Comprovativo único com vários registos de clientes ou fornecedores
Este artigo fornece uma descrição geral do que acontece quando publica um único comprovativo com vários registos de clientes ou fornecedores. Esta funcionalidade será descontinuada em versões futuras, como resultado, não recomendamos a utilização deste método de publicação devido ao impacto contabilístico no processamento de liquidação.
Alguns exemplos comuns em que um comprovativo é utilizado para vários clientes ou fornecedores incluem transferências de saldos entre clientes, e saldos de compensação entre clientes e fornecedores na mesma organização.
Um comprovativo com mais do que um cliente ou fornecedor pode ser introduzido utilizando um dos seguintes métodos:
- Utilizando um diário com a opção Um único número de comprovativo selecionada para que cada linha adicionada ao diário seja incluída no mesmo comprovativo.
- Utilizando um comprovativo de várias linhas, onde não exista conta de razão de compensação, com mais do que um cliente ou fornecedor.
- Introduzindo um comprovativo com a conta e conta de contrapartida sendo fornecedor/fornecedor, cliente/cliente, fornecedor/cliente ou cliente/fornecedor.
Este artigo mostra como a liquidação será processada quando for publicado um cupão com vários registos de clientes ou fornecedores. Além disso, este artigo fornece soluções alternativas para ajudar a compreender como evitar a utilização de um comprovativo com vários clientes ou fornecedores. Em particular, há exemplos que ilustram dois cenários de liquidação comuns que são afetados pela utilização de um comprovativo com vários clientes ou fornecedores:
- Contabilidade de desconto de caixa
- Contabilidade de reavaliação
Como é que a liquidação afeta a utilização de um único comprovativo
Ao publicar um comprovativo com vários registos de clientes ou fornecedores, é criado um único comprovativo contabilístico com vários saldos de contas a receber ou contas a pagar. Durante o processo de liquidação, as entradas contabilísticas originais são utilizadas para criar entradas contabilísticas para o desconto de caixa, ganhos e perdas não realizados, ganhos e perdas realizados, e a compensação da conta de resumo do documento original. Por exemplo, se for obtido um desconto de caixa ao liquidar um pagamento de fornecedor para uma fatura, a conta de descontos de caixa tem de ser publicada na conta de razão de contas a pagar a partir da fatura original. Se a fatura original foi publicada num comprovativo com vários registos de fornecedores, a contabilidade original é resumida. Neste caso, sendo que não há forma de aceder à entrada contabilística detalhada de cada transação de fornecedor no comprovativo único, não há forma de determinar como o utilizador pretendia que o desconto de caixa fosse contabilizado.
Um comprovativo com vários fornecedores e o impacto na contabilidade de desconto de caixa
No exemplo seguinte, várias faturas de fornecedores são registadas no Livro-razão geral num único comprovativo na página Diário geral. Estas faturas são distribuídas por várias dimensões de conta.
| Comprovativo | Tipo de conta | Conta | Descrição | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|---|
| GNJL001 | Fornecedor | 1001 | INV1 | 100,00 | |
| GNJL001 | Fornecedor | 1001 | INV2 | 200,00 | |
| GNJL001 | Fornecedor | 1001 | INV3 | 300,00 | |
| GNJL001 | Livro-razão | 606300-001-- | INV1 | 50,00 | |
| GNJL001 | Livro-razão | 606300-002-- | INV1 | 50,00 | |
| GNJL001 | Livro-razão | 606300-003-- | INV2 | 200,00 | |
| GNJL001 | Livro-razão | 606300-004-- | INV3 | 300,00 |
Após a publicação, é criado um comprovativo.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Montante na moeda da transação |
|---|---|---|---|
| GNJL001 | 606300-001-- | Diário de livro-razão | 50,00 |
| GNJL001 | 606300-002-- | Diário de livro-razão | 50,00 |
| GNJL001 | 606300-003-- | Diário de livro-razão | 200,00 |
| GNJL001 | 606300-004-- | Diário de livro-razão | 300,00 |
| GNJL001 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | -100,00 |
| GNJL001 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | -200,00 |
| GNJL001 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | -300,00 |
Tenha em atenção que o comprovativo contém três entradas para o tipo de publicação de Saldo do fornecedor no comprovativo único. Não há forma de indicar que o débito de 50,00 para 606300-001 e o débito de 50,00 para 606300-002 se destinam a compensar a entrada de saldo do fornecedor de 200110-001. Isto porque o utilizador introduziu os registos de vários fornecedores num único comprovativo.
