Distribuir e agendar questionários

Aplica-se a estas aplicações do Dynamics 365:
Human Resources

Este artigo explica como distribuir os questionários criados, para que estejam disponíveis para a pessoa ou grupo de pessoas que os preencherá.

Existem várias formas de distribuir um questionário:

• Marcar o questionário como Ativo. O questionário fica então disponível para todos os colaboradores, a menos que um grupo de questionários esteja configurado com acesso restrito.
• Atribuir direitos a um grupo de questionários. O questionário fica então disponível para todos os membros do grupo selecionado.
• Criar sessões de respostas planeadas. O questionário fica então disponível apenas para uma determinada pessoa.
• Criar um agendamento. O questionário pode então ficar disponível para várias pessoas.

Marcar um questionário como ativo

Ao definir o campo Ativo como Sim na página Questionários, está a disponibilizar o questionário para ser preenchido por todos os colaboradores. Os inquiridos podem preencher o questionário várias vezes. Esta funcionalidade é útil se quiser recolher feedback contínuo ao longo do ano. Por exemplo, pode fazer um questionário que os colaboradores utilizem para fornecer feedback sobre o serviço de almoço na cafetaria.

Grupos de questionários

Pode configurar grupos de questionários e depois incluir os inquiridos aos quais deve ser distribuído um questionário.

Pode criar grupos de questionários a partir das seguintes páginas:

• Grupos de questionários — Apenas pessoas num grupo de questionários podem preencher um questionário selecionado. Por exemplo, o seu público-alvo é os contratantes, portanto cria um grupo de questionários específico para esses inquiridos.
• Membros de grupos de questionários — Pode adicionar pessoas aos grupos de questionários.

Para atribuir um grupo de questionários a um questionário, na página Questionários, clique em Direitos do utilizador. Após o questionário ser guardado como ativo, os membros do grupo de questionários podem preencher o questionário. Esta funcionalidade é útil se quiser testar um questionário num grupo selecionado de pessoas antes de o distribuir a um grupo maior, ou se quiser direcionar um questionário para um público-alvo muito específico.

Sessões de respostas planeadas num questionário

As sessões de respostas planeadas são questionários para os quais criou e selecionou os inquiridos.

Nota

Antes de poder configurar sessões de respostas planeadas, tem de criar um questionário.

Na página Sessão de respostas planeadas, pode criar uma sessão de respostas planeadas para um colaborador individual. A lista na página apresenta todos os questionários planeados.

As sessões de respostas planeadas são também utilizadas na página Agendamentos de questionários, onde pode planear questionários para várias pessoas:

• Colaboradores
• Participantes no curso
• Unidades organizacionais

Cada pessoa só pode responder ao questionário uma vez.

Agendamento de um questionário

Opcionalmente, pode agendar um questionário para vários inquiridos.

Tipos de planeamento

São necessários tipos de planeamento se quiser agendar sessões de respostas planeadas para vários inquiridos. Os tipos de planeamento são utilizados para classificar os agendamentos dos questionários. Por exemplo, é possível agendar questionários para os seguintes fins:

• Avaliação
• Inquérito
• Testes

Pode especificar os tipos de planeamento para o agendamento de um questionário na página Agendamentos de questionários.

Tipos de referência para o questionário

Pode utilizar tipos de referência para introduzir critérios para os inquiridos que poderá selecionar ao agendar um questionário.

Utilize a página Tipos de referência para configurar tipos de referência para um questionário. Cada tipo de referência corresponde a uma tabela no Microsoft Dynamics 365 Finance. Ao criar agendamentos de questionários, pode especificar registos individuais na tabela ou um intervalo de registos a que o questionário será associado.

Por exemplo, se selecionar a tabela Cursos, pode decidir para que curso específico o questionário será aplicado. Ao configurar uma referência para a tabela Cursos, alguns campos e botões na página Cursos ficam disponíveis.

Agendamentos de questionários

Pode utilizar agendamentos de questionários para gerar várias sessões de respostas planeadas para um grupo de utilizadores, com base num tipo de referência. Crie um agendamento na página Agendamentos de questionários. Selecione o tipo de planeamento para categorizar o agendamento e selecione também o tipo de referência que deve ser utilizado para consultar utilizadores específicos no sistema. Por exemplo, se definir o tipo de referência para a tabela Cursos, pode selecionar um curso específico no campo Referência.

Clique em Detalhes de configuração para selecionar o questionário e outros critérios. Por exemplo, especifique o nome do instrutor como critério se o questionário for uma avaliação do instrutor. Depois de ter terminado de introduzir os detalhes de configuração, o sistema gera sessões de respostas planeadas para os utilizadores que estão incluídos na consulta.

Clique em Sessões de respostas planeadas para ver as sessões de respostas para o agendamento. Em seguida, pode criar manualmente sessões de respostas planeadas adicionais ou eliminar sessões de respostas planeadas que não tenham sido respondidas.

Clique em Funções>Iniciar para disponibilizar o questionário aos utilizadores nas sessões de respostas planeadas relacionadas. Clique em Respostas para ver as respostas preenchidas ao questionário. Opcionalmente, pode copiar as definições do agendamento de questionário, sessões de respostas planeadas e respostas a um novo agendamento de questionário.

Notificar os inquiridos sobre os questionários que têm disponíveis

Ao distribuir um questionário, tem de notificar os inquiridos de que têm questionários à sua disposição.

Notificar os inquiridos sobre uma sessão de respostas planeadas

Se utilizar uma sessão de respostas planeadas, tem de notificar a pessoa diretamente, por telefone ou e-mail.

Notificar os inquiridos sobre um agendamento

Utilize a página Agendamentos de questionários para preparar e enviar e-mails a todos os inquiridos atribuídos ao questionário. Introduza o texto do e-mail no separador E-mail para gestão personalizada do colaborador. Depois de iniciado o agendamento, clique em Funções>Enviar e-mail para gerar e enviar o e-mail para os inquiridos. Os inquiridos podem então iniciar sessão no site e preencher o questionário.

Nota

Antes de poder utilizar a funcionalidade de e-mail, o administrador de TI tem de introduzir as definições de e-mail na página Parâmetros de e-mail.

Terminar um questionário agendado

Pode terminar um questionário agendado depois de todos os inquiridos terem preenchido as sessões de respostas que lhes foram atribuídas. Após a conclusão de um questionário agendado, não pode copiar as respetivas definições para um novo agendamento.

Nota

Se um ou mais inquiridos não tiverem preenchido o questionário, mas ainda pretende terminar o agendamento, primeiro tem de eliminar esses inquiridos da lista na página Sessão de respostas planeadas. Pode então terminar o agendamento.

Preencher questionários

Depois de ter criado e distribuído um questionário, o questionário pode ser preenchido por inquiridos selecionados. Pode preencher os questionários que lhe são disponibilizados a partir de duas localizações:

• No painel de navegação, clique em Questionários>Distribuir>Preencher um questionário.
• Em Gestão personalizada do colaborador, clique em Questionários para preencher.

Os questionários podem ser disponibilizados a utilizadores específicos ou grupos de utilizadores, ou a todos os utilizadores de uma rede.