Descrição geral de Aprovisionamento e aquisições

Este artigo dá uma descrição geral da funcionalidade que está disponível no módulo Aprovisionamento e aquisições.

Aprovisionamento e aquisições cobre todos os passos desde a identificação de uma necessidade de produtos e serviços, através da aquisição do produto, receção, faturação e processamento do pagamento com os fornecedores. Os processos de aprovisionamento podem ser configurados para necessidades de negócio específicas ao definir políticas de compra e fluxos de trabalho.

Identificar a necessidade de produtos e serviços

A necessidade de produtos ou serviços pode resultar de requisições, por exemplo, quando um empregado necessita de um produto. Os catálogos de produtos podem ser configurados para orientar a seleção de produtos disponíveis para seleção ou podem ser feitos pedidos de produtos que não estão ainda disponíveis num catálogo, permitindo ao departamento de compras considerar como o produto pode ser fornecido.

Os limites de gastos podem ser utilizados para limitar as despesas de requisição e o fluxo de trabalho de compra adiciona a opção de exigir aprovação antes de acontecer a encomenda. Também é possível especificar a alocação de fundos do orçamento, se necessário.

O departamento de aprovisionamento identifica os fornecedores para os produtos e serviços necessários, o que pode envolver o envio de um pedido de cotação para vários potenciais fornecedores. É possível partilhar as especificações do produto que está a ser solicitado e os potenciais fornecedores podem vê-las para verificarem se conseguem entregar um produto que esteja em conformidade com as mesmas. Os fornecedores devolvem as suas ofertas, que são depois revistas pelo departamento de aprovisionamento antes de selecionarem o fornecedor para aprovisionamento.

As notas de encomenda incluem uma opção de envio de uma consulta de compra para o fornecedor como alternativa a um processo de pedido de cotação mais abrangente. A consulta de compra pode ser utilizada para ajudar a estabelecer termos como os preços, os descontos e a data de receção da encomenda. Se os fornecedores estiverem configurados para utilizar o portal de Fornecedor, a funcionalidade de consulta de compra estará desativada. Em vez disso, a encomenda é partilhada no portal de Fornecedor e quando é enviado um pedido de confirmação, o fornecedor pode confirmar diretamente a encomenda.

Os catálogos de fornecedores podem ser utilizados para recolher informações sobre a gama de produtos que os fornecedores podem fornecer. Os fornecedores podem publicar o próprio catálogo, pelo que é mais fácil manter o catálogo atualizado. É possível anexar uma lista de fornecedores aprovados a um produto, o que pode ajudar a orientar a seleção de fornecedores quando são abertas novas notas de encomenda e evitar o uso de fornecedores não pretendidos.

Aprovisionamento

As notas de encomenda podem ser criadas de várias formas, incluindo:

• Como resultado de um planeamento principal que tenha identificado uma procura que requer uma compra. Este processo gera notas de encomenda planeadas e, quando estas são lançadas, são geradas notas de encomenda.
• Através do processamento de requisições de compra que resultem em aprovisionamento.
• Através do processamento de acordos de compra, onde as notas de encomenda são criadas como ordens libertadas a partir dos acordos. Isto é comumente utilizado quando os acordos de compra são utilizados para representar notas de encomenda em aberto.
• Manualmente, quando a nota de encomenda que é criada não é baseada noutro documento.

As notas de encomenda que estão configuradas com fluxos de trabalho de aprovação de compra exigem aprovação antes de serem registadas como aprovadas, e isso é necessário antes de poder continuar a processar a encomenda.

As notas de encomenda são confirmadas para indicar que foi estabelecido um acordo com o fornecedor. Em seguida, a nota de encomenda irá progredir gradualmente pelos diferentes estados até, em última análise, ser faturada ou cancelada.

Quando cria uma nota de encomenda, muitos dos campos são pré-preenchidos com valores que assumem, por predefinição, a informação armazenada sobre o fornecedor na página Fornecedores. Isto significa que há um número limitado de campos que precisa de preencher na nota de encomenda, embora possa optar por anular os valores predefinidos.

