deteção de tópicos
• Grupo de segurança para visualizadores de tópicos se não permitir que todos os utilizadores vejam tópicos
• Grupo de segurança para contribuidores de tópicos se não permitir que todos os utilizadores criem e editem tópicos
• Grupo de segurança para gestores de conhecimento de tópicos se não permitir que todos os utilizadores giram tópicos
• Lista de tópicos confidenciais a excluir da deteção de tópicos
• Um nome para o site do centro de tópicos