Usando este exemplo, podemos analisar o impacto que a utilização de um comprovativo tem na contabilidade de liquidação a jusante. Vamos assumir que paga 197,00 da fatura de 200,00, obtendo um desconto de caixa de 3,00. Tenha em atenção que o valor da conta de desconto de caixa é alocado em todas as dimensões a partir das contas de despesas do comprovativo de faturação. Isto porque foi utilizado um comprovativo para publicar a fatura acima referida, sem qualquer indicação de como o utilizador pretendia que as distribuições de despesas se relacionassem com o saldo do fornecedor no comprovativo único.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|
| APPAYM001 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | 197,00 | |
| APPAYM001 | 110110-001- | Banco | 197,00 | |
| 14000056 | 520200-001-- | Desconto de caixa de fornecedor | 0,25 | |
| 14000056 | 520200-002-- | Desconto de caixa de fornecedor | 0,25 | |
| 14000056 | 520200-003-- | Desconto de caixa de fornecedor | 1,00 | |
| 14000056 | 520200-004-- | Desconto de caixa de fornecedor | 1,50 | |
| 14000056 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | 3,00 |
Se o utilizador estiver insatisfeito com a alocação do desconto de caixa em todas as distribuições de despesas a partir da fatura original, em vez de um comprovativo, devem ser utilizados vários comprovativos para registar as faturas. Aqui está um exemplo de como vários comprovativos poderiam ser inseridos no Livro-razão geral, em vez de utilizar um único comprovativo, como mostrado no início deste exemplo.
| Comprovativo | Tipo de conta | Conta | Descrição | Débito | Crédito | Tipo de contrapartida | Conta de contrapartida |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GNJL001 | Fornecedor | 1001 | INV1 | 100,00 | Livro-razão | <em branco> | |
| GNJL001 | Livro-razão | 606300-001-- | INV1 | 50,00 | Livro-razão | <em branco> | |
| GNJL001 | Livro-razão | 606300-002-- | INV1 | 50,00 | Livro-razão | <em branco> | |
| GNJL002 | Fornecedor | 1001 | INV2 | 200,00 | Livro-razão | 606300-003-- | |
| GNJL003 | Fornecedor | 1001 | INV3 | 300,00 | Livro-razão | 606300-004-- |
Agora, quando a INV2 for paga, será efetuada a seguinte entrada. Tenha em atenção que as dimensões financeiras do desconto de caixa seguem as dimensões financeiras da despesa associada.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|
| APPAYM001 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | 197,00 | |
| APPAYM001 | 110110-001- | Banco | 197,00 | |
| 14000056 | 520200-003-- | Desconto de caixa de fornecedor | 3,00 | |
| 14000056 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | 3,00 |
Um comprovativo com vários fornecedores e o impacto na contabilidade de ganhos/perdas realizados
| Comprovativo | Tipo de conta | Conta | Descrição | Débito | Crédito | Tipo de conta | Conta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GNJL001 | Fornecedor | 1001 | INV1 | 100,00 | Livro-razão | 606300-001-- | |
| GNJL001 | Fornecedor | 1001 | INV2 | 200,00 | Livro-razão | 606300-002-- |
No exemplo seguinte, várias faturas de fornecedores são registadas no Livro-razão geral num único comprovativo na página Diário geral. Estas faturas são distribuídas por várias dimensões de conta. Após a publicação, é criado um comprovativo.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Montante na moeda da transação (EUR) | Montante na moeda contabilística (USD) |
|---|---|---|---|---|
| GNJL001 | 606300-001-- | Diário de livro-razão | 100,00 | 114,00 |
| GNJL001 | 606300-002-- | Diário de livro-razão | 200,00 | 228,00 |
| GNJL001 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | -100,00 | -114,00 |
| GNJL001 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | -200,00 | -228,00 |
Tenha em atenção que o comprovativo contém duas entradas para o tipo de publicação de Saldo do fornecedor no comprovativo único. Não há forma de indicar que o débito para 606300-001 se destina a compensar a entrada de saldo do fornecedor de 100,00 para 200110-001. Isto porque o utilizador introduziu vários registos de fornecedores num único comprovativo.
