Fluxo de trabalho da conta bancária do fornecedor
O fluxo de trabalho de aprovação de conta bancária garante que os dados bancários que os fornecedores apresentam são seguros, estão em conformidade financeira e protegidos contra fraude. Esta caraterística ajuda a reduzir o risco de fraude ao detetar e evitar alterações não aprovadas. As empresas podem avaliar e aprovar quaisquer alterações recebidas nas informações da conta bancária de um fornecedor e podem confirmar que os dados bancários fornecidos satisfazem as normas e políticas da sua organização.
Quando ativa o fluxo de trabalho da conta bancária do fornecedor, pode especificar que campos requerem aprovação e que ações irão acionar o fluxo de trabalho.
Pré-requisitos
Antes de utilizar esta funcionalidade, o sistema deve cumprir os seguintes requisitos:
- As suas aplicações de finanças e operações têm estar na versão 10.0.32 ou posterior.
- A caraterística denominada Fluxo de trabalho de proposta de alteração de conta bancário do fornecedor deverá estar ativada na gestão de funcionalidades.
Configurar o fluxo de trabalho de conta bancário de fornecedores
Para configurar a caraterística de fluxo de trabalho de aprovação do banco do fornecedor, siga estes passos.
Aceda a Contas a pagar > Configuração > Parâmetros de contas a pagar.
No separador Geral, no Separador Rápido Aprovação da conta bancária de fornecedores, defina os seguintes campos:
Aprovação de conta bancária (criar) – Defina esta opção como Sim para exigir aprovação para todos os novos registos de conta bancária, independentemente de o cliente Web ser utilizado ou de os registos serem importados através da entidade de dados. Defina esta opção como Não para permitir que os utilizadores criem ou importem novos registos de contas bancárias sem necessitarem de aprovação.
Aprovação da conta bancária (atualização) – Defina esta opção como Sim para exigir aprovação quando um utente atualizar os registros de conta bancária existentes usando o cliente da Web. (A aprovação só será obrigatória para campos em que a caixa de verificação IsEnabled esteja selecionada na grelha neste Separador Rápido). Defina esta opção como Não para permitir que os utilizadores atualizem todos os campos em registos de contas bancárias existentes sem necessitarem de aprovação.
Comportamento da entidade de dados (atualização) – Selecione um dos seguintes valores para especificar o comportamento que ocorre quando um registo existente é atualizado através de importação através da entidade de dados. A definição não afeta atualizações efetuadas através do cliente Web.
- Permitir alterações sem aprovação – A entidade de dados atualizará os valores de todos os campos sem processar as alterações através do fluxo de trabalho.
- Rejeitar alterações – A entidade de dados nunca atualizará valores para campos protegidos. A importação falhará se incluir atualizações para campos protegidos.
- Criar propostas de alteração – A entidade de dados atualizará valores para campos não protegidos e adicionará novos valores para campos protegidos conforme alterações propostas. A entidade de dados não iniciará automaticamente o fluxo de trabalho, pelo que terá de submeter as alterações propostas conforme necessário.
Na lista de campos de conta bancária de fornecedores, selecione a caixa de verificação IsEnabled para cada campo que requer aprovação.
No Painel de Ações, selecione Guardar.
Aceda a Contas a pagar > Configuração > Fluxos de trabalho de contas a pagar.
No Painel de Ações, selecione Novo.
Na caixa de diálogo Criar fluxo de trabalho, selecione Aprovação de fluxo de trabalho para alteração de fornecedor proposta.
A aplicação Editor do fluxo de trabalho é aberta no seu computador. Utilize-a para conceber o seu fluxo de trabalho, como necessário. Para mais informações sobre como utilizar o editor de fluxo de trabalho, consulte Descrição geral do sistema de fluxo de trabalho e os artigos relacionados.
Adicionar uma nova conta bancária de fornecedor e submetê-la para aprovação
Para usar o cliente Web para adicionar uma nova conta bancária de fornecedor e submetê-la para aprovação, siga estes passos.
- Aceda a Contas a pagar > Fornecedores > Todos os fornecedores.
- Selecione o fornecedor para o qual pretende configurar uma conta bancária.
- No Painel de Ações, no separador Fornecedor, no grupo Configurar, selecione Contas bancárias.
- Na página Contas bancárias de fornecedor, no Painel de Ações, selecione Novo para criar uma conta bancária.
- Preencha todos os campos obrigatórios.
- Quando tiver terminado de criar o registo, selecione Guardar.
- No Painel de Ações, selecione Fluxo de trabalho > Submeter para submeter os novos detalhes da conta bancária para aprovação. O novo registo de conta bancária não estará disponível para utilização até que um aprovador o tenha aprovado.
