Automatização de faturas para documentos digitalizados

Este artigo explica as entidades de dados disponíveis para a automatização de ponto a ponto das faturas de fornecedores, incluindo faturas com anexos.

As organizações que querem simplificar os seus processos de Contas a pagar (AP) identificam frequentemente o processamento de faturas como uma das principais áreas de processo que deveria ser mais eficiente. Em muitos casos, estas organizações descartam o processamento de faturas em papel para um fornecedor de serviços externo de reconhecimento ótico de carateres (OCR). Recebem então metadados de faturas legíveis por máquina, juntamente com uma imagem digitalizada de cada fatura. Para ajudar na automatização, uma solução de "última milha" é então criada para permitir o consumo destes artefactos no sistema de faturação. Agora esta automatização de "última milha" é ativada imediatamente, através de uma solução de automatização de faturas.

Contexto da solução

A solução de automatização de faturas permite uma interface padrão que consegue aceitar metadados de faturas para as linhas e o cabeçalho das faturas, e também anexos aplicáveis à fatura. Qualquer sistema externo que possa gerar artefactos conformes com esta interface poderá enviar o feed para processamento automático de faturas e anexos.

A ilustração seguinte mostra um exemplo de cenário de integração em que a Contoso estabeleceu uma parceria com um fornecedor de serviços de OCR para o processamento de faturas de fornecedores. Os fornecedores da Contoso enviam as faturas ao fornecedor de serviços por e-mail. Através do processamento de OCR, o fornecedor de serviços gera metadados de faturas (cabeçalho e/ou linhas) e uma imagem digitalizada da fatura. Uma camada de integração transforma então estes artefactos de modo a que possam ser consumidos.

Múltiplas variações do cenário anterior são possíveis se for necessária a integração das faturas. A migração de dados é outro caso de utilização em que esta interface pode ser utilizada para criar faturas e anexos.

Componentes da solução

A quantidade da solução é constituída pelos seguintes componentes:

• Entidades de dados para o cabeçalho, as linhas e os anexos da fatura
• Processamento de exceções para faturas
• Um visualizador de anexos lado a lado nas faturas

O resto deste artigo fornece descrições detalhadas destes componentes da solução.

Entidades de dados

Um pacote de dados é a unidade de trabalho que tem de ser enviada para que possam ser criados cabeçalhos, linhas e anexos de faturas. As seguintes entidades de dados são utilizadas para os artefactos que compõem o pacote de dados:

• Cabeçalho da fatura de fornecedor
• Linha da fatura de fornecedor
• Anexo de documento da fatura de fornecedor

O anexo de documento da fatura de fornecedor é uma nova entidade de dados introduzida como parte desta funcionalidade. A entidade de cabeçalho da fatura de fornecedor foi modificada para suportar anexos. A entidade de linha da fatura de fornecedor não foi modificada para esta funcionalidade.

Para obter informações detalhadas sobre pacotes de dados, consulte a secção Descrição geral de gestão de dados. Para informações sobre como criar pacotes de dados com a área de trabalho de gestão de dados, consulte Processar e consumir pacotes de dados na solução de aplicações do Dynamics 365 Finance and Operations.

Para gerar rapidamente dados de teste que incluam faturas e anexos, siga estes passos.

1. Inicie sessão na sua instância.

2. Aceda a Contas a pagar>Faturas>Faturas de fornecedores pendentes.

3. Crie faturas com linhas e anexos.

   Nota

   Os anexos têm de ser anexos de cabeçalhos. Atualmente, a entidade de anexo do documento da fatura de fornecedor não suporta anexos de linhas.

4. Abra a área de trabalho Gestão de dados.

5. Crie uma tarefa de exportação que inclua as entidades de anexo de Documento da fatura de fornecedor, Linha da fatura de fornecedor e Cabeçalho da fatura de fornecedor.

6. Exporte os dados.

7. Transfira os dados exportados como um pacote. Pode agora utilizar o pacote para importar dados para instâncias de destino para efeitos de teste.

Determinação da entidade legal para uma fatura

As faturas importadas através de pacotes de dados podem ser associadas à entidade legal a que pertencem de duas formas:

• A tarefa de importação que processa a fatura importa-a para a mesma empresa em que a tarefa foi agendada na área de trabalho Gestão de dados. Por outras palavras, a empresa da tarefa determina a empresa a que a fatura pertence.
• Quando o pacote de dados que contém faturas é enviado para o Finance, o autor da chamada (ou seja, a aplicação de integração executada fora do Finance) pode mencionar explicitamente o ID da empresa no pedido HTTP. Neste caso, o contexto da empresa em que a tarefa de processamento é executada no Finance é substituído, e as faturas são importadas para a empresa que foi aprovada através do pedido HTTP.

