Área de trabalho de fecho de período financeiro

Isto artigo fornece uma visão geral do espaço de trabalho de encerramento do período financeiro e da configuração associada.

Área de trabalho de fecho do período financeiro

O espaço de trabalho de encerramento do período financeiro permite-lhe acompanhar os seus processos de fecho financeiro entre empresas, áreas e pessoas. Dependendo da sua vista da área de trabalho de encerramento do período financeiro, verá qualquer uma de todas as tarefas e estados de um calendário de fecho ou apenas as tarefas que lhe são atribuídas.

Primeiro é necessário selecionar uma agenda de fecho na parte superior da área de trabalho. Todos os dados mostrados na área de trabalho são filtrados na agenda de fecho selecionada.

Mosaicos de resumo

Os blocos Resumo fornecem uma visão geral do processo e os indicadores ajudam a manter o processo de fecho no caminho certo. Você pode ver as tarefas vencidas, as tarefas restantes para hoje, as tarefas que vencem hoje, mas estão bloqueadas devido a dependências, e todas as tarefas restantes para o processo. Estas informações destinam-se a todas as empresas incluídas na agenda de fecho selecionada.

Secção de tarefas e estado

Na secção Tarefas e estatuto , o estatuto do cronograma geral de fecho é dividido de várias maneiras: estatuto por empresa, estatuto por área e estatuto por pessoa responsável. Pode ver o estado de todas as tarefas na agenda de fecho, apenas de tarefas que vencem hoje, ou de tarefas que estão vencidas alterando o filtro na parte superior da lista de cartões. Também pode selecionar o filtro de empresa para ver o estado de uma empresa específica. Cada separador de estado fornece uma discriminação pela percentagem que foi concluída e número de tarefas restantes. Clique na cartão ou na ação Exibir detalhes para filtrar a lista de tarefas detalhada pelo cartão selecionado.

O último separador refere-se à lista de tarefas detalhadas. Esta lista mostra a lista de tarefas completa e pode ser filtrada de modo a que mostre apenas as tarefas do seu interesse. Pode filtrar a lista de tarefas de várias maneiras. Por exemplo, pode filtrar por data de vencimento da tarefa, pela empresa associada e por área associada. Também pode optar por mostrar ou ocultar as tarefas concluídas na lista de tarefas.

São utilizados dois indicadores para tarefas:

• Um ícone de ponto de exclamação indica que a tarefa está vencida. Para as tarefas que estão vencidas, a data de vencimento também está realçada a vermelho.
• Um ícone de cadeado indica que a tarefa depende de outras tarefas que ainda não foram concluídas. Uma tarefa que será bloqueada por dependências não pode ser marcada como concluída. Você pode definir dependências para uma tarefa usando a ação Definir dependência .

O nome da tarefa é uma hiperligação para a página à qual o utilizador deve aceder para concluir o trabalho. Você pode definir esse hiperlink usando o campo Link da tarefa ao editar ou criar uma tarefa.

Pode anexar ficheiros, notas, imagens e URLs a uma tarefa ao utilizar a ação Anexos. Por exemplo, pode indicar os números de diários utilizados como parte de uma tarefa, adicionar comentários sobre uma tarefa específica, ou anexar um ficheiro de relatório que foi impresso para uma tarefa. Um ícone será apresentado na coluna Anexo para a tarefa se um anexo estiver presente.

A opção Tarefa concluída deve ser selecionada manualmente após a conclusão da tarefa. Quando uma tarefa é marcada como concluída, o campo Data de conclusão é atualizado automaticamente para a data e hora atuais. Os indicadores de dependência também são atualizados conforme apropriado.

Página da lista de todas as tarefas de fecho do período financeiro

Pode ver todas as tarefas de fecho do período atual e anterior a partir da página de listagem Todas as tarefas de fecho do período financeiro. Esta página de lista é utilizada para a análise histórica do seu processo de fecho, pois inclui informações sobre a data de vencimento agendada, a data de conclusão real e a pessoa que concluiu a tarefa. Pode exportar facilmente as informações nesta página de lista para o Microsoft Excel para fins de relatórios e auditoria.

Página de configuração do fecho do período financeiro

Antes de poder utilizar a área de trabalho Encerramento do período financeiro, tem de configurar o processo utilizando a página Configuração de fecho do período financeiro. (Clique em razão geral> Configuração de encerramento> doperíodo financeiro.)

Recursos

Na guia Recursos , você define as pessoas que estão envolvidas nos processos de fecho. Os colaboradores responsáveis por uma tarefa de fecho devem ser atribuídos aqui. Também deve especificar a vista do colaborador da área de trabalho. As opções seguintes estão disponíveis:

• Apenas tarefas atribuídas– O utilizador verá apenas as tarefas que lhe são atribuídas.
• Todas as tarefas e estatuto – O utente verá todas as tarefas de fecho e o estatuto do processo geral.