Atualizar um registo de conta bancária de fornecedor existente e submetê-lo para aprovação
Para utilizar o cliente Web para editar uma nova conta bancária de fornecedor existente e submetê-la para aprovação, siga estes passos.
Aceda a Contas a pagar > Fornecedores > Todos os fornecedores.
Selecione o fornecedor para o qual pretende atualizar informações bancárias.
No Painel de Ações, no separador Fornecedor, no grupo Configurar, selecione Contas bancárias.
Na página Contas bancárias de fornecedores, no painel de lista, selecione a conta que pretende editar. Em seguida, selecione Editar no Painel de Ações.
Edite os campos, conforme necessário. Cada campo que irá requerer de aprovação quando for atualizado estiver marcado com (requer aprovação).
Quando tiver terminado de editar o registo, selecione Guardar.
Se atualizou, pelo menos, um campo que requer aprovação, o Painel de Ações tem dois novos botões: Alterações propostas e Fluxo de trabalho.
- Para rever as alterações propostas, selecione Alterações propostas no Painel de Ações para abrir a caixa de diálogo Alterações propostas. Para eliminar o valor proposto para um campo, selecione Eliminar junto desse campo na lista. Para eliminar todas as alterações, selecione Eliminar todas as alterações na parte inferior da caixa de diálogo. Quando terminar, selecione OK para fechar a caixa de diálogo.
- Para submeter as alterações para aprovação, selecione Fluxo de trabalho > Submeter no Painel de Ações. As suas alterações aos campos protegidos não serão atualizadas até que um aprovador as tenha aprovado.
Seguir o estado de aprovação de uma conta bancária de fornecedor nova ou atualizada
O cabeçalho de cada registo de conta bancária de fornecedor inclui um campo Estado da revisão que pode ser utilizado para rastrear o estado de aprovação do registo. A tabela que se segue enumera os possíveis valores de Estado da revisão e os respetivos significados.
| Estado da revisão | Descrição |
|---|---|
| Projecto | Este estado indica um novo registo de conta bancária que ainda não foi submetido para aprovação. |
| Aprovado | Este estado indica um registo de conta bancária em que todas as definições novas e atualizadas foram aprovadas. |
| Aprovado, alterações não enviadas | Este estado indica um registo de conta bancária previamente aprovado em que os campos protegidos foram editados, mas ainda não foram submetidos para aprovação. |
| Alterações aprovadas e pendentes | Este estado indica um registo de conta bancária previamente aprovado em que os campos protegidos foram editados e submetidos para aprovação. |
Para ver o histórico de fluxos de trabalho e acompanhar o progresso de um registo que está a ser aprovado, selecione Fluxo de trabalho > Ver histórico no Painel de Ações.
Aprovar uma conta bancária de fornecedor nova ou atualizada
Depois de um registo ser submetido, o fluxo de trabalho segue o processo padrão de fluxo de trabalho. Este informa os aprovadores apropriados sobre a atualização e direciona-os para a página Contas bancárias de fornecedores, onde podem executar as seguintes ações:
- Para atualizações a registos de contas bancárias existentes, os aprovadores podem ver o valor atual e proposto para cada campo protegido ao selecionar Alterações propostas no Painel de Ações. O aprovador revê as alterações e, em seguida, seleciona Fluxo de trabalho > Aprovar no Painel de Ações para as aprovar. Após a conclusão de todas as aprovações, o sistema atualizar todos os campos com valores propostos.
- Para novos registos de conta bancária, os aprovadores têm de abrir o registo, rever os detalhes da conta bancária na página Contas bancárias de fornecedores e, em seguida, selecione Fluxo de trabalho > Aprovar para aprovar o novo registo. Após a conclusão de todas as aprovações, a nova conta bancária fica disponível para utilização.
- Para rejeitar registos novos ou atualizados, o aprovador seleciona Fluxo de trabalho > Rejeitar no Painel de Ações. O registo regressa ao seu estado de revisão pré-submissão (Rascunho ou Aprovado, alterações não submetidas), para que possa ser editado e/ou reenviado conforme necessário. (Para voltar a submeter um registo, o utilizador seleciona Fluxo de trabalho > Voltar a submeter no Painel de Ações).
- Para delegar a aprovação para outro aprovador, o aprovador pode selecionar Fluxo de trabalho > Delegar no Painel de Ações.
- Para cancelar um fluxo de trabalho em curso, qualquer utilizador pode selecionar Fluxo de trabalho > Cancelar no Painel de Ações. O registo regressa ao seu estado de revisão pré-submissão (Rascunho ou Aprovado, alterações não submetidas), para que possa ser editado e/ou reenviado conforme necessário. O remetente original pode utilizar esta função para corrigir um erro.