Compreender e resolução de problemas de respostas Fora do Escritório (OOF).
As respostas OOF podem ser um pouco misteriosas. Como funcionam? Por que motivo, por vezes, não são entregues a outros utilizadores e o que fazer se não forem entregues? Este artigo aborda os detalhes das respostas OOF da perspetiva de uma configuração de Exchange Online. No entanto, a maior parte deste debate também se aplica a uma configuração no local.
(Se já se questionou porque é que "Fora do Escritório" é abreviado como "OOF" em vez de "OOO", consulte esta mensagem do blogue).
O que são respostas Fora do Escritório?
As respostas OOF, ou automáticas, são regras de Caixa de Entrada definidas pelo cliente na caixa de correio do utilizador. As regras OOF são regras do lado do servidor. Por conseguinte, são ativadas independentemente de o cliente estar em execução.
As respostas automáticas podem ser configuradas da seguinte forma:
- Ao utilizar a funcionalidade de resposta automática a partir do Outlook, conforme explicado aqui
- Ao utilizar outros clientes, como o Outlook na Web (OWA)
- Ao executar um comando do PowerShell (Set-MailboxAutoReplyConfiguration)
Os administradores podem configurar respostas OOF a partir do Portal de Administração do Microsoft 365 em nome dos utilizadores.
Se as respostas automáticas estiverem ativadas, só será enviada uma resposta a cada remetente, mesmo que um destinatário receba várias mensagens de um remetente.
Além de utilizarem a funcionalidade OOF incorporada no cliente, por vezes, as pessoas utilizam regras para criar uma mensagem Fora do Escritório enquanto estiverem ausentes.
Por predefinição, a Proteção do Exchange Online utiliza o grupo de entrega de alto risco (HRDP) para enviar respostas OOF, uma vez que as respostas OOF são mensagens de prioridade mais reduzida.
Tipos de regras OOF
Existem três tipos de regras OOF:
- Interno
- Externo
- Remetentes Conhecidos (lista de contactos)
Estas regras são definidas individualmente na caixa de correio do utilizador. Cada regra tem uma classe e nome de mensagem associados. O nome da regra é armazenado na propriedade PR_RULE_MSG_NAME. A tabela seguinte lista a classe da mensagem e o nome associados a cada regra OOF.
| Tipo | Classe da mensagem | PR_RULE_MSG_NAME |
|---|---|---|
| Interno | IPM.Rule.Version2.Message | Microsoft.Exchange.OOF.KnownExternalSenders.Global |
| Externo | IPM.Rule.Version2.Message | Microsoft.Exchange.OOF.AllExternalSenders.Global |
| Remetentes Conhecidos | IPM.ExtendedRule.Message | Microsoft.Exchange.OOF.KnownExternalSenders.Global |
Nota
Além das regras OOF, outras regras (como a regra de E-mail de Lixo) também têm a classe IPM.ExtendedRule.Message. A variável MSG_NAME determina a forma como a regra é utilizada.
Detalhes da regra OOF
Todas as regras da Caixa de Entrada podem ser vistas com a ferramenta MFCMapi:
- Inicie sessão na ferramenta.
- Selecione o perfil associado à caixa de correio que tem as regras OOF.
- Na parte superior do loja de informações, selecione Caixa de Entrada e, em seguida, clique com o botão direito do rato em Abrir tabela de conteúdos associados.
Regras OOF no MFCMapi:
Modelos de regras OOF no MFCMapi:
Histórico de respostas OOF
Uma resposta OOF é enviada uma vez por destinatário. A lista de destinatários para os quais a resposta OOF é enviada é armazenada no histórico OOF, que é limpa quando o estado OOF é alterado (ativado ou desativado) ou quando a regra OOF é modificada. O histórico OOF é armazenado na caixa de correio do utilizador e pode ser visto através da ferramenta MFCMapi em: Dados de livre/ocupado>PR_DELEGATED_BY_RULE.
