Faturação de projetos

Este artigo fornece uma descrição geral da faturação de Projetos de tempo e materiais e de Projetos de preço fixo. Inclui informações sobre propostas de faturas (faturas preliminares), controlo de faturas, faturação por conta, faturação de fornecedores e notas de crédito.

O tipo de projeto determina que procedimento de faturação deve ser aplicado. Apenas podem ser faturados os dois tipos de projetos externos, Tempo e materiais e Preço fixo. Os Projetos de tempo e materiais e os Projetos de preço fixo estão sempre associados a um contrato de projeto.

• Projetos de preço fixo – O valor da fatura do cliente baseia-se nas agendas de faturação da fatura. A faturação é efetuada através de uma configuração por conta, que também é referida como uma agenda de faturação. Os projetos de preço fixo podem ser faturados por projeto ou por contrato de projeto.
• Projetos de tempo e material– O valor da fatura do cliente é baseado nas linhas de transação inseridas nos projetos. As transações podem ser faturadas por projeto ou por contrato de projeto.

Há três formas de associar Projetos de tempo e materiais e Projetos de preço fixo aos projetos de faturação:

• Faturação por conta – Projetos de tempo e material e projetos de preço fixo podem ser faturados por conta. São necessários dois tipos de configuração por conta, um para cada tipo de projeto.
• Faturação na secção periódica – Através das funções periódicas, as transações podem ser faturadas entre projetos. As funções periódicas fornecem uma descrição geral das transações que têm de ser faturadas.
• Usando notas de crédito no faturamento – Uma nota de crédito pode ser criada para projetos de tempo e material e projetos de preço fixo.

Propostas de faturas

Antes de criar uma fatura de cliente para um projeto, pode criar uma fatura preliminar ou uma proposta de fatura. Numa proposta de fatura, pode selecionar transações de projeto para incluir numa fatura de projeto. Pode então rever os detalhes da fatura antes de publicar a fatura do projeto e enviá-la para o cliente ou outra fonte de financiamento.

Criação de propostas de faturas

Pode criar propostas de faturas ao selecionar manualmente uma transação a partir de uma lista de transações disponíveis para um projeto específico. Pode também configurar regras de faturação que especificam quando criar automaticamente uma proposta de fatura. Por exemplo, pode criar uma regra de faturação para criar uma proposta de fatura quando o trabalho num projeto estiver 25, 50, 75 e 100% completo.

É possível criar propostas de faturas para as seguintes transações:

• Horas, despesas e outras transações de projeto
• Montantes retidos pelos clientes em faturas de projetos anteriores
• Notas de crédito
• Montantes pagos por um cliente antes de um projeto ser iniciado

Nota

A funcionalidade Permitir ordenação por recurso durante a criação da proposta de fatura do projeto permite ao contabilista do projeto ordenar as transações do projeto disponíveis para faturação pelo recurso ao criar uma nova proposta de fatura do projeto. A grelha que apresenta as transações de projeto disponíveis terá campos separados para as opções ID de recurso e Recurso. Estes campos permitem filtrar e ordenar com base no nome do recurso. Esta função está desativada por predefinição. Pode ser ativada utilizando a página Gestão de caraterísticas (Áreas de trabalho > Gestão de caraterísticas). Contacte o administrador do sistema para obter assistência para ativar esta funcionalidade.

Pode criar transações de taxas numa proposta de fatura. Pode também modificar o preço de vendas por hora, despesa, item e transações de taxas. Ao publicar uma proposta de fatura, os preços e transações atualizados são adicionados aos relatórios do projeto, e o histórico de transações.

Para criar várias faturas de clientes para um projeto, é necessário criar uma proposta para cada fatura. Por exemplo, é possível criar faturas com base no tipo de transação. Para especificar horas numa fatura de cliente e itens noutra fatura, é necessário criar propostas de faturas separadas para transações de horas e transações de taxas.

Se um projeto tiver mais do que uma fonte de financiamento, pode criar uma proposta de fatura separada para cada fonte de financiamento. Na página Alocações de regras de financiamento, pode definir a percentagem do montante de transação a alocar a cada fonte de financiamento, e a fonte à qual publicar as diferenças de arredondamento.

Criação de faturas de clientes a partir de propostas de faturas

Depois de criar e publicar uma proposta de fatura, é automaticamente criada uma fatura de cliente para as transações que estão incluídas na proposta de fatura.

Antes de publicar uma proposta de fatura, pode adicionar transações à mesma ou eliminar transações da mesma. Por exemplo, é possível remover transações de despesas que foram publicadas num projeto, mas que não são faturáveis ao cliente.

Se a sua organização necessitar que as propostas de faturas sejam revistas antes de serem publicadas, poderá precisar de aprovação através do fluxo de trabalho "Rever propostas de faturas de projetos" antes da publicação.

Ver informações sobre concessões nas páginas de listas de faturas de projetos

Os utilizadores do setor público podem adicionar as opções ID da concessão e Nome da concessão às páginas de listas Propostas de faturas de projetos e Faturas de projetos. Estas colunas são ativadas através da funcionalidade Adicionar informações sobre concessões às páginas de listas de faturas de projetos. Esta caraterística está desativada por predefinição e pode ser ativada em Áreas de trabalho > Gestão de caraterísticas. Contacte o administrador do sistema para obter assistência para ativar esta funcionalidade.

