Configuração do projeto de ordem de trabalho
No módulo Gestão de ativos, é necessária uma relação de projeto para cada tarefa de ordem de trabalho. O projeto que está associado a uma tarefa de ordem de trabalho permite controlar os custos em vários projetos relacionados com a Gestão de Ativos, tais como projetos de manutenção interna, projetos de gestão de serviços e projetos de investimento.
Configuração do projeto para uma tarefa de ordem de trabalho
Quando cria uma tarefa de ordem de trabalho numa ordem de trabalho, a configuração do projeto no módulo Gestão e contabilidade do projeto e a configuração do projeto de ordem de trabalho no módulo Gestão de ativos determinam como os projetos podem ser utilizados para o controlo de custos no ativo que é selecionado nessa tarefa da ordem de trabalho. Esta secção descreve as seguintes partes da configuração do projeto que é utilizada para uma ordem de trabalho: o projeto principal (ID do projeto), o tipo de projeto, as atividades do projeto e as dimensões financeiras:
Quando se cria uma tarefa de ordem de trabalho numa ordem de trabalho, um ID de projeto único e uma atividade de projeto relacionada são automaticamente criados para ela. No entanto, se várias tarefas de ordem de trabalho numa ordem de trabalho incluírem o mesmo ativo, o mesmo ID de projeto é utilizado para elas. Por outras palavras, um ID de projeto é criado para cada ativo numa ordem de trabalho.
- O projeto principal (ID do projeto) para uma tarefa de ordem de trabalho encontra-se na configuração do projeto principal. (Para obter mais informações sobre a configuração do projeto principal, consulte a secção seguinte.) Por exemplo, se associar um cliente ou uma localização funcional a um projeto principal específico, o projeto principal é utilizado sempre que cria ordens de trabalho para esse cliente ou para essa localização funcional. Se não relacionar um ID de projeto específico com, por exemplo, uma localização funcional, é utilizado o próximo projeto principal relevante na configuração do projeto de ordem de trabalho.
- É necessário um tipo de projeto para cada ID de projeto. O tipo de projeto encontra-se na configuração do grupo de trabalho. (Para obter mais informações sobre a configuração do grupo de trabalho, consulte a secção seguinte.) Se não for encontrada correspondência na configuração do grupo de trabalho, é utilizada a configuração do grupo de trabalho no projeto principal.
- A configuração para requisitar atividades de projeto em previsões e diários é copiada do projeto principal para o projeto de ordem de trabalho. Se as opções Hora, Despesa e Item estiverem definidas como Sim para o projeto que é utilizado como projeto principal, uma atividade do projeto é obrigatória em previsões e diários. (Para aceder a estas opções, selecione Gestão e gestão contabilística de projetos>Projetos>Todos os projetos e selecione o projeto utilizado como projeto principal. As opções encontram-se na secção Exigir atividade em diários do separador rápido Configuração.)
As dimensões financeiras são copiadas do ativo e fundidas com o projeto principal.
A secção seguinte explica como configurar projetos principais e grupos de trabalho. O projeto principal e os grupos de trabalho são utilizados para controlar as ordens de trabalho. Também são utilizados para reportar sobre ordens de trabalho.
Configurar projetos de ordens de trabalho
Antes de começar a criar ordens de trabalho, tem de configurar projetos de ordem de trabalho. A página Configuração do projeto de ordem de trabalho (Gestão de ativos>Configuração>Ordens de trabalho>Configuração do projeto) contém dois separadores: Projeto principal e Grupo de projetos.
No separador Projeto principal pode configurar relações de projeto que podem ser usadas se nenhum projeto for configurado no ativo que é selecionado na tarefa de ordem de trabalho. Não é necessária uma configuração de um projeto principal se a sua empresa utilizar projetos de ativos. Só é relevante se quiser usar projetos de ordem de trabalho em vez de projetos de ativos. Nesse caso, tem de criar pelo menos um projeto principal.
No separador Grupo de trabalho, pode configurar grupos de trabalho que podem ser associados a tipos de ordem de trabalho, tipos de ativos e ativos.
Os grupos de projetos podem ser utilizados para criar categorias específicas (grupos) que são usadas para o controlo de custos. Por exemplo, ao criar grupos de trabalho para tipos de ativos ou tipos de ordem de trabalho específicos, pode fazer um controlo detalhado dos custos de manutenção por tipo.
Os grupos de trabalho não são obrigatórios. Se não criar grupos de trabalho, o projeto principal é utilizado para determinar o grupo de trabalho e um projeto subordinado é criado a partir do grupo de trabalho do projeto principal.
