Responder a perguntas de fornecedores sobre Pedidos de cotações

Se a sua agência tiver enviado um pedido de cotação (RFQ), os fornecedores podem ter, por vezes, questões relativas ao pedido. Os fornecedores que tenham questões relacionadas com um RFP podem enviar as suas questões e ler as respostas na página Colaboração com fornecedores, quando disponibiliza essa página aos mesmos. Quando as perguntas do fornecedor são aceites, a opção Perguntas e respostas está disponível na página Oferta de pedido de cotação da Colaboração com fornecedores e para a sua agência através da página Pedido de cotação, Perguntas e respostas.

Os utilizadores podem publicar respostas para as perguntas dos fornecedores mais do que uma vez. Os fornecedores já não podem publicar perguntas após um fornecedor ser selecionado e o RFQ ser atribuído ou após a data limite para as perguntas ter sido atingida.

Ativar ou desativar esta funcionalidade

Para poder utilizar esta funcionalidade, esta terá de ser ativada no seu sistema. A partir do Supply Chain Management versão 10.0.21, está ativado por predefinição. A partir da versão 10.0.32 do Supply Chain Management, esta funcionalidade é obrigatória e não pode ser desativada. Se estiver a executar uma versão anterior à 10.0.32, os administradores poderão ativar ou desativar esta funcionalidade procurando a funcionalidade Perguntas e respostas de RFQ na área de trabalho Gestão de funcionalidades.

Permitir que as perguntas e respostas sejam utilizadas em RFQs

1. Aceda a Aprovisionamento e fornecimento > Configuração > Parâmetros de aprovisionamento e fornecimento.
2. Abra o separador Pedido de cotação.
3. Defina as seguintes opções, conforme necessário:
   • Permitir perguntas de fornecedores: habilita ou desabilita perguntas de fornecedores para casos de RFQ. Tem de definir esta opção como Sim para utilizar as funcionalidades descritas neste artigo.
   • resposta direta padrão: ao responder a uma pergunta, você pode optar por responder a todos os fornecedores que receberam a RFQ ou responder apenas ao fornecedor específico que enviou a pergunta. Pode escolher esta opção sempre que responder. Contudo, esta definição fica como predefinição. Se, normalmente, responder a todos os fornecedores, defina esta opção como Não. Se, normalmente, responder individualmente aos fornecedores, defina esta opção como Sim.

Configurar para perguntas de fornecedores

Ao criar um pedido de cotação, determina se os fornecedores podem colocar questões sobre o RFQ.

1. Navegue até Aprovisionamento e fornecimento > Pedidos de cotação e depois clique em Novo > Pedido de cotação
2. Na página Novo pedido de cotação, Cabeçalho para definir os campos de Opções de perguntas de fornecedor para permitir perguntas antes de uma determinada data.
3. Defina a opção Permitir pergunta de fornecedor como Sim para os fornecedores poderem inserir perguntas. Os utilizadores podem inserir e responder a perguntas e determinar as perguntas frequentes a publicar aos fornecedores quando o RFQ é enviado para os fornecedores.
4. Opcional: no campo Data limite, defina a data final para as perguntas serem enviadas. Se não for inserida qualquer data limite, as perguntas são aceites enquanto o RFQ estiver aberto e a aceitar propostas.
5. Clique em Guardar para guardar o RFQ.
6. Clique em Enviar para enviar o RFQ aos fornecedores apresentarem propostas.

Introduzir e responder a perguntas de fornecedores

Os fornecedores introduzem perguntas na página Colaboração com Fornecedores > Oferta de pedido de cotação, no Separador Rápido Perguntas de fornecedor. A pergunta é visível apenas ao vendedor e aos utilizadores.

Introduzir uma pergunta de fornecedor

1. Em Colaboração com fornecedores, na página Oferta de pedido de cotação, clique em Perguntas e respostas e, em seguida, em + Fazer uma pergunta.

   Nota

   Em alternativa, um utilizador pode introduzir perguntas para um fornecedor na página Pedido de cotação, clicando em Gerir respostas, Editar resposta de RFQ e, em seguida, em Perguntas e respostas.

2. No campo Pergunta, introduza o texto da pergunta.

3. Clique em Submeter. Repita os passos 1-3 para adicionar uma pergunta.

4. Quando estiver concluído, clique em Guardar para guardar as suas perguntas.

Responder a apenas um fornecedor

A pergunta e as respostas são visíveis apenas ao vendedor e aos utilizadores.

1. Na página Pedido de cotações, clique em Perguntas e respostas para apresentar a página Perguntas e respostas.
2. Clique em Editar.
3. Introduza o texto no campo Resposta para responder à pergunta do fornecedor.
4. Marque a caixa Resposta direta.
5. Clique em Guardar para guardar as suas respostas.
6. Clique em Enviar respostas para enviar as respostas ao fornecedor.

Responder a todos os fornecedores

Se receber a mesma pergunta por parte de vários fornecedores, pode agrupar as perguntas e responder com uma só resposta. Todos os fornecedores recebem a notificação quando as perguntas e respostas mais frequentes são publicadas. Os fornecedores e todos aqueles que tiverem acesso ao pedido de cotação podem visualizar o resumo das perguntas e respostas.

1. Na página Pedido de cotações, clique em Perguntas e respostas para apresentar a página Perguntas e respostas.
2. Clique em Editar.
3. Escolha um código para a pergunta frequente, como a letra "a".
4. Para cada linha que tenha uma pergunta semelhante, introduza o código no campo Código de grupo. Por exemplo, para cada linha que pergunte a cor do item, introduza "a".
5. Escolha uma das linhas com o valor do código e introduza a pergunta e resposta da forma que quiser que seja lida no resumo que ficará disponível quando as perguntas e respostas são publicadas (campos Pergunta de grupo, Resposta de grupo).
6. Opcional: pode marcar a caixa de verificação Resposta direta para enviar as respostas apenas aos fornecedores selecionados.
7. Clique em Guardar para guardar as respostas.
8. Opcional: pode reverter as perguntas e respostas para os valores publicados anteriormente se quiser cancelar as suas alterações.
9. Clique em Enviar respostas para enviar as suas respostas aos fornecedores.

Mudar RFQ para permitir ou não permitir perguntas

Pode efetuar alterações para permitir ou não permitir perguntas para RFQs até ao RFQ ser atribuído. Pode igualmente prolongar ou encurtar o intervalo de tempo durante o qual os fornecedores podem submeter perguntas. Para RFQs publicados, tem de alterar um pedido de cotação para permitir ou não permitir perguntas de fornecedor ou ajustar o intervalo de tempo para as perguntas.

Importante

Se corrigir um RFQ existente com o intuito de permitir perguntas de fornecedor, o sistema irá eliminar todas as respostas existentes quando reenviar o RFQ.