O que é a governação de colaboração?

A governação de colaboração é a forma como gere o acesso dos utilizadores aos recursos, a conformidade com as normas empresariais e a segurança dos seus dados.

Hoje em dia, as organizações estão a utilizar um conjunto de ferramentas diversificado. Há a equipa de programadores a utilizar o chat de equipa, os executivos a enviar e-mails e toda a organização a ligar-se através de redes sociais empresariais. Estão a ser utilizadas várias ferramentas de colaboração porque cada grupo é exclusivo e tem as suas próprias necessidades funcionais e estilo de trabalho. Alguns utilizarão apenas e-mails, enquanto outros irão viver principalmente no chat.

Se os utilizadores acharem que as ferramentas fornecidas por TI não se adequam às suas necessidades, é provável que transfiram a sua aplicação de consumidor favorita que suporta os seus cenários. Embora este processo permita aos utilizadores começar rapidamente, leva a uma experiência de utilizador frustrante em toda a organização com vários inícios de sessão, dificuldades de partilha e nenhum único local para ver conteúdo. Este conceito é referido como "TI Sombra" e representa um risco significativo para as organizações. Reduz a capacidade de gerir uniformemente o acesso dos utilizadores, garantir a segurança e as necessidades de conformidade do serviço.

Serviços como grupos do Microsoft 365, Teams e Viva Engage capacitar os utilizadores e reduz o risco de TI sombra ao fornecer as ferramentas necessárias para colaborar. O Microsoft 365 tem um conjunto avançado de ferramentas para implementar quaisquer capacidades de governação que a sua organização possa necessitar.

Esta série de artigos irá ajudá-lo a compreender como os grupos, as equipas e as definições do SharePoint interagem, que capacidades de governação estão disponíveis e como criar e implementar uma estrutura de governação para as funcionalidades de colaboração no Microsoft 365.

Configurar uma colaboração segura com o Microsoft 365

Existem muitas opções para implementar Grupos do Microsoft 365 e o Teams para uma colaboração segura na sua organização. Recomendamos que utilize este conteúdo de governação juntamente com Configurar a partilha segura de ficheiros e a colaboração com o Microsoft Teams e os respetivos artigos associados para criar a melhor solução de colaboração para a sua organização.

Governação da residência dos dados

Se a sua organização for multinacional e tiver requisitos de residência de dados para diferentes geografias, inclua o Microsoft 365 Multi-Geo como parte do seu plano de governação de colaboração.

Por que motivo os grupos do Microsoft 365 são importantes na governação de colaboração

Os grupos do Microsoft 365 permitem-lhe escolher um conjunto de pessoas com quem pretende colaborar e configurar facilmente uma coleção de recursos para essas pessoas partilharem. Adicionar membros ao grupo concede automaticamente as permissões necessárias a todos os recursos fornecidos pelo grupo. Tanto o Teams como o Viva Engage utilizam grupos do Microsoft 365 para gerir a sua associação.

Os grupos do Microsoft 365 incluem um conjunto de recursos ligados que os utilizadores podem utilizar para comunicação e colaboração. Grupos incluir sempre um site do SharePoint, Planner e uma caixa de correio e calendário. Consoante a forma como cria o grupo, pode adicionar opcionalmente outros serviços, como o Teams, o Viva Engage e o Project.

Recurso	Descrição
Calendário	Para agendar eventos relacionados com o grupo
Caixa de Entrada	Para conversações por e-mail entre membros do grupo. Esta caixa de entrada tem um endereço de e-mail e pode ser definida para aceitar mensagens de pessoas fora do grupo e mesmo fora da sua organização, tal como uma lista de distribuição tradicional.
Bloco de notas do OneNote	Para reunir ideias, pesquisas e informações
Planner	Para atribuir e gerir tarefas de projeto entre os membros do grupo
Projeto e Mapa de Objetivos	Ferramentas de gestão de projetos baseadas na Web
Site de equipa do SharePoint	Um repositório central para informações, ligações e conteúdos relacionados com o seu grupo
Teams	Uma área de trabalho baseada em chat no Microsoft 365
Viva Engage	Um local comum para ter conversações e partilhar informações

Grupos do Microsoft 365 inclui uma variedade de controlos de governação, incluindo uma política de expiração, convenções de nomenclatura e uma política de palavras bloqueadas, para o ajudar a gerir grupos na sua organização. Uma vez que os grupos controlam a associação e o acesso a este conjunto de recursos, a gestão de grupos é uma parte fundamental da governação da colaboração no Microsoft 365.

