Marcas de retenção e políticas de retenção no Exchange 2013

Aplica-se a: Exchange Server 2013

Em Microsoft Exchange Server, o MRM (gerenciamento de registros de mensagens) ajuda as organizações a gerenciar o ciclo de vida de email e reduzir os riscos legais associados a emails e outras comunicações. Com o MRM fica mais fácil manter mensagens necessárias para conformidade com políticas da empresa, regulamentações do governo ou necessidades legais e remover conteúdo que não tenha valor legal ou de negócios.

Estratégia de Gerenciamento de Registros de Mensagens

O MRM no Exchange 2013 é realizado usando marcas de retenção e políticas de retenção. Antes de discutir os detalhes sobre cada um desses recursos de retenção, é importante saber como os recursos são usados na estratégia geral de MRM. Essa estratégia baseia-se em:

• Atribuir de marcas de diretiva de retenção (RPTs) a pastas padrão, como Caixa de Entrada e Itens Excluídos.

• Aplicação de DPTs (marcas de política padrão) a caixas de correio para gerenciar a retenção de todos os itens sem marca.

• Permissão para o usuário atribuir marcas pessoais a pastas personalizadas e itens individuais.

• Separação da funcionalidade de MRM a partir dos hábitos de gerenciamento e arquivamento da caixa de entrada do usuário. Os usuários não são obrigados a arquivar mensagens em pastas gerenciadas com base em requisitos de retenção. Mensagens individuais podem ter uma marca de retenção diferente em relação à aplicada à pasta em que estão localizadas.

A figura a seguir ilustra as tarefas envolvidas na implementação dessa estratégia.

Marcas de retenção

Conforme ilustrado na figura anterior, as marcas de retenção são usadas para aplicar configurações de retenção a pastas e itens individuais, como mensagens de email e correio de voz. Essas configurações especificam por quanto tempo uma mensagem fica em uma caixa de entrada e a ação a ser realizada quando a mensagem atinge o período de retenção especificado. Quando uma mensagem atinge sua idade de retenção, ela é movida para Arquivo Morto no Local do usuário ou é excluída.

As marcas de retenção permitem que os usuários marquem suas próprias pastas de caixa de correio e itens individuais para retenção. Os usuários não precisam mais ter itens de arquivo em pastas gerenciadas fornecidas por um administrador com base nos requisitos de retenção de mensagens.

Tipos de marcas de retenção

As marcas de retenção são classificadas nos três seguintes tipos com base em quem pode aplicá-las e onde elas podem ser aplicadas em uma caixa de correio.

Tipo de marca de retenção	Aplicado...	Aplicado por...	Ações disponíveis...	Detalhes
Marca de política padrão (DPT)	Automaticamente à caixa de correio inteira Um DPT aplica-se a itens não marcados, que são itens de caixa de correio que não têm uma marca de retenção aplicada diretamente ou por herança da pasta.	Administrador	Mover para arquivo morto Excluir e permitir recuperação Excluir permanentemente	Os usuários não podem alterar DPTs aplicados a uma caixa de correio.
Marca de diretiva de retenção (RPT)	Automaticamente para uma pasta padrão Pastas padrão são pastas criadas automaticamente em todas as caixas de correio, por exemplo: Caixa de entrada, Itens excluídos e Itens enviados. Consulte a lista de pastas padrão com suporte em Default folders that support Retention Policy Tags.	Administrador	Excluir e permitir recuperação Excluir permanentemente	Os usuários não podem alterar o relatório aplicado a uma pasta padrão.
Marca pessoal	Manualmente para itens e pastas Os usuários podem automatizar a marcação usando regras de caixa de entrada para mover uma mensagem para uma pasta que contém uma marca específica ou aplicar uma marca pessoal à mensagem.	Usuários	Mover para arquivo morto Excluir e permitir recuperação Excluir permanentemente	Marcas pessoais permitem que os usuários determinem quanto tempo um item deve ser retido. Por exemplo, a caixa de correio pode ter um DPT para excluir itens em sete anos, mas os usuários podem criar uma exceção para itens como boletins informativos e notificações automatizadas, aplicando uma marca pessoal para excluí-los em três dias.

