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Guia do Administrador do Dynamics 365 for Outlook

  • Artigo

Importante

A partir de 1 de outubro de 2020, o Dynamics 365 for Outlook legado (também referido como suplemento do Outlook COM) foi extinto. A Microsoft não fornecerá suporte ou quaisquer outras atualizações (incluindo atualizações críticas e de segurança) para o Suplemento do Outlook COM para aplicações de cativação de clientes (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing e Field Service).

  • A partir de 4 de dezembro de 2020, o Dynamics 365 for Outlook legado não está disponível para aplicações de cativação de clientes (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing e Field Service). Utilize o moderno Dynamics 365 App for Outlook em vez disso.
  • Os utilizadores do Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) podem continuar a usar o Dynamics 365 for Outlook legado e continuarão a receber atualizações críticas de segurança. No entanto, recomendamos que transite para o Dynamics 365 App for Outlook moderno o mais cedo possível.

Para obter informações e passos adicionais para efetuar uma transição sem problemas, transfira o Dynamics 365 for Outlook Manual de Procedimentos (suplemento COM).

O Dynamics 365 for Outlook pode sincronizar mensagens de e-mail, contactos, tarefas e compromissos entre o Office Outlook e o Dynamics 365 (sincronização cliente para servidor). Semelhante à sincronização do lado do servidor, filtros de sincronização são utilizados para sincronizar dados do Dynamics 365 para o Outlook ou o Exchange. Monitorização manual ou com base na regra da caixa de entrada é utilizada para sincronizar dados de mensagens do Exchange ou do Outlook para o Dynamics 365.

Sincronização do Dynamics 365 for Outlook.

Quando utiliza Dynamics 365 for Outlook, existem alguns conceitos de sincronização que são úteis para compreender. Tenha em atenção que, para que algumas destas funcionalidades do Dynamics 365 for Outlook, cada utilizador do Dynamics 365 for Customer Engagement deverá executar o suplemento do Dynamics 365 for Outlook e o registo da caixa de correio do utilizador do Dynamics 365 tem de ser configurada adequadamente.

Quando seleciona o Dynamics 365 for Outlook como o método de sincronização de dados da mensagem no registo da caixa de correio do utilizador, e-mail, contactos, compromissos, e as tarefas criados no Outlook são sincronizados com aplicações Dynamics 365 ou com o Customer Engagement (on-premises).

Importante

  • Tem de ter a versão mais recente do Dynamics 365 for Outlook (versão 8.2.3) para se ligar à versão das aplicações Dynamics 365. A Versão 8.2.3 oferece suporte para o Transport Layer Security (TLS) 1.2 necessário para ligar o Dynamics 365 for Outlook e as aplicações do Dynamics 365. Para mais informações, consulte Atualização para o Dynamics 365 for Outlook.
  • Quando estiver a utilizar a versão 9.0 do Dynamics 365 for Outlook no modo offline, os anexos a registos sincronizados não estarão disponíveis no modo offline. Se existir um anexo a um registo, o anexo só estará disponível quando voltar a estar online. Se adicionou um anexo a um registo no modo offline, o anexo será sincronizado com o servidor quando voltar a estar online. Para utilizar anexos no modo offline, é aconselhável guardar o anexo do dispositivo.
  • A funcionalidade offline no Dynamics 365 for Outlook, versão 9.0, não está disponível no Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
  • As personalizações que têm dependência no motor da base de dados SQL e na instância offline local do Dynamics 365 for Outlook não são suportadas.
  • O Microsoft Dynamics 365 for Outlook não está ativado no Dataverse.

Conceitos de sincronização do Dynamics 365 for Outlook

Note os seguintes conceitos quando utiliza Dynamics 365 for Outlook como o agente de sincronização:

  1. Organização de Sincronização. Só é possível designar uma organização de sincronização. Se tiver mais de uma organização do Dynamics 365 configurada, pode ver a organização de sincronização no Assistente de Configuração do Dynamics 365. O Assistente de Configuração é uma aplicação incluída com o Dynamics 365 for Outlook. Repare que pode ainda ligar a mais organizações Dynamics 365 for Outlookutilizar. Contudo, quando uma organização não está definida como organização de sincronização no Dynamics 365 for Outlook, os dados da mensagem no Outlook não são sincronizados com essa organização.

  2. Sincronizar a caixa de correio. Só uma caixa de correio do Exchange ou POP3 pode ser designada para um único utilizador do Dynamics 365 for Customer Engagement. Não pode designar caixas de correio várias e não pode ser mapeado mais de um utilizador do Dynamics 365 for Customer Engagement para uma única caixa de correio de e-mail do Exchange ou POP3. Esta caixa de correio está referida a caixa de correio como primária.

