Planeamento orçamental

O objetivo deste laboratório é fornecer uma visão guiada das atualizações de funcionalidade na área de Microsoft Dynamics 365 Finance planeamento orçamentário. A intenção deste laboratório é ilustrar um exemplo rápido de configuração de módulo de planeamento orçamental e demonstrar como o planeamento orçamental pode ser alcançado utilizando esta configuração. Isto laboratório concentra-se especificamente nos seguintes processos ou tarefas de negócio:

• Criar a hierarquia organizacional para o planeamento orçamental e configurar a segurança do utilizador
• Definir cenários do plano orçamental, colunas do plano orçamental, esquemas e modelos do Excel
• Criar e ativar o processo de planeamento orçamental
• Criar o documento do plano orçamental extraindo valores reais do Razão geral
• Utilizar alocações para ajustar dados do documento do plano orçamental
• Editar dados do documento do plano orçamental no Excel

Pré-requisitos

Para isto tutorial, você precisa aceder o Microsoft Dynamics 365 Finance ambiente com dados de demonstração Contoso e ser provisionado como administrador na instância. Não use o modo de navegador privado para isto laboratório - saia de qualquer outra conta no navegador, se necessário, e faça login com credenciais de administrador. Ao iniciar sessão, selecione a caixa de verificação Manter-me ligado . Isto cria um cookie persistente necessário para a Aplicação Excel. Se iniciar sessão na aplicação utilizando um browser diferente do Edge, ser-lhe-á pedido para iniciar sessão na Aplicação Excel. Quando clica em iniciar sessão na Aplicação Excel, abre-se uma janela pop-up e, ao iniciar sessão, selecione a caixa de verificação Manter-me ligado . Se clicar em iniciar sessão na Aplicação Excel não fizer nada, limpe a cache de cookies.

Descrição geral do cenário

Julia funciona como uma gestora financeira na Contoso Entertainment Systems na Alemanha (DEMF). À medida que o ano fiscal de 2024 se aproxima, Julia precisa trabalhar na definição do orçamento da empresa para o próximo ano. A preparação do orçamento é a seguinte:

1. Julia utiliza os valores reais do ano anterior como ponto de partida para criar o orçamento.
2. Com base nos dados reais do ano anterior, Julia cria estimativas para 12 meses no ano seguinte
3. Julia examina o orçamento com o CFO. Uma vez feito, Julia faz os ajustes necessários para o plano orçamentário e finaliza a preparação do orçamento.

O esquema de configurações do planeamento orçamental para o cenário tem a seguinte aparência:

Julia utiliza o seguinte modelo do Excel para preparar o orçamento:

Exercício 1: Configuração

Tarefa 1: Criar hierarquia organizacional

Como todo o processo de orçamento ocorre no departamento Financeiro, Julia precisa de criar uma hierarquia organizacional muito simples composta apenas pelo Departamento de Finanças.

1.1. Vá para Hierarquias da organização e clique em Novo.

1.2. Digite o nome da hierarquia organizacional no campo Nome e clique em Atribuir finalidade.

1.3. Selecione a finalidade doplaneamento de orçamento, clique em Adicionar e atribua a hierarquia organizacional recém-criada.

1.4. Repita o passo acima para a finalidade Segurança organizacional. Feche a página quando terminar.

1.5. Na página Hierarquias organizacionais, clique em Exibir. Clique em Editar no designer Hierarquia e crie uma hierarquia clicando em Inserir.

1.6. Selecione Departamento financeiro para a hierarquia de orçamento.

1.7. Quando terminar, clique em Publicar e Fechar. Selecione 1/1/2023 como a data efetiva para publicação da hierarquia.

Tarefa 2: Configurar segurança do utilizador

O planeamento orçamental utiliza políticas de segurança especiais para configurar o acesso aos dados de planeamento orçamental. Julia precisa de dar acesso aos planos orçamentais de Finanças para ela mesma.

2.1. Alterne para o contexto da entidade legal da DEMF.

2.2. Vá para Configuração de orçamento Configuração de>planeamento>de orçamento Configuração> deplaneamento de orçamento. Na guia Parâmetros , defina o valor do modelo de segurança como Baseado em organizações de segurança.

2.3. Aceda a Administração do sistema>Utilizadores>Utilizadores. Dê ao utilizador Admin (Julia Funderburk) a função de gestora de orçamentos.

2.4. Escolha a função de utente e clique em Atribuir organizações. 2.5. Selecione Conceder acesso a organizações específicas. Escolha a Hierarquia organizacional criada no primeiro passo. Escolha o nó Finanças e clique em Conceder com filhos.