Faturação por conta

O montante introduzido para um projeto numa fatura por conta é baseado no agendamento, percentagem de conclusão, e outras condições de faturação especificadas no respetivo contrato de projeto. O montante não é calculado com base nas horas, itens, despesas ou taxas que são publicadas no projeto.

Tem de criar uma transação por conta para um projeto de tempo e materiais ou um projeto de preço fixo antes de poder adicionar essa transação por conta a uma fatura do projeto. Na transação por conta, introduza o montante a faturar a um cliente. Para criar uma fatura de projeto para o montante, crie uma fatura preliminar (proposta de fatura). Na proposta de fatura, selecione a transação por conta. Pode rever as informações por conta na proposta de fatura antes de criar uma fatura de projeto para a mesma.

Projetos de preço fixo

Para projetos de preço fixo, as transações por conta são baseadas num contrato de faturação de progresso, unidade de entrega ou de marcos acordado que é especificado num contrato de projeto. É criada uma linha para cada pagamento que tem de ser recebido do cliente do projeto. Não são necessárias deduções.

Projetos de tempo e materiais

Para Projetos de tempo e materiais, é possível faturar a um cliente ou outra fonte de financiamento um montante de pré-pagamento utilizando uma proposta de fatura por conta. Introduza as transações por conta como uma linha. Opcionalmente, pode introduzir linhas adicionais como deduções para compensar quaisquer pré-pagamentos que o cliente já tenha efetuado. Para criar linhas de dedução, introduza um sinal de menos antes do montante.

Controlo de faturas

Pode utilizar o controlo de faturas para monitorizar tanto as transações faturadas como as não faturadas, e para analisar essas transações face às cotações para uma vista intergral dos seus projetos desde a fase de cotação até à conclusão. Pode ver quais as transações que foram cobradas a um projeto específico e quais as linhas que foram faturadas. Pode também ver transações individuais, para que possa ajustá-las após serem publicadas.

Faturação de Projetos de preço fixo

Para faturar um Projeto de preço fixo, é necessário definir uma agenda de faturação e concluir o procedimento de faturação.

Agenda de faturação

É possível faturar projetos de preço fixo com base numa agenda de faturação. A agenda de faturação é definida em termos de um ou mais marcos para o projeto. Para cada marco, pode definir uma data específica, moeda de venda, preço de venda e atividade.

Por exemplo, é possível configurar a seguinte agenda de faturação:

• 20% quando o contrato do projeto é assinado
• 30% na primeira entrega
• 15% na segunda entrega
• 35% na entrega final

Procedimento de faturação

Quando os pagamentos de marcos estão prontos para ser faturados, é utilizado o procedimento de faturação dos montantes por conta.

Faturação de fornecedor

Ao encomendar um item a um fornecedor e atribuir o item a um projeto, a propriedade da linha que seleciona para a linha da nota de encomenda para esse item determina se o item comprado é faturado a um cliente. Se configurar propriedades de linha predefinidas, estas são apresentadas para o item na linha da nota de encomenda (Detalhes de linha > Projeto > Montantes de propriedades de linha). Existem duas formas de modificar a propriedade de linha:

• Faturar o cliente do projeto pelo item. Para tal, defina a propriedade de linha para o item com um valor faturável na nota de encomenda e, em seguida, fature o cliente utilizando o método correto de faturação do projeto.
• Não faturar o cliente do projeto pelo item. Para tal, não selecione a propriedade de linha Faturável na linha da nota de encomenda para o item. Pode então faturar a nota de encomenda e não é necessária qualquer outra ação.

Nota

As linhas de retenção de lançamento são, por predefinição, não faturáveis. Isto significa que a capacidade de criar uma proposta de fatura para a retenção lançada não está ativada.

Notas de crédito

Quando um montante na fatura de um cliente tem um valor negativo, a fatura é classificada como uma nota de crédito. Quando o documento é impresso, tem o título "Nota de crédito".

Ao criar uma nota de crédito para creditar um montante que foi previamente faturado, primeiro tem de selecionar o montante faturado para creditar. Posteriormente, cria uma nota de crédito seguindo o mesmo procedimento utilizado para criar uma fatura de cliente normal. Seleciona as transações que foram previamente publicadas numa fatura de cliente e, em seguida, cria e publica uma proposta de nota de crédito.

O mesmo documento pode incluir transações que são selecionadas para crédito, transações de crédito e transações que foram publicadas. O documento é classificado como uma fatura ou uma nota de crédito, dependendo se o montante total é positivo ou negativo.

Para creditar um montante faturado, primeiro seleciona o montante faturado a creditar e, em seguida, cria uma nota de crédito. Cria então uma nota de crédito seguindo o mesmo procedimento que utilizaria para gerar uma fatura de cliente.

Pode criar uma fatura com um montante negativo, que se transforma numa fatura classificada como nota de crédito. Para criar e imprimir uma nota de crédito, tem de selecionar as transações que foram previamente publicadas para uma fatura de cliente e, em seguida, modificar as transações. A menos que o endereço principal da entidade legal se situe na Alemanha, o título da fatura será "Fatura corretiva".