Mais sobre marcas pessoais

Marcas pessoais estão disponíveis para o Outlook 2010 e Outlook Web App usuários como parte de sua política de retenção. No Outlook 2010 e Outlook Web App, marcas pessoais com a ação Mover para Arquivo aparecem como Política de Arquivo e marcas pessoais com as ações Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente aparecem como Política de Retenção, conforme mostrado na figura a seguir.

Os usuários podem aplicar marcas pessoais a pastas que eles criaram ou a itens individuais. As mensagens que têm uma marca pessoal aplicada sempre são processadas com base nas configurações da marca pessoal. Os usuários podem aplicar uma marca pessoal a uma mensagem para que ela seja movida ou excluída mais cedo ou mais tarde do que as configurações especificadas na DPT ou nas RPTs aplicadas à caixa de correio desse usuário. Também é possível criar marcas pessoais com a retenção desabilitada. Isso permite aos usuários marcar itens para que eles nunca sejam movidos para um arquivo morto ou nunca expirem.

Observação

Os usuários podem aplicar políticas de arquivo morto a pastas padrão, pastas ou subpastas criadas pelos usuários e a itens individuais. Os usuários podem aplicar uma política de retenção a pastas ou subpastas criadas pelos usuários e a itens individuais (incluindo subpastas e itens em uma pasta padrão), mas não a pastas padrão.

Os usuários podem usar o Centro de administração do Exchange (EAC) para selecionar marcas pessoais adicionais que não estejam vinculadas à política de retenção deles. As marcas selecionadas ficam disponíveis no Outlook 2010 e Outlook Web App. Para permitir que os usuários selecionem marcas adicionais do EAC, adicione Função MyRetentionPolicies à política de atribuição de função do usuário. Saiba mais sobre as políticas de atribuição de funções para usuários em Noções básicas sobre diretivas de atribuição de função de gerenciamento. Se você permitir que os usuários selecionem marcas pessoais adicionais, todas as marcas pessoais na sua organização do Exchange ficarão disponíveis para eles.

Observação

As marcas pessoais são um recurso premium. As caixas de correio com políticas que incluam essas marcas (ou resultantes da adição dessas marcas às caixas de correio por parte dos usuários) exigem uma CAL (licença de acesso para cliente) do Exchange Enterprise.

Tempo de retenção

Quando você habilita uma marca de retenção, você deve especificar um tempo de retenção para a marca. Esse tempo indica o número de dias para reter uma mensagem após ela chegar na caixa de correio do usuário.

O tempo de retenção para itens não recorrentes (como emails) é calculado de maneira diferente dos itens que têm uma data final ou itens recorrentes (como reuniões e tarefas). Para saber como o tempo de retenção é calculado para tipos diferentes de itens, consulte Como a idade de retenção é calculada.

Você pode também criar marcas de retenção com a retenção desabilitada ou desabilitar as marcas após elas serem criadas. Como as mensagens com uma marca desabilitada aplicada não são processadas, nenhuma ação de retenção é executada. Como resultado, os usuários podem utilizar uma marca pessoal desabilitada como uma marca Nunca Mover ou Nunca Excluir para substituir uma DPT ou RPT que de outra forma se aplicaria à mensagem.

Ações de retenção

Ao criar ou configurar uma marca de retenção, você pode selecionar uma das seguintes ações de retenção a serem executadas quando um item atingir sua idade de retenção:

Ação de retenção	Ação tomada...	Exceto...
Mover para o Arquivo1	Move a mensagem para a caixa de correio de arquivo morto do usuário Disponível somente para DPTs e marcas pessoais Para obter detalhes sobre o arquivamento, consulte Arquivamento in-Place no Exchange 2013	Se o usuário não tiver uma caixa de correio de arquivo morto, nenhuma ação será executada.
Excluir e Permitir Recuperação	Emula o comportamento quando o usuário esvazia a pasta Itens Excluídos. Os itens são movidos para Pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio e preservados até o período de retenção de itens excluídos. Fornece ao usuário uma segunda chance de recuperar o item usando a caixa de diálogo Recuperar Itens Excluídos no Outlook ou Outlook Web App	Se você definiu o período de retenção de item excluído como zero dias, os itens serão excluídos permanentemente.
Excluir permanentemente	Exclui permanentemente as mensagens. Você não pode recuperar as mensagens depois de elas serem excluídas permanentemente.	Se a caixa de correio for colocada em Espera In-Place e Contencioso Hold ou Contencioso Hold, os itens serão preservados na pasta Itens Recuperáveis com base em parâmetros de espera. Descoberta eletrônica In-loco ainda retornará esses itens nos resultados da pesquisa.
Marcar como Fora do Limite de Retenção	Marca uma mensagem como expirada. No Outlook 2010 ou posterior e Outlook Web App, itens expirados são exibidos com a notificação informando "Este item expirou" e "Este item expirará em 0 dias". No Outlook 2007, itens marcados como expirados são exibidos usando texto strikethrough.	N. R.