Importante

Certifique-se de que você esteja no contexto de entidade legal do DEMF ao executar esta tarefa, pois a segurança organizacional é aplicada por entidade legal. O plano de orçamento usa segurança baseada em função. Para exibir a página Plano de orçamento , um utente deve ter uma das seguintes funções:

• Assistente de orçamento
• Contribuinte orçamental
• Gestor orçamental

Tarefa 3: Criar cenários

3.1. Vá para Configuração de orçamento Configuração de>planeamento>de orçamento Configuração> deplaneamento de orçamento. Na página Cenários , observe os cenários que usaremos mais adiante neste laboratório: Reais do ano anterior e Orçados.

Nota

Você pode criar novos cenários para isto exercício, se desejar, e usá-los em vez disso.

Tarefa 4: Criar colunas do plano orçamental

As colunas do plano orçamental são as colunas Monetárias ou de quantidade que podem ser utilizadas no esquema do documento do plano orçamental. No nosso exemplo, precisamos criar uma coluna para os dados reais do ano anterior e 12 colunas para representar cada mês de um ano orçado. As colunas podem ser criadas ao clicar no botão Adicionar e preencher os valores ou com a ajuda de uma entidade de Dados. Neste laboratório, utilizaremos a entidade de Dados para preencher os valores.

4.1. Em Configuração de>orçamento Planejamento>>de orçamento Configuração de planeamento de orçamento, abra a página Colunas . Clique no botão Office no canto superior direito da página e selecione Colunas (não filtradas).

4.2. Uma pasta de trabalho do Excel é aberta para ser usada para preencher os valores. Se solicitado, clique em Ativar edição e Confiar neste aplicativo.

4.3. Serão necessárias mais colunas para preencher os valores. Clique em Design no painel do lado direito para adicionar as colunas à grade.

4.4. Clique no botão de lápis ao lado de PlanColumns para ver as colunas disponíveis para adicionar à grelha.

4.5. Clique duas vezes em cada campo disponível para adicioná-los aos Campos selecionados e clique em Atualizar.

4.6. Na tabela do Excel, adicione todas as colunas que precisam de ser criadas. Utilize a funcionalidade Preenchimento Automático no Excel para adicionar as linhas rapidamente. Verifique se as linhas são adicionadas como parte da tabela (ao utilizar o deslocamento vertical, verá os cabeçalhos das colunas na parte superior da grelha).

4.7. Volte à aplicação e atualize a página. Os valores publicados serão apresentados.

Tarefa 5: Criar esquemas e modelos para o documento do plano orçamental

O esquema define como a grelha de linhas do documento do plano orçamental ficará quando o utilizador abrir o documento do plano orçamental. É possível alternar o layout do documento do plano de orçamento para ver os mesmos dados em ângulos diferentes. Com colunas definidas para serem usadas com nosso documento de plano de orçamento, Julia precisa criar um layout de documento de plano de orçamento, que seria semelhante à tabela do Excel usada para criar dados de orçamento (consulte a secção Visão geral do cenário neste laboratório)

5.1. Na configuração de orçamento>Planejamento>>de orçamento Configuração de planeamento de orçamento, abra a página Layouts . Criar um novo esquema para a entrada de orçamento Mensal:

• Escolha o conjunto de dimensões de MA+BU para incluir contas Principais e unidades de Negócio no esquema.
• Liste todas as colunas do plano orçamental criadas no passo anterior na secção Elementos. Tornar editáveis todos os dados reais, exceto os do ano anterior.
• Clique no botão Descrições para selecionar quais dimensões financeiras devem ser apresentadas em Descrições na grelha.

Com base na definição do esquema do plano orçamental, podemos criar um modelo do Excel que será utilizado como uma alternativa para editar dados do Orçamento. Como o modelo do Excel deve corresponder à definição do esquema do plano orçamental, não poderá editar o esquema do plano orçamental depois de gerar o modelo do Excel, pois esta tarefa deve ser realizada depois de todos os componentes do esquema serem definidos.

5.2. Para o esquema criado no 5.1 Passo, clique em Gerar> modelo. Confirme a mensagem de aviso. Para exibir o modelo, clique em Modo de Exibição de> Modelo.

Nota

Certifique-se de selecionar Salvar como e selecione o local onde o modelo deve ser armazenado para editá-lo. Se o utente selecionar "Abrir" na caixa de diálogo sem guardar, as alterações feitas no ficheiro não serão mantidas quando o ficheiro for fechado.