Os utilizadores que têm permissão para ver apenas as suas tarefas atribuídas não poderão adicionar tarefas à lista de tarefas, editar tarefas ou remover tarefas da lista de tarefas.

Áreas de tarefas

Utilize áreas de tarefas para agrupar tarefas de fecho em áreas lógicas de propriedade na sua organização. Por exemplo, as Contas a pagar, as Contas a receber ou o Razão geral podem ser utilizados como áreas de tarefas.

Calendários

Crie e edite calendários de encerramento financeiro utilizando o separador Calendários. É aqui que você definirá os dias úteis para processos de fecho e será utilizado para agendar tarefas de fecho. Crie um novo calendário e, indique os dias úteis que serão utilizados para o agendamento de tarefas. É aconselhável criar um calendário para longos períodos, como um ano ou vários anos, desde que pode ser editado depois da criação. Depois de criar o calendário, clique no botão Editar para atualizar o calendário de dias específicos, como feriados. As tarefas de fecho serão programadas em dias em que o valor de Controlo for definido para Abrir. Se as tarefas de fecho não tiverem de ser agendadas num dia especificado, o valor do controlo desse dia deve ser definido como Fechado.

Modelos

Utilize um modelo de fecho financeiro para definir todas as tarefas que fazem parte de um processo de fecho. Uma tarefa de fecho é um esforço recorrente que é atribuído a um indivíduo para conclusão como parte de cada processo de fecho. No modelo, uma data de vencimento relativa deve ser definida para cada tarefa de fecho. A data de vencimento relativa é o número de dias antes ou depois da data de fim do período definido em que a tarefa vencerá em cada período. A hora de vencimento também será atribuída a cada tarefa. A hora do vencimento é definida utilizando o contexto do seu fuso horário e será convertida para o fuso horário de cada utilizador.

Pode atribuir uma tarefa no modelo a uma ou mais empresas às quais essa tarefa se aplica. Se uma pessoa diferente é atribuída para concluir esse esforço de trabalho em cada empresa, talvez seja útil criar várias tarefas para o mesmo esforço de trabalho. Crie uma tarefa para cada empresa.

O item de menu Link da tarefa está associado ao esforço de trabalho da tarefa e pode ser utilizado para ir diretamente para a página associada a partir do ligação da tarefa no espaço de trabalho. Por exemplo, uma tarefa de fecho para executar o processo de reavaliação cambial de Contas a pagar pode ser associada à página de reavaliação de moeda estrangeira associada . É possível também ligar a um URL externo.

Sugestão

Se pretender ligar um relatório específico do Management Reporter a uma tarefa de fecho do período financeiro, utilize o URL do relatório. Para aceder a URL do relatório, abra-o no designer de relatórios e clique em Relatório>de exibição de ficheiro para abri-lo em um navegador da Web. Em seguida, você pode copiar o URL na barra de endereço do navegador e colá-lo no campo URL doligação da tarefa.

É possível definir dependências de tarefa no modelo. Se uma tarefa foi configurada para depender de uma ou mais tarefas, essa tarefa não pode ser marcada como concluída até que todas as dependências estejam concluídas.

Pode criar vários modelos de fecho financeiro. Pode utilizar os vários modelos para controlar os processos de fecho para diferentes tipos de períodos, como fim do mês ou ano, ou para controlar as empresas que utilizam diferentes processos de fecho. Depois de um modelo ser criado, é possível copiar para um novo modelo e fazer as alterações necessárias. É possível atribuir apenas um modelo a cada agenda de fecho.

Agendas de fecho

Utilize uma agenda de fecho para atribuir um modelo de fecho financeiro a um período financeiro específico que deve ser fechado. As tarefas do modelo são geradas automaticamente para o período especificado, e a nova agenda de fecho será adicionada à área de trabalho. Quando você cria um novo cronograma de fecho, o campo Data de término do período é utilizado para determinar as datas de vencimento reais para as tarefas de fecho, com base na data de vencimento relativa atribuída no modelo de fecho financeiro.

Atribua o calendário apropriado para a agenda de fecho, para indicar os dias úteis a utilizar no agendamento de tarefas. Se não definir um calendário específico, as datas de vencimento da tarefa utilizarão todos os dias da semana.

Também deve definir as empresas que serão associadas à agenda de fecho. Se as tarefas do modelo forem atribuídas a várias empresas, as tarefas separadas serão criadas para cada empresa que estiver na agenda de fecho e estiverem atribuídas às tarefas do modelo.

Após a conclusão de um cronograma de fecho, selecione a opção Fechado . O histórico de tarefas ainda estará disponível na página de listagem Todas as tarefas de encerramento do período financeiro, mas o cronograma de fecho será removido do espaço de trabalho. Depois que uma agenda de fecho for marcada como Fechada, você não poderá adicionar tarefas a ela, editar tarefas ou remover tarefas dela.