Nota

Este comportamento é um comportamento padrão de gestão de dados. É explicado aqui, no contexto das faturas, apenas por uma questão de exaustividade.

Processamento de exceções

Em cenários em que as faturas de fornecedores entram em finanças e operações através de integração, tem de haver uma forma fácil para um membro da equipa de Contas a pagar processar exceções ou faturas com falhas e criar faturas pendentes a partir de faturas com falhas. Este processamento de exceções para faturas de fornecedores faz agora parte de finanças e operações.

Página de listagem de Faturas de fornecedor com falhas ao importar

A nova página de listagem de exceções de faturas está disponível em Contas a pagar>Faturas>Falhas na importação>Faturas de fornecedor com falhas ao importar. Esta página mostra todos os registos de cabeçalho de faturas de fornecedores da tabela de teste da entidade de dados de cabeçalho da fatura de fornecedor. Tenha em atenção que pode visualizar os mesmos registos a partir da área de trabalho Gestão de dados. Também pode executar as mesmas ações fornecidas na funcionalidade de processamento de exceções a partir da área de trabalho Gestão de dados. A funcionalidade de processamento de exceções foi otimizada para um utilizador funcional, o que facilita a sua utilização.

Esta página de listagem inclui os seguintes campos que entram através do feed:

• Empresa – A empresa a que pertence a fatura

• Mensagem de erro– A mensagem de erro que o Estrutura de Gestão de Dados emite para explicar por que a fatura não pôde ser criada

• Número – O número da fatura

• Conta de fatura

• Nome – O nome do fornecedor

• Conta de fornecedor

• Nota de encomenda – O número da nota de encomenda (PO) da fatura

• Data de publicação

• Data da fatura

• Descrição da fatura

• Moeda

• Registo

• Referência de linha – O identificador que vem do sistema externo

  Nota

  A referência de linha não é o ID da fatura.

Esta página de listagem tem também um painel de pré-visualização que pode utilizar das seguintes formas:

• Veja a mensagem de erro inteira, para que não tenha de expandir a coluna Mensagem de erro na grelha.

A página de listagem suporta as seguintes ações:

• Editar – Abra o registro de exceção no modo de edição, para que você possa corrigir os problemas.
• Opções– Acesse as opções padrão disponíveis nas páginas de listagem. Pode usar a opção Adicionar à área de trabalho para afixar a página de listagem de exceções na sua área de trabalho como uma lista ou um mosaico.

Página de detalhes de Faturas de fornecedor com falhas ao importar

Ao iniciar o modo de edição, será aberta a página de Detalhes de faturas de fornecedor com falhas ao importar para a fatura com problemas. Se existirem problemas com uma fatura que tenha um anexo, o anexo não será apresentado. O anexo tem de ser reatribuído à fatura.

A página de Detalhes de faturas de fornecedor com falhas ao importar permite-lhe criar uma fatura pendente. Depois de corrigir os problemas numa fatura como parte do processamento de uma exceção, selecione o botão Criar fatura pendente para criar a fatura pendente. A fatura pendente será criada em segundo plano.

Processamento de exceções com base na organização vs. serviço partilhado

A página de listagem de exceções suporta os conceitos padrão de segurança que a área de trabalho Gestão de dados suporta para o processamento de registos de teste. A tarefa de importação de faturas pode ser assegurada das seguintes formas:

• Por função do utilizador
• Por utilizador
• Por entidade legal

Se for configurada segurança para a tarefa de importação de faturas, a página de listagem de exceções honra essas definições. Os utilizadores poderão ver apenas os registos de exceções de faturas que esta configuração lhes permite ver.

Por exemplo, a Contoso decidiu processar as exceções de faturas por entidade legal. Portanto, é configurada segurança na tarefa de importação de faturas de tal forma que um utilizador na entidade legal A só pode ver exceções de faturas na entidade legal A, enquanto que um utilizador na entidade legal B só pode ver exceções de faturas na entidade legal B. Esta configuração permite a separação de funções para a gestão de exceções de faturas.

A Contoso poderia também decidir não aplicar segurança, de modo a que os mesmos utilizadores possam processar exceções de faturas para todas as entidades legais. Esta configuração permite um cenário de serviços partilhados para a gestão de exceções de faturas.

Visualizador de anexos lado a lado

Para ajudar a visualizar facilmente os anexos das faturas de fornecedores, as páginas seguintes utilizadas no processo de faturação dispõem agora de um visualizador de anexos:

• Tratamento de exceções
• Página de faturas de fornecedores pendentes (também disponível no processo de revisão de faturas )
• Página de consulta do diário de faturas (para faturas publicadas)

Aqui estão as principais funcionalidades que o visualizador de anexos proporciona:

• Veja todos os tipos de anexos que a Gestão de documentos suporta (ficheiros, imagens, URLs e notas).
• Veja ficheiros TIFF de várias páginas.
• Realize as seguintes ações em ficheiros de imagem:
  • Realçar partes da imagem.
  • Bloquear partes da imagem.
  • Adicionar anotações à imagem.
  • Aumentar e diminuir o zoom da imagem.
  • Fazer uma panorâmica da imagem.
  • Desfazer e refazer ações.
  • Ajustar a imagem ao tamanho.

