Fecho do inventário

Como parte do processo de liquidação de transações de emissão com transações de receção, também pode optar por atualizar o razão para refletir os ajustes que foram feitos.

O processo de encerramento do inventário liquida transações de emissão para transações de receção, com base no método de avaliação de inventário que é selecionado no grupo de modelos do item. Como parte do processo de liquidação, pode especificar que o razão geral deve ser atualizado, de modo a refletir os ajustes que foram feitos. No entanto, até que o inventário seja executado o encerramento ou recálculo de inventário, as transações de emissão são lançadas ao preço médio de custo calculado.

Após o encerramento do inventário, já não pode lançar em períodos anteriores à data de encerramento do inventário que definiu, a menos que inverta um processo de encerramento de inventário concluído. Por exemplo, se o encerramento do inventário for executado para o período que termina a 31 de janeiro, não pode lançar transações que tenham uma data que seja anterior a 31 de janeiro.

Os itens em inventário são atribuídos a um de dois tipos de inventário: item ou serviço. O encerramento do inventário desempenha as mesmas funções para ambos os tipos. No entanto, para os itens de serviço, o encerramento do inventário ainda liquidada as emissões e as receções.

A frequência com que o processo de encerramento do inventário é executado varia por empresa. No entanto, o volume de transações deve ajudar a determinar com que frequência decide executar o encerramento do inventário. Em geral, a maioria das empresas executa o encerramento do inventário como parte dos procedimentos de encerramento e reconciliação no final do mês.

Recálculo de inventário e o razão geral

Se forem necessários ajustes ao inventário e ao razão geral durante um mês ou outro período de inventário, pode executar um recálculo de inventário em vez de encerrar o inventário. O recálculo de inventário faz ajustes, mas não faz liquidações para transações de inventário.

Durante o recálculo do inventário, o inventário disponível é ajustado, as transações de inventário são ajustadas, e os recálculos de inventário e os encerramentos de inventário são executados. Estas tarefas afetam qualquer conta de razão que esteja ligada à transação de inventário original.

Exemplo

Quando cria uma nota de encomenda a partir de uma ordem de venda, as contas de razão geral que são utilizadas na ordem de venda original são atualizadas. Mesmo que as contas de razão para o grupo de itens que está atribuído ao item tenham sido alteradas após a ordem de venda ter sido lançada, e um recálculo do inventário tenha criado um montante de ajuste, esse montante de ajuste é lançado nas contas de razão originais. O montante ajustado não é lançado nas novas contas de razão que são atribuídas ao item.

Após a conclusão da atualização, pode rever o cupão do razão que é lançado devido a uma destas tarefas.

1. Na página Fecho e ajuste, no separador Descrição geral, selecione a atualização para rever.
2. Clique em Detalhes e, em seguida, selecione Voucher.

Efeitos do processo de encerramento do inventário no razão geral

Várias das tarefas que pode executar na página Fecho e ajuste causam uma atualização no razão geral. Por exemplo, o razão geral é atualizado quando faz ajustes de inventário disponível, faz ajustes de transação de inventário, executa o recálculo do inventário e executa o encerramento do inventário.

As contas de razão que são atualizadas devido a estas tarefas estão associadas à transação de inventário original. Por exemplo, se uma ordem de venda for liquidada para uma nota de encomenda, as contas de razão que foram utilizadas na ordem de venda original são ajustadas. Este comportamento ocorre mesmo que as contas de razão para o grupo de itens que é atribuído ao item tenha mudado desde que a ordem de venda foi lançada. Após o encerramento do inventário criar um montante de liquidação, o montante de liquidação é lançado nas contas de razão originais, e não nas novas contas de razão que são atribuídas ao item. O razão geral também pode ser atualizado se inverter um fecho de inventário.

Nota

• O fecho do inventário é um passo necessário no procedimento de fecho do mês para todos os modelos de inventário, com exceção da média móvel. Será avisado se tentar encerrar um período financeiro sem primeiro realizar o encerramento do inventário a partir da data de fim do período.
• Antes de executar o procedimento de encerramento, pode ver uma lista de itens que não podem ser liquidados durante a atualização.
• Recomendamos que execute o encerramento do inventário fora das horas de ponta, para distribuir os recursos informáticos de forma mais uniforme.

O registo de encerramento do inventário

Após o processo de encerramento do inventário ter sido concluído, uma mensagem no centro de mensagens poderá informá-lo de que um preço de custo unitário poderá estar incorreto porque não foi possível liquidar totalmente uma transação.

Antes desta mensagem ser mostrada, o sistema reporta o número do item e a transação afetada. A mensagem informa-o de que o montante de custo que é utilizado para esta transação não foi atualizado devido ao encerramento do inventário. Esta mensagem aparece quando uma transação do tipo de emissão não pode ser liquidada.

Durante o processo de encerramento do inventário, o sistema verifica cada dimensão financeira para ver se há mais emissões do que receções até à data de encerramento especificada. Este tipo de desequilíbrio pode ocorrer quando uma transação de inventário de uma nota de encomenda não é totalmente lançada financeiramente, quer porque a fatura de fornecedor não foi recebida, ou porque os componentes da lista de materiais (L.M.) que estão incluídos numa produção num nível mais elevado não são lançados financeiramente. (A subprodução não é calculada em termos de custos.) Neste caso, o encerramento subsequente não ajusta todas as emissões ao preço de custo correto, porque não há informação suficiente de receção disponível.

Para cada execução do procedimento de encerramento, o sistema indica se um registo que contém as advertências é guardado e pode ser visualizado.

Se receber muitas advertências na mensagem, recomendamos que realize as seguintes ações:

• Atualizar as receções financeiramente.
• Avançar a data de encerramento.
• Reavaliar os procedimentos comerciais.

Em algumas circunstâncias, pode não ser capaz de fazer nada quanto às advertências. Por exemplo, se for utilizada marcação, e a nota de encomenda marcada tiver uma data financeira que seja após a data de encerramento, a data de encerramento não pode ser alterada.

Inverter um encerramento de inventário concluído

Ocasionalmente, poderá ter de inverter o encerramento de um inventário concluído para devolver as liquidações ao estado que tinham antes de serem feitos ajustes. Ao inverter um encerramento de inventário concluído, o inventário é reaberto para permitir o lançamento no período abrangido pelo encerramento do inventário. Podem também ser efetuadas alterações relacionadas no razão geral. Depois de ter terminado os ajustes, pode executar novamente o fecho do inventário para o período em que está a trabalhar.

Nota

Só o último período de inventário que foi encerrado pode ser reaberto. Para inverter um encerramento de inventário anterior, é necessário inverter cada encerramento de inventário subsequente, um de cada vez, começando pelo encerramento mais recente.