5.3. Opcional passo - Modifique o modelo do Excel para torná-lo mais amigável – adicione fórmulas totais, campos de cabeçalho, formatação, etc. Salve as alterações e carregue o ficheiro para o layout do plano de orçamento clicando em Upload>de layout.

Tarefa 6: Criar um processo de planeamento orçamental

Julia precisa de criar e ativar um novo processo de planeamento orçamental que combina a configuração acima para começar a introduzir planos orçamentais. O processo de planeamento orçamental define para que as organizações, o fluxo de trabalho, os esquemas e os modelos orçamentais serão utilizados ao criar planos orçamentais.

6.1. Navegue até Configuração de>orçamento Planejamento>>de orçamento Processo de planeamento de orçamento e crie um novo registro.

• Processo de planeamento orçamental – FY2024 do orçamento da DEMF
• Ciclo do orçamento - FY2024
• Livro-razão – DEMF
• Estrutura de conta predefinida – P&L de fabrico
• Hierarquia da organização – escolha a hierarquia criada no início do laboratório
• Fluxo de trabalho do planeamento orçamental - Atribuir Automático - Aprovar fluxo de trabalho para o departamento Financeiro
• Nas regras e modelos da fase de planeamento orçamental, para cada fluxo de trabalho da fase de planeamento orçamental, selecione se a adição de linhas e a modificação de linhas são permitidas e qual esquema deve ser utilizado por predefinição

Nota: Você pode criar layouts de documentos adicionais e atribuí-los para estarem disponíveis no estágio de fluxo de trabalho de planeamento de orçamento clicando no botão Layouts alternativos.

6.2. Selecione Ações>Ativar para ativar isto fluxo de trabalho de planeamento de orçamento.

Exercício 2: Simulação do processo

Tarefa 7: Gerar dados iniciais para o plano orçamental no Razão geral

7.1. Vá para Orçamento>Periódico>Gerar plano de orçamento a partir de razão geral. Preencha os parâmetros do processo periódico e clique em Gerar.

7.2. Vá para Orçamentos>Planos de orçamento para encontrar um plano de orçamento criado pelo processo de geração.

7.3. Abra os detalhes do documento ao clicar na hiperligação do número do Documento. O plano orçamental é apresentado como definido no esquema criado durante este laboratório.

Tarefa 8: Crie o orçamento do ano atual com base nos valores reais do ano anterior

Os métodos de alocação podem ser utilizados no plano de orçamento para copiar facilmente informações de planos de orçamento de um cenário para outro, distribuí-los por períodos ou alocá-los a dimensões. Utilizaremos alocações para criar o orçamento do ano atual a partir de valores reais do ano anterior.

8.1. Escolha todas as linhas na grade de documentos do plano de orçamento e clique em Alocar orçamento.

8.2. Selecione método de alocação, Chave de período, Cenários de origem e destino e clique em Alocar.

Os valores reais do ano anterior serão copiados para o orçamento do ano atual e alocados em períodos utilizando a chave do período da curva de Vendas.

Tarefa 9: Ajustar o documento do plano orçamental utilizando o Excel e finalizar o documento

9.1. Clique em Planilha para abrir o conteúdo do documento no Excel.

9.2. Quando a pasta de trabalho do Excel abrir, ajuste os números no documento do plano de orçamento e clique em Publicar.

9.3. Volte ao documento do plano orçamental. Clique em Enviar>fluxo de trabalho para aprovar automaticamente o documento.

Após a conclusão do fluxo de trabalho, o estágio do documento do plano de orçamento muda para Aprovado.

Anexo

Configuração de fluxo de trabalho de aprovação automática

A. Configuração de>orçamento Planejamento>>de orçamento Fluxos de trabalho de orçamento. Crie um novo fluxo de trabalho utilizando modelos de fluxos de trabalho de planeamento orçamental:

Este fluxo de trabalho conterá apenas uma tarefa – Plano orçamental da transição de fases.

Guarde e ative o fluxo de trabalho.

B. Vá para Configuração de orçamento Configuração de>planeamento>de orçamento Configuração> deplaneamento de orçamento. Na guia Estágios , crie 2 estágios – Inicial e Enviado.

C. Vá para Configuração de orçamento Configuração de>planeamento>de orçamento Configuração> deplaneamento de orçamento. Na guia Estágios do **fluxo de trabalho, associe o fluxo de trabalho de aprovação automática criado no passo A aos estágios Inicial e Enviado.