Cenário: gerar automaticamente documentos de rotina com Microsoft Syntex
Utilize a funcionalidade de assemblagem de conteúdos no Microsoft Syntex para criar modelos modernos para ficheiros que precisam de ser criados regularmente. Em seguida, os ficheiros podem ser gerados com base nestes modelos, seja através de um pedido manual ou através de uma automatização.
Funcionalidades utilizadas:
- Montagem de conteúdo
- Listas do SharePoint
- Power Automate
Relatórios de manutenção de rotina
Pode utilizar a assemblagem de conteúdos para automatizar a geração de relatórios de inspeção ou manutenção diários. Geralmente, estes relatórios têm muito texto padronizado com determinados campos ou valores introduzidos pelo utilizador após a inspeção.
Atualmente, os utilizadores inspecionam fisicamente as peças e, em seguida, preenchem uma lista ou um formulário ou relatórios de papel físico. Isto leva a mais trabalho na transformação destes dados em conteúdos digitais que podem ser utilizados ainda mais.
Para implementar uma solução de Microsoft Syntex:
Configure uma biblioteca de documentos onde pretende armazenar os relatórios.
Configure uma lista do SharePoint com as colunas necessárias que tem de preencher pelos trabalhadores de primeira linha.
Aceda à biblioteca de documentos e crie um modelo moderno com um relatório existente. Crie campos para os valores introduzidos pelos trabalhadores da linha da frente. Associe os campos às colunas da lista do SharePoint que configurou anteriormente.
Agora, crie um fluxo do Power Automate com a ação "Gerar documento com Microsoft Syntex" e utilize o acionador "Quando é criado um item de lista". Esta ação garante que sempre que uma nova entrada é adicionada por um trabalhador de primeira linha à lista, é gerado um novo relatório.
Ao utilizar Microsoft Forms, pode criar um formulário para os trabalhadores de primeira linha introduzirem valores na lista ou exporem a própria lista para que possam adicionar valores.
Agora pode rever todos os relatórios diários à medida que são criados com base nos valores que os trabalhadores de primeira linha introduzem no formulário.
Nota
Embora este exemplo utilize uma lista do SharePoint como origem de dados, pode utilizar qualquer origem de dados como acionador para gerar documentos se tiver acesso ao conector do Power Automate necessário.