Usando este exemplo, podemos analisar o impacto que a utilização de um comprovativo tem na contabilidade de liquidação a jusante. Vamos assumir que a sua moeda contabilística é USD e que as transações acima referidas foram publicadas numa moeda de transação de EUR. Vamos assumir que paga integralmente a fatura de 200,00 EUR, mas encontra uma perda realizada devido a uma diferença na taxa de câmbio entre a altura em que publicou a fatura e o pagamento. Tenha em atenção que o valor da conta de perdas realizadas é alocado em todas as dimensões a partir das contas de despesas do comprovativo de faturação. Neste caso, ambas as dimensões 001 e 002 foram alocadas, ainda que a perceção do utilizador possa ser que apenas 002 pertence à conta de despesas da fatura que está a ser liquidada. Isto porque foi utilizado um comprovativo para publicar a fatura acima referida, não deixando qualquer forma de indicar como o utilizador pretendia que as distribuições de despesas se relacionassem com o saldo do fornecedor no comprovativo único.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Montante na moeda da transação (EUR) | Montante na moeda contabilística (USD) |
|---|---|---|---|---|
| APPAYM001 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | 200,00 | 230,00 |
| APPAYM001 | 110110-001- | Banco | -200,00 | -230,00 |
| 14000056 | 801300-001- | Perda de taxa de câmbio | 0,00 | 0,67 |
| 14000056 | 801300-002- | Perda de taxa de câmbio | 0,00 | 1,33 |
| 14000056 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | -2,00 |
Se o utilizador estiver insatisfeito com a alocação da perda de taxa de câmbio em todas as distribuições de despesas a partir da fatura original, em vez de um comprovativo, devem ser utilizados vários comprovativos para registar as faturas. Aqui está um exemplo de como vários comprovativos poderiam ser inseridos no Livro-razão geral, em vez de utilizar um único comprovativo, como mostrado no início deste exemplo.
| Comprovativo | Tipo de conta | Conta | Descrição | Débito | Crédito | Tipo de contrapartida | Conta de contrapartida |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| GNJL002 | Fornecedor | 1001 | INV1 | 100,00 | Livro-razão | 606300-001-- | |
| GNJL003 | Fornecedor | 1001 | INV2 | 200,00 | Livro-razão | 606300-002-- |
Agora, quando a INV2 for paga, será efetuada a seguinte entrada. Tenha em atenção que as dimensões financeiras da perda de taxa de câmbio seguem as dimensões financeiras da despesa associada.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Montante na moeda da transação (EUR) | Montante na moeda contabilística (USD) |
|---|---|---|---|---|
| APPAYM001 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | 200,00 | 230,00 |
| APPAYM001 | 110110-001- | Banco | -200,00 | -230,00 |
| 14000056 | 801300-002- | Perda de taxa de câmbio | 0,00 | 2,00 |
| 14000056 | 200110-001- | Saldo do fornecedor | -2,00 |
Um comprovativo para cenários de compensação e transferências de saldos
Dois cenários normalmente utilizados que utilizam um comprovativo com vários clientes ou fornecedores incluem transferências de saldos de um cliente/fornecedor para outro cliente/fornecedor, e compensação de um cliente e fornecedor da mesma organização. Os dois exemplos seguintes ilustram o método preferido para a introdução destes cenários, como alternativa à introdução dos mesmos num só comprovativo.
Uma transferência de saldo é um comprovativo com vários clientes, introduzido com o objetivo de transferir o saldo de um cliente para outro cliente (o mesmo para fornecedores). Este cenário pode ocorrer quando a responsabilidade pelo pagamento da fatura é transferida para outra parte, tal como uma empresa subordinada que transfere a responsabilidade para uma empresa-mãe.
Este exemplo pressupõe uma venda em que o cliente é elegível para um desconto de caixa se o pagamento for efetuado no prazo de 10 dias. O cliente neste exemplo utiliza uma companhia de seguros que será responsável pelo pagamento da fatura. A companhia de seguros é configurada como um segundo cliente no sistema. O saldo do cliente original é transferido para a companhia de seguros, que paga a fatura, obtendo um desconto de caixa de 2% por pagar dentro do período de desconto.
Para ilustrar, vamos assumir que a seguinte venda é efetuada ao cliente ACME. As seguintes entradas contabilísticas representam a venda.
| Conta de razão | Tipo de publicação | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|
| 401100-002-023- | Receitas | 100 | |
| 130100-002- | Saldo do cliente | 100 |
Em seguida, o utilizador transfere o saldo devido pela ACME para a companhia de seguros, num comprovativo no diário de pagamentos de contas a receber. A companhia de seguros é configurada como Seguro do cliente.