Nota

Estas ações estão disponíveis apenas para ficheiros de imagem (JPEG, TIFF, PNG e etc). Quaisquer alterações efetuadas a uma imagem utilizando estas ações são guardadas no ficheiro de imagem. Atualmente, o visualizador de anexos não inclui capacidades de controlo de versões ou de auditoria.

Anexo predefinido

Se uma fatura de fornecedor tiver mais do que um anexo, pode definir um dos documentos como anexo predefinido na página Anexos. A opção É anexo predefinido é uma nova opção que foi adicionada como parte desta funcionalidade. Esta opção também é exposta na entidade de dados de anexo do documento da fatura de fornecedor. Portanto, o anexo predefinido pode ser definido através de integrações.

Apenas um documento pode ser definido como o anexo predefinido. Depois de definir um documento como anexo predefinido, este é automaticamente mostrado no visualizador de anexos quando a fatura é aberta. Se não definir qualquer documento como anexo predefinido, o visualizador não mostra automaticamente qualquer anexo quando a fatura é aberta.

Mostrar/ocultar anexos de faturas

Um novo botão disponível nas páginas Processamento de exceções, Fatura pendente e Diário de faturas permite mostrar ou ocultar o visualizador de anexos.

Segurança

As seguintes ações no visualizador de anexos são controladas através da segurança baseada em funções:

• Destaque
• Bloqueio
• Anotação

Página de faturas de fornecedores pendentes

Os seguintes privilégios fornecem acesso apenas de leitura ou de leitura/escrita ao visualizador de anexos para as ações de destaque, bloqueio e anotação:

• Manter imagem da fatura do fornecedor– Isto privilégio fornece acesso de leitura/gravação.
• Ver imagem da fatura de fornecedor – Isto privilégio fornece acesso só de leitura.

Os seguintes deveres fornecem acesso apenas de leitura ou acesso de leitura/escrita ao visualizador de anexos para essas ações:

• Manter faturas de fornecedor– O privilégio de imagem Manter fatura de fornecedor é atribuído a esta tarefa.
• Consultar o estado da fatura de fornecedor – O privilégio Ver imagem da fatura de fornecedor é atribuído a esta função.

As seguintes funções fornecem acesso apenas de leitura ou acesso de leitura/escrita ao visualizador de anexos para essas ações:

• Atendente de contas a pagar e gerente de contas a pagar– O dever Manter faturas de fornecedores é atribuído a essas funções.
• Atendente de contas a pagar,Gerente de contas a pagar,Atendente de pagamentos centralizados de contas a pagar e Atendente de pagamentos de contas a pagar– O dever Consultar o estatuto da fatura de fornecedor é atribuído a essas funções.

Anexo de fatura de fornecedor

Os seguintes privilégios fornecem acesso apenas de leitura ou de leitura/escrita ao visualizador de anexos para as ações de destaque, bloqueio e anotação.

Nota

Imediatamente, as funções mencionadas nesta secção fornecem acesso apenas de leitura às imagens de faturas no visualizador de anexos. Se uma função também necessitar de acesso de escrita às imagens, pode conceder acesso de escrita a essa função, utilizando o privilégio e o dever aqui descritos.

• Manter imagem da entidade de cabeçalho de fatura de fornecedor – Isto privilégio fornece acesso de leitura/gravação às imagens de fatura no visualizador de anexos.
• Ver imagem da entidade de cabeçalho da fatura de fornecedor – Isto privilégio fornece vista só de leitura para a imagem da fatura no visualizador de anexos.

Os seguintes deveres fornecem acesso apenas de leitura ao visualizador de anexos para essas ações:

• Manter faturas de fornecedores – O privilégio de imagem da entidade Manter cabeçalho de fatura de fornecedor é atribuído a esta função.

As seguintes funções fornecem acesso apenas de leitura ao visualizador de anexos para essas ações:

• Atendente de contas a pagar e gerente de contas a pagar– O dever Manter faturas de fornecedores é atribuído a essas funções.

Por predefinição, se a função do utilizador fornecer direitos de edição em qualquer página, o utilizador terá também direitos de edição no visualizador de anexos para as ações de destaque, bloqueio e anotação. Contudo, se houver cenários em que uma função específica deva ter direitos de edição na página mas não no visualizador de anexos, os privilégios apropriados da lista anterior podem ser utilizados para satisfazer o caso de utilização.