Observação

¹ Em uma implantação híbrida do Exchange, você pode habilitar uma caixa de correio de arquivo baseada em nuvem para uma caixa de correio primária local. Se você atribuir uma política de arquivo morto a uma caixa de correio local, os itens serão transferidos para o arquivo morto baseado em nuvem. Se um item for transferido para a caixa de correio de arquivo morto, nenhuma cópia será mantida na caixa de correio local. Se a caixa de correio local for colocada em espera, uma política de arquivo morto ainda moverá os itens para a caixa de correio de arquivo morto baseada em nuvem, na qual serão preservados durante o período especificado pela retenção.

Para detalhes sobre como criar marcas de retenção, consulte Criar uma política de retenção.

Políticas de retenção

Para aplicar uma ou mais marcas de retenção a uma caixa de correio, você deve adicioná-las a uma política de retenção e, em seguida, aplicar a política às caixas de correio. Uma caixa de correio não pode ter mais de uma política de retenção. As marcas de retenção podem ser vinculadas a uma política de retenção ou desvinculadas dela a qualquer momento, e as alterações automaticamente entram em vigor para todas as caixas de correio que tenham a política aplicada.

Uma diretiva de retenção pode ter as seguintes marcas de retenção:

Tipo de marca de retenção	Marcas em uma política
Marca de política padrão (DPT)	Um DPT com a ação Mover para Arquivo Um DPT com as ações Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente Um DPT para mensagens de email de voz com a ação Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente
Marcas de diretiva de retenção (RPTs)	Um RPT para cada pasta padrão com suporte Observação: você não pode vincular mais de um RPT para uma pasta padrão específica (como Itens Excluídos) à mesma política de retenção.
Marcas pessoais	Qualquer número de marcas pessoais Dica: muitas marcas pessoais em uma política podem confundir os usuários. Recomendamos adicionar no máximo 10 marcas pessoais a uma diretiva de retenção.

Observação

Embora uma diretiva de retenção não precise ter nenhuma marca de retenção vinculada a ela, não recomendamos usar esse cenário. Se as caixas de correio com políticas de retenção não tiverem marcas de retenção vinculadas a elas, isso poderá fazer com que os itens de caixa de correio nunca expirem.

Uma política de retenção pode conter marcas de arquivo morto (marcas que movem itens para a caixa de correio de arquivo morto pessoal) e marcas de exclusão (marcas que excluem itens). Um item de caixa de correio pode ter também ambos os tipos de marcas aplicados. As caixas de correio de arquivo morto não têm uma política de retenção separada. A mesma política de retenção é aplicada à caixa de correio principal e de arquivo morto.

Ao planejar criar políticas de retenção, você deve considerar se elas incluirão as marcas de arquivo morto e exclusão. Conforme mencionado anteriormente, uma política de retenção pode ter um DPT que usa a ação Mover para Arquivo e um DPT que usa a ação Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente . O DPT com a ação Mover para Arquivo deve ter uma idade de retenção menor do que o DPT com uma ação de exclusão. Por exemplo, você pode usar um DPT com a ação Mover para Arquivo para mover itens para a caixa de correio de arquivo em dois anos e um DPT com uma ação de exclusão para remover itens da caixa de correio em sete anos. Itens nas caixas de correio principal e de arquivo morto serão excluídas após sete anos.

Para obter uma lista de tarefas de gerenciamento relacionadas a políticas de retenção, consulte Procedimentos de Gerenciamento de Registros de Mensagens.