Nota
Se quiser enviar sempre uma resposta ao remetente em vez de apenas uma vez, pode aplicar a regra de servidor "fazer com que o servidor responda com uma mensagem específica" do lado do servidor em vez de utilizar a regra OOF. Esta regra alternativa envia uma resposta sempre que uma mensagem é recebida.
Resolução de problemas OOF
As secções seguintes abordam alguns dos cenários nos quais as respostas OOF não são enviadas para o remetente. Incluem possíveis correções e alguns dos problemas de configuração OOF mais frequentemente vistos que possa ter experimentado.
Problemas OOF relacionados com regras de transporte
Se parecer que não foi enviada uma resposta OOF para todos os utilizadores no inquilino, normalmente uma regra de transporte é a causa do problema. Consulte todas as regras de transporte que podem aplicar-se à caixa de correio afetada ao utilizar o passo 2 deste artigo.
Se suspeitar de um problema de entrega, execute um rastreio de mensagens do inquilino do Microsoft 365. Para mensagens OOF, o remetente da mensagem original torna-se o destinatário durante o rastreio. Deverá conseguir determinar se a resposta OOF foi ativada e enviada para um destinatário externo ou interno. O rastreio de mensagens indicará de forma clara se uma regra de transporte está a bloquear a resposta OOF.
Há um cenário que vale a pena realçar no que diz respeito a regras de transporte que bloqueiam as respostas OOF. Suponhamos que moveu o registo MX para um programa antisspam de terceiros. Criou uma regra de transporte para rejeitar todas as mensagens de e-mail enviadas a partir de qualquer endereço IP que não o programa antisspam de terceiros.
A regra de transporte terá o aspeto deste exemplo:
Descrição:
Se a mensagem: É recebida de "Fora da organização" Faça as seguintes ações: rejeite a mensagem e inclua a explicação "Não tem permissão para ignorar o registo MX!" com o código de estado: "5.7.1" Exceto se a mensagem: os endereços ip do remetente pertencem a um destes intervalos: "1xx.1xx.7x.3x".
ManuallyModified: Falso
SenderAddressLocation: Envelope
Uma vez que as regras OOF têm um caminho de retorno em branco (<>), a regra OOF corresponde inesperadamente à regra de transporte e as respostas OOF são bloqueadas.
Para corrigir este problema, altere a propriedade de regra de transporte "Corresponder endereço do remetente em mensagem" para "Cabeçalho ou envelope", para que as verificações também sejam feitas nos campos De (também conhecido como "Cabeçalho De"), Remetente, ou Responder a. Para obter mais informações sobre as condições da regra de fluxo de correio, consulte a secção "Remetentes" neste artigo.
Definição da caixa de correio JournalingReportNdrTo
Se a caixa de correio afetada estiver configurada na definição JournalingReportNdrTo, as respostas OOF não serão enviadas para essa caixa de correio. Além disso, as mensagens de e-mail no registo no diário também podem ser afetadas. Uma prática recomendada é criar uma caixa de correio dedicada para a definição JournalingReportNdrTo. Em alternativa, pode definir a caixa de correio dedicada para um endereço externo.
Para obter mais informações sobre como resolver este problema, consulte Regras de caixa de correio e de transporte no Exchange Online ou no local O Exchange Server não funcionam como esperado.
O endereço SMTP de encaminhamento está ativado na caixa de correio
Se a caixa de correio do utilizador afetada tiver o encaminhamento SMTP ativado, as respostas OOF não serão geradas. Pode ser verificado em qualquer uma das seguintes localizações:
Nas definições da caixa de correio de utilizador no cliente (como, por exemplo, Outlook na Web):
No PowerShell:
Get-Mailbox -Identity Daniel | fl DeliverToMailboxAndForward, ForwardingSmtpAddress, ForwardingAddress
Em Propriedades do Utilizador no Portal do Microsoft 365:
Para obter informações sobre como resolver este problema, consulte este artigo.
Tipo de resposta OOF definido em domínios remotos
Preste atenção ao tipo de resposta OOF que está configurado em domínios remotos, pois irá afetar a resposta OOF. Se a configuração do tipo de resposta OOF estiver incorreta, poderá não ser gerada uma resposta OOF.