Definir melhores práticas de governação de colaboração para a sua organização

Existem vários locais para colaborar e ter conversações no Microsoft 365. Compreender onde os utilizadores podem iniciar conversações pode ajudá-lo a definir uma estratégia de comunicação.

Existem três métodos de comunicação principais suportados pelo Microsoft 365:

• Outlook: colaboração através de e-mail, incluindo com uma caixa de entrada e calendário de grupo partilhado
• Microsoft Teams: uma área de trabalho baseada em chat persistente onde pode ter conversações informais, em tempo real, em torno de vários tópicos, organizadas por subgrupos específicos
• Viva Engage: experiência social empresarial para colaboração

Teams: área de trabalho baseada em chat (colaboração de alta velocidade)

• Criado para colaboração com as pessoas com quem os seus utilizadores trabalham todos os dias
• Coloca as informações ao alcance dos utilizadores numa única experiência
• Adicionar separadores, conectores e bots
• Conversa em direto, conferências de áudio/vídeo, reuniões gravadas

Viva Engage: ligar através da organização (rede social empresarial)

• Comunidades práticas – grupos multifuncionais de pessoas que partilham um interesse ou experiência comuns, mas que não estão necessariamente a trabalhar em conjunto no dia-a-dia
• Ligação de liderança, comunidades de aprendizagem, comunidades baseadas em funções

Caixa de correio e calendário (colaboração baseada em e-mail)

• Utilizado para comunicação direcionada com indivíduos ou um grupo de pessoas
• Calendário partilhado para reuniões com outros membros do grupo

À medida que determina como pretende utilizar as funcionalidades de colaboração no Microsoft 365, considere estes métodos de comunicação e quais os seus utilizadores provavelmente utilizarão em diferentes cenários.

Nota

Quando um novo grupo do Microsoft 365 é criado através do Viva Engage ou do Teams, o grupo não é visível no Outlook ou no livro de endereços porque a comunicação principal entre esses utilizadores ocorre nos respetivos clientes. Viva Engage grupos não podem ser ligados ao Teams.

Lista de verificação das melhores práticas de governação de colaboração

À medida que inicia o processo de planeamento da governação, tenha estas melhores práticas em mente:

• Fale com os seus utilizadores - identifique os seus maiores utilizadores de funcionalidades de colaboração e reúna-se com eles para compreender os seus principais requisitos empresariais e cenários de casos de utilização.

• Equilibrar riscos e benefícios – reveja as suas necessidades empresariais, regulamentares, legais e de conformidade e planeie uma solução otimizada para todos os resultados.

• Adapte-se a diferentes organizações e diferentes tipos de conteúdo e cenários – considere as diferentes necessidades para diferentes grupos ou departamentos e diferentes tipos de conteúdo, como conteúdo da intranet em comparação com os conteúdos do OneDrive de um utilizador.

• Alinhar com as prioridades empresariais – os objetivos empresariais irão ajudá-lo a definir quanto tempo e energia precisa para investir na governação.

• Incorporar decisões de governação diretamente nas soluções que cria – muitas decisões de governação podem ser implementadas ao ativar ou desativar funcionalidades no Microsoft 365.

• Utilizar uma abordagem faseada – implemente primeiro funcionalidades de colaboração para um pequeno grupo de utilizadores. Obtenha feedback dos mesmos, watch para pedidos de suporte técnico e atualize quaisquer definições ou processos necessários antes de avançar para um grupo maior.

• Reforçar com a formação – adapte soluções como os caminhos de aprendizagem do Microsoft 365 para garantir que as expetativas específicas da sua organização são reforçadas com a formação fornecida pela Microsoft.

• Tenha uma estratégia para comunicar políticas e diretrizes de governação na sua organização – crie um Centro de Adoção do Microsoft 365 num site de comunicação do SharePoint para comunicar políticas e procedimentos.