A configuração permite uma integração completa com o módulo Gestão e contabilidade do projeto. Portanto, pode controlar os custos que estão relacionados com as ordens de trabalho nos projetos relacionados. O procedimento a seguir descreve a configuração para projetos de ordem de trabalho.
Selecione Gestão de ativos>Configuração>Ordens de trabalho>Configuração do projeto.
No separador Projeto principal, selecione Adicionar.
Nos campos Tipo de ordem de trabalho, Localização funcional, Tipo de ativo e Ativo, selecione os valores de acordo com as suas necessidades. Para cada linha que adicionar, pode definir apenas um campo ou vários campos. O número de campos que definiu determina a combinação que é usada quando um ID do projeto é selecionado na Gestão de Ativos.
Se selecionar uma localização funcional, as localizações subordinadas relacionadas são automaticamente incluídas. Se selecionar um ativo, pode criar mais linhas de configuração de projetos de ordem de trabalho para o mesmo ativo, mas pode selecionar diferentes projetos para esse ativo.
No campo ID de projeto, selecione o projeto que deve estar relacionado com a configuração que criou no passo 3.
Se a configuração do projeto for válida por um período limitado, selecione uma data de fim no campo Data de fim. Caso contrário, selecione Nenhum.
Por predefinição, a data de início é a data em que adiciona o projeto de ordem de trabalho à página. É controlado pelo campo Válido de, que é escondido por defeito. Para mostrar o campo Válido a partir de, selecione Ver>Tudo. Em seguida, pode utilizar o campo Válido de juntamente com o campo Data de fim para configurar um período limitado de validade para o projeto de ordem de trabalho.
No separador Grupo de trabalho, selecione Adicionar.
No campo Tipo de ordem de trabalho, selecione o tipo de ordem de trabalho.
Se quiser que a associação do grupo de trabalho seja mais específica, selecione um tipo de ativo no campo Tipo de ativo ou um ativo no campo Ativo.
No campo Grupo de trabalho, selecione o grupo de trabalho que deve estar relacionado com o tipo de ordem de trabalho. Por exemplo, um tipo de ordem de trabalho chamado Manutenção preventiva pode estar associado a um grupo de trabalho que é chamado Man Prev ou Interno. Em alternativa, um tipo de ordem de trabalho Investimento que é utilizado para ordens de trabalho relacionadas com investimentos e ativos fixos pode estar associado a um grupo de trabalho que se chama Invest ou Investimento.
Selecione Guardar.
Nota
Sempre que é criada uma linha de ordem de trabalho, a Gestão de Ativos procura um grupo de trabalho que deva estar relacionado com o projeto de tarefa de ordem de trabalho. A pesquisa baseia-se na configuração que é descrita neste artigo. Cada grupo de projeto tem um tipo de projeto relacionado. Os grupos de trabalho que têm o tipo de projeto Tempo e material ou Preço fixo são válidos apenas para ativos que estejam relacionados com uma conta de cliente.
Para projetos principais e grupos de trabalho, quando o sistema seleciona o projeto de ordem de trabalho disponível ou grupo de trabalho, a seleção baseia-se nos registos que criou utilizando o procedimento anterior. A Gestão de Ativos analisa registos relacionados com o projeto de ordem de trabalho para verificar uma possível correspondência. Procura sempre a combinação mais específica primeiro. Por outras palavras, para o projeto principal da ordem de trabalho, a Gestão de Ativos verifica primeiro uma possível correspondência para o campo Ativo. Se não for encontrada correspondência, verifica uma correspondência para o campo Tipo de ativo. Se não for encontrada correspondência, verifica uma correspondência para o campo Localização funcional e por aí em diante. Como pode ver no layout da página Configuração do projecto de ordem de trabalho, este comportamento significa que, para encontrar a combinação mais específica, a Gestão de Ativos verifica cada registo da direita para a esquerda para uma correspondência. Se não for encontrada qualquer correspondência, é utilizado o registo predefinido onde apenas é selecionado um ID do projeto. O processo para encontrar o grupo de trabalho relacionado é semelhante. A Gestão de Ativos verifica primeiro uma possível correspondência para o campo Ativo, depois para o campo Tipo de ativo e, em seguida, para o campo Tipo de ordem de trabalho. Se não for encontrada qualquer correspondência, é utilizado o registo predefinido onde apenas é selecionado um grupo de trabalho.