Existem quatro tipos de resposta OOF:
- Externo
- ExternalLegacy
- InternalLegacy
- Nenhum
Para obter mais informações sobre estes tipos de OOF, consulte a entrada AllowedOOFType na secção "Parameters" do Set-RemoteDomain.
Pode verificar o tipo de resposta OOF a partir de Centro de Administração do Exchange>Fluxo de Correio>Domínios remotos.
Para tal, pode utilizar o cmdlet seguinte da PowerShell:
Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AllowedOOFType
Por exemplo, suponha que tem uma organização híbrida que inclui caixas de correio alojadas no Exchange no local e Exchange Online. Por predefinição, apenas as mensagens externas neste cenário serão enviadas para o Exchange no local se AllowedOOFType estiver definido como External. Para enviar mensagens OOF internas para o Exchange no local num ambiente híbrido, defina AllowedOOFType para InternalLegacy.
Também tem a opção ao nível de configuração da caixa de correio (ExternalAudience: Known) para enviar respostas OOF externas apenas para pessoas listadas como os seus Contactos. Execute o seguinte comando para verificar a configuração:
Get-MailboxAutoReplyConfiguration daniel | fl ExternalAudience
O domínio remoto bloqueia as respostas OOF
Outra definição em domínios remotos é uma que utiliza para permitir ou impedir mensagens que sejam respostas automáticas de programas de e-mail de clientes na sua organização.
Esta definição pode ser encontrada no Centro de Administração do Exchange>Fluxo de correio>Domínios remotos.
Para tal, pode utilizar o cmdlet seguinte da PowerShell:
Get-RemoteDomain | ft -AutoSize Name, DomainName, AutoReplyEnabled
Nota
Se o valor da definição for false, não serão enviadas respostas automáticas aos utilizadores nesse domínio. Esta definição tem precedência sobre as respostas automáticas que estão configuradas ao nível da caixa de correio ou ao nível do tipo OOF (como debatido anteriormente). Tenha em atenção que true é o valor predefinido para os novos domínios remotos que cria e o domínio remoto incorporado denominado Predefinido no Exchange Online. E false é o valor predefinido do domínio remoto incorporado denominado Predefinido no Exchange no local.
Se a mensagem de e-mail for marcada como spam e enviada para o E-mail de Lixo, não será gerada uma resposta automática
Isto é autoexplicativo.
O rastreio de mensagens mostra uma falha de entrega
Quando investigar um problema de resposta OOF, poderá encontrar a seguinte entrada de erro no rastreio de mensagens:
"550 5.7.750 Serviço indisponível. Cliente bloqueado do envio de domínios não registados."
Se encontrar esta entrada, contacte o Suporte da Microsoft para saber a razão pela qual o bloqueio de domínio não registado foi imposto.
O rastreio de mensagens mostra um evento Drop
No rastreio de mensagens, poderá ver um evento Drop com uma descrição que se assemelha ao seguinte exemplo:
250 2.1.5 RESOLVER.OOF.IntToExt; OOF interno tratado endereçado a destinatário externo
Esta é uma entrada de registo normal.
Quando o Exchange Online cria respostas OOF, ele gera e envia respostas internas e externas. Quando as respostas são entregues, as mensagens que não se aplicam serão retidas. Por exemplo, se o tipo de respostas OOF que pode ser enviado para os destinatários no domínio remoto estiver definido como External ou ExternalLegacy, a resposta interna será retida e o evento Drop será registado. Para as respostas enviadas para os destinatários internos, irá ocorrer um evento ExtToInt semelhante.
Problemas OOF adicionais
Quando cria, configura ou gere respostas OOF, também poderá experimentar os seguintes problemas.
É enviada uma mensagem OOF antiga ou duplicada
Se for enviada uma resposta OOF antiga ou duplicada, verifique se existe uma regra de Caixa de Entrada duplicada e elimine-a se encontrar uma.