| Comprovativo | Tipo de conta | Conta | Descrição | Débito | Crédito | Tipo de contrapartida | Conta de contrapartida |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ARPAYM001 | Cliente | ACME | Transferência | 100,00 | Cliente | Seguro |
Tenha em atenção que a entrada acima está contida num comprovativo. Este comprovativo contém dois registos de cliente. O seguinte comprovativo é criado quando a entrada do Livro-razão geral acima é publicada.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Montante na moeda da transação |
|---|---|---|---|
| ARPAYM001 | 130100-002- | Saldo do cliente | 100,00 |
| ARPAYM001 | 130100-002- | Saldo do cliente | -100,00 |
Em seguida, suponha que recebe um pagamento do cliente do Seguro por 98,00 e opta por liquidar o pagamento com a fatura criada pela transferência de saldo. Isto resultará na publicação do seguinte comprovativo. Pode haver uma expetativa de que a liquidação utilize as dimensões financeiras da fatura original, mas isso não é possível porque não existe um documento de faturação para o cliente do Seguro. Tenha em atenção que, por predefinição, as dimensões de distribuição do desconto de caixa provêm da transação do cliente criada a partir da transferência, e não da conta de receitas da fatura original. A predefinição é o resultado da utilização de um comprovativo para transferir os saldos.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|
| ARPAYM002 | 110110-002- | Banco | 98,00 | |
| ARPAYM002 | 130100-002- | Saldo do cliente | 98,00 |
No comprovativo relacionado de desconto de caixa, a dimensão financeira predefinida provém da transação do cliente criada a partir da transferência, porque a transferência tem mais do que um cliente.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|
| ARP-00001 | 403300-002- | Desconto de caixa de cliente | 2,00 | |
| ARP-00001 | 130100-002- | Saldo do cliente | 2,00 |
Se o utilizador estiver insatisfeito com as dimensões financeiras predefinidas para o desconto de caixa, em vez de um comprovativo, devem ser utilizados vários comprovativos para registar a transferência de saldo. Este cenário deve ser realizado através da criação de uma nota de crédito para o cliente DE ONDE o saldo é transferido, e de uma nota de débito ou fatura criada para o cliente PARA o qual o saldo é transferido. O exemplo seguinte mostra como vários comprovativos poderiam ser introduzidos no diário de pagamentos de contas a receber para transferir o saldo, em vez de utilizar um comprovativo, como mostrado anteriormente neste exemplo.
| Comprovativo | Tipo de conta | Conta | Descrição | Débito | Crédito | Tipo de contrapartida | Conta de contrapartida |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ARPAYM001 | Cliente | ACME | 100,00 | Livro-razão | 401100-002-023- | ||
| ARPAYM002 | Cliente | Seguro | 100,00 | Livro-razão | 401100-002-023- |
Isto significa que quando o cliente do Seguro paga 98,00 com o comprovativo ARPAYM02, serão utilizadas as dimensões financeiras corretas da entrada de conta de razão do comprovativo ARPAYM002.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|
| ARPAYM003 | 110110-002- | Banco | 98,00 | |
| ARPAYM003 | 130100-002 | Saldo do cliente | 98,00 |
No comprovativo relacionado de desconto de caixa, as dimensões financeiras serão utilizadas a partir da conta de receitas de compensação mostrada no comprovativo ARPAYM002.
| Comprovativo | Conta | Tipo de publicação | Débito | Crédito |
|---|---|---|---|---|
| ARP-00001 | 403300-002-023- | Desconto de caixa de cliente | 2,00 | |
| ARP-00001 | 130100-002- | Saldo do cliente | 2,00 |
Um comprovativo com uma compensação para vários clientes e fornecedores
A compensação pode ser útil quando uma organização compra e vende à mesma empresa. Em vez de pagar as faturas de fornecedor e esperar para receber o pagamento das faturas de cliente, as faturas de fornecedor e de cliente são compensadas. A transação de compensação é liquidada face aos saldos pendentes.
Para ilustrar, vamos assumir que o fornecedor 1001 e o cliente US-008 são a mesma entidade, pelo que a sua organização pretende compensar os saldos das contas a pagar e a receber antes de pagar/receber o saldo restante. Vamos assumir que o registo de cliente deve 75,00 EUR e o registo de fornecedor deve 100,00 EUR, o que significa que preferiria compensar os saldos e pagar apenas 25,00 EUR ao fornecedor. Vamos assumir ainda que a moeda contabilística é USD. Neste caso, uma transação de compensação é inscrita num comprovativo no diário de pagamentos da conta a pagar.
| Comprovativo | Tipo de conta | Conta | Descrição | Débito | Crédito | Tipo de contrapartida | Conta de contrapartida |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| APPAYM001 | Fornecedor | 1001 | Compensação | 75,00 | Cliente | US-008 |
Para evitar problemas indesejados com liquidações futuras para esta transação, em vez de utilizar um só comprovativo, devem ser introduzidos vários comprovativos no diário para registar a transação de compensação. Tenha em atenção que os saldos de clientes e fornecedores são compensados com uma única conta de compensação para evitar a utilização de um comprovativo com vários saldos de clientes e fornecedores.
| Comprovativo | Tipo de conta | Conta | Descrição | Débito | Crédito | Tipo de contrapartida | Conta de contrapartida |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 | Cliente | US-008 | 75,00 | Livro-razão | 999999--- | ||
| 002 | Fornecedor | 1001 | 75,00 | Livro-razão | 999999--- |