  3. Sincronizar a instância do Dynamics 365 for Outlook. Só é possível designar uma instância do Dynamics 365 for Outlook como instância de sincronização do Dynamics 365 for Outlook.. Quando iniciar sessão numa organização de outro PC com Dynamics 365 for Outlook que não seja a instância de sincronização de Dynamics 365 for Outlook receberá uma mensagem de diálogo que pergunta-lhe se pretende designar a instância atual de Dynamics 365 for Outlook como a instância de sincronização de Dynamics 365 for Outlook. Note que, quando optar por não definir a instância do Dynamics 365 for Outlook como a instância de sincronização, pode ainda ligar à organização do Dynamics 365 for Customer Engagement e efetuar tarefas, mas os dados da mensagem no Outlook não serão sincronizados com a organização do Dynamics 365 for Customer Engagement.

  4. Sincronização de dados do Trabalhar Offline. A capacidade Trabalhar offline utiliza o SQL Server Express como o arquivo de dados local. Quando trabalha offline ou volta a ficar online, o Dynamics 365 for Outlook sincroniza os registos dos tipos de entidade que escolhe com o Dynamics 365 for Customer Engagement ou o Customer Engagement (on-premises). Quando trabalha offline ou online, ocorre um processo de sincronização separado que não faz parte da sincronização de dados da mensagem descrita aqui. A capacidade Trabalhar offline permite que os utilizadores criem, modifiquem ou eliminem registos offline que podem posteriormente ser sincronizados com o Dynamics 365 for Customer Engagement ou o Customer Engagement (on-premises) quando o Dynamics 365 for Outlook ficar online novamente.

Avisos de privacidade

Para utilizar o Microsoft Dynamics 365 for Outlook, tem de iniciar sessão com as suas credenciais (um endereço de e-mail e uma palavra-passe). Pode optar por guardar estas informações localmente para que não lhe sejam pedidas as credenciais sempre que abrir o Outlook. Se optar por guardar estas informações localmente, o Dynamics 365 for Outlook ligar-se-á automaticamente ao Microsoft Dynamics 365 (online) sempre que abrir o Outlook.

Depois de iniciar sessão e utilizar o Dynamics 365 for Outlook pela primeira vez, a ligação entre o seu computador e o Dynamics 365 (online) estará sempre ativa quando tiver acesso à Internet. Pode optar por desativar a ligação entre o computador e o Dynamics 365 utilizando apenas uma definição de configuração; no entanto, se desligar a ligação, o desempenho do Dynamics 365 for Outlook poderá ser afetado negativamente.

Se utilizar o Dynamics 365 for Outlook para monitorizar os e-mails, o tópico dos e-mails poderá ser visualizado pelos utilizadores da sua organização que tiverem permissão para tal.

Para cada mensagem de e-mail recebida, o Dynamics 365 for Outlook enviará para o Dynamics 365 (online) o endereço de e-mail do remetente, o endereço de e-mail do destinatário e o assunto da mensagem. Isto permite que o Dynamics 365 (online) valide se existe alguma mensagem específica que deva ser armazenada pelo serviço do Dynamics 365 (online). Quando monitoriza um item, o serviço do Dynamics 365 mantém uma cópia desse item, que poderá ser visualizada por outros utilizadores da sua organização que tenham as permissões adequadas. Quando anular a monitorização de um item, essa cópia só será eliminada automaticamente do Dynamics 365 (online) se o utilizador for o proprietário do item.

Se utilizar o Microsoft Dynamics 365 for Outlook, quando passar para o modo offline, é criada e armazenada uma cópia dos dados em que está a trabalhar no computador local. Os dados são transferidos do Dynamics 365 (online) para o seu computador utilizando uma ligação segura e é mantida uma associação entre a cópia local e o Dynamics 365 Online. Da próxima vez que iniciar sessão no Dynamics 365 (online), os dados locais serão sincronizados com o Dynamics 365 (online).

A permissão para os utilizadores de uma organização trabalharem offline com o Microsoft Dynamics 365 for Outlook é determinada por um administrador através da utilização de direitos de acesso.

Os utilizadores e administradores podem configurar as entidades que são transferidas através da Sincronização Offline utilizando a definição Filtros de Sincronização na caixa de diálogo Opções. Em alternativa, os utilizadores e Administradores podem configurar os campos que são transferidos (e carregados) utilizando Opções Avançadas na caixa de diálogo Filtros de sincronização.

Se utilizar o Dynamics 365 (online), quando utiliza a funcionalidade Sincronizar com o Outlook, os dados do Dynamics 365 que está a sincronizar são "exportados" para o Outlook. É mantida uma associação entre as informações existentes no Outlook e as informações existentes no Dynamics 365 (online) para assegurar que as informações se mantêm atuais entre os dois. A Sincronização do Outlook só transfere os IDs de registo relevantes do Dynamics 365 a utilizar quando um utilizador tenta monitorizar e definir um item do Outlook como relativo a. Os dados da empresa não são armazenados no dispositivo.

A permissão para os utilizadores da sua organização sincronizarem dados do Dynamics 365 com o Outlook é determinada por um administrador através de direitos de acesso.