Se não houver uma regra de Caixa de Entrada adicional, este problema também poderá ocorrer se o histórico OOF atingir o seu limite. O histórico OOF tem um limite de 10.000 entradas. Se este limiar for alcançado, os novos utilizadores não podem ser adicionados à lista do histórico. Nesta situação, as respostas OOF continuarão a ser enviadas aos destinatários que ainda não se encontrarem na lista, uma resposta a todas as mensagens enviadas pelos destinatários. Todos os utilizadores que já estiverem na lista não receberão respostas OOF duplicadas.
Para contornar este problema, utilize um dos métodos seguintes.
Método 1:
- Remova as regras OOF e os modelos de regras OOF da caixa de correio. Para localizar as regras, consulte a secção detalhes da regra OOF.
- Desative e reative a funcionalidade OOF para a caixa de correio.
- Verifique novamente se a funcionalidade OOF funciona como esperado e se os sintomas não ocorrem.
Método 2:
Se o Método 1 não resolver o problema, remova o histórico de respostas OOF.
Desative as respostas automáticas no Outlook se estiverem atualmente ativadas e saia do Outlook.
Inicie sessão na ferramenta MFCMapi e selecione Opções de Ferramentas>.
Selecione as seguintes caixas de verificação:
- Utilize o sinalizador MDB_Online ao chamar OpenMsgStore
- Utilize o sinalizador MAPI_NO_CACHE ao chamar OpenEntry
Selecione Sessão>Início.
Selecione o perfil do Outlook da caixa de correio e faça duplo clique para abri-lo.
Expanda o Contentor de Raiz e, em seguida, selecione Dados Livre/ocupado.
Na coluna Outros Nomes, clique com o botão direito do rato na propriedade PR_DELEGATED_BY_RULE que tem a etiqueta 0x3FE30102, aponte para Editar como fluxo e, em seguida, selecione Binário.
Selecione todo o texto na caixa Fluxo (Binário) e elimine-o.
Duas mensagens OOF diferentes são enviadas
Se duas mensagens OOF diferentes são enviadas e não encontrar uma regra de Caixa de Entrada adicional, a causa é provavelmente uma regra OOF no cliente do Outlook. Para verificar e eliminar a regra, siga estes passos:
No cliente do Outlook, selecione Ficheiro>Respostas Automáticas>.Regras.
Selecione a regra OOF e, em seguida, selecione Eliminar Regra.
As respostas automáticas não podem ser ativadas e é recebida uma mensagem de erro
Quando tenta aceder às resposta automáticas de um cliente do Outlook, irá receber a seguinte mensagem de erro:
"Não é possível apresentar as suas definições de resposta automática porque o servidor está atualmente indisponível. Tente novamente mais tarde."
Para restringir este problema, siga estes passos:
Verifique se o protocolo EWS está ativado na caixa de correio. As respostas OOF dependem deste protocolo. (Repare que poderá demorar várias horas até que o protocolo seja reativado.)
Ative a funcionalidade OOF ao executar o seguinte cmdlet:
Set-MailboxAutoReplyConfiguration <identity> -AutoReplyState EnabledVerifique se a funcionalidade OOF funciona conforme esperado.
Se o problema ainda existir, reveja a quota de regras na caixa de correio:
Get-mailbox -identity <mailbox> | fl RulesQuota
Por predefinição, o parâmetro RulesQuota tem um valor máximo de 256 KB (262.144 bytes). Isto é determinado pelo tamanho das regras e não pelo número de regras.
Remova as regras OOF e os modelos de regras OOF da caixa de correio. Para localizar as regras, consulte a secção detalhes da regra OOF. Depois de remover as regras, pode voltar a ativar a funcionalidade OOF e, em seguida, testar novamente.
Uma resposta automática é enviada mesmo que o OOF esteja desativado
Em alguns cenários, as mensagens OOF continuam a ser enviadas, mesmo que a funcionalidade esteja desativada. Isto pode ocorrer se a regra for criada manualmente com o modelo fora do escritório.