• Definir funções e responsabilidades – identifique a sua equipa principal de governação e trabalhe primeiro através de decisões de governação fundamentais sobre o aprovisionamento e nomenclatura e o acesso externo e, em seguida, trabalhe nas restantes decisões.

• Reveja as suas decisões à medida que as alterações empresariais e tecnológicas mudam - reúna-se periodicamente para rever novas capacidades e novas expectativas comerciais.

Para ver mais detalhadamente estas práticas, leia Criar o seu plano de governação de colaboração.

Impacto do utilizador final e gestão de alterações

Uma vez que os grupos e as equipas podem ser criados de várias formas, recomendamos a formação dos seus utilizadores para utilizarem o método mais adequado à sua organização:

• Se a sua organização tiver implementado o Teams, indique aos seus utilizadores para criarem uma equipa quando precisarem de um espaço de colaboração.
• Se a sua organização fizer a maior parte da comunicação através de e-mail, indique aos seus utilizadores para criarem grupos no Outlook.
• Se a sua organização utiliza muito o SharePoint ou está a migrar do SharePoint no local, indique aos seus utilizadores para criarem sites de equipa do SharePoint para colaboração.

Isto ajuda a evitar confusões se os utilizadores não estiverem familiarizados com a forma como os grupos se relacionam com os seus serviços relacionados. Para obter mais informações sobre como falar com os seus utilizadores sobre grupos, consulte Explicar Grupos do Microsoft 365 aos seus utilizadores.

Principais capacidades de governação de colaboração e requisitos de licenciamento

As capacidades de governação para colaboração no Microsoft 365 incluem funcionalidades no Microsoft 365, Teams, SharePoint e Microsoft Entra ID.

Capacidade ou funcionalidade	Descrição	Licenciamento
Partilha de equipa e site	Controlar se as equipas, grupos e sites podem ser partilhados com pessoas fora da sua organização.	Microsoft 365 E5 ou E3
Permissão/bloqueio de domínio	Restringir a partilha com pessoas fora da sua organização a pessoas de domínios específicos.	Microsoft 365 E5 ou E3
Criação personalizada de sites	Permitir ou impedir que os utilizadores criem os seus próprios sites do SharePoint.	Microsoft 365 E5 ou E3
Partilha restrita de sites e ficheiros	Restringir a partilha de sites, ficheiros e pastas a membros de um grupo de segurança específico.	Microsoft 365 E5 ou E3
Criação restrita de grupos	Restringir a criação de equipas e grupos a membros de um grupo de segurança específico.	Microsoft 365 E5 ou E3 com licenças Microsoft Entra ID P1 ou P2 ou EDU Básica do Microsoft Entra
Política de nomenclatura de grupo	Impor prefixos ou sufixos em nomes de grupos e equipas.	Microsoft 365 E5 ou E3 com licenças Microsoft Entra ID P1 ou P2 ou EDU Básica do Microsoft Entra
Política de expiração do grupo	Defina grupos e equipas inativos para expirarem e serem eliminados após um período de tempo especificado.	Microsoft 365 E5 ou E3 com licenças P1 ou P2 Microsoft Entra ID
Acesso de convidado por grupo	Permitir ou impedir a partilha de equipas e grupos com pessoas fora da sua organização por grupo.	Microsoft 365 E5 ou E3

Além disso, estas licenças de suplemento fornecem capacidades de governação melhoradas:

• Microsoft Teams Premium fornece capacidades de conformidade para reuniões, incluindo marcas d'água, encriptação e etiquetas de confidencialidade.
• Microsoft Syntex – a Gestão Avançada do SharePoint fornece políticas para acesso a conteúdos, colaboração e gestão do ciclo de vida.

