Automatização do processo de cobranças

Isto artigo descreve o processo de configuração de estratégias de processo de cobrança que identificam automaticamente faturas de clientes que exigem um lembrete por e-mail, atividade de cobrança (como uma chamada telefônica) ou uma carta de cobrança a ser enviada ao cliente.

Geralmente as organizações gastam uma quantidade significativa de tempo a pesquisar relatórios de saldo antigos, contas de clientes e faturas em aberto para saber quais clientes devem ser contactados sobre uma fatura em aberto ou um saldo de conta. Esta pesquisa tira tempo do agente de cobrança que seria gasto na comunicação com os clientes para cobrar saldos vencidos ou resolver litígios de faturas. A automatização do processo de cobranças permite configurar uma abordagem baseada em estratégias para o processo de cobrança. Isto ajuda a aplicar as atividades de cobrança consistentemente, fornecendo lembretes por e-mail personalizados ou processo programado para enviar cartas de cobrança.

Configuração do processo de cobranças

Você pode usar a página Configuração do processo de cobranças ( Configuraçãode > crédito e cobranças > Configuração do processo de cobranças) para criar um processo de cobrança automatizado que agendará atividades, enviará mensagens de e-mail e criará e publicará cartas de cobrança de clientes. Os passos do processo são baseados na fatura em aberto principal ou mais antiga. Cada passo utiliza esta fatura para determinar qual comunicação ou atividade deve ocorrer com um cliente específico.

Normalmente, as equipas de cobrança enviam um aviso antecipado relacionado a cada fatura pendente para que um cliente seja notificado quando a fatura está prestes a vencer. A seleção Pre-dunning pode ser definida para permitir que um passo em cada hierarquia de processo seja acionado para cada fatura à medida que o tempo de fatura atinge esse passo.

Hierarquia do processo

Cada conjunto de clientes só pode ser atribuído a uma hierarquia de processos. A classificação hierárquica deste passo identifica qual processo terá precedência se um cliente for incluído em mais de um grupo com uma hierarquia de processos atribuída. O ID do grupo determina quais clientes serão atribuídos ao processo. Cada hierarquia que é configurada apenas pode ser atribuída a uma automatização do processo.

Os dias silenciosos são utilizados para garantir que um cliente não seja contactado com muita frequência pelo processo automatizado. Por exemplo, se os dias silenciosos forem definidos como dois, um cliente não será contactado pelo processo automatizado durante pelo menos dois dias, mesmo se a fatura principal original tiver sido integralmente liquidada.

Para excluir clientes da automatização do processo se o saldo de envelhecimento do cliente ou o valor da fatura for inferior a um valor definido, selecione Saldo de envelhecimento do cliente inferior ou Valor da fatura inferior ao no campo Excluir do processo e introduza o valor do montante.

Marcar Utilizar previsão para criar atividades de cobrança utilizando as Previsões de pagamentos de clientes. As atividades criadas usarão o modelo de atividade de Previsões de pagamento na página Parâmetros de contas a receber, guia Automação do processo de cobranças .

Detalhes do processo

Clique em Novo para adicionar um novo detalhe do processo à hierarquia. A Descrição é usada para identificar a finalidade ou o nome do passo na hierarquia. Selecione o Tipo de ação para definir a passo que criará uma atividade, enviará um e-mail ou criará uma carta de cobrança.

• O documento comercial define o modelo utilizado para criar o tipo de ação. Este documento pode ser um modelo de atividade, um modelo de e-mail ou uma carta de cobrança enviado para cada cliente. A automatização de processos de cobrança apenas cria cartas de cobrança por cliente, independentemente de como os outros parâmetros de cobranças são definidos.
• Quando define o processo passo que ocorrerá antes ou depois da data de vencimento da fatura principal (mais antiga) e é utilizado em conjunto com o número apresentado na coluna Dias em relação à data de vencimento da fatura.
• Marque a opção Pre-dunning para criar uma ação para cada fatura em um passo em uma hierarquia de processos. Normalmente, as ações de pré-cobrança são um aviso antecipado relacionado com as faturas pendentes para que um cliente seja notificado quando a fatura estiver prestes a vencer. A pré-cobrança só pode ser marcada para uma atividade por hierarquia. Quando selecionar um tipo de ação de e-mail, o destinatário será utilizado para definir se a mensagem de e-mail é enviada a um contacto de cliente, grupo de vendas ou agente de cobranças.
• O valor no campo Contato de finalidade comercial determinará qual contato da conta desse cliente receberá a comunicação.

Detalhes do documento empresarial

Os detalhes do documento empresarial variarão com base no tipo de ação selecionado nos detalhes do processo. Quando o tipo de ação for uma atividade, os detalhes do modelo de atividade serão apresentados. Estes detalhes incluem o nome do modelo de atividade, o tipo de atividade que será criado, a finalidade da atividade, o número de dias agendados para concluir a atividade e os detalhes da atividade. Esta atividade será ligada à fatura principal que informa ao destinatário a ação necessária para concluí-la.

Se o tipo de ação for um e-mail nos detalhes do processo, essa secção conterá dois Separadores Rápidos. O primeiro é utilizado para definir o ID do modelo, a descrição do e-mail, o idioma predefinido, o nome de utilizador que será atribuído às mensagens de e-mail enviadas automaticamente e o endereço de e-mail dos remetentes associados. O segundo permitirá que o corpo do e-mail seja criado depois que os valores nos campos Idioma e Assunto forem salvos selecionando Editar. Isto abrirá uma janela que permite carregar conteúdo HTML.

Nota

Pode guardar uma mensagem de e-mail do Outlook que contém o corpo do texto da comunicação no formato HTML. Em seguida, poderá carregar o conteúdo da mensagem para implementar o modelo.

Se o tipo de ação da carta de cobrança for selecionado, não haverá uma secção de detalhes do documento empresarial na página de configuração.

Use o botão Histórico do processo de coleções para exibir o histórico recente da hierarquia de processos selecionada.

Clique na ação Atribuição do processo de cobranças para exibir os clientes atribuídos a um processo de cobrança. Use pré-visualização atribuição de cliente para exibir a hierarquia atribuída a um cliente específico. Use pré-visualização processe a atribuição para pré-visualização os clientes que serão atribuídos a uma hierarquia quando ela for executada. Clique em Atribuição manual para ver os clientes que foram atribuídos manualmente a um processo ou selecione os clientes aos quais será atribuído um processo.

Clique na ação Simulação de processo para pré-visualização as ações que serão criadas se a automação de processo selecionada for executada neste momento.