Preços e descontos

Os preços e descontos incluem informações acerca dos preços, descontos e termos de desconto que oferecem. Os preços e descontos podem ser representados como acordos comerciais. Os acordos comerciais representam as listas de preços de fornecedor com preços ou descontos, e têm um conjunto específico de datas para as quais o acordo é válido. Os preços e descontos podem ser negociados e representados através de acordos de compra com condições como compromissos para comprar determinados volumes ou valores monetários como condição prévia para as condições negociadas. Podem ser criados com fornecedores acordos de desconto sempre que o aprovisionamento de produtos específicos ou grupos de produtos possa acionar um desconto por parte do vendedor, dependendo do valor ou do volume da compra.

Opções de entrega

Existem diferentes opções para o processo de entrega associado a uma nota de encomenda. Os produtos encomendados podem ser divididos em agendas de entrega, onde partes da quantidade encomendada podem ser planeadas para entrega em datas diferentes. A entrega também pode incluir a entrega direta iniciada a partir de uma ordem de venda, que automatiza a geração da guia de remessa na ordem de venda ao mesmo tempo que a receção do produto é registada na ordem de compra. As notas de encomendas também podem fazer parte de uma cadeia de encomendas interempresa, também referida como notas de encomenda interempresa, onde os produtos são encomendados a partir de uma ordem de venda interempresa correspondente. Nesta situação, alguns passos são automatizados nas duas encomendas interempresa relacionadas.

Itens suplementares

Os produtos podem ser configurados para incluir itens suplementares. Isto é para propor produtos que estão relacionados com o produto que está a ser encomendado. Os produtos adicionais poderão ser obrigatórios ou opcionais. Em alguns casos, podem ser adicionados itens suplementares como produtos gratuitos que acompanham a compra de outros produtos.

Encargos da nota de encomenda

Os encargos podem ser atribuídos à nota de encomenda. Isto pode acontecer automaticamente através da configuração de encargos automáticos ou ao adicionar os encargos manualmente. Os encargos podem ser atribuídas à encomenda a nível do cabeçalho ou a nível da linha de encomenda. A contabilização dos encargos pode ser configurada de diferentes formas. Por exemplo, pode configurar um encargo a contabilizar como um custo de produto. Se o fizer, os encargos têm de ser atribuídos a nível da linha de encomenda antes de a encomenda poder ser confirmada. Existe uma opção que pode ajudar a alocar as despesas do cabeçalho da encomenda para as linhas.

Receção e faturação do produto

Geralmente, as notas de encomenda que incluem produtos físicos exigem que o registo de chegada aconteça dentro de um armazém e depois disso é registada para a encomenda uma receção de produto. As notas de encomenda com produtos que cumprem as requisições podem ser configuradas para o trabalhador que solicitou os produtos também ter de fornecer uma confirmação de receção.

Algumas notas de encomenda incluem produtos que são serviços ou outros produtos não físicos onde não é preciso a receção num armazém. Os produtos podem ser criados como serviços ou as categorias de aprovisionamento podem ser utilizadas diretamente na nota de encomenda para estas encomendas. Com estas encomendas, a contabilidade da receção do produto é por vezes ignorada e a encomenda é faturada diretamente ou, em alternativa, o registo de receção do produto é feito na nota de encomenda sem qualquer registo de chegada prévio.

A receção de produtos pode resultar num consumo automático para um fim específico. Isto inclui o consumo implícito com entrega direta, consumo para um projeto ou contabilização do produto como um ativo fixo.

Quando as faturas de fornecedor chegam do fornecedor, as mesmas podem ser registadas primeiro no registo de fatura, independentemente da nota de encomenda, e depois aprovadas como um registo relativo à encomenda de compra. O registo da fatura de fornecedor com a nota de encomenda inclui a conciliação da receção do produto em relação à fatura.

As distribuições contabilísticas podem ser especificadas na nota de encomenda para descrever como a contabilização deve ser feita no livro-razão, e também pode definir como a dotação do fundo orçamental é obtida quando esta é incluída na sua configuração.

As notas de encomenda faturadas registarão a responsabilidade na conta de fornecedor em contas a pagar, a partir de onde o fornecedor de pagamento pode ser processado.

Desempenho do fornecedor

O desempenho e a revisão das compras são suportados através de relatórios de aprovisionamento e de contas a pagar, que incluem a análise de gastos e a análise do desempenho de vendas.