Recomendações de planeamento da governação de colaboração

Siga estes passos básicos para criar o seu plano de governação:

1. Considere os principais objetivos e processos empresariais – crie o seu plano de governação para satisfazer as necessidades da sua empresa.
2. Compreender as definições nos serviços – as definições em grupos e o SharePoint interagem entre si, assim como as definições em grupos, SharePoint e Teams e outros serviços. Certifique-se de que compreende estas interações à medida que planeia a sua estratégia de governação.
3. Planeie gerir o acesso dos utilizadores – planeie o nível de acesso que pretende conceder aos utilizadores em grupos, SharePoint e Teams.
4. Planear a gestão das definições de conformidade – reveja as opções de conformidade disponíveis para os grupos do Microsoft 365, o Teams e a colaboração do SharePoint.
5. Planear a gestão de comunicações – reveja as opções de governação de comunicações disponíveis para cenários de colaboração.
6. Planear a governação da organização e do ciclo de vida – escolha as políticas que pretende utilizar para a criação de grupos e equipas, nomenclatura, expiração e arquivo. Além disso, compreenda as opções de fim de ciclo de vida para grupos, equipas e Viva Engage

Formação para administradores

Estes módulos de formação do Microsoft Learn podem ajudá-lo a aprender as funcionalidades de governação no Microsoft 365.

• Introdução à proteção de informações e à gestão do ciclo de vida dos dados no Microsoft Purview – saiba como as soluções de gestão do ciclo de vida de dados e proteção de informações do Microsoft 365 ajudam a proteger e a governar os seus dados ao longo do ciclo de vida.
• Noções Básicas de Segurança, Conformidade e Identidade da Microsoft: descreva as capacidades das soluções de conformidade da Microsoft – saiba mais sobre as soluções de conformidade na Microsoft. Topics abrangidas incluirão soluções de conformidade, proteção de informações e governação no Microsoft 365, Risco Interno, auditoria e Deteção de Dados Eletrónicos. Também estão abrangidas as capacidades de governação de recursos do Azure.

Ilustrações

Estas ilustrações irão ajudá-lo a compreender como os grupos e as equipas interagem com outros serviços no Microsoft 365 e que funcionalidades de governação e conformidade estão disponíveis para o ajudar a gerir estes serviços na sua organização.

Grupos no Microsoft 365 para Arquitetos de TI

O que os arquitetos de TI precisam de saber sobre grupos no Microsoft 365

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PDF | Visio Atualizado em maio de 2022	Estas ilustrações detalham os diferentes tipos de grupos, os processos de criação e gestão, e oferecem recomendações de governança.

Microsoft Teams e serviços de produtividade relacionados no Microsoft 365 para arquitetos de TI

A arquitetura lógica dos serviços de produtividade no Microsoft 365, com destaque para o Microsoft Teams.

Item	Descrição
PDF Atualizado em abril de 2019	A Microsoft disponibiliza um conjunto de serviços de produtividade que trabalham em conjunto para proporcionar experiências colaborativas, integrando funcionalidades de gestão de dados, segurança e conformidade. Esta série de ilustrações apresenta a arquitetura lógica dos serviços de produtividade para arquitetos empresariais, com foco no Microsoft Teams.

Funcionalidades de proteção de informações e conformidade do Microsoft 365

O Microsoft 365 oferece um vasto conjunto de funcionalidades de proteção de informações e conformidade. Em conjunto com as ferramentas de produtividade da Microsoft, estas funcionalidades foram concebidas para ajudar as organizações a colaborar em tempo real, enquanto cumprem com as rigorosas estruturas regulatórias de conformidade.

Utilizando como exemplo os serviços financeiros, um dos setores mais regulados, este conjunto de ilustrações demonstra como estas funcionalidades podem ser aplicadas para cumprir com requisitos regulatórios comuns. Estas ilustrações podem ser adaptadas para uso próprio.

Item	Descrição
Inglês: Transferir como um PDF | Transferir como um Visio Japonês: Transferir como um PDF | Transferir como um Visio Atualizado em novembro de 2020	Inclui: Proteção de Informações do Microsoft Purview e Prevenção de Perda de Dados do Microsoft Purview Políticas de retenção e etiquetas de retenção Barreiras de informações Conformidade de comunicações Riscos internos Ingestão de dados de terceiros

Recursos relacionados

Documentação de Segurança do Microsoft 365

Documentação do Microsoft Purview

Práticas de Segurança & de Governação de Vídeos para o Microsoft 365 – Microsoft Ignite | OD13