Política de retenção padrão

A instalação do Exchange cria a política de retenção Política MRM Padrão. Em Exchange Server, a política será aplicada automaticamente se você criar um arquivo para o novo usuário e não especificar uma política de retenção.

Você pode modificar as marcas incluídas na política MRM padrão, por exemplo, alterando a idade de retenção ou a ação de retenção, desabilitar uma marca ou modificar a política adicionando ou removendo marcas dela. A política atualizada é aplicada às caixas de correio na próxima vez em que elas forem processadas pelo Assistente de Pasta Gerenciada.

Para obter mais detalhes, incluindo uma lista de marcas de retenção vinculadas à política, consulte Política de Retenção Padrão no Exchange 2013.

Assistente de Pasta Gerenciada

O Assistente de Pasta Gerenciada, um assistente de caixa de correio executado em servidores de Caixa de Correio, processa caixas de correio que tenham uma política de retenção aplicada.

O Assistente de Pasta Gerenciada aplica a política de retenção inspecionando itens na caixa de correio e determinando se eles estão sujeitos à retenção. Em seguida, ele marca os itens sujeitos à retenção com as marcas de retenção apropriadas e usa a ação de retenção especificada em itens que atingiram seu período de retenção.

O Assistente de Pasta Gerenciada é um assistente baseado em limitação. Esses assistentes estão sempre em execução e não precisam ser programados. Os recursos do sistema que eles consomem são limitados. Você pode configurar o Assistente de Pasta Gerenciada para processar todas as caixas de correio em um servidor de Caixa de Correio dentro de um determinado período (conhecido como um ciclo de trabalho). Além disso, em um intervalo específico (conhecido como o ponto de verificação do ciclo de trabalho), o assistente atualiza a lista de caixas de correio a serem processadas. Durante a atualização, o assistente adiciona as caixas de correio movidas ou recém-criadas à fila. Ele também redefine a prioridade das caixas de correio existentes que não foram processadas com êxito devido a falhas e as move mais para cima na fila para que possam ser processadas durante o mesmo ciclo de trabalho.

Você pode também usar o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para disparar manualmente o assistente para que processe uma caixa de correio especificada. Para obter mais informações, consulte Configurar o Assistente de pasta gerenciada.

Observação

O Assistente de Pasta Gerenciada não executa nenhuma ação nas mensagens não sujeitas à retenção, o que é especificado desabilitando a marca de retenção. Você pode também desabilitar uma marca de retenção para impedir temporariamente que itens com essa marca sejam processados.

Mover itens entre pastas

Um item de caixa de correio movido de uma pasta para outra herda todas as marcas aplicadas à pasta para a qual é movido. Se um item for movido para uma pasta que não tenha uma marca atribuída, a DPT será aplicada a ela. Se o item tiver uma marca explicitamente atribuída a ele, a marca sempre prevalecerá sobre qualquer outra marca em nível de pasta ou sobre a marca padrão.

Aplicar uma marca de retenção a uma pasta no arquivo morto

Quando o usuário aplica uma marca pessoal a uma pasta no arquivo, se uma pasta com o mesmo nome existir na caixa de correio primária e tiver uma marca diferente, a marca nessa pasta no arquivo será alterada para corresponder à da caixa de correio primária. Isso é por design para evitar qualquer confusão sobre itens em uma pasta no arquivo com um comportamento de expiração diferente da mesma pasta na caixa de correio primária do usuário. Por exemplo, o usuário tem uma pasta chamada Project Contoso na caixa de correio primária com uma marca Delete – 3 anos e uma pasta Project Contoso também existe na caixa de correio de arquivo. Se o usuário aplicar uma marca pessoal Delete – 1 ano para excluir itens na pasta após 1 ano. Quando a caixa de correio é processada novamente, a pasta reverte para a marca Delete – 3 Anos.

Remover ou excluir uma marca de retenção de uma política de retenção

Quando uma marca de retenção é removida da diretiva de retenção aplicada a uma caixa de correio, a marca não fica mais disponível ao usuário e não pode ser aplicada aos itens da caixa de correio.

Os itens existentes que receberam essa marca continuam sendo processados pelo Assistente de Pasta Gerenciada com base nessas configurações, e qualquer ação de retenção especificada na marca é aplicada a essas mensagens.

Entretanto, se você excluir a marca, a definição de marca armazenada no Active Directory será removida. Isso faz com que o Assistente de Pasta Gerenciada processe todos os itens de uma caixa de correio e marque novamente os que têm a marca removida aplicada. Dependendo do número de caixas de correio e mensagens, esse processo poderá resultar em um consumo significativo de recursos em todos os servidores de Caixa de Correio que contêm caixas de correio com diretivas de retenção que incluem a marca removida.

Importante

Se uma marca de retenção for removida de uma diretiva de retenção, qualquer item de caixa de correio existente com a marca aplicada continuará a expirar com base nas configurações da marca. Para impedir que as configurações da marca sejam aplicadas a algum item, essa marca deverá ser excluída. Excluir uma marca a remove de todas as políticas de retenção nas quais ela está incluída.

Desabilitar uma marca de retenção

Se você desabilitar a marca de retenção, o Assistente de Pasta Gerenciada ignorará os itens que tenham essa marca aplicada. Os itens que tenham uma marca de retenção para a qual a retenção está desabilitada não são nunca movidos ou excluídos, dependendo da ação de retenção especificada. Como esses itens ainda são considerados itens com marca, a DPT não é aplicada a eles. Por exemplo, se quiser solucionar problemas das configurações de marca de retenção, você poderá desabilitar temporariamente uma marca de retenção para impedir que o Assistente de Pasta Gerenciada processe mensagens com essa marca.

Observação

O período de retenção de uma marca de retenção desabilitada é exibido ao usuário como Nunca. Se o usuário marcar um item acreditando que ele nunca será excluído, habilitar a marca posteriormente poderá resultar em exclusão não intencional de itens que o usuário não queria excluir. O mesmo é verdadeiro para marcas com a ação Mover para Arquivo .

Retenção

Quando os usuários estão temporariamente afastados do trabalho e não têm acesso ao email, as configurações de retenção podem ser aplicadas a novas mensagens antes de retornar ao trabalho ou acessar seu email. Dependendo da política de retenção, as mensagens podem ser excluídas ou movidas para o arquivo morto pessoal do usuário. Você pode impedir temporariamente que as políticas de retenção processem uma caixa de correio por um determinado período colocando a caixa de correio em retenção. Ao colocar uma caixa de correio em retenção, você poderá também especificar um comentário de retenção informando o usuário de caixa de correio (ou outro usuário autorizado a acessar a caixa de correio) sobre a retenção, incluindo quando a retenção está programada para iniciar e terminar. Comentários de retenção são exibidos em clientes com suporte do Outlook. Você pode também localizar o comentário de retenção no idioma preferido do usuário.

Observação

Colocar uma caixa de correio em retenção não afeta o modo como as cotas de armazenamento de caixa de correio são processadas. Dependendo do uso da caixa de correio e das cotas de caixa de correio aplicáveis, considere aumentar temporariamente a cota de armazenamento da caixa de correio para usuários quando estiverem de férias ou não tiverem acesso ao email por um longo período. Para obter mais informações sobre as cotas de armazenamento de caixa de correio, confira Configurar cotas de armazenamento para uma caixa de correio.

Durante longas ausências do trabalho, os usuários podem acumular uma grande quantidade de email. Dependendo do volume de email e da duração da ausência, esses usuários podem levar várias semanas para classificar suas mensagens. Nesses casos, considere o tempo adicional que pode ser necessário para que os usuários fiquem em dia com seus emails antes de remover essas mensagens da retenção.

Caso a sua organização nunca tenha implementado MRM e seus usuários não estejam familiarizados com os recursos, você poderá também usar as retenções durante a fase inicial de preparação e treinamento de sua implantação de MRM. Você pode criar e implantar políticas de retenção e treinar os usuários sobre as políticas sem o risco de ter itens movidos ou excluídos antes que os usuários possam marcá-los. Alguns dias antes do período de preparação e treinamento terminar, você deverá lembrar os usuários do prazo de preparação. Após o prazo, você poderá remover a retenção das caixas de correio do usuário, permitindo que o Assistente de Pasta Gerenciada processe os itens de caixa de correio e executem a ação de retenção especificada.

Para obter detalhes sobre como colocar uma caixa de correio em retenção, consulte Retenção local de